李炳澤

摘 要:辦公管理離不開文件的制作、修改、傳遞、簽字、保存、銷毀和存檔。本系統(tǒng)借助先進的信息處理技術(shù)和計算機網(wǎng)絡技術(shù)來提高辦公效率和質(zhì)量,將管理與辦公活動納入到自動化、現(xiàn)代化的軌道中,實現(xiàn)云南省教育廳內(nèi)各處室、各州(市)、縣教育局、各高校之間溝通和聯(lián)系的辦公過程電子化、數(shù)字化,創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境,使所有的辦公人員在同一個桌面環(huán)境下工作。

關(guān)鍵詞:教育系統(tǒng);辦公自動化;系統(tǒng)

中圖分類號:TP315 文獻標識碼:A 文章編號:1673-8454(2010)12-0068-02

一、意義

20世紀60年代以來,在微電子技術(shù)和通信技術(shù)迅速發(fā)展的推動下,辦公室也開始了以自動化為重要內(nèi)容的“辦公室革命”,也稱為“管理革命”。辦公自動化或辦公信息系統(tǒng)是現(xiàn)代信息社會的重要標志之一。隨著科技、經(jīng)濟及社會的不斷發(fā)展與進步,管理和辦公活動的重要性日漸突出,引起了各級領(lǐng)導、管理者以及技術(shù)人員的普遍重視。

科學技術(shù)的飛速發(fā)展也使辦公室傳統(tǒng)的以人工(腦力和體力勞動的高度結(jié)合)為主的勞動方式發(fā)生了巨大的變化。辦公室中各類現(xiàn)代化的辦公設備很大程度上代替了原來的文房四寶,辦公桌上的打字機被計算機、打印機所取代,辦公室墻邊的文件柜被又小又薄的“磁盤”所取代,包括記錄、起草、編輯、修改、打印、存檔、復制在內(nèi)的辦公室常規(guī)工作,無論在時間上還是在空間上都被大大地壓縮了,這不但減少人們的辦公勞動量,而且大大提高了辦公效率,改善了辦公環(huán)境,使人們從原先繁重的重復性、例行性的辦公事務中解放出來,從而有更多的時間和精力投放在更需要人的思維來考慮和解決的問題上。

用于辦公室工作的這些技術(shù)越來越先進,設備越來越多,功能越來越強,性能也越來越高,為實現(xiàn)辦公自動化和無紙化創(chuàng)造了必要的條件。例如:用于處理辦公信息和進行協(xié)同工作的各種計算機,起草文稿用的文字(詞)處理機,編排各種文件、資料格式等的電子臺式出版系統(tǒng),存放、管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng),支持遠距離協(xié)同工作的視頻會議系統(tǒng),計算機通信用的局部網(wǎng)絡系統(tǒng),用于辦公通信的電話機、傳真機,復制資料用的復印機等。這些技術(shù)和設備為辦公室工作提供有力的支持,在不同程度上為辦公室工作的自動化提供了現(xiàn)代化的推動手段。

傳統(tǒng)公文處理方式存在3個弊端:(1)相關(guān)領(lǐng)導如果出差在外,將無法進行審核或簽發(fā)。(2)從發(fā)件人發(fā)文到收文單位收文,以快遞計,也需要至少3天的時間。這兩個弊端大大延長了公文處理的時間。(3)傳統(tǒng)公文處理需要根據(jù)發(fā)文對象的數(shù)量及留檔需求等進行打印,因此紙張、打印機油墨等耗材使用量大,設備的維護成本也比較高。

云南省教育系統(tǒng)公文與信息交換系統(tǒng)(以下簡稱OA)的建設,具有以下意義:(1)響應政府上網(wǎng)工程。局域網(wǎng)是整個政府網(wǎng)絡的子網(wǎng),方便上情下達和下情上傳,以及資源共享、資料檢索。(2)信息得以及時傳遞。通過交換體系,領(lǐng)導、下屬之間,處室之間,上下級部門之間能夠快速看到信息,并可以依此盡快做出相關(guān)決定。(3)協(xié)同工作,提高效率。系統(tǒng)為檔案整理和資料查詢提供了方便。(4)保證資料的完整性和連續(xù)性。交換體系涉及的業(yè)務登記、備案資料,利用計算機做索引,能夠自動生成存檔格式。(5)利于各部門之間的業(yè)務交流學習。局域網(wǎng)提供內(nèi)部電子公告板作為交流學習的場地,可以縮小不同業(yè)務部門工作人員之間的業(yè)務差距,利于培養(yǎng)通才。(6)信息、設備資源共享。利用交換體系進行辦公,可以解決耗材用量大、浪費多的問題,同時也利于設備的維護與保養(yǎng)。(7)與高科技對話。利用計算機進行車輛管理、設備管理等。根據(jù)通訊錄中的電話號碼,計算機自動撥號收發(fā)傳真安排會議。

二、系統(tǒng)功能設計

1.傳統(tǒng)公文處理流程分析

通過傳統(tǒng)方法簽發(fā)一份公文,通常需要經(jīng)過幾個步驟:發(fā)件人擬稿;處室領(lǐng)導審核,與相關(guān)處室聯(lián)合發(fā)文,還需要相關(guān)處室領(lǐng)導會簽;廳辦公室復核;呈送主管廳領(lǐng)導審閱并簽發(fā);廳辦公室對公文進行編號、打印、蓋章;發(fā)件人下發(fā)公文給抄送對象如州(市)教育局或高校。具體公文處理流程如圖1所示。

2.公文與信息交換系統(tǒng)功能設計

建立“公文與信息交換”系統(tǒng),利用電子化手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)的傳真、電話、紙質(zhì)信函等介質(zhì),實現(xiàn)各級教育部門、學校等不同單位之間的新聞、簡報、文件信息的下發(fā)與上報,提高工作效率,加強各級部門之間(橫向和縱向)的業(yè)務交流與信息共享。分析傳統(tǒng)公文處理流程(圖1),結(jié)合日常工作中共享信息、郵件接收與發(fā)送、文檔管理的需求,設計公文與信息交換系統(tǒng)功能如下:

(1)建立教育系統(tǒng)內(nèi)部(含州市教育局、高校)的郵件系統(tǒng),使教育系統(tǒng)內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

(2)建立信息發(fā)布平臺。在系統(tǒng)內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所,如電子公告、電子刊物等,使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在不同部門之間得到廣泛的傳播,使相關(guān)人員能夠了解發(fā)展動態(tài)。

(3)實現(xiàn)公文處理工作流程的自動化。在系統(tǒng)平臺上,不同的用戶通過用戶名和密碼可隨時隨地進行登錄。發(fā)文單位相關(guān)人員可根據(jù)權(quán)限查看待處理的公文和已處理的公文,即時進行公文的審核、復核、審閱或簽發(fā)。收文單位直接登錄系統(tǒng)進行收文。此外,各個單位都存在大量流程化的工作,例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等,通過實現(xiàn)工作流程的自動化,可以規(guī)范各項工作,提高單位協(xié)同工作的效率。公文處理自動化流程如圖2所示。

(4)實現(xiàn)文檔管理的自動化,可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用,并建立一個方便的查找手段。

云南省教育系統(tǒng)公文與信息交換系統(tǒng)功能設計如圖3所示。

三、系統(tǒng)開發(fā)與運行

目前,公文與信息交換平臺比較多,技術(shù)比較成熟。為節(jié)省開發(fā)時間、節(jié)約開發(fā)成本、提高工作效率,本系統(tǒng)的開發(fā)部分引入第三方已有的軟件平臺,并在此平臺基礎上根據(jù)本系統(tǒng)的功能需求進行定制開發(fā)。迄今為止,云南省教育系統(tǒng)公文與信息交換平臺已經(jīng)正式投入使用一年,平臺運行穩(wěn)定,信息傳遞更加及時,公文處理時間明顯縮短,文檔管理更為有序,工作效率明顯提高。

結(jié)束語

過去,文件、信函的下發(fā)與上報都是利用紙質(zhì)介質(zhì)、通過郵寄方式進行的,不但造成了大量的紙、打印機、噴墨等耗材的浪費,而且信息的共享渠道不通暢。通過本系統(tǒng)的建設,能夠及時解決此問題,并大大提高工作效率和共享的信息量。

(編輯:魯利瑞)