趙雪飛

（赤峰學(xué)院 遠(yuǎn)程教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

淺談新歷史時(shí)期下高校檔案管理建設(shè)

趙雪飛

（赤峰學(xué)院 遠(yuǎn)程教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校檔案形成于高校各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面，是反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展變化的真實(shí)記錄.實(shí)踐證明，高校檔案對(duì)于推動(dòng)教育改革、提高教育教學(xué)質(zhì)量、科學(xué)管理學(xué)校、開(kāi)展教學(xué)研究、提高工作效率、維護(hù)學(xué)校權(quán)益、展示學(xué)校輝煌業(yè)績(jī)等具有重要作用.那么高校檔案事業(yè)作為社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分，務(wù)必迅速、有效地提供檔案材料，為學(xué)校的教學(xué)、科研和黨政管理等項(xiàng)工作服務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)校檔案在教育事業(yè)中的作用.因此，高校檔案管理模式的創(chuàng)新及質(zhì)量提高已是勢(shì)在必行.本文就新歷史時(shí)期下高校檔案管理工作中暴露出的問(wèn)題做了分析，并針對(duì)問(wèn)題結(jié)合新形勢(shì)提出了對(duì)高校檔案管理建設(shè)的建議.

高校；檔案；管理；建設(shè)

高校檔案管理工作是高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分,是高校履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)功能和開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的直接記錄.隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展,高校檔案管理工作也進(jìn)入了一個(gè)新的歷史階段,面臨著許多新情況新問(wèn)題,特別是隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,改革的不斷深化,高校檔案工作在高校管理中的地位和作用日益突出.新的形勢(shì)要求高校檔案工作要與時(shí)俱進(jìn),不斷創(chuàng)新檔案管理,努力把傳統(tǒng)的、封閉的、靜態(tài)的檔案信息,開(kāi)發(fā)成現(xiàn)代的、開(kāi)放的、動(dòng)態(tài)的信息資源,更好地服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展,服務(wù)于社會(huì).本文就加強(qiáng)高校檔案管理談?wù)剛€(gè)人的認(rèn)識(shí).

1 高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

《中華人民共和國(guó)檔案法》的頒布和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的施行,為高校檔案工作的依法開(kāi)展提供了法律依據(jù),奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),同時(shí)也創(chuàng)造了檔案事業(yè)健康發(fā)展的良好氛圍,高校的檔案建設(shè)也因此取得了很大的成就.在檔案管理工作上,學(xué)校的檔案意識(shí)在增強(qiáng),各部門(mén)對(duì)檔案工作的重視程度有了較大提高;檔案隊(duì)伍在逐年壯大,素質(zhì)也在不斷提高.但從整體上看,目前高校檔案管理工作無(wú)論是管理機(jī)制、管理手段、還是開(kāi)發(fā)利用、人員素質(zhì)都仍然存在著與高校事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的地方,需要不斷加強(qiáng)和改進(jìn).集中表現(xiàn)在:

一是檔案管理工作不規(guī)范.雖然部分高校按照檔案法的要求,加強(qiáng)了對(duì)檔案的領(lǐng)導(dǎo)和管理,并且按照國(guó)家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),建立了規(guī)范的檔案館,但仍然有部分高校因各種原因,檔案管理工作還沒(méi)有完全規(guī)范,檔案管理沒(méi)納入法制管理、科學(xué)管理軌道.檔案大多分散到校內(nèi)各單位多家管理,專(zhuān)兼職管理人員配備不到位,管理制度不健全;由于缺乏及時(shí)歸檔意識(shí),導(dǎo)致一些基層單位檔案長(zhǎng)期不整理、不裝訂,管理水平低,收集渠道不通暢.

二是檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后.新時(shí)期檔案工作的要求不斷提高,對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提出了新的更高要求.與發(fā)展的要求相比,部分高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足,適宜安全保存檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房缺乏,防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施不足;適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備配置不到位.庫(kù)房面積較小、設(shè)備老化或損壞等現(xiàn)象仍然存在.

三是管理人員綜合素質(zhì)有待提高.首先人員數(shù)量不足,檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員偏少.專(zhuān)職檔案員中具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例偏低.其次,檔案管理人員隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要,高?，F(xiàn)有的檔案人員雖經(jīng)過(guò)一定方式調(diào)整,改善了文化結(jié)構(gòu)和職稱(chēng)結(jié)構(gòu),大都具有大專(zhuān)以上文化程度,高中級(jí)職稱(chēng)人員占有一定比例,但隨著高校檔案范圍的拓展,現(xiàn)代化管理要求在不斷提高,其人員素質(zhì)不能滿(mǎn)足工作需要的矛盾仍然存在.管理人員存在檔案管理意識(shí)不明晰、專(zhuān)業(yè)知識(shí)不精通、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、創(chuàng)新意識(shí)不突出等諸多問(wèn)題.特別是能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的復(fù)合型的檔案管理人才仍顯得十分匱乏.檔案人員素質(zhì)制約了檔案現(xiàn)代化管理,影響了檔案的信息開(kāi)發(fā)和編研工作.第三,基層管理人員多為兼職,且頻繁更換,造成檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定,素質(zhì)參差不齊,為規(guī)范檔案管理工作增添了難度.

四是管理方式落后,信息化管理手段運(yùn)用很少.目前許多高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式,這種方式已經(jīng)越來(lái)越顯得無(wú)能為力,難以適應(yīng)信息化的要求;現(xiàn)代信息技術(shù)手段,如高校數(shù)據(jù)庫(kù)、校園網(wǎng)絡(luò)等沒(méi)有切實(shí)應(yīng)用到高校檔案管理工作中.檔案管理難為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動(dòng)服務(wù).有的學(xué)校盡管建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),但多僅限于簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)較高水平的數(shù)字化管理,難以開(kāi)展整體信息資料的開(kāi)發(fā)與利用.

高校檔案工作存在的這些問(wèn)題,究其原因是多方面的,最主要的原因有二.一是認(rèn)識(shí)不到位,重視不夠.表現(xiàn)在部分高校對(duì)檔案在學(xué)校工作中的功能和作用認(rèn)識(shí)不足,沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源,檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一.因而檔案意識(shí)不強(qiáng),重視不夠.二是檔案建設(shè)投入不足,在高等教育快速發(fā)展的今天,各學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中面臨許多困難,需要經(jīng)費(fèi)投入的地方很多,對(duì)檔案建設(shè)投入相對(duì)較少,致使檔案建設(shè)中許多應(yīng)該解決的問(wèn)題,得不到及時(shí)解決,檔案建設(shè)跟不上學(xué)校發(fā)展的步伐.

2 加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)的建議及措施

做好新時(shí)期高校檔案管理工作,需要進(jìn)一步加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、夯實(shí)基礎(chǔ),強(qiáng)化隊(duì)伍,規(guī)范管理,提升檔次,努力使檔案工作更好地服務(wù)于學(xué)校中心工作和建設(shè)發(fā)展.

2.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),為檔案管理工作提供組織保障.《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,各高校必然把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理.”高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分.高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源.作為信息資源的重要組成部分,檔案信息資源對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的、全方位的、不可替代的綜合貢獻(xiàn)力.高校檔案資料對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō),如同一面鏡子,它詳細(xì)真實(shí)地反映了一所學(xué)校逐步發(fā)展的整個(gè)歷史過(guò)程,它以各種不同的形式真實(shí)而客觀的記載著學(xué)校教學(xué)及管理過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié),它是廣大師生員工勞動(dòng)智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶,是認(rèn)識(shí)和把握高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù),是學(xué)校的寶貴財(cái)富.學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予高度重視,加大人財(cái)物的投入,特別是要把檔案現(xiàn)代化管理工作納入工作計(jì)劃和議事日程中,為檔案部門(mén)提供良好的工作條件,支持檔案部門(mén)參加學(xué)校的各項(xiàng)重要活動(dòng).同時(shí),還要提高廣大教職工對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí).檔案工作是一個(gè)專(zhuān)門(mén)的學(xué)問(wèn),涉及部門(mén)和范圍極為廣泛,必須引起廣大教職工,特別是管理工作者對(duì)檔案工作的重視,只有在思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí),才能增強(qiáng)大家的檔案意識(shí),使大家在各自的崗位上都對(duì)檔案工作給予高度重視,人人參與,共同做好檔案工作.

2.2 檔案管理規(guī)范化,完善管理體制和工作機(jī)制.做好高校檔案工作,在工作方式上必須遵循科學(xué)規(guī)范的原則,理順關(guān)系、健全制度,完善機(jī)制,規(guī)范管理.①工作體制上必須遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則,部門(mén)形成檔案,學(xué)校集中管理,防止分散管理出現(xiàn)的弊端.②完善管理制度.建立健全學(xué)校、部門(mén)和單位的檔案管理制度,從檔案的鑒別整理、保管征集、分類(lèi)歸檔、裁剪裝訂、建檔定級(jí)到查看借閱直至責(zé)任追究都要有完善的規(guī)章制度,推進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化;特別要做好檔案的收集、整理和歸檔工作.一是嚴(yán)把收集關(guān).要明確收集范圍,及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地收集學(xué)校教學(xué)科研和管理服務(wù)所形成的各類(lèi)材料,對(duì)學(xué)校一些重要活動(dòng)、重大事件要及時(shí)收集補(bǔ)充,確保檔案的完整性;二是嚴(yán)把鑒別關(guān).要對(duì)收集來(lái)的歸檔材料進(jìn)行認(rèn)真的鑒別審核,做到取之有據(jù)、舍之有理.三是嚴(yán)把整理關(guān).收集來(lái)的歸檔材料,要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行整理立卷,做到分類(lèi)準(zhǔn)確,編排有序,目錄清楚,綱目分明,裝訂整齊.四是創(chuàng)新工作機(jī)制,進(jìn)一步提高服務(wù)水平.要?jiǎng)?chuàng)新檔案材料的收集整理機(jī)制,改變基層單位檔案長(zhǎng)期不整理、不裝訂、管理水平低,收集渠道不通暢的問(wèn)題.要適應(yīng)管理信息化的需要,逐步轉(zhuǎn)變檔案管理職能.未來(lái)高校檔案館(室)的作用將由檔案的保管基地和利用中心轉(zhuǎn)化為檔案信息控制管理中心,其管理對(duì)象將逐步由案卷管理實(shí)體轉(zhuǎn)向信息內(nèi)容管理.檔案人員也不再是整天埋頭守庫(kù)房,而是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理動(dòng)態(tài)的檔案信息,維護(hù)其在運(yùn)轉(zhuǎn)和利用中的安全性、完整性和可靠性,履行一個(gè)信息管理員的職責(zé).四是實(shí)行責(zé)任追究.明確基層單位的主要負(fù)責(zé)人為檔案管理工作的第一責(zé)任人,專(zhuān)(兼)職管理人員為直接責(zé)任人,把檔案管理工作納入單位年度目標(biāo)考核和干部個(gè)人評(píng)優(yōu)考核,實(shí)行責(zé)任追究.

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),提高人員素質(zhì).檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案工作的成效起著決定性作用.要通過(guò)各種形式和途徑,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì).一是健全管理人員隊(duì)伍.建立一只專(zhuān)兼職相結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍.學(xué)校檔案館(室)要按照國(guó)家要求配備相對(duì)穩(wěn)定具有較高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員,確保檔案工作的持續(xù)性和完整性.要在基層單位確定素質(zhì)高、原則性強(qiáng)和有一定工作經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)檔案工作.并根據(jù)需要,及時(shí)補(bǔ)充調(diào)整管理人員,嚴(yán)格檔案手續(xù)移交,確?；鶎訖n案工作的穩(wěn)定性.二是不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn).要按照“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的要求,分階段、分層次、有計(jì)劃、有步驟地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高管理人員的整體素質(zhì).要組織基層檔案管理人員到學(xué)校檔案館(室)或地方檔案館進(jìn)行實(shí)習(xí)操作,讓他們了解和掌握檔案材料的鑒別、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裁剪、裝訂等全過(guò)程.要提高檔案管理工作者現(xiàn)代化意識(shí),更新觀念,強(qiáng)化信息技術(shù)觀念.作為擁有一大批高科技人才和高科技設(shè)備的高校,完全有實(shí)力提高檔案現(xiàn)代化管理的水平.作為檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的必要性,積極參與學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng),主動(dòng)、及時(shí)地為學(xué)校工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),切實(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和研究,了解和掌握最新的現(xiàn)代化管理手段,提高業(yè)務(wù)素質(zhì),使個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要.三是建立競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制.要對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化,責(zé)任到人,實(shí)行量化考核,充分調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性、創(chuàng)造性和能動(dòng)性.

2.4 推進(jìn)信息化建設(shè),促成管理升級(jí)達(dá)標(biāo).信息化建設(shè)是新時(shí)期高校檔案工作的客觀需求,也是高校檔案工作服務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標(biāo)志.推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動(dòng)化建設(shè),已成為高校檔案管理的大勢(shì),也是高校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口.學(xué)校應(yīng)加大資金投入改善檔案館相關(guān)硬件設(shè)施,對(duì)檔案信息化進(jìn)行重點(diǎn)建設(shè).要以推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ),以電子文檔的歸檔和管理為重點(diǎn),積極推進(jìn)檔案管理從紙質(zhì)化管理為主向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變.要根據(jù)新形勢(shì)下檔案工作的新要求,充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對(duì)檔案信息進(jìn)行征集、加工整理、分類(lèi)儲(chǔ)存、使檔案信息成為能夠多角度檢索,自由提取的系統(tǒng)化信息資源,推進(jìn)手動(dòng)檢索向自動(dòng)化檢索轉(zhuǎn)變.應(yīng)充分利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢(shì),堅(jiān)持網(wǎng)絡(luò)化辦公,鼓勵(lì)各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式和要求上報(bào)檔案材料,努力實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙檔案”與“紙質(zhì)檔案”相結(jié)合,這將有助于加強(qiáng)電子檔案管理和建設(shè),提高檔案管理質(zhì)量,使學(xué)校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作.

〔1〕朱祥.信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力.企業(yè)家天地（下半月版）2008（5）:145.

〔2〕鞠傳信.淺談檔案工作人員的基本素質(zhì).山東檔案2007(6):46.

〔3〕賀焱，改革學(xué)校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008（3）.

〔4〕潘廷將，試論高校實(shí)施“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略對(duì)人事檔案管理工作的要求[J].右江民族醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（4）.

〔5〕論文下載中心，http://www.studa.net/.

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1673-260X（2010）09-0138-02