吳 嵐

（常州大學(xué) 檔案館，江蘇 常州 213000）

為適應(yīng)辦公自動(dòng)化與檔案管理現(xiàn)代化的需要，更好地開發(fā)利用檔案信息資源，中華人民共和國檔案行業(yè)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）（以下簡稱 《規(guī)則》）于2000年出臺(tái)，推行文書檔案以件為單位進(jìn)行歸檔整理，在計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件的輔助下，可以直接管理到文件級(jí)。《規(guī)則》容易理解，操作簡便，既降低了對(duì)檔案人員的專業(yè)知識(shí)要求，又簡化了工作程序和操作方法，也方便了保管、查找和利用，還能減輕檔案人員的工作強(qiáng)度，提高工作效率，是檔案工作方式上的一大進(jìn)步。

從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合自身的特點(diǎn)，合理、準(zhǔn)確地貫徹和實(shí)施好《規(guī)則》，是檔案部門和全體檔案人員必須做好的一項(xiàng)重大工作。通過實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、解決問題、總結(jié)問題，探索工作方法、豐富檔案理論，是檔案人員應(yīng)盡的責(zé)任。本文旨在對(duì)《規(guī)則》實(shí)施過程中出現(xiàn)的一些新問題進(jìn)行探索。

一、對(duì)《歸檔文件整理規(guī)則》適用范圍進(jìn)行擴(kuò)展的探討

《規(guī)則》將歸檔文件定義為：“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料?！边m用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，主要針對(duì)文書檔案，暫不涉及科技、會(huì)計(jì)、聲像、照片等其它類型檔案的整理工作。由此也帶來了一個(gè)新問題：同一單位同一年的檔案有立件和立卷兩種歸檔整理方式并存，給檔案的整理、利用、統(tǒng)計(jì)等帶來不便。此外，在檔案管理工作中，文書之外的其他類型檔案，即科技、聲像等門類及其它載體檔案是否也可以執(zhí)行按件歸檔，讓件的優(yōu)點(diǎn)在更多的領(lǐng)域得以發(fā)揮其優(yōu)越性呢？經(jīng)過理論考證和類比實(shí)驗(yàn)，我認(rèn)為將改革推廣到更大的范圍在理論上和實(shí)際操作中是能夠?qū)崿F(xiàn)的。

（一）立足原則，轉(zhuǎn)變思維，勇于開拓，善于創(chuàng)新，是實(shí)現(xiàn)《規(guī)則》適用范圍擴(kuò)展的思想前提。

《規(guī)則》推行文書檔案“卷改件”，是檔案史上的一次重大突破性改革，宗旨是“強(qiáng)化收集、簡化整理，細(xì)化檢索、深化利用”。在此基礎(chǔ)上，凡有利于提高工作效率、簡化工作程序、保證整理質(zhì)量、優(yōu)化檢索效果、方便用戶利用、減輕工作負(fù)擔(dān)、符合立檔精神與原則的，就應(yīng)該得到鼓勵(lì)，進(jìn)而對(duì)完善檔案理論體系、促進(jìn)檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)、推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新與創(chuàng)優(yōu)起到積極的推動(dòng)作用。實(shí)踐中的各種舉措，應(yīng)該是檔案改革的繼續(xù)，也是檔案工作跟上信息時(shí)代發(fā)展的必要?jiǎng)恿蛯?shí)踐手段。實(shí)踐之后才能出理論，理論之后才有規(guī)范，規(guī)范之后才有創(chuàng)新，創(chuàng)新之后才是飛躍。因此，原則要遵守，思想也要解放；標(biāo)準(zhǔn)要執(zhí)行，探索也要進(jìn)行。

（二）認(rèn)識(shí)“件”與“卷”的本質(zhì)，是實(shí)現(xiàn)《規(guī)則》適用范圍擴(kuò)展的理論前提。

案卷，無論哪一類、哪一種載體的，都是由相互關(guān)聯(lián)的件組合而成的。只不過文書類的“件”內(nèi)涵界定比較容易，而科技等類的“件”內(nèi)涵界定比較復(fù)雜些，要因?yàn)闄n案不同的個(gè)性特點(diǎn)而靈活進(jìn)行處理；而非紙質(zhì)的檔案，與紙質(zhì)之間的差異其實(shí)主要是載體類型的不同，在立卷時(shí)代或是相互關(guān)聯(lián)的件組成一卷，或一件就是一卷。所以，卷的實(shí)質(zhì)其實(shí)就是：件+件（或卷=件）。文書檔案如此，科技檔案亦如此；紙質(zhì)檔案這樣，特殊載體也是這樣。件是組卷的基礎(chǔ)，也是最小的被組合單位，件還是最小的獨(dú)立單位。改立卷為立件，以件為單位對(duì)檔案進(jìn)行整理和保存，只不過改變了一些思維習(xí)慣，調(diào)整了一下整理方法，變換了一種著錄方式，改變了既定的存放習(xí)慣，檔案本身內(nèi)涵是不會(huì)受這些外在因素影響而發(fā)生質(zhì)的變化的。不同種類的檔案，有的類型可以卷改件，有的不能卷改件之說理論根據(jù)難令人信服。

（三）良好的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，完善的檔案管理系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)《規(guī)則》適用范圍擴(kuò)展的物質(zhì)前提。

《規(guī)則》是2000年出臺(tái)的，那時(shí)計(jì)算機(jī)數(shù)量還很少，功能也不強(qiáng)，檔案管理軟件處于初級(jí)開發(fā)階段，經(jīng)過進(jìn)十年的發(fā)展，計(jì)算機(jī)早已成為一般辦公用具，檔案管理系統(tǒng)功能更加完善和規(guī)范，檔案人工檢索完全可被計(jì)算機(jī)檢索替代，而計(jì)算機(jī)不僅可以直接檢索到單個(gè)的件，而且可以利用軟件進(jìn)行批量檢索，這個(gè)功能可以檢索出有成套性特點(diǎn)的科技檔案，當(dāng)然，文件級(jí)科技檔案成套檢索的實(shí)現(xiàn)，是要借助于檔案整理階段有目有性的整理，使科技檔案既符合文件級(jí)整理的宗旨，又能便于成套檢索。

（四）根據(jù)科技檔案等類型檔案自身特點(diǎn)，進(jìn)行個(gè)性整理，是實(shí)現(xiàn)《規(guī)則》適用范圍擴(kuò)展的技術(shù)前提。

科技檔案由于形成規(guī)律與自身的特點(diǎn)，一般具有專業(yè)性、成套性、多樣性、漸全性等特點(diǎn)，長期在手工檢索下的科技檔案強(qiáng)調(diào)成套歸檔，按卷整理，集中存放，以保證其完整性，方便日常的查找和利用。改用件的方式去整理科技檔案，由于科技檔案的收集范圍和收集方式不變，將檔案按原卷的方式進(jìn)行排序和確定保管期限，按件各自裝訂，必要時(shí)進(jìn)行便于計(jì)算機(jī)檢索的預(yù)處理（如統(tǒng)一名稱等）后，直接錄入檔案管理軟件進(jìn)行文件級(jí)管理，查檔時(shí)不僅可以成批查找，而且可以直接查找到單個(gè)的件，管理和利用上都很方便、快捷、準(zhǔn)確。檔案實(shí)體可按原卷的內(nèi)容分段進(jìn)行裝盒，也可按文書檔案的大流水方法進(jìn)行存放，這樣既不破壞科技檔案的成套性，又不違反集中管理的原則，保證科技檔案的完整性，還照顧到原來卷的習(xí)慣。其他載體的檔案可結(jié)合文書和科技檔案立件的優(yōu)點(diǎn)靈活進(jìn)行。

由上可知，科技等其他類型檔案上進(jìn)行“卷改件”理論上并不違反檔案整理原則和立檔精神，技術(shù)上無不可逾越的障礙，全部執(zhí)行，反而能使工作思路統(tǒng)一，檔案整齊劃一，方法簡便易行。那么問題的關(guān)鍵在哪里呢？關(guān)鍵是對(duì)“件”的深化理解和活用。

二、“件”的擴(kuò)展與“組件”問題的探討

中國礦業(yè)大學(xué)的李真在《實(shí)施〈歸檔文件整理規(guī)則〉若干問題的思考》一文中提出了對(duì)成套或?qū)I(yè)性、同類型的文件采用“組件”的形式歸檔，這與我在實(shí)踐操作中的需求和總結(jié)得出的經(jīng)驗(yàn)是一致的。“組件”，將其理解為將有特定內(nèi)在聯(lián)系的一定數(shù)量的文件進(jìn)行有機(jī)的整合，使其成為一件檔案的過程。有了這個(gè)關(guān)鍵性的理解，在操作層面就可以實(shí)現(xiàn)所有種類檔案的“卷改件”。

（一）成套或?qū)I(yè)性、同類型的文件完全按照《規(guī)則》的要求進(jìn)行立件的缺點(diǎn)。

1.整理繁瑣，工作量大：成套或?qū)I(yè)性、同類型的文件，如會(huì)議文件、介紹信、簡報(bào)、辦公會(huì)議記錄等，如果嚴(yán)格按照《規(guī)則》的要求來確定和整理，操作上很繁瑣，整理上的工作量不僅沒能得到簡化，反而增加了，工作環(huán)節(jié)增加，在保管和利用方面也造成諸多的不便，檔案還易散失。

2.破壞文件間的有機(jī)聯(lián)系，檔案實(shí)體分散保存，利用不便：檔案是要保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系的，而檔案隨歸的實(shí)現(xiàn)，使得更多有內(nèi)在聯(lián)系的文件實(shí)體，或在不同的時(shí)間，或由不同的機(jī)構(gòu)歸入檔案部門，檔案實(shí)體很可能因此而存放在不同的物理位置，其文件間的有機(jī)聯(lián)系被破壞，不符合檔案的歸檔精神，實(shí)體即使能通過檔案管理軟件查找到準(zhǔn)確的存放地點(diǎn)，人工存取工作量還是加大了。

3.計(jì)算機(jī)檢索時(shí)不易查找：檔案管理軟件多設(shè)計(jì)有計(jì)算機(jī)模糊化條件檢索功能，模糊檢索雖然可以準(zhǔn)確檢索出每一件單體文件，但卻不一定能一次檢索出有內(nèi)在聯(lián)系的所有關(guān)聯(lián)件，這些關(guān)聯(lián)件在計(jì)算機(jī)檢索中只有在題名欄、責(zé)任者欄等少數(shù)幾個(gè)欄目才有可能有檢索條件上的聯(lián)系性或共性，而實(shí)際上檔案中有內(nèi)在聯(lián)系的文件題名不統(tǒng)一、責(zé)任者不同情況是大量存在的，使用計(jì)算機(jī)即使多條件、多次檢索仍可能出現(xiàn)漏檢，查全率低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力；如果在立件時(shí)完全依靠題名方面的預(yù)處理，那無疑給檔案人員增加了太多工作量。

4.科技檔案和其它載體形式的檔案不能實(shí)現(xiàn)按件歸檔：主要如照片、財(cái)會(huì)帳本、光盤等，由于這些檔案的組成十分鎖碎，純粹單件式的歸檔帶來的不便顯而易見。

（二）“件”的理論基礎(chǔ)和操作上的可行性。

1.《規(guī)則》及《釋義》中規(guī)定有“一般以每份文件為一件”，下述幾種形式，歸納起“件”來實(shí)際上就有兩種形式：（1）自然件為一件的；（2）兩件或以上自然件組合成一件（如 “來文與復(fù)文可為一件”，“未裝訂的式樣同一的表格以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件”等）。這實(shí)際上就是“組件”形式了，只是比較簡單。如果根據(jù)這個(gè)精神，在工作中將這個(gè)范圍進(jìn)行適度的擴(kuò)展，將一些相互關(guān)聯(lián)件進(jìn)行有機(jī)的組合，模仿“卷”的一些外在形式，將原“卷”的優(yōu)點(diǎn)嫁接到“件”中，化繁為簡，實(shí)現(xiàn)所有載體形式和類型的檔案以件的形式歸檔，會(huì)更符合各基層單位的操作模式。

2.“組件”的原則。內(nèi)容簡單、數(shù)量少的有內(nèi)在聯(lián)系的關(guān)聯(lián)件，如小型會(huì)議材料、辦公會(huì)議記錄、同一類圖紙等?！敖M件”是較為主觀的理解性條件，無法用硬性規(guī)則進(jìn)行具體規(guī)定，其尺度掌握有一定的難度，需要在進(jìn)一步的實(shí)踐和探討中尋找適合各單位的規(guī)范。

3.手工整理和計(jì)算機(jī)檢索方面。給“組件”進(jìn)行一定的預(yù)處理是十分必要的，其手工整理方面必要時(shí)可以給組好的“件”添加一個(gè)封面，在封面上擬定適合的題名，并填寫“件”內(nèi)目錄，標(biāo)明頁碼，與正式文件一同裝訂。在檔案管理軟件中錄入的是“組件”名，當(dāng)計(jì)算機(jī)進(jìn)行模糊條件檢索時(shí)，可以保證調(diào)出的是與之有關(guān)的所有關(guān)聯(lián)件，檔案管理軟件可以實(shí)現(xiàn)全文檢索的，可直接鏈接數(shù)字化文檔，查找到全部內(nèi)容；檔案管理軟件只能實(shí)現(xiàn)目錄管理的，一般可以利用軟件中類似“二級(jí)目錄”管理功能，錄入“件”內(nèi)目錄，實(shí)現(xiàn)“組件”內(nèi)具體件在計(jì)算機(jī)下的檢索。

引入“組件”的概念后，在《規(guī)則》精神允許的范圍內(nèi)，更便于檔案人員結(jié)合各自單位實(shí)際，簡便、高效地進(jìn)行檔案的整理、保管和利用。

檔案實(shí)現(xiàn)以“件”為單位、隨時(shí)歸檔的方式，是中國檔案史上的一次重大改革，無論在思維上、操作上都完全有別于傳統(tǒng)的方式，極易在實(shí)踐中出現(xiàn)偏差，給檔案工作帶來損失。在實(shí)踐中思考、思考中探索、探索中總結(jié)，減少工作上的偏差，尋找出最佳方案，優(yōu)化檔案工作的方法，豐富檔案工作的理論，更好地做好檔案工作，是檔案人員應(yīng)該有的工作態(tài)度。

［1］李真，巨珺.實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》若干問題的思考.蘭臺(tái)世界面2005.7：33-34.

［2］任樟祥.擴(kuò)大《規(guī)則》使用范圍及其有關(guān)問題的思考.浙江檔案，2003.2：27-28.

［3］葛志媛.《規(guī)則》也適用于科技檔案管理.蘭臺(tái)世界，2004.2：20-21.