張曉毅 王翠霞 魯君誼

（1.銅陵學(xué)院，安徽 銅陵 244000；2.銅陵化學(xué)工業(yè)集團(tuán)有限公司，安徽 銅陵 244000）

基于ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制探析

張曉毅1王翠霞2魯君誼1

（1.銅陵學(xué)院，安徽 銅陵 244000；2.銅陵化學(xué)工業(yè)集團(tuán)有限公司，安徽 銅陵 244000）

在信息化浪潮席卷全球的經(jīng)濟(jì)背景下，企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resource Planning，簡(jiǎn)稱ERP)作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，正逐步在企業(yè)中得到廣泛應(yīng)用。然而，ERP在推動(dòng)企業(yè)信息化管理的同時(shí)，也打破了企業(yè)原有的內(nèi)部控制體系，給企業(yè)增添了很多不穩(wěn)定因素。文章分析了ERP系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，探討了完善ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的措施。

內(nèi)部控制；企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)；企業(yè)信息化

近年來(lái)，在信息化浪潮席卷全球的背景下，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)發(fā)生了巨大的變化。企業(yè)資源計(jì)劃 (Enterprise Resource Planning，簡(jiǎn)稱ERP)作為企業(yè)信息化建設(shè)的核心組成部分，正逐步在企業(yè)中得到廣泛的應(yīng)用。但是，當(dāng)我們關(guān)注其為企業(yè)帶來(lái)巨大的管理變革和經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，也必須充分認(rèn)識(shí)到由于ERP系統(tǒng)自身的特點(diǎn)所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，研究和制定ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制新的策略，就成為ERP系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用中不容忽視的新課題。

一、ERP概念及內(nèi)部控制目標(biāo)

（一）ERP概念

ERP系統(tǒng)是基于客戶服務(wù)器體系、面向?qū)ο蠹夹g(shù)、關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、圖形用戶界面、第四代語(yǔ)言、網(wǎng)絡(luò)通訊等信息技術(shù)的一個(gè)廣泛而開放的企業(yè)信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)更是各種信息如供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等信息高度集成的結(jié)果。

ERP系統(tǒng)在企業(yè)中應(yīng)用的核心思想是以企業(yè)供應(yīng)鏈管理為核心，盡可能地整合企業(yè)的全部?jī)?nèi)、外部資源，加快企業(yè)資金流和信息流的流通速度，提高企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力。這種先進(jìn)的管理模式給企業(yè)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算體系帶來(lái)了前所未有的沖擊，也給企業(yè)內(nèi)部控制和管理模式提出了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

（二）內(nèi)部控制及其目標(biāo)

內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序的集合。廣義地講，一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部控制是指企業(yè)的內(nèi)部管理控制系統(tǒng)，包括為保證企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)所采取的一系列必要的管理措施。

在ERP環(huán)境下，實(shí)施內(nèi)部控制活動(dòng)的目標(biāo)也發(fā)生了很大的改變，概括起來(lái)有如下幾點(diǎn)：

1.利用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估手段重新確定企業(yè)關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程；

2.評(píng)估整個(gè)流程和控制的設(shè)計(jì)是否合理，檢查這些控制是否很好地滿足和支持最終業(yè)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；

3.評(píng)估ERP系統(tǒng)中各崗位職責(zé)是否分離，確保在整個(gè)流程中存在正確的稽核點(diǎn)和平衡點(diǎn)，限制重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的訪問(wèn)權(quán)限；

4.評(píng)估控制方式是否合理，例如基于手工流程的控制和基于系統(tǒng)的自動(dòng)控制是否搭配適當(dāng)。

二、ERP管理系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用中面臨的新風(fēng)險(xiǎn)

ERP管理系統(tǒng)在企業(yè)的應(yīng)用過(guò)程中，風(fēng)險(xiǎn)一般來(lái)自四個(gè)方面：業(yè)務(wù)流程、技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)質(zhì)量和系統(tǒng)訪問(wèn)。其中，業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響最為深遠(yuǎn)，它對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理和財(cái)務(wù)方面的監(jiān)控提出了更高的要求，這方面的風(fēng)險(xiǎn)特征相比過(guò)去發(fā)生了根本性的變化。針對(duì)ERP管理系統(tǒng)存在的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)制定相應(yīng)的內(nèi)部控制措施。

（一）業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)

ERP管理系統(tǒng)的實(shí)施引起企業(yè)各個(gè)方面的巨大變化，在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。在ERP系統(tǒng)實(shí)施以前，許多企業(yè)基于計(jì)算機(jī)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，基本都是圍繞某一業(yè)務(wù)功能或者是職能部門而設(shè)計(jì)和運(yùn)行的，比如銷售系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)都是一個(gè)個(gè)相互獨(dú)立的業(yè)務(wù)流程。而ERP系統(tǒng)集成了企業(yè)運(yùn)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，一個(gè)完整的ERP系統(tǒng)亦即是企業(yè)人力資源、財(cái)務(wù)核算、銷售網(wǎng)絡(luò)、制造加工以及供應(yīng)鏈管理等各業(yè)務(wù)流程的集成，實(shí)現(xiàn)了跨職能部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)能夠使企業(yè)多方受益：對(duì)競(jìng)爭(zhēng)壓力和市場(chǎng)機(jī)會(huì)的迅速反應(yīng)，靈活的產(chǎn)品裝配，減少庫(kù)存以及更加有效的供應(yīng)鏈管理。與此同時(shí)，企業(yè)過(guò)去基于文件審批的內(nèi)部控制機(jī)制，已無(wú)法適應(yīng)ERP基于業(yè)務(wù)流程的管理需要。更重要的是，由于企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)作更加依賴于ERP系統(tǒng)，這種依賴和信息系統(tǒng)本身的特點(diǎn)導(dǎo)致了企業(yè)新的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。如果不能很快建立起新的、有效的內(nèi)部控制，必然對(duì)企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生不利影響。

（二）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

ERP管理系統(tǒng)的使用涉及到整個(gè)企業(yè)的全部業(yè)務(wù)流程，高度集成的功能和系統(tǒng)，使用戶無(wú)論在企業(yè)的哪個(gè)角落都能獲得訪問(wèn)系統(tǒng)并且控制或改變重要的業(yè)務(wù)參數(shù)的可能。顯然，ERP管理系統(tǒng)的特點(diǎn)一方面使企業(yè)員工以更大的靈活性去處理問(wèn)題、提高效率，但另一方面如果對(duì)這種靈活性缺乏有效的控制，那么ERP的高度集成性和分布式的系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)同樣會(huì)為企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)和漏洞。

（三）數(shù)據(jù)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)的有效運(yùn)行是建立在有效數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上的，如果企業(yè)不能保證錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，那么ERP管理系統(tǒng)的使用是沒(méi)有任何意義的。在ERP管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的錄入一般有兩種方式：一種是人工錄入，另一種是通過(guò)數(shù)據(jù)錄入裝置錄入。對(duì)于后一種方式，數(shù)據(jù)錄入的差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)較小，但人工錄入的方式差錯(cuò)率就可能比較高。雖然ERP系統(tǒng)中可以設(shè)置一些參數(shù)來(lái)對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行報(bào)警，但無(wú)法從根本上解決這類問(wèn)題。

（四）系統(tǒng)訪問(wèn)風(fēng)險(xiǎn)

由于ERP管理系統(tǒng)將所有大量的業(yè)務(wù)應(yīng)用功能集成在一個(gè)系統(tǒng)環(huán)境之下，ERP用戶就可能有更多的機(jī)會(huì)訪問(wèn)其它與之不相關(guān)的信息。雖然，ERP系統(tǒng)中都有權(quán)限控制的功能，但這并不能完全保證信息的保密性和完整性。

三、在ERP系統(tǒng)環(huán)境下完善內(nèi)部控制的對(duì)策

（一）程序控制

程序控制是指依靠計(jì)算機(jī)程序?qū)?huì)計(jì)核算進(jìn)行內(nèi)部控制,以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自我保護(hù)。這種自我保護(hù)的內(nèi)部控制往往比通過(guò)各種管理制度實(shí)現(xiàn)的控制更為有效，如身份和權(quán)限控制。對(duì)用戶、文件分別授予不同級(jí)別的特權(quán)，以防止未經(jīng)授權(quán)的人員有意進(jìn)入系統(tǒng)或無(wú)意誤入系統(tǒng)，不允許合法用戶使用權(quán)限之外的設(shè)備、文件或程序，不允許進(jìn)行各種越權(quán)操作。另外對(duì)ERP軟件更換、修改、升級(jí)時(shí)，要有一定的審批手續(xù)，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，以保證ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的連續(xù)性和安全性。同時(shí)要定期對(duì)計(jì)算機(jī)程序及軟件進(jìn)行維護(hù)，推出防止計(jì)算機(jī)病毒黑客等入侵的措施。

（二）建立健全ERP系統(tǒng)中的崗位設(shè)置

建立ERP系統(tǒng)崗位責(zé)任制，主要是要明確每個(gè)工作的職責(zé)范圍，便于企業(yè)更便捷地進(jìn)行內(nèi)部控制。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能崗位可以設(shè)置為銷售、生產(chǎn)、庫(kù)存、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、出納、審核、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位；ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護(hù)ERP系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位，各崗位應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，但又相互聯(lián)系，相互制約。

（三）操作控制

通過(guò)ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)ERP軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限。一般包括輸入和輸出兩部分控制，首先輸入控制要保證輸入到計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都經(jīng)過(guò)了嚴(yán)格的審核，并且所有的會(huì)計(jì)信息都是正確的，例如在ERP系統(tǒng)運(yùn)行中，預(yù)防未經(jīng)審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)以及對(duì)錯(cuò)誤的原始憑證拒絕輸入、及時(shí)更正和再輸入；凡上機(jī)操作人員必須經(jīng)過(guò)授權(quán)；禁止原系統(tǒng)開發(fā)人員接觸或操作計(jì)算機(jī)，熟悉計(jì)算機(jī)的無(wú)關(guān)人員不允許任意進(jìn)入機(jī)房；在輸出控制方面最重要的目標(biāo)是保證各種輸出結(jié)果的正確性、真實(shí)性、完整性，保證輸出的接觸人員僅限于經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員。建立輸出記錄；建立輸出文件及報(bào)告的簽章制度；建立輸出授權(quán)制度；嚴(yán)格減少資產(chǎn)的文件輸出，如開支票、發(fā)票、提貨單要經(jīng)過(guò)有關(guān)人員授權(quán)，并經(jīng)過(guò)有關(guān)人員審核簽章。此外，運(yùn)用數(shù)據(jù)文件的保護(hù)和數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)也可以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全；對(duì)重要的ERP檔案進(jìn)行雙備份，應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)，并做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等工作。

（四）充分發(fā)揮內(nèi)部及外部審計(jì)職能

由于審計(jì)是以內(nèi)部控制系統(tǒng)為基礎(chǔ)的，外部審計(jì)人員為了對(duì)被審計(jì)單位會(huì)計(jì)資料的公正性發(fā)表意見，必須首先研究和評(píng)價(jià)內(nèi)部控制。內(nèi)部審計(jì)人員亦如此，他們從評(píng)價(jià)各部門的內(nèi)部控制制度入手，在生產(chǎn)、采購(gòu)、銷售、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、人力資源管理等各個(gè)領(lǐng)域查找管理漏洞，識(shí)別并防范風(fēng)險(xiǎn)，查錯(cuò)糾弊，對(duì)既成損失提出應(yīng)對(duì)策略等，而且有時(shí)內(nèi)部審計(jì)還直接以完善內(nèi)部控制為目的。因此企業(yè)應(yīng)認(rèn)真聽取審計(jì)人員的寶貴意見，不斷完善內(nèi)部控制系統(tǒng)。

（五）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，開展全面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

根據(jù)COSO內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理框架建立和完善內(nèi)部控制體系是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在公司內(nèi)部控制體系建設(shè)和執(zhí)行的過(guò)程中，關(guān)注企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)比關(guān)注細(xì)節(jié)更重要。在ERP環(huán)境下，應(yīng)從以下幾個(gè)方面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估：

1.確定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目標(biāo)

業(yè)務(wù)活動(dòng)層面風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目標(biāo)應(yīng)針對(duì)各主要活動(dòng)并與其他活動(dòng)保持一致，在內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的實(shí)踐中，可以從影響財(cái)務(wù)報(bào)告目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，如財(cái)務(wù)報(bào)告錯(cuò)誤、資產(chǎn)安全受到威脅等方面入手進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

2.確定重要業(yè)務(wù)流程并對(duì)其進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

與重要會(huì)計(jì)科目和披露事項(xiàng)相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程就是重要業(yè)務(wù)流程，重要性是以會(huì)計(jì)科目和事項(xiàng)的披露對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告的影響為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)判的。在ERP系統(tǒng)中由于各功能模塊的集成，在進(jìn)行流程描述時(shí)，除進(jìn)行文字說(shuō)明外還應(yīng)配備跨職能部門的流程圖。進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理首先要識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，然后要確定風(fēng)險(xiǎn)，最后估計(jì)風(fēng)險(xiǎn)因素的重要程度，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，確定內(nèi)控評(píng)估重要性的優(yōu)先次序。

3.在財(cái)務(wù)報(bào)告中對(duì)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)及內(nèi)部控制進(jìn)行認(rèn)定

財(cái)務(wù)報(bào)表認(rèn)定包括存在或發(fā)生、完整性、估價(jià)或分?jǐn)?、?quán)利與義務(wù)、表達(dá)與披露幾個(gè)方面。財(cái)務(wù)報(bào)表認(rèn)定是管理層進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估進(jìn)而確保內(nèi)部控制體系有效性的基礎(chǔ)。

（六）強(qiáng)化“以人為本”的管理思想

企業(yè)作為一個(gè)以人為主體的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，內(nèi)部控制的實(shí)質(zhì)就是要規(guī)范公司內(nèi)部各組成人員的行為，同時(shí)再好的制度、再完美的規(guī)章，最終都是要“人”去執(zhí)行和實(shí)施的，因此在實(shí)施和完善現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制制度時(shí)，“以人為本”應(yīng)該是核心。企業(yè)在實(shí)行內(nèi)部控制制度時(shí)，要讓所有人都認(rèn)識(shí)到企業(yè)內(nèi)部控制不僅是企業(yè)管理人員、內(nèi)部審計(jì)或董事會(huì)的事，組織中的每一個(gè)人都對(duì)內(nèi)部控制負(fù)有責(zé)任，明確這種責(zé)任有利于企業(yè)員工團(tuán)結(jié)一致，使其主動(dòng)地維護(hù)及改善公司的內(nèi)部控制，而不是被動(dòng)地執(zhí)行內(nèi)部控制。企業(yè)要樹立“以人為本”的管理理念，充分挖掘人的創(chuàng)造潛力，建立良好的企業(yè)文化，形成共有的價(jià)值觀、信念和行為準(zhǔn)則，同時(shí)通過(guò)各種途徑對(duì)全員進(jìn)行培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，讓全體職工認(rèn)識(shí)到自己在內(nèi)部控制中所負(fù)的責(zé)任及內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)和自身的重要意義，從而使所有的人都處于制度的控制之中。

四、結(jié) 語(yǔ)

ERP環(huán)境下，企業(yè)業(yè)務(wù)處理和信息傳遞的高度信息化，是以軟件和計(jì)算機(jī)控制來(lái)體現(xiàn)的，因此，還需要一系列的內(nèi)部控制制度對(duì)人的行為加以規(guī)范和分工。只有人機(jī)的相互配合，才能發(fā)揮ERP的巨大優(yōu)勢(shì)。內(nèi)部控制制度主要是做人的工作，矯正人的行為，需要有相應(yīng)的組織、指揮和協(xié)調(diào)能力，培養(yǎng)大批這樣的“全才”，顯然需要很長(zhǎng)的過(guò)程。應(yīng)加大注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的審計(jì)力度，注冊(cè)會(huì)計(jì)師出具的內(nèi)部控制制度評(píng)價(jià)意見，一方面能夠監(jiān)督制度執(zhí)行者的行為，另一方面能有效防范風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)投資者的利益。內(nèi)部控制貴在落實(shí)，只有在落實(shí)中才能發(fā)現(xiàn)制定的制度是否合理，這一重任應(yīng)該不僅是依靠?jī)?nèi)部審計(jì)和注冊(cè)會(huì)計(jì)師審計(jì)去完成，還要輔以信息的反饋機(jī)制和評(píng)價(jià)體系為平臺(tái)，從而對(duì)內(nèi)部控制的實(shí)施加以不斷的完善和改進(jìn)。當(dāng)企業(yè)達(dá)到一定規(guī)模和一定管理水平后，加強(qiáng)內(nèi)部控制是企業(yè)發(fā)展內(nèi)在的客觀要求，是企業(yè)健康發(fā)展的必由之路。

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F275

A

1672-0547（2010）01-0035-02

2009-10-21

張曉毅（1964-），男，安徽太湖人，銅陵學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)系副教授，研究方向：會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、審計(jì)學(xué)；王翠霞（1964-），女，安徽銅陵人，銅陵化學(xué)工業(yè)集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)師。

銅陵學(xué)院2009年校企合作項(xiàng)目（編號(hào)：2009tlxyxdz015）。