冒紅

高校院系檔案管理方法探討

冒紅

分析了高校院系檔案管理中存在的問題，提出了改進高校院系教學檔案管理的措施。針對高校合并、規(guī)模加大和“一校多區(qū)”的具體情況，認為應充分利用網絡輔助教學檔案管理，建立教學檔案網絡管理系統(tǒng)的辦法是行之有效的。

檔案管理；高等學校；教學檔案；檔案網絡管理

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校管理體制改革的深化，一方面，合并升本辦學蔚然成風；另一方面，各高校不斷設置新的專業(yè)，擴大原有的專業(yè)規(guī)模，重點建設特色專業(yè)。因此，各高校及其院系的檔案工作需要交接、合并和重新整理。高校的檔案管理工作同時面臨機遇和挑戰(zhàn)。在這種新形勢下，探索高校院系檔案管理新方法具有深遠的意義。

一、教學檔案管理存在的問題

院系教學文件來源渠道較多，檔案管理內容可分為教學類、教材類、學科、專業(yè)與實驗室建設類。從2007年開始，對河南省5所院校共87個院系的教學檔案管理狀況的調查發(fā)現(xiàn)，存在的主要問題有：

（1）院系教學檔案收集不全，教職員工檔案意識不強。許多教學管理人員和教師對教學檔案的重要性認識不足，參與教學檔案資料的收集缺乏動力，認為檔案工作與自己的工作沒有直接關系。系部教學檔案材料沒有貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，存放不規(guī)范，容易出現(xiàn)教學檔案資料遺失等現(xiàn)象。部分教師認為教學材料是自己花費大量精力創(chuàng)造出來的，如優(yōu)秀教案、自編教材、教學參考資料等，怕存檔后丟失或使用不便，導致部分教學檔案被教師或教研室、實驗室分散保管。

（2）院系教學文件的收集周期長，檔案管理缺乏系統(tǒng)性和關聯(lián)性。高校院系的教學活動周期性較長，檔案管理的內容豐富而瑣碎，文件收集不及時，教學檔案記錄就缺乏完整性。在一些院系教學檔案材料的收集過程中，因為教師或管理人員的拖沓，一些材料不能及時歸檔，又缺乏統(tǒng)一的標準，造成檔案收集、分類與管理缺乏系統(tǒng)性和關聯(lián)性。院系教學檔案的資料收集和整理往往沒有一個系統(tǒng)有序的管理體制和統(tǒng)一的制度，管理上往往也沒有統(tǒng)一的標準，存在隨意性、零散性，缺乏連續(xù)性、系統(tǒng)性。往往在后期查閱檔案時才發(fā)現(xiàn)所收集的教學檔案是零散的，不能體現(xiàn)院系教學活動的連續(xù)性、完整性和系統(tǒng)性。再去重新收集，相應的原始資料則可能已經缺失或損毀。許多合并升本學校，升本后各院系的管理分散，日常工作中產生的檔案材料散存在各系、處室甚至個人手中，面廣量大頭緒多，這也給教學檔案的收集管理工作帶來被動與阻礙。

（3）院系教學檔案材料不規(guī)范，材料收集與整理帶有很大的隨意性。往往只注重紅頭文件的收集與整理，而不重視系級教學管理中產生的材料的收集。缺乏統(tǒng)一規(guī)范的教學檔案材料制作標準，許多教學材料在產生過程中顯得不規(guī)范，如教師編寫教案、出考試題、學生填寫重修和留降級復讀申請表等，或用圓珠筆填寫，或紙張大小不一，不便于歸檔保管。

（4）院系教學檔案人員一般都由教學秘書兼任，沒有專人負責文件材料的收集歸檔工作。隨著高校擴招和教育教學改革力度的不斷加大，院系教學管理任務日漸繁雜，教學秘書工作繁雜，壓力大，往往會忽視教學檔案的日常收集工作，等到要檢查時再突擊建檔，影響了教學檔案的質量。學校檔案管理部門雖然把院系檔案納入了檔案管理工作范圍，但院系的檔案、資料室與學校檔案管理部門沒有行政隸屬關系，院系的檔案管理取決于教學秘書對檔案管理的重視程度和技術水平。

（5）院系檔案管理意識淡薄，教學檔案管理手段落后。有關領導和檔案管理人員對院系級教學檔案的作用和意義認識不清，重視程度不夠。檔案的收集總是在管理人員的再三督促下，教師應付差事，臨時突擊、草率整理，而管理人員礙于情面，也不去及時糾正。大多數高等學校的院系級教學檔案都還停留在資料的“紙質收集、簽字、保存”階段，往往是成堆的紙質材料沒有經過分類整理登記，簡單地堆放在檔案柜中。缺乏利用教學檔案服務于后續(xù)教學工作的意識和手段，未能發(fā)揮教學檔案對后續(xù)教學活動的指導借鑒作用。

目前多數新建本科院校在學生成績管理方面實現(xiàn)了網絡管理，但系部教學檔案管理工作仍采用手工操作的現(xiàn)象還比較普遍。雖然配備了計算機，但仍然完全或大部分使用人工進行檔案管理，現(xiàn)代化的設備只是擺設。檔案管理人員還不能有效地應用計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等現(xiàn)代化辦公技術，增加了教學檔案資源合理配置及充分利用的工作難度。系部之間教學檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。管理經費不足、資金分配不合理與檔案數量激增的矛盾也日益突出。

（6）高校合并升本，規(guī)模擴大，很多大學“一校多區(qū)”，這也對教學檔案管理工作提出了新的和更高的要求。各單位開發(fā)的管理軟件標準化程度不高，產品著錄條目不一，保存的數據類型不一致，各種類型的數據庫不能相互轉換，不利于使用網絡資源共享，資源浪費嚴重，得不到有效的管理與利用，同時存在較大的網絡安全隱患和風險。

改進高校院系的檔案管理工作，急需構建起一種標準統(tǒng)一、數字化、網絡化、信息化的檔案管理模式，既要方便資料的全面采集，又要有利于實現(xiàn)資源共享。

二、改進檔案管理方法，建立檔案網絡管理系統(tǒng)

目前，在高校合并升本、規(guī)模加大和“一校多區(qū)”的格局形勢下，要搞好高校院系檔案管理，筆者認為，首先需要切實做好這樣幾個方面的工作：（1）加大檔案管理宣傳力度，增強教職工及有關領導的檔案管理意識。（2）運用各種現(xiàn)代化信息技術建立電子檔案，形成以電子檔案為主、紙質檔案為輔的檔案管理系統(tǒng)。（3）及時收集完善各種院系檔案文件，提高歸檔資料的完備率和規(guī)范程度，同時堅持開放檔案文件，方便師生檢索查詢，發(fā)揮檔案的資料價值。（4）加強電子檔案的安全管理。目前的電子檔案資料散存于部門或個人的電腦中，不規(guī)范，不系統(tǒng)，安全性也令人擔憂。如果遇到電腦病毒或人為操作失誤，就容易造成電子文件的丟失。

針對高校合并、規(guī)模加大和“一校多區(qū)”的具體情況，通過建立教學檔案網絡管理系統(tǒng)的辦法，改進高校院系檔案管理工作，效果明顯。就是依托校園網或Internet建立院系的檔案電子數據庫，然后各院系的數據庫匯聚成一體，組成教學檔案電子數據庫群，分置在教學檔案管理數字網絡平臺的框架項目中，同時將這個平臺連同所有的電子檔案資料數據庫存放在學院或外掛在學校的服務器上，以只讀的方式為全校師生提供方便快捷的信息服務。

將該系統(tǒng)應用于3所高校22個院系的檔案管理，經過兩年多的運行，回訪結果如下：方便快捷滿意度達89.3%，資源共享利用率達95.6%，開放程度61.4%，資料收集完整及時程度93.1%，文件保存安全性98.2%。這些數據顯示，院系檔案管理系統(tǒng)能夠激發(fā)各方面的教學信息傳播責任，促進教學管理的科學化和高效化，豐富了教學檔案內容，有利于充分發(fā)揮教學檔案的應有價值。

高校院系教學檔案管理系統(tǒng)支持各部門的教學檔案管理和辦公活動，采取集中存放、統(tǒng)一管理數據的方式。為了保證共享信息的安全，從數據安全和系統(tǒng)安全兩個方面加以保證。在數據管理安全方面，錄入數據要進行有效性檢驗，建立完善的數據備份和歸檔制度、系統(tǒng)管理員責任制度、關鍵程序的管理制度和服務器機房的管理制度；在系統(tǒng)管理安全方面，采用信息服務器的網絡安全、操作系統(tǒng)安全、數據庫安全和應用程序安全的多層安全機制保證。為了保護服務器上的信息資源，在信息服務器與校園網的連接處設置防火墻，防止非法用戶的頻繁登錄、猜測系統(tǒng)密碼。對服務器的開放端口進行限制，設置允許用戶訪問端口的時間，限制用戶訪問端口的IP地址等。在操作系統(tǒng)安全方面，系統(tǒng)管理員對用戶權限嚴格控制，有些用戶必須在指定的機器上進行某種操作。這些措施，保證了管理系統(tǒng)的安全性和完整性。

隨著計算機網絡技術的發(fā)展和廣泛應用，利用網絡輔助教學檔案管理，實現(xiàn)高校系部教學檔案信息管理的電子化、網絡化，實現(xiàn)行政事務管理的信息化和數字化，使管理流程化和規(guī)范化，實現(xiàn)信息資源共享，從而使數據收集與查詢更加方便靈活，大大降低了工作強度和工作量。

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G271

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1673-1999（2010）11-0164-02

冒紅（1956-），女，山東淄博人，洛陽理工學院（河南洛陽471023）土木工程系館員，研究方向為檔案系統(tǒng)開發(fā)與管理。

2010-03-02