南京師范大學(xué)(仙林校區(qū))圖書館〔江蘇省南京市 210046〕 余堰萍

在圖書館的管理活動中,一般是將其內(nèi)部的工作分為決策、執(zhí)行、實施三個層次,分別對應(yīng)著圖書館館長、部室主任與各具體崗位工作人員。規(guī)模較大的圖書館層次劃分比較明確;規(guī)模較小的圖書館可能存在著中間層次缺少或某一層次同時肩負著另一層次工作職責(zé)的現(xiàn)象,層次劃分不太明確。但是,三個層次的工作劃分仍然存在,圖書館工作人員也相應(yīng)地在這三個層次的工作中有著明確的對應(yīng)關(guān)系。在所有的圖書館工作人員中,只有辦公室主任在這三個工作層次中都有對應(yīng)的責(zé)任,在三個層次工作中都發(fā)揮著重要作用。相應(yīng)地,對圖書館辦公室主任的素質(zhì)也就有著特殊的要求。

一、辦公室主任在圖書館決策過程中的作用

圖書館辦公室主任與館內(nèi)其他業(yè)務(wù)部門的中層干部在業(yè)務(wù)或行政編制上是同級的,都是在館長的領(lǐng)導(dǎo)下、負責(zé)一個具體部門的日常工作。辦公室是從屬于決策層并為其提供必要的輔助服務(wù)的部門,它圍繞單位的中心工作,向領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議并督促決策的落實,是決策層的延伸。辦公室作為本級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、單位的一個綜合辦事機構(gòu),處在承上啟下、聯(lián)結(jié)左右的樞紐地位,而辦公室主任則是樞紐的中心。許多實事證明,一個辦公室工作的好壞、效率的高低、成效的優(yōu)劣,關(guān)鍵在于有沒有一個合格的、稱職的辦公室主任。圖書館辦公室主任在館內(nèi)管理決策過程中具有特殊責(zé)任,作為館長的直接工作助手,可以直接參與圖書館發(fā)展規(guī)劃和各項規(guī)章制度的制定與實施工作,在館長決策過程中的作用主要體現(xiàn)為信息作用、參謀作用和督察作用。

信息作用是圖書館辦公室主任在館長決策中的主要職責(zé)之一。館長決策直接決定著圖書館的發(fā)展,決定著全館工作任務(wù)完成的質(zhì)量。館長正確的決策建立在充分的信息保障上,來源于上級領(lǐng)導(dǎo)部門,而館內(nèi)各部室與工作人員、讀者及同行業(yè)的信息是館長做好決策的基礎(chǔ)。但是,這些信息又是煩雜瑣碎的,需要對它們進行分門別類、調(diào)研證實、去偽存真后,將經(jīng)過嚴格篩選確認的、對當前決策有幫助的高質(zhì)量的精選信息,及時、準確地提供給館長作決策參考。因此,提高信息能力,熟悉網(wǎng)上信息資源,收集與處理信息,分析與鑒別信息,積極傳遞信息,與時俱進,增強信息意識,提高信息能力,是圖書館辦公室主任開展各項工作的基礎(chǔ)。

參謀作用也是圖書館辦公室主任在館長決策中的主要職能之一。決策是一個過程,按照美國經(jīng)濟組織管理大師赫伯特·西蒙的決策過程劃分理論,決策分為搜集情況階段、擬定計劃階段、選定計劃和實施階段、評價計劃階段四個步驟。在整個決策過程中,都存在有信息的不完全、預(yù)測的困難性和窮盡可行性的困難性,因此僅僅在決策前提供的信息對整個決策過程是不夠的,整個決策過程都需要反復(fù)的信息獲取與反饋,以便對決策方案作出調(diào)整,這可能需要一個較長的時期和階段。在圖書館決策中,辦公室由于對本館各個工作環(huán)節(jié)和相關(guān)工作環(huán)境的信息了解較為充分,因此就需要在這個過程中做好參謀工作,包括對決策過程不同步驟與內(nèi)容提供自己的看法和建議,為館長決策提供不同的可選擇性方案,為每一種不同的決策方案預(yù)測施行預(yù)期,與館長決策進行深度的結(jié)合,有利于避免館長決策中出現(xiàn)偏頗,減少決策盲目性。

督察作用也是圖書館辦公室主任在館長決策中的主要職責(zé)之一。這是因為,圖書館所有的管理決策都要最終付諸于實施,在決策(包括規(guī)章制度和具體的工作指示)實施過程中需要認真地進行監(jiān)督。然而,作為決策者的館長,不可能直接投入大量時間與精力進行全過程的監(jiān)督,而具體實施部門的中層管理者的監(jiān)督可能因工作領(lǐng)域的部門性和知識能力的專門性而存在一定的局限性,因部門自身利益關(guān)系而有意或無意地破壞工作的全局性,部門之間可能會在決策的執(zhí)行上存在相應(yīng)的銜接問題甚至?xí)l(fā)生沖突?；谶@些現(xiàn)實可能性的存在,圖書館辦公室主任在館長決策實施過程中的監(jiān)督責(zé)任便具有了不同尋常的意義:通過對館長決策實施過程的縱向全過程監(jiān)督與部門間協(xié)作的橫向指導(dǎo),圖書館辦公室主任可以比其他人能更完整地了解館長決策的實際效果,從而能夠及時地發(fā)現(xiàn)決策中存在的問題,總結(jié)經(jīng)驗后及時地反饋給館長。在我國很多高校圖書館中,辦公室主任的工作是貫串于館長決策整個過程的。

二、辦公室主任在圖書館管理過程中的作用

狹義的管理是圖書館通過對工作的調(diào)控,保證各項工作符合法規(guī)、政策和館長決策的完整過程,屬于決策的下一層次,是具體協(xié)調(diào)圖書館各崗位工作的活動。在圖書館的業(yè)務(wù)管理過程中,辦公室起著本單位對外聯(lián)系紐帶、上下溝通中樞、部門協(xié)調(diào)關(guān)鍵的作用,而辦公室主任具體負責(zé)辦公室工作的管理實施,在這三類工作中發(fā)揮著特殊的作用。

(一)對外聯(lián)系工作

在圖書館,除采編等部門的日常業(yè)務(wù)工作需要對外聯(lián)系外,圖書館辦公室要承擔更多的對外聯(lián)系工作,這包括與上級領(lǐng)導(dǎo)部門的聯(lián)系、與各相關(guān)職能部門的聯(lián)系、與其他兄弟單位的聯(lián)系、與各類有業(yè)務(wù)關(guān)系的社會單位的聯(lián)系等。在對外聯(lián)系的過程中,辦公室主任經(jīng)常要代表圖書館處理各種外部關(guān)系,其個人綜合素質(zhì)、學(xué)識、談吐和辦事能力在一定程度上代表了圖書館的形象。在圖書館,辦公室主任就是一個圖書館的外交名片,一個睿智干練的辦公室主任,可以讓館外單位能更容易地與圖書館實現(xiàn)溝通,擴大圖書館的影響,為圖書館建立一個和諧的外部工作環(huán)境。對外,圖書館辦公室主任的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

1.圖書館的發(fā)展需要外部的支持。因此,辦公室主任與館外各單位的良好聯(lián)系協(xié)作可以為本館營造一個良好的外部環(huán)境。圖書館辦公室主任經(jīng)常與各職能部門聯(lián)系工作,經(jīng)常與他們溝通,增加互相了解與互相信任,通過溝通使這些部門了解圖書館的性質(zhì)并支持和協(xié)助圖書館的工作,減少協(xié)作過程中的困難。

2.加強與兄弟單位的協(xié)作。由于形勢的發(fā)展,圖書館要越來越多地參加各種協(xié)作網(wǎng)絡(luò)(如各地區(qū)、各系統(tǒng)的協(xié)作網(wǎng)),各圖書館之間也越來越多地開展文獻信息資源的共建、共知、共享。除文獻信息資源建設(shè)協(xié)作外,還在人力資源培養(yǎng)、技術(shù)建設(shè)、科研創(chuàng)新等領(lǐng)域進行越來越多的合作。這些合作交流協(xié)作活動很多都需要由各館辦公室進行協(xié)調(diào)。這項工作做得好可以使本館與各兄弟館建立良好的合作關(guān)系,通過工作聯(lián)系交流感情,溝通信息,取長補短,共同提高。

3搞好與業(yè)務(wù)協(xié)作單位的合作。圖書館在完成大量日常工作時,經(jīng)常需要有關(guān)單位的配合,如辦公用品的采購需要涉及多種商業(yè)性公司,館內(nèi)水、電、暖等固定配套設(shè)備的年度維護與應(yīng)急修理,以及防盜、防水、防火等安全方面的工作需要與各類單位進行配合,計劃生育和職工醫(yī)療工作需要與醫(yī)院和計生辦協(xié)作,館務(wù)接待需要與餐飲住宿及旅游服務(wù)公司合作等。這些工作的開展都需要由辦公室主任來統(tǒng)一協(xié)調(diào)才能妥善完成任務(wù)。通過建立縱向和橫向的層層遞進的多層次服務(wù)鏈,才能夠充分保證圖書館整個系統(tǒng)正常運行。

(二)館內(nèi)上下溝通工作

在圖書館的內(nèi)部管理過程中,上下級之間的上情下達和下情上達是保證圖書館工作正常開展的基本條件。辦公室職能之一就是發(fā)揮信息雙向溝通的管道作用,其中辦公室主任的作用是關(guān)鍵性的。有效地實現(xiàn)館內(nèi)信息的全方位溝通,做好上傳下達工作是辦公室主任的當然職責(zé)。上情下達,是指辦公室主任在全面掌握和深刻領(lǐng)會館長決策意圖的基礎(chǔ)上,將各種決策傳遞給各部門,使全館了解與理解館長決策的意圖并達成共識,形成貫徹執(zhí)行圖書館辦館方針和施政政策的合力。下情上達,是指對各業(yè)務(wù)部門在督導(dǎo)、檢查的基礎(chǔ)上,將各部門對館長決策與有關(guān)規(guī)章制度的意見和建議、員工在工作實踐中提出的問題集中起來,進行加工、整理后及時準確地反饋給館長,對館長快速了解掌握全局,進行科學(xué)合理指揮和作出正確決策具有重大的作用。

(三)部門橫向協(xié)調(diào)工作

圖書館工作是一個整體,館內(nèi)各部門、各工作崗位間通過密切配合與協(xié)作共同完成工作任務(wù)。但是,由于現(xiàn)代圖書館文獻信息種類和數(shù)量的增加、工作崗位的細分、對提高工作效率的追求,使部門間、工作崗位間和工作流程間按制度進行區(qū)分成為必然,必須通過充分協(xié)調(diào)和綜合管理,引導(dǎo)各部門的工作服務(wù)于整體效能的最優(yōu)化。辦公室工作相當大的一部分就是要通過協(xié)調(diào),促進各部門的相互溝通、相互了解、相互支持,更好地貫徹執(zhí)行館長決策與規(guī)章制度。這就要求辦公室主任要在日常工作中與各部室充分交流溝通,準確把握各部門的工作動態(tài),了解其工作需要,向其提供其他部門的相應(yīng)信息,協(xié)助各部門解決工作中的實際問題,并將部門和崗位協(xié)調(diào)中難以解決的問題及時反饋給館長。要在遵循圖書館服務(wù)大目標的前提下,樹立為各業(yè)務(wù)部門服務(wù)的意識,協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門的工作,做好后勤服務(wù)工作,保障業(yè)務(wù)工作的順利開展。

三、圖書館工作對辦公室主任的素質(zhì)要求

圖書館管理具有綜合性、依附性、協(xié)調(diào)性、組織性、變革性、科學(xué)性、藝術(shù)性、經(jīng)濟性等特點,圖書館辦公室是一個綜合了組織、管理、服務(wù)職能的辦事機構(gòu),在圖書館管理活動中處于承上啟下、溝通內(nèi)外的樞紐地位。作為館長決策的參謀、助手和主要承辦人與執(zhí)行人,圖書館辦公室主任比其他部室主任更能在全局上影響全館工作,所以其素質(zhì)也因為工作的特殊性而具有了更高的要求。

(一)政治素質(zhì)要求

圖書館是社會文獻信息服務(wù)體系的具體形式之一,它在總體上是一種制度的安排,具有強烈的時代特征。一方面,圖書館制度提示圖書館發(fā)展過程和實踐活動中的規(guī)律,約束和規(guī)范與之相關(guān)聯(lián)的人們的實踐活動;另一方面,圖書館制度又是在所處環(huán)境的政治制度、經(jīng)濟制度、文化制度、科技制度、教育制度體系中形成的,圖書館工作的各個方面都要體現(xiàn)這種政治與特征。例如,在我國的圖書館事業(yè)實踐中,在館際協(xié)作、館內(nèi)工作、業(yè)務(wù)管理及人員管理等活動中,都要體現(xiàn)時代的政治要求,要能夠協(xié)助館長貫徹落實黨和國家的各項方針政策,搞好圖書館的思想建設(shè)、組織建設(shè),做好員工的思想政治工作,加強對群眾的思想政治領(lǐng)導(dǎo)。一位具有良好政治素質(zhì)的辦公室主任,在開展業(yè)務(wù)活動中要能較完整地掌握鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀,能較完整準確地了解黨和國家的方針政策,能準確地把握不同時期的政治工作重點。這樣,就能保證做到處理各種工作事務(wù)時方向準確,做到看事無惑、做事清醒。

(二)專業(yè)素養(yǎng)要求

圖書館工作具有較強的專業(yè)性,文獻的采訪、分編、典藏、利用、咨詢和現(xiàn)代信息技術(shù)在圖書館工作中的應(yīng)用,都具有較強的專業(yè)技術(shù)要求和理論要求?，F(xiàn)在,許多圖書館都是由“集成了信息數(shù)字化、數(shù)據(jù)組織管理、多媒體數(shù)據(jù)檢索、Internet信息傳輸、通信安全和知識產(chǎn)權(quán)管理等多項技術(shù)”的數(shù)字圖書館和傳統(tǒng)圖書館而形成的復(fù)合圖書館。在這樣的復(fù)合圖書館工作,需要更專業(yè)化的知識技能。但是,現(xiàn)在的圖書館辦公室大多數(shù)只能算作“收發(fā)室”、“傳達室”或“勤務(wù)室”。辦公室主任的工作也不過是帶著一班人做一些跑腿打雜的工作。在煩瑣的辦公室事務(wù)性工作外,要求辦公室主任能夠協(xié)助館長正確進行管理決策、協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門的工作、溝通全館的工作信息、實現(xiàn)全館事業(yè)的準確管理。是否具有對館內(nèi)業(yè)務(wù)工作的全面性了解,是否具有一定的專業(yè)知識,都影響著辦公室主任開展工作的質(zhì)量。例如,辦公室主任如果具有一定的采編專業(yè)知識和技能,在和采編部門溝通時便會減少許多障礙;如果自身具有一定的圖書館學(xué)理論修養(yǎng)、在圖書館界具有一定的知名度和影響力,在與其他的圖書館進行聯(lián)絡(luò)時,無疑也會增加和同行聯(lián)系的能力,并提高本館在專業(yè)領(lǐng)域的聲望。

(三)情商素質(zhì)要求

情商(EQ)素質(zhì)又稱情緒智力,是近年來心理學(xué)家們提出的與智力和智商相對應(yīng)的概念。它主要是指人在情緒、情感、意志、耐受挫折等方面的品質(zhì)。情商素質(zhì)直接決定著人的社會能力,情商素質(zhì)高的人能夠?qū)ι鐣聞?wù)具有敏捷的觀察能力和高超的應(yīng)對處理能力。若社交能力強,外向而愉快,不易陷入恐懼或傷感;若對事業(yè)較投入,為人正直,富于同情心,情感生活較豐富但不逾矩,無論是獨處還是與許多人在一起時都能怡然自得。圖書館辦公室這樣的綜合功能部門,不但具有一般黨政管理部門的行政事務(wù)性質(zhì),又具有圖書館事業(yè)的專業(yè)管理性質(zhì),對辦公室主任的要求更高。具有較高情商素質(zhì)只是辦公室主任應(yīng)具備的一個基本條件,作為辦公室主任,還需要有意識地培養(yǎng)鍛煉自己其他方面的能力,在日常管理活動中,要做到“以人為本”,堅持一切從人出發(fā),以調(diào)動和激發(fā)人的積極性和創(chuàng)造性為根本手段,以提高管理效率和人的不斷發(fā)展為目的。一個具有較強人際交往能力、性格陽光開朗、待人接物禮貌得體的辦公室主任,會使辦公室工作充滿活力和生機,提高圖書館的社會影響力。辦公室主任所具有的良好的人格形象,會使圖書館與外界的接觸變得順暢簡單。

(四)學(xué)習(xí)能力要求

圖書館辦公室主任要想履行好自己的工作職責(zé),就需要有敏銳的觀察能力和獨立思考能力,有超前意識和創(chuàng)新精神,不斷豐富自己的知識儲備?，F(xiàn)代圖書館事業(yè)發(fā)展的主要特征之一,就是圖書館工作的技術(shù)含量越來越高,對員工理論知識、技術(shù)能力和服務(wù)意識的要求越來越高,這就要求圖書館辦公室主任在工作中要有進取精神,不但要能夠結(jié)合工作需要不斷學(xué)習(xí)相應(yīng)的專業(yè)技能,還要不斷跟蹤信息科學(xué)的新發(fā)展,有選擇地學(xué)習(xí)各種相關(guān)知識和技能,在緊張的工作過程中持之以恒地提高自己,以適應(yīng)辦公室工作不斷出現(xiàn)的新情況和新要求,并能在學(xué)習(xí)中聯(lián)系實際、深入思考,能提出自己的見解和設(shè)想。

(五)勤政要求

圖書館辦公室工作具有輔助性、服務(wù)性、綜合性等特點,辦公室的很多工作都是瑣碎的、突發(fā)的、不重復(fù)的,對圖書館整體工作的完成影響很大,對辦公室工作完成的質(zhì)量和時效性要求很高,但這些工作往往又很難以被統(tǒng)計、被總結(jié),一些工作甚至?xí)〉奖缓鲆?但這些極為平凡而瑣碎的工作卻來不得半點疏忽,它需要有高度的責(zé)任心和耐心,需要有豐富的工作經(jīng)驗和大量的時間投入,需要事無巨細地親身投入和身體力行,需要縝密的計劃和不斷的階段性總結(jié)。在圖書館中,職稱高、學(xué)歷高的高級專業(yè)技術(shù)人員不一定能做好辦公室主任的工作。辦公室主任工作的德能勤績要求中,“勤”是外在的,更是內(nèi)在的,勤政是圖書館員工對辦公室主任的一般印象,也是做好辦公室工作首先要達到的,這就要求圖書館辦公室主任在工作中要具有較強的主動意識、超前意識、責(zé)任意識、質(zhì)量意識和服務(wù)意識。

(六)廉政要求

辦公室是圖書館的關(guān)鍵部門,參與館內(nèi)大多數(shù)日常工作中人、財、物、事的管理,因此工作中的廉政制度建設(shè)和辦公室主任的自身清正廉潔便是必然的要求。廉政制度建設(shè)包括強化廉政制度意識、制定科學(xué)合理的廉政制度、嚴格的執(zhí)行制度,按照黨的十六屆三中全會確立的“以教育為基礎(chǔ)、以法制為保障、以監(jiān)督為關(guān)鍵”的教育、制度、監(jiān)督有機統(tǒng)一的懲治和預(yù)防腐敗體系的要求,認真貫徹黨的十六屆四中全會提出的“堅持標本兼治、綜合治理、懲防并舉、注重預(yù)防”的十六字方針,從制度上杜絕各種超越規(guī)范行為的發(fā)生,從自身要求自覺做到在履行公務(wù)、處理問題的過程中廉潔而公正、廉潔而正直,不貪污、不受賄、不枉法,錘煉清廉無私的品德節(jié)操。

(七)管理技能要求

總攬一個事務(wù)性部門的工作并且完成得比較好,對于任何一個主管人員都是一種挑戰(zhàn)。然而,對身體、心理、專業(yè)能力、社會能力的考驗,可以通過其管理效能反映出來。圖書館辦公室工作千頭萬緒、煩雜瑣碎,很多辦公室主任都是在疲于奔命的狀態(tài)中履行自己職責(zé)的,能將工作做得得心應(yīng)手,大小事務(wù)應(yīng)付自如,處理事務(wù)時舉重若輕,這是很多辦公室主任多少年來都在追求的目標,但并不是每個人都能輕松地做到。管理是一門科學(xué),是一種技能,更是一種素質(zhì),做好管理工作對一個人的智商和情商都具有極大地挑戰(zhàn)性。要做好圖書館辦公室主任的工作,既要求有較豐富的相關(guān)管理知識,又要求有較高的調(diào)研能力、協(xié)調(diào)能力和化解各種矛盾的能力,這就要求圖書館辦公室主任建立科學(xué)的管理制度,包括制定分工明確的崗位責(zé)任制、規(guī)范工作流程和工作方法、建立監(jiān)督檢查制度、提高辦公室工作人員的素質(zhì)等。

(八)技術(shù)能力要求

隨著數(shù)字化建設(shè)的不斷加快與加深,圖書館工作中越來越多地應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)是圖書館發(fā)展的主要特點之一。辦公室工作也逐步實現(xiàn)了信息化,傳統(tǒng)的文書工作、人事管理、物資管理、考勤管理等都實現(xiàn)了計算機管理。辦公室主任作為圖書館辦公室工作的管理者,需要全面掌握這些工作的計算機操作技能。除此之外,還需要對圖書館工作的自動化管理系統(tǒng)和圖書館數(shù)字文獻信息資源建設(shè)情況和使用方法有全面的了解,以期對全館現(xiàn)代化服務(wù)有全面的掌握。對一些傳統(tǒng)型的需要專門技能的工作,如水電、設(shè)備、辦公設(shè)施的使用與維護也應(yīng)該具有一定的相關(guān)知識。

總而言之,辦公室是一個組織(單位或部門)內(nèi)直接為領(lǐng)導(dǎo)和中心工作服務(wù)、承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機構(gòu)。辦公室參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù),是組織(單位或部門)運轉(zhuǎn)的樞紐,是對內(nèi)、對外的窗口。作為一個圖書館的辦公室主任,是館長指揮全局、溝通上下、聯(lián)系各方的橋梁,同時也是館長決策的參謀、助手和主要承辦人與執(zhí)行人,是圖書館各業(yè)務(wù)部門的中介和協(xié)調(diào)者,是圖書館辦公室日常工作的主持者。作為綜合性工作崗位,辦公室主任需要承擔不同的職責(zé),在不同的工作環(huán)境和工作場合中能清楚認識自己所承擔的職責(zé),對所要處理的工作能有清醒的思路,在復(fù)雜的工作中能迅速理清思路,以最有效率的辦法迅速調(diào)度人力和各種資源解決問題,減少對工作的不利影響,將圖書館人、財、物的效益發(fā)揮到極致,對圖書館辦公室主任的自身素質(zhì)自然有非常高的要求。這一方面要借助于建立健全規(guī)章制度,實現(xiàn)制度創(chuàng)新;另一方面要充分發(fā)揮辦公室主任的個人能動性,以高素質(zhì)保證高水平的工作,保證圖書館各項工作的順利開展,提高圖書館的工作效益和服務(wù)水平。

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