趙偉霞，張春妍

（1.綏化市農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣總站；2.綏化市水政水資源管理委員會辦公室 黑龍江 綏化 152000）

文件傳閱是秘書科的一項重要職責(zé)，也是為領(lǐng)導(dǎo)、基層提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的具體體現(xiàn)，必須嚴格要求，精益求精。

文件傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關(guān)各領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。屬于傳閱文件之列的主要包括：上級機關(guān)的指導(dǎo)性文件或重要會議文件；需要幾位領(lǐng)導(dǎo)共同批辦的文件，包括上級機關(guān)和有關(guān)部門的專項業(yè)務(wù)文憑，下級機關(guān)的請示，以及本機關(guān)制發(fā)的需要會簽的文件等；機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文件上有重要批示，需其他領(lǐng)導(dǎo)同志和部門閱知閱辦的文件。

傳閱文件應(yīng)當(dāng)注意的問題：1.傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀，然后送其他有關(guān)需要閱知的對象；2.傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱；3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時，要按批示意見進行處理；4.每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。（《文件傳閱單》和《閱讀通知》。

結(jié)合多年來文秘工作實際，筆者認為做好文件傳閱工作應(yīng)做到以下幾點。

一、文件傳閱必須堅持的基本原則

1．文件傳閱夾要做到專夾專用。為了方便領(lǐng)導(dǎo)和查找，按中央、?。ㄊ校┱?、批辦文三個文件夾的文件要分別存放，不可混同。

2．遵循合理的傳閱順序。傳閱文件一般按站長、常務(wù)副站長、業(yè)務(wù)副站長順序進行。遇有領(lǐng)導(dǎo)外出，可順延下位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，回來后及時補閱。為了提高傳閱周轉(zhuǎn)速度，防止文件積壓，要做到“勤送、勤取、勤催”,做到文件不橫傳、不積壓。

3．嚴格履行登記手續(xù)。對于領(lǐng)導(dǎo)批示的文件要進行嚴格的登記，以準(zhǔn)確掌握文件的行蹤。同時，作為文秘人員，有責(zé)任也有義務(wù)時刻提醒領(lǐng)導(dǎo)不要將傳閱件從文件夾中抽出、留存，以便杜絕文件失控或下落不明的情況發(fā)生。

4．確保領(lǐng)導(dǎo)批示的落實。凡領(lǐng)導(dǎo)在傳閱文件上作了批示的，要在登記后及時通知有關(guān)單位。特別是批轉(zhuǎn)有關(guān)單位辦理的文件，文秘人員要做好登記，及時通知有關(guān)單位閱辦，并向交辦領(lǐng)導(dǎo)報告辦理結(jié)果，切實做到“件件有回音，事事有著落”。

5．不斷改進提高。在實際工作中，不能要求領(lǐng)導(dǎo)來適應(yīng)我們，而應(yīng)該我們?nèi)ブ鲃舆m應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。作為一名稱職的文秘人員，要經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)在閱文方面的需求，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見不斷改進傳文的方式、方法，切實提高文件傳閱效率

二、嚴格遵守保密紀律

秘書科每天收發(fā)大量不同密級的文件，這就要求我們必須以安全保密為前提，以迅速準(zhǔn)確為標(biāo)準(zhǔn)，以沒有失誤為目標(biāo)，嚴格按照保密法、保密規(guī)章制度和文件傳閱制度的規(guī)定，加強機要文件和涉密事項的保密工作，增強保密意識，切實做好重點單位和重要部位的保密防范工作；對閱辦完畢的文件要及時回收特別是上級重要文件要按時回收，防止遺失。對收回的文件要分類存放，以備查尋。同時，文秘人員每天數(shù)次到領(lǐng)導(dǎo)辦公室傳送文件，可能會恰逢領(lǐng)導(dǎo)研究、討論秘密事項，這就要求文秘人員必須嚴格遵守保密紀律，切實做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該問的不問，不該看的不看。

三、熟悉、掌握領(lǐng)導(dǎo)分工和職責(zé)范圍

只有熟悉和掌握領(lǐng)導(dǎo)分工和職責(zé)范圍才能根據(jù)文件的內(nèi)容，才能確定來文應(yīng)該送誰批，送誰閱，由哪個部門辦，誰主辦，誰協(xié)助、誰協(xié)調(diào)，同時還要掌握本機關(guān)各項工作的辦事程序和公文處理方面的一些習(xí)慣做法。才能讓上級文件、領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，及時、準(zhǔn)確的傳遞到位，真正做到快捷、高效、無誤。

四、提高收發(fā)效率是做好文件傳閱的基礎(chǔ)

文秘人員在做好文件的收發(fā)、分類、編號、登記工作后，應(yīng)貼好文件傳閱單，蓋好存檔、收文章后及時送領(lǐng)導(dǎo)傳閱。在傳遞過程中，要嚴格控制傳閱范圍，按規(guī)定的范圍組織傳閱，不允許私自擴大閱讀范圍，更不允許攜帶機要文件離開辦公室。同時，即便每天收的文件再多，都應(yīng)做到對收到的每一份文件，要仔細閱讀一遍后，再根據(jù)文件內(nèi)容確定發(fā)文范圍，這樣既避免報錯領(lǐng)導(dǎo)，又防止漏掉與文件有關(guān)的單位。此外，為了確保上級指示、精神及時、準(zhǔn)確上傳下達，還要做到文件登記不過夜，急件急辦；對一些需報結(jié)果的文件，為了引起領(lǐng)導(dǎo)注意，用紅筆在文件上給做明顯標(biāo)記，特急件及時與領(lǐng)導(dǎo)本人聯(lián)系，直至得到落實為止。

五、文秘人員應(yīng)具備素質(zhì)

秘書人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低。一方面，當(dāng)前我國秘書隊伍的現(xiàn)狀決定秘書素質(zhì)亟待提高，另一方面，經(jīng)濟社會的持續(xù)快速發(fā)展和知識經(jīng)濟的到來，對秘書人員的素質(zhì)賦予了更高的要求，在新形勢下研究和探討秘書工作的基本特征，從而尋求秘書工作的規(guī)律，具有很強的現(xiàn)實意義?，F(xiàn)階段秘書人員必須具備過硬的思想政治素質(zhì)、較高的職業(yè)道德素質(zhì)和健康的心理素質(zhì)和扎實的工作能力素質(zhì)才能符合競爭日趨激烈的社會的需要。因此作為一名合格的文秘工作者應(yīng)具備：

（一）基本素質(zhì)

1身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

2心理素質(zhì)：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

3思想素質(zhì)：這是更高的一項要求，作為現(xiàn)代社會的文秘人員，應(yīng)當(dāng)具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責(zé)任感。

（二）政治素質(zhì)

文秘工作是一項政治性很強的工作。加強政治修養(yǎng)、提高思想政治素質(zhì)是每個文秘工作者應(yīng)具備的品德。政治素質(zhì)包涵政治方向、政治立場和政治紀律。政治方向是指文秘工作者應(yīng)當(dāng)堅持為社會主義建設(shè)積極服務(wù)的方向，堅持為人民服務(wù)的方針，做好自己的本職工作。政治立場是指文秘工作者必須堅持正確的立場，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀。政治紀律是指文秘工作者要有嚴明的政治紀律、政治鑒別力和高度的政治敏銳性。無論是國家機關(guān)，還是企事業(yè)單位的檔案室，其保存的檔案資料都是黨和國家的寶貴財富，豐富的室藏檔案是政治、經(jīng)濟、文化、科技等最原始的記錄，具有鮮明的政治性。因此，作為文秘工作者必須具備過硬的政治素質(zhì)。

（三）業(yè)務(wù)素質(zhì)

1、理論知識：必須認識到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實的基礎(chǔ)知識，包括公文處理、外語以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注新時期各行業(yè)的發(fā)展動態(tài)。

2、實踐經(jīng)驗：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流，要多向有經(jīng)驗的人學(xué)習(xí)。

3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是開會，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。

（四）文化素質(zhì)

首先，要從基礎(chǔ)下功夫，比如，從文字的認知到理解、從知識的廣度到深度、從文章的寫作和論述等等。其次，要掌握當(dāng)代的新文化、新知識、新事物和新觀點，了解社會科學(xué)、自然科學(xué)。只有具備堅實的文化基礎(chǔ)，才能更勝任和做好文秘工作。第三，掌握計算機技術(shù)、以適應(yīng)現(xiàn)代化文秘工作的需要，目前，計算機技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)普及，現(xiàn)代的工作人員已從低效率的手工操作方式中解脫出來。因此，掌握和提高計算機應(yīng)用能力，對文秘工作者來說是勢在必行，只有充分掌握和利用計算機技術(shù)，才能使自己的工作得新應(yīng)手。

此外，學(xué)會一些有益的技能，如開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在哪一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。

今后，為了更好的做好文件傳閱工作，我們不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)辦文經(jīng)驗，隨時與領(lǐng)導(dǎo)溝通，征求他們的意見，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見不斷改進傳文的方式、方法，切實提高文件傳閱效率。