楊 瑞

（云南大學公共管理學院 云南 昆明 650091）

文件學作為與檔案學、秘書學等學科密切相關(guān)的學科，在實際工作和科研方面都具有舉足輕重的作用。近年來，學術(shù)界對文件學的研究進展情況多從定性研究展開，而鮮有從文獻計量學角度進行定量分析的。鑒于此，本文擬采用文獻計量學方法，就文件學近十年研究論文的成果進行梳理，希望能對以后文件學的發(fā)展起到一定的借鑒作用，并引起思索。

1 方法論篇

首先應確定文章中所謂文件學的內(nèi)涵與外延，本文中所指文件學的概念是主要涉及以下方面：1）文件學本身元問題的探討研究；2）從文件生命周期階段區(qū)分的發(fā)揮現(xiàn)行效用的文件即現(xiàn)行文件；從歷史時期進行區(qū)分的1949年新中國成立以前歷朝歷代形成和使用的文件即歷史文書；3）從形成者和使用范圍的角度來區(qū)分的公務文件和私人文件；4）文件的同義語公文和文書，公文界定為公務文書，文書界定為書面方式的文件。

其次應當說明論文的檢索方法與分析方式。本文所得論文來源于中國知網(wǎng)總庫平臺，進入后選擇年限，將學科領(lǐng)域限定在檔案學，并分別以文件、公文、文書為關(guān)鍵詞進行檢索，所得各論文中刪除與本文中文件概念無關(guān)的篇章、刪除一稿多投（以最早發(fā)表為準）、刪除一些屬于報道性的會議與年鑒文章及缺少學術(shù)科研價值的文章。對最后所得的篇章進行文獻計量學分析。

2 分析論述篇

2.1 年度分布

某領(lǐng)域或?qū)I(yè)一定時間內(nèi)的論文成果可以大體反映其該時間段的研究水平和進展情況。經(jīng)檢索，十年間共發(fā)表論文531篇，平均每年發(fā)表53.10篇（見表1）。從表中可見，十年間各年度發(fā)文數(shù)比較均衡，波動較小。其中發(fā)文最多的是2002年，共發(fā)表了66篇，占總發(fā)文數(shù)的12.43%，發(fā)文最少的是2004年，共發(fā)表了45篇，占總發(fā)文數(shù)的8.48%，最高與最低篇章相差21篇，比例相差3.954%，兩者之間差異不是很大。這說明文件學發(fā)展較為成熟，研究呈現(xiàn)出較為平穩(wěn)的態(tài)勢。

表1 2000～2009年文件學研究論文年度分布表

2.2 期刊分布

通過論文所刊登的期刊，可以使讀者在閱讀時有針對性地選擇自己希望了解的學科刊載較多的刊物進行閱讀，具有相對的指導性。從表2可以看出，首先，發(fā)表論文較多的是檔案學類的期刊，作為檔案學核心期刊的《檔案學通訊》成為發(fā)文最多的刊物，發(fā)文共54篇，占總比重的10.17%。其他檔案學核心期刊《檔案管理》、《檔案學研究》、《浙江檔案》、《蘭臺世界》、《山西檔案》發(fā)文數(shù)分別是28篇、23篇、23篇、19篇、17篇。文件學研究論文在檔案學核心期刊共164篇，占總發(fā)文數(shù)的30.89%。由此可見，文件學作為檔案學的一個重要的分支學科，在檔案學領(lǐng)域很受重視。而且文件學在檔案學中的研究成果多發(fā)表在核心期刊上，這反映出文件學在檔案學中研究水平較高、發(fā)展較為成熟。其次，秘書學相關(guān)刊物發(fā)文共計50篇，占總量的9.42%，并且論文所發(fā)表的期刊中《秘書工作》、《秘書之友》、《辦公室業(yè)務》均為秘書學領(lǐng)域的重要刊物，由此可見，文件學在秘書學中受到重視且有高水平的研究成果。最后，其他的一些檔案學和秘書學刊物發(fā)文共計188篇，占總量的35.41%，這些刊物有《檔案與建設》、《北京檔案》、《機電兵船檔案》、《秘書》等。另外各種學報共發(fā)文129篇，占總量的24.39%所這些學校涉及師范、經(jīng)濟管理、航空航天、職業(yè)技術(shù)、政法等各種類型。從總體而言，十年間文件學論文主要是發(fā)表在檔案學類期刊上，其次是發(fā)表于秘書學期刊上，文件學在這兩個學科都得到了應有的重視。

2.3 主題分析

主題分布直接反映了文件學研究的重點、熱點及檔案界對相關(guān)問題的關(guān)注，是了解文件學研究內(nèi)容的重要途徑。筆者粗略地將文件學研究內(nèi)容分為公文寫作、處理、制度、用紙、分類等相關(guān)知識；文件學與相關(guān)學科關(guān)系；現(xiàn)行文件等十四個主題。各主題分布情況見表3。

透過數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn)：

2.3.1 公文寫作、處理、制度、用紙、分類等公文相關(guān)內(nèi)容研究比重大

表2 2000～2009年文件學研究論文期刊分布表（*為檔案學核心期刊）

表3 2000～2009年文件學研究論文主題內(nèi)容分布表

公文作為文件中數(shù)量最多的一種類型,作為行政機關(guān)在行政管理中的重要工具，在公務活動中起著舉足輕重的作用，所以一直以來都倍受關(guān)注，共發(fā)文146篇，占總量的36.19%，并且與位居第二的文件學與相關(guān)學科關(guān)系的主題拉開了20%以上的差距。公文學研究主要涉及寫作、處理、制度、用紙、分類、文種、語言、審核、催辦、主題詞、發(fā)文年度等內(nèi)容，其關(guān)注面較廣，發(fā)展比較全面。其中公文語言、主題詞、發(fā)文年度等一些內(nèi)容都與公文寫作密切相關(guān)，其中直接以公文寫作為題目者占到總篇數(shù)的8.66%，公文寫作因其現(xiàn)實可操作性成為公文學研究中的一個重點。

2.3.2 文件學與相關(guān)學科關(guān)系也是研究熱點

世界萬物是相互聯(lián)系的，文件學與檔案學、文獻學、秘書學、公文學等學科都是相互關(guān)聯(lián)的，尤其是文件學與檔案學的關(guān)系成為各家爭論的焦點。就文件與檔案外延大小、誰先產(chǎn)生、兩者如何轉(zhuǎn)化、從文件看檔案及從檔案重新認識文件等方面都進行了論述，這些方面的研究占了總篇數(shù)的13.37%。盡管認識不統(tǒng)一，但是爭議引發(fā)了人們更全面的思考，推動了學科的發(fā)展和完善。

2.3.3 現(xiàn)行文件與歷史文書的研究亦不容忽視

所收集的論文中現(xiàn)行文件、歷史文書分別為64篇、60篇，分別占總篇數(shù)的12.05%、11.30%?，F(xiàn)行文件是依據(jù)其正在發(fā)揮現(xiàn)行作用與否來進行劃分，較之于非現(xiàn)行與半現(xiàn)行文件，其與文件的關(guān)系更緊密。其中現(xiàn)行文件的開放利用服務是現(xiàn)行文件研究的重點。而歷史文書的研究能使我們較全面的了解文件在不同朝代的發(fā)展情形，是使我們能以史為鑒的最好途徑。在對歷史文書的研究中作者就某一朝代的具體類型文書進行細致分析，直接以歷史文書為題進行總體闡述的較少?？傊?，現(xiàn)行文件、歷史文書研究各有其研究重點，構(gòu)成了文件學研究中不容忽視的組成部分。

2.3.4 文件管理現(xiàn)實困難是研究的主要推動力

關(guān)于文件收集、立卷和歸檔，現(xiàn)實生活中文件的管理工作的論文各有37篇，各占總數(shù)6.97%。文件收集、立卷和歸檔是作為解決文件最終歸宿問題的轉(zhuǎn)折點，且在實際工作中復雜多變，所以在研究中多就收集、立卷和歸檔困難的原因進行分析并試圖提出可供參考的對策。而現(xiàn)實生活中文件的管理工作主要探索了文書工作如何開展、怎樣提高效率、工作標準化或者探討文書工作中某個具體問題比如文書的裝訂線問題、催辦問題?？傊?，這兩方面研究以文件管理中的現(xiàn)實困難為自己的研究驅(qū)動力，研究論文占總數(shù)的13.94%，取得一定的成果。

2.3.5 文件自身基本問題研究稍顯薄弱

從理論的角度對文件自身元問題(包括文件定義)進行研究，可以認為是文件學自身發(fā)展需要推動下進行的探討，這樣元問題的研究是每個學科都需探索的問題。文件學元問題方面主要研究了文件的組成、中外對文件的定義、考源、學科建設等問題。此類論文共計30篇，占總篇數(shù)5.65%?？梢娺@些研究發(fā)文較少，說明文件學自身基本問題研究稍顯薄弱，意味著其本身理論不牢固。

2.3.6 可以開發(fā)的研究方向較多但缺少研究或研究不成熟

文件稿本、文件的公開、電子文件與紙質(zhì)文件關(guān)系、文件價值鑒定、文件傳遞、文件分類、紅頭文件與百姓生活關(guān)系的研究數(shù)量極少，比重均小于3%，甚至很多都小于1%。文件稿本的研究不論是從理論上還是實際上都是應該給予重視的，是文件學研究中不能繞過的一個問題，但是僅2.448%的比重；電子文件是計算機出現(xiàn)后，載體變化帶來的新的研究方向；而文件價值鑒定、文件傳遞、文件分類、文件的公開均屬于文件處理中的一些必要環(huán)節(jié)；紅頭文件作為上傳下達的重要工具，與百姓生活密切相關(guān)。上述方面關(guān)注度較低，但都是文件學發(fā)展過程中必須完善的基礎理論。

2.4 作者分析

2.4.1 合作情況

所有論文中合作完成的篇章共81篇，占總數(shù)的15.25%。其中兩人合作完成的共9篇，占篇章總數(shù)的13.00%，占合作篇章數(shù)的85.19%；三人合作完成的共9篇，占總篇章數(shù)的1.70%，占總合作篇數(shù)15.17%；三人以上合作完成的共3篇，占總篇章數(shù)0.57%，占總合作篇數(shù)3.70%。由此可見，合作完成以兩人合作為最多，三人及以上僅占到15%左右，研究中合作很難做到大范圍內(nèi)的多人合作。

2.4.2 作者單位分析

所收集到的所有論文中共涉及399個第一作者，其中來自各高校的作者共213人，為總?cè)藬?shù)的53.38%；來自各種企事業(yè)單位及政府部門的作者共123人，為總?cè)藬?shù)的30.83%；各種類型檔案館（室）的作者共55人，為總?cè)藬?shù)的13.78%；找不到作者單位的共8人，為總?cè)藬?shù)的2.01%。這說明研究者以高校教師學生為主，占到研究人數(shù)的一半以上；來自實際工作部門的即包括來自檔案部門工作人員和各類企事業(yè)及政府部門的辦公人員也接近一半的比例。

2.4.3 主要研究者分析

論文中發(fā)表文章最多者共發(fā)文13篇，最少的則發(fā)表1篇。發(fā)文在4篇及其以上的作者18人，且他們的多篇發(fā)文都有相同的研究指向。其中就有6人所寫內(nèi)容與現(xiàn)行文件相關(guān)，且都是關(guān)于現(xiàn)行文件開放問題的研究；研究歷史文書的有4人，直接以古代文書進行論述及以具體某一歷史時期論述者各占2篇；研究公文的有6人，有直接研究公文學本身的有研究公文寫作中具體環(huán)節(jié)的。以上3個方向基本囊括了發(fā)文較多第一作者的主要研究方向，一定程度上可見十年間文件學所關(guān)注的問題。

表4 發(fā)表文章較多的第一作者發(fā)表篇的章數(shù)及主要研究方向表

3 結(jié)論篇

通過上述分析可見2000~2009年十年間文件學研究的主要特點是：

3.1 研究主題內(nèi)容指向?qū)嵱眯远旧砝碚摻ㄔO欠缺

文件學研究主要集中在公文、現(xiàn)行文件之類與現(xiàn)實可用性密切相關(guān)的領(lǐng)域，這類型的研究能夠直接對實踐起到指導作用，但是對于文件本身的形成發(fā)展、價值實現(xiàn)、稿本等理論問題探索較少。尤其是隨著國家政務公開政策的實施推動了文件學研究中文件公開的開展，實用主義在其中發(fā)揮作用之大清晰可見。由于文件本身存在狀態(tài)的多樣性與復雜性，尤其是伴隨著計算機出現(xiàn)后電子文件的出現(xiàn)使得文件定義顯得尤為困難，許多研究并未在定義方面直接進行論述，而是從文件與檔案關(guān)系和與文獻關(guān)系等關(guān)系研究中來通過比較研究發(fā)現(xiàn)文件的本質(zhì)屬性，即使存在文件定義的研究大多也是采用與外國文件定義進行對比來揭示的。

3.2 研究人員來源單位構(gòu)成均衡

文件學的研究人群主要是以各類高校為代表的理論研究群體和以各類檔案館（室）及一些辦公室為代表的實踐操作部門的群體，各占據(jù)研究領(lǐng)域的半壁江山，相對比較均衡。這樣的研究下能互相彌補對方的局限性，各盡其才、各取所需，用理論去指導實踐，更用實踐來完善理論。且這些研究人員來自與檔案相關(guān)、與秘書相關(guān)為主的崗位，凸顯出文件學與這兩門學科之間的密切關(guān)系。

3.3 研究水平質(zhì)量參差、缺少交流

各種學報上發(fā)表了約1/5的文章，這些文章評定標準不一，使得質(zhì)量難以保證；且限于一定范圍內(nèi)交流，不能得到廣泛的關(guān)注更談不上彼此交流，有所爭論的就更少了。且各研究者都有自己選定的穩(wěn)定的方向，并在這些方向深入進去，對自己研究之外的方向很少有文章發(fā)表。從合作角度來說，合作完成文章總量不多，并且合作篇章中較大部分是兩人合作完成，可見缺少交流。

[1]王健.文書學[M].北京：中國人民大學出版社，2005.

[2]康蠡,周銘等.近10年我國高校檔案學教學單位研究論文統(tǒng)計分析[J].檔案學研究，2008，（4）.