◆徐艷玲

(沈陽音樂學(xué)院)

淺談我國高等學(xué)校的檔案管理

◆徐艷玲

(沈陽音樂學(xué)院)

高校檔案是高等院校活動的直接紀(jì)錄,高校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度。它不僅歷史地紀(jì)錄了學(xué)校過去和今天的每一項(xiàng)工作、活動的全過程,而且真實(shí)地記錄著成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)。隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入,高校檔案管理成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。

一、高校檔案與檔案管理的概述

1.高校檔案管理的內(nèi)容

高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀(jì)錄。主要分為黨群檔案、行政檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、產(chǎn)品檔案、財會檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、出版檔案、外事檔案及聲像檔案等。

檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容:一是對檔案資源的管理,也稱檔案實(shí)體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研等內(nèi)容,通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系,為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。

2.高校檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)

(1)高校檔案管理工作的性質(zhì)

檔案管理工作是一種專門的管理活動。作為專門負(fù)責(zé)管理學(xué)院各部門檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作,是國家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。與此同時,針對學(xué)院特定的部門來說,檔案管理又是該部門各項(xiàng)管理工作的組成部分。

(2)高校檔案管理工作的特點(diǎn)。檔案管理活動與其他文獻(xiàn)管理活動一樣,包含了信息的輸入、存儲、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程,是一種信息控制系統(tǒng)。但由于檔案原始記錄性的特點(diǎn),又使得檔案管理活動區(qū)別于圖書、情報等其他文獻(xiàn)信息工作,主要表現(xiàn)在 4個方面:第一,檔案資源積累過程的緩慢性;第二,檔案管理過程的階段性;第三,檔案管理活動對檔案形成者的依附性;第四,檔案管理工作對社會的相對封閉性。

3.高校檔案管理的基本要求

盡管不同類型檔案的管理有不同的方法,但基本要求是一致的。例如,我國高校檔案管理工作的基本要求,主要包括:完整性要求;安全性要求;科學(xué)性要求;規(guī)范性要求;經(jīng)濟(jì)性要求;現(xiàn)代化要求。

二、我國高校檔案管理存在的問題

隨著社會主義建設(shè)的不斷發(fā)展,特別是與發(fā)達(dá)國家相比,我國的高校檔案管理工作還存在著較大的差距和不足,主要有:

1.檔案意識不強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

檔案意識不強(qiáng)具體表現(xiàn)在:高校對檔案的重要性認(rèn)識不足,和其他的科研部門相比,檔案部門被認(rèn)為既沒有經(jīng)濟(jì)地位、沒有社會地位,也沒有政治地位的無足輕重的單位,甚至是可有可無的部門。有些高校人士認(rèn)為,檔案工作無非就是收集、、整理、保管一些已成為歷史的東西,是簡單勞動,沒有什么意義。

2.檔案工作人員素質(zhì)偏低,隊(duì)伍不穩(wěn)

在安排工作時,一般不會由工作能力強(qiáng)的人員擔(dān)任兼職檔案員;檔案管理人員大多數(shù)量身兼數(shù)職,半路出家,沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)上崗;有些高校甚至不注重學(xué)歷、業(yè)務(wù)、素質(zhì),即使學(xué)歷較高,也不是學(xué)檔案專業(yè)的;有的高校檔案人員是內(nèi)部調(diào)劑上崗,從未給在崗人員進(jìn)行崗位培訓(xùn),更沒有進(jìn)行正規(guī)的進(jìn)修或?qū)W習(xí)檔案專業(yè)知識。凡此種種,致使檔案人員業(yè)務(wù)知識缺乏,業(yè)務(wù)不精通。

3.經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全,硬件建設(shè)差

檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ),必須安排一定的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),一是用于檔案庫房設(shè)施的不斷完善,保障檔案保管的基礎(chǔ)條件;二是用于從事檔案的科研工作,將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學(xué)校過分強(qiáng)調(diào)科研建設(shè),科研經(jīng)費(fèi)比重大,不重視檔案工作,對于檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足,有的高校根本沒把檔案工作經(jīng)費(fèi)列入規(guī)劃中,有的即使列入了規(guī)劃,所占比例也很少。

4.管理模式呆板陳舊,手段落后

有些高校仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。在當(dāng)今電子技術(shù)的飛速發(fā)展,特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè),檔案管理技術(shù)跟不上時代的步伐,很多高校檔案部門硬件設(shè)備落后,軟件還使用單機(jī)版,更新不及時。

5.對檔案工作宣傳不夠,群眾參與意識薄弱

由于檔案工作宣傳力度不深,廣度不夠,在社會上影響不大,知名度不高,很多人對檔案不了解,檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、人物、檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,還沒有被廣大群眾所認(rèn)識。

三、加強(qiáng)高校檔案管理的措施建議

高校檔案建設(shè)面臨挑戰(zhàn)的同時,也面臨著機(jī)遇,高校檔案工作也要順應(yīng)時代的發(fā)展變化,制定自己在知識經(jīng)濟(jì)中的戰(zhàn)略對策。

1.更新觀念,提高檔案管理意識

高校檔案界必須及早認(rèn)識知識經(jīng)濟(jì)、信息文明給檔案工作帶來的沖擊和機(jī)遇,解放思想,更新觀念,樹立并強(qiáng)化與知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的新的思想觀念和意識形態(tài)。

2.轉(zhuǎn)變高校檔案管理模式

知識經(jīng)濟(jì)時代將給檔案管理工作帶來許多新的管理理念,促進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)變。主要包括由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變;由硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變;由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。

3.推進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化

面向知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案工作必須加快現(xiàn)代化步伐,必須因勢利導(dǎo),與現(xiàn)代化建設(shè)接軌。運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索、利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化,加速檔案應(yīng)用信息高速公路建設(shè)。進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),充分利用檔案信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

4.培養(yǎng)適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)要求的高校檔案人才隊(duì)伍

要盡快在高校檔案干部隊(duì)伍中普及現(xiàn)代知識教育,改善他們原有知識結(jié)構(gòu),加強(qiáng)對他們的新思想、新知識、新技術(shù)的培養(yǎng),尤其注重培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新方法,用各種適于檔案工作的新知識和新技術(shù)(特別是信息技術(shù))來武裝高校檔案工作者。如“文檔圖情資一體化”思路及信息網(wǎng)絡(luò)化的趨勢。那么,如何培養(yǎng)高校檔案工作者?途徑和措施主要有:加強(qiáng)高校的檔案人才意識;建立并完善高校檔案人才培養(yǎng)的競爭激勵機(jī)制;進(jìn)行定期或脫產(chǎn)培訓(xùn);通過各種途徑提高高校檔案工作者的素質(zhì)。

四、結(jié)語

在知識經(jīng)濟(jì)時代,檔案管理事業(yè)作為繼承保護(hù)與開發(fā)人類文明遺產(chǎn)的一部分,將對科技的發(fā)展和社會的進(jìn)步產(chǎn)生重大影響,占有著舉足輕重的地位。知識經(jīng)濟(jì)時代為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了極好的機(jī)遇,但也在思想上,檔案管理的方式、方法、手段上,檔案工作者的素質(zhì)上提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此,高校檔案部門應(yīng)從加強(qiáng)思想意識的轉(zhuǎn)變,樹立新的觀念入手,以提高人員素質(zhì)為根本,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化,大力開發(fā)檔案信息資源為知識經(jīng)濟(jì)服務(wù)。大刀闊斧地對高校檔案管理進(jìn)行變革,實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理,找到高校檔案管理與知識經(jīng)濟(jì)的結(jié)合點(diǎn),才能盡快將高校檔案中豐富的科學(xué)文化知識和高新技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,促進(jìn)社會生產(chǎn)力向前發(fā)展,從而促進(jìn)高校檔案管理在知識經(jīng)濟(jì)時代地位的提高和作用的發(fā)揮。