徐文鳳

(開灤(集團(tuán))有限責(zé)任公司賓館,河北唐山 063018)

開灤賓館精細(xì)化財(cái)務(wù)管理探析①

徐文鳳②

(開灤(集團(tuán))有限責(zé)任公司賓館,河北唐山 063018)

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分,精細(xì)化管理是一種科學(xué)的高效管理。實(shí)現(xiàn)精細(xì)化財(cái)務(wù)內(nèi)部控制對提高企業(yè)管理水平具有重要作用。文章對財(cái)務(wù)內(nèi)部控制精細(xì)化管理進(jìn)行了概述,闡述了賓館精細(xì)化會(huì)計(jì)控制,并重點(diǎn)論述了開灤賓館收入和成本的精細(xì)化內(nèi)部控制的方法和措施。

賓館;精細(xì)化管理

隨著賓館行業(yè)的發(fā)展,服務(wù)功能日益增多,職能部門越分越細(xì),營業(yè)項(xiàng)目日趨繁多,由此帶來的經(jīng)營收入和支出的環(huán)節(jié)也越來越多。要保證營業(yè)收入的安全、完整,保證營業(yè)支出的合理、正確,必須要實(shí)行精細(xì)化財(cái)會(huì)內(nèi)部控制。

1 財(cái)務(wù)內(nèi)控精細(xì)化管理概述

精細(xì)化管理起源于發(fā)達(dá)國家的一種管理理念。最早是由日本豐田公司1950提出的,繼而風(fēng)靡全球它是一種管理理念,是一種管理工程和管理方法。精細(xì)化管理又是一種基礎(chǔ)性管理,它隨著管理對象、管理目標(biāo)和客觀環(huán)境的變化而不斷增加新的內(nèi)涵。精細(xì)化管理就是以風(fēng)險(xiǎn)可控為前提,以效益最大化為目標(biāo),以國際準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)為指引,以精細(xì)、嚴(yán)密、規(guī)范、系統(tǒng)、科學(xué)的管理過程為平臺的一種管理方法。

財(cái)務(wù)內(nèi)部控制是企業(yè)精細(xì)化管理的重要內(nèi)容之一。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制精細(xì)化管理是以“細(xì)”為起點(diǎn),做到細(xì)致入微,對每一崗位、每一項(xiàng)具體的業(yè)務(wù),都建立起一套相應(yīng)的工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范,在實(shí)踐中狠抓落實(shí),并將財(cái)務(wù)管理的觸角延伸到公司的各個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營領(lǐng)域,通過行使財(cái)務(wù)監(jiān)督控制職能,拓展財(cái)務(wù)管理與服務(wù)職能,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理“零”死角,挖掘財(cái)務(wù)活動(dòng)的潛在價(jià)值。

2 賓館的精細(xì)化會(huì)計(jì)控制

會(huì)計(jì)控制是通過賓館內(nèi)部的會(huì)計(jì)活動(dòng)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行的控制。眾所周知,會(huì)計(jì)既是賓館內(nèi)部的一個(gè)重要信息系統(tǒng),又是一項(xiàng)重要的管理活動(dòng),賓館的經(jīng)營收支、資金運(yùn)轉(zhuǎn)、財(cái)產(chǎn)管理等工作都直接或間接的處在會(huì)計(jì)管理之中。因此,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)核算、監(jiān)督作用,是保證賓館內(nèi)部控制不可缺少的環(huán)節(jié)。

2.1 建立精細(xì)的費(fèi)用報(bào)銷制度

1)按照集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)規(guī)定要求,結(jié)合開灤賓館的實(shí)際情況,我們制定了符合賓館實(shí)際的費(fèi)用報(bào)銷制度。報(bào)銷程序由經(jīng)辦人→部門經(jīng)理→總經(jīng)理審批→財(cái)務(wù)審核后報(bào)銷。并且規(guī)定賓館除正常的費(fèi)用開支外,其余各項(xiàng)支出必須事先提出計(jì)劃,按支出審批權(quán)限批準(zhǔn)后,在計(jì)劃范圍內(nèi)列支。要求所有需報(bào)銷的各種原始單據(jù),必須在單據(jù)所填日期的一個(gè)月內(nèi)報(bào)銷,超過一個(gè)月一律不予報(bào)銷。

2)賓館發(fā)生的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都必須填制憑證,所有的憑證都按集團(tuán)公司會(huì)計(jì)軟件要求編號,無論是自制的還是外來的憑證,在入賬之前我們都要經(jīng)過認(rèn)真的、嚴(yán)格的審核,以保證記入賬簿的每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的正確性、合理性和合法性。

2.2 建立精細(xì)合理的會(huì)計(jì)處理程序

會(huì)計(jì)記錄程序包括從憑證的填制、傳遞、賬簿的登記到會(huì)計(jì)報(bào)表的編制等一套工作程序。同時(shí),也考慮到賓館業(yè)務(wù)量的多少,以及管理人員的數(shù)量和水平等因素,在保證本賓館所需核算資料的前提下,盡可能地簡化不必要的手續(xù)。為使會(huì)計(jì)控制順利進(jìn)行,我們按照集團(tuán)公司浪潮軟件系統(tǒng)的的要求,結(jié)合賓館業(yè)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定,建立了適合開灤賓館的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序,對開灤賓館的財(cái)務(wù)管理工作將起到一定的積極作用。

2.3 建立精細(xì)嚴(yán)格的日常核對制度

日常核對制度包括前廳業(yè)務(wù)賬表核對、賬賬核對、賬證核對、賬實(shí)核對等。對于保證會(huì)計(jì)記錄的真實(shí)、完整、正確,進(jìn)而保證會(huì)計(jì)控制的有效性起著重要的作用。由于賓館管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用,前臺日常住宿及結(jié)賬等業(yè)務(wù),可能會(huì)出現(xiàn)一些差錯(cuò)。為了及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和糾正差錯(cuò),保證賓館營業(yè)收入的真實(shí)性和賓館財(cái)產(chǎn)的安全完整及賓館營業(yè)活動(dòng)有秩序、高效地進(jìn)行,我們建立了日審和夜審制度。

所謂日審又稱日間核數(shù),其職責(zé)是進(jìn)一步審核夜審所做的收入審核,修改有關(guān)錯(cuò)誤數(shù)據(jù);核對應(yīng)收賬款數(shù)額,確保每日收入數(shù)額的真實(shí)、準(zhǔn)確。根據(jù)有關(guān)憑證編制記賬憑證并錄入電腦。夜審也稱夜間核數(shù),其職責(zé)是核實(shí)各收款點(diǎn)的全部單據(jù)以及所收到的現(xiàn)款和有效掛賬,保證收入數(shù)字準(zhǔn)確無誤。此外在做完電腦平賬和過完當(dāng)天房費(fèi)以后,按照既定格式編制“營業(yè)日報(bào)”。主要包括：檢查各種收款點(diǎn)的各種折扣批準(zhǔn)單;核對前臺收款員的收款報(bào)告與電腦中打出的對賬清單是否相符;與前廳和客房核對房態(tài),三個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)完全一致。

3 客房收入的精細(xì)化內(nèi)部控制

客房是賓館的主體,賓館銷售的最大商品是客房出租。開灤賓館的客房收入約占整個(gè)賓館營業(yè)收入的70%-80%,客房營業(yè)有消耗低、利潤高的特點(diǎn),客房的出租還可以帶動(dòng)其他經(jīng)濟(jì)收入。因此,加強(qiáng)客房營業(yè)收入的管理,對提高賓館的經(jīng)濟(jì)效益有著極其重要的意義?？头渴杖刖?xì)化內(nèi)部控制主要有以下三個(gè)方面：

3.1 保證客房收入的合法性

1)確?？腿说娜胱《急仨氂泻戏ǖ氖掷m(xù)。必須符合當(dāng)?shù)卣矙C(jī)關(guān)及有關(guān)管理部門的規(guī)定和要求。

2)確?？头孔饨鸬挠?jì)收有根有據(jù)。即必須根據(jù)客人實(shí)際入住的天數(shù)和客房的類型及核定的價(jià)格計(jì)收房租。

3)確?？头孔饨鸬脑黾?、減免,必須符合賓館的管理程序和規(guī)定。

3.2 保證客房收入的完整性

為了保證客房收入的完整性,必須采取一切措施,堵塞在客房收入過程中可能發(fā)生的一切漏洞,防止和避免一切可能影響或損害客房收入完整性的事件發(fā)生。

1)保證所有客房租金都應(yīng)一分不漏地全部入賬。主要是：加強(qiáng)對前臺收銀的管理,嚴(yán)格收銀稽核和交接班制度,完善收取客人押金及收、退款的手續(xù),防止收銀方面出現(xiàn)漏洞,減少收銀員在工作中出現(xiàn)的差錯(cuò),避免少收營業(yè)額或短款現(xiàn)金等問題。

2)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理和控制。主要是：建立日審和夜審會(huì)計(jì)制度,編制先進(jìn)科學(xué)符合本單位實(shí)際的電腦程序,使財(cái)務(wù)人員通過電腦聯(lián)網(wǎng)每天能夠觀察前臺客人入住情況、房態(tài)、出租率、房價(jià)等,并且每天通過軟件系統(tǒng)與實(shí)際狀態(tài)相核對,以保證客房收入的完整性。

3)控制客人優(yōu)惠,減少管理漏洞。

4)規(guī)范業(yè)務(wù)流程,加強(qiáng)財(cái)務(wù)審計(jì),防止收入流失。

3.3 保證客房收入的及時(shí)性

客房收入的及時(shí)性是指每天所發(fā)生的客房收入應(yīng)盡快收到并及時(shí)入庫,暫時(shí)收不上來的應(yīng)采取措施催收,從而最大限度地減少客房租金的占用。

1)制定完善前廳部與財(cái)務(wù)部收、交款制度,確保收入的及時(shí)入賬。

2)對協(xié)議欠款單位的掛賬,規(guī)定回收期限,并制定獎(jiǎng)懲措施。

3)及時(shí)控制超過信用額度的客人,隨時(shí)催促欠款客賬的結(jié)算,以免形成壞賬。

4 賓館成本的精細(xì)化內(nèi)部控制

賓館的中心任務(wù)就是提高經(jīng)濟(jì)效益和利潤的最大化,為達(dá)到這一目的,除了拓展經(jīng)營渠道,增加經(jīng)營項(xiàng)目和收入外,還必須節(jié)流,就是降低成本和費(fèi)用。成本和費(fèi)用是確保賓館經(jīng)營活動(dòng)正常進(jìn)行的必要條件,同企業(yè)效益與發(fā)展息息相關(guān),是影響經(jīng)濟(jì)效益的直接和可控的因素。在賓館總體經(jīng)營過程中,如果管理不嚴(yán),督導(dǎo)不力,會(huì)出現(xiàn)以下漏洞和浪費(fèi)現(xiàn)象：

1)物資管理方面：采購員同貨主串通一氣,提高價(jià)格,吃價(jià)差回扣,加大成本,侵吞賓館利益;領(lǐng)用物品時(shí),審批不嚴(yán),少用多領(lǐng)、不用冒領(lǐng)、假公濟(jì)私等現(xiàn)象。

2)收銀方面：收銀員在工作中出現(xiàn)差錯(cuò)、少收或撕毀結(jié)賬單、侵吞營業(yè)額,工作馬虎、丟失現(xiàn)金等。

3)水電方面：客房、公用設(shè)施用水浪費(fèi),常明燈失控,特別是員工宿舍區(qū)大量使用電熱水器、電水壺等。

4)物料消耗方面：客房一次性用品,如小香皂、牙刷、針線包、小方巾等常會(huì)被員工或其他人私拿,造成物料消耗費(fèi)用加大。

5)打折扣、免單方面：在賓館經(jīng)營過程中,給熟客、上級來人、關(guān)系戶打一定的折扣或免單是必要的,但如果不嚴(yán)格控制,折扣、免單如果超過限度,會(huì)加大費(fèi)用,嚴(yán)重影響賓館的收入。

6)招待費(fèi)方面：為了搞活經(jīng)濟(jì),正常的招待是必要的,但如果控制不嚴(yán),就會(huì)變成假公濟(jì)私,為私人大吃大喝開方便之門。

7)辦公費(fèi)方面：細(xì)節(jié)決定成敗。我們平時(shí)所用的辦公用紙、筆等不易引起我們注意的東西,應(yīng)做到能回收利用的就回收利用,樹立節(jié)約意識,以減少辦公費(fèi)用開支。

成本和費(fèi)用的控制,關(guān)系到賓館的生存和發(fā)展,根據(jù)以上存在的問題,我們應(yīng)采取以下措施加強(qiáng)成本控制。

4.1 加強(qiáng)管理,成立成本管理機(jī)構(gòu)

為了使節(jié)支降耗活動(dòng)的開展落到實(shí)處,賓館應(yīng)成立由總經(jīng)理任組長,各部門經(jīng)理組成的節(jié)支降耗成本控制工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組的工作職責(zé)是：定期總結(jié)開展節(jié)支降耗成本控制活動(dòng)取得的成效;分析、研究工作中存在的問題;提出整改要求和措施。并使節(jié)約工作層層落實(shí)。

4.2 明確目標(biāo),制定全面成本管控工作重點(diǎn)

1)培養(yǎng)員工節(jié)能降耗意識,建立勤儉節(jié)約的企業(yè)文化。

在賓館整體管理中,強(qiáng)化成本意識,使每一位管理者及員工都牢固地樹立成本意識,是成本管理的一個(gè)重要手段。首先要從培養(yǎng)員工的成本意識抓起,在賓館營造勤儉節(jié)約的企業(yè)文化氛圍,如開展“我為賓館節(jié)能獻(xiàn)一計(jì)”、“創(chuàng)造節(jié)約型酒店,爭做節(jié)能新標(biāo)兵”等活動(dòng),以不同形式,推動(dòng)活動(dòng)進(jìn)展,真正把“人人都是經(jīng)營者,人人都是成本控制者”的理念落到實(shí)處。其次,賓館的管理層、部門經(jīng)理、主管要充分發(fā)揮榜樣作用,以身作則,引導(dǎo)員工自覺地節(jié)約每一張紙,每一滴水,每一度電。

同時(shí)要不斷完善財(cái)務(wù)手段,培訓(xùn)財(cái)務(wù)人員,并進(jìn)一切可能向企業(yè)管理人員灌輸財(cái)務(wù)知識,營造企業(yè)管理的良好氛圍。

2)加強(qiáng)物資采購及耗用成本的控制和管理,完善采購及使用流程。對物資的采購應(yīng)做到：勤采購、少庫存、不積壓;嚴(yán)格驗(yàn)收,把好物資入庫關(guān);嚴(yán)格領(lǐng)料手續(xù),把好物資出庫及使用關(guān);加強(qiáng)倉庫管理,防止物資損壞,要按月盤點(diǎn),做到賬、卡、物相符,減少霉變損壞。

3)強(qiáng)化對水電費(fèi)的控制：水電費(fèi)是賓館主要費(fèi)用之一,必須嚴(yán)格控制,防止跑、冒、滴、漏,以降低費(fèi)用。應(yīng)采取以下措施：第一、實(shí)行賓館水電消耗每日晨報(bào)和每月統(tǒng)計(jì)通報(bào)制度。通過每日的通報(bào)制度,為資源節(jié)約工作營造了一種良好氣氛,各部門管理人員可以及時(shí)了解掌握賓館及本部門的水電用量情況,便于有針對性地查找每天增減變動(dòng)原因,及時(shí)采取有效措施。減少資源浪費(fèi)。第二、對中央空調(diào)系統(tǒng)加強(qiáng)操作人員對設(shè)施運(yùn)行的管理和控制,做到根據(jù)天氣和使用情況,調(diào)節(jié)機(jī)組滿負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)。在保證使用效果的同時(shí)達(dá)到節(jié)能的目的。

4)物料消耗方面：嚴(yán)格控制客房一次性用品的配備及各部門辦公用品的領(lǐng)用,部門經(jīng)理在審批時(shí)要嚴(yán)格,不能出現(xiàn)少用多領(lǐng),也不能冒領(lǐng);提倡客人為支持環(huán)保,盡量減少使用客房一次性用品;前臺對歡迎卡進(jìn)行回收循環(huán)使用;加強(qiáng)對IC卡的管理,減少I C卡的流失;控制好布、衣的洗滌費(fèi),客房小吧酒水要定時(shí)定期檢查質(zhì)保期,加快周圍速度避免灑水出現(xiàn)過期變質(zhì)等損耗。

5)嚴(yán)格收銀臺的收款、交款手續(xù),加強(qiáng)對收銀員的管理。我們應(yīng)加強(qiáng)對前廳人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和對收銀員的稽查、督導(dǎo)。為了加強(qiáng)管理,建議收銀員每三個(gè)月,最多半年調(diào)換一次收銀崗位。

6)嚴(yán)格控制免單、打折：首先屆定好打折和免單的權(quán)限,只有總經(jīng)理才有免單權(quán),部門經(jīng)理有一定的簽單權(quán)和折扣權(quán),總臺接待只有在淡季時(shí)才有打折的權(quán)利。其次應(yīng)制定出相應(yīng)的政策,并且將免單和打折的所減少的營業(yè)收入控制在營業(yè)總額的1%～3%范圍內(nèi)。

7)嚴(yán)格控制招待費(fèi)：嚴(yán)格規(guī)定招待的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、杜絕假公濟(jì)私,亂招待。

4.3 推行成本定額管理,實(shí)施成本考核獎(jiǎng)懲制度

1)針對每一項(xiàng)成本費(fèi)用項(xiàng)目制定出具體的指標(biāo),通過每月招開成本分析會(huì),對與預(yù)算差異大的成本項(xiàng)目進(jìn)行分析,找出原因,對成本薄弱環(huán)節(jié)及時(shí)改進(jìn)提高。

2)完善獎(jiǎng)懲制度,調(diào)動(dòng)員工和部門經(jīng)理的積極性、創(chuàng)造性。為落實(shí)好成本控制和成本預(yù)算量化管理,制定指標(biāo)考核獎(jiǎng)懲辦法,以嚴(yán)格的考核獎(jiǎng)懲制度促進(jìn)成本控制,增強(qiáng)全員的節(jié)約意識和責(zé)任感,確保取得實(shí)效。

要想搞好賓館內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理,首先,要運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和手段,嚴(yán)格、細(xì)致的進(jìn)行科學(xué)管理,加強(qiáng)對信息處理的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。第二要加大應(yīng)收賬款的催收力度,降低應(yīng)付款比例,加速貨款回籠,降低存貨比例,加強(qiáng)存貨管理。第三是統(tǒng)一成本費(fèi)用開支范圍和標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一職工工資、福利、獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn),減少資金占用,優(yōu)化資金結(jié)構(gòu),合理分派資金,加速資金周轉(zhuǎn),降低籌資成本。第四要確定各個(gè)部門的工作內(nèi)容、責(zé)任范圍以及各種規(guī)章制度,理順各部門之間的聯(lián)系?？傊?各部門相互配合,協(xié)調(diào)同步,使賓館內(nèi)部各部門既能各司其職,又能協(xié)調(diào)配合,有條不紊地完成各自的工作任務(wù)。加強(qiáng)內(nèi)部控制,管理出效益,從而實(shí)現(xiàn)賓館的整體目標(biāo)。

5 結(jié)語

開灤賓館實(shí)施精細(xì)化財(cái)務(wù)內(nèi)部控制以來,通過精細(xì)化管理,實(shí)施對賓館的成本控制和有效的監(jiān)督,節(jié)約了資源,減少了浪費(fèi),2008年開灤賓館成本下降7%,從而提高了賓館的經(jīng)濟(jì)效益,保證了賓館的經(jīng)營與發(fā)展。

[1] 王德敏.企業(yè)內(nèi)控精細(xì)化管理全案[M].北京：人民郵電出版社,2009

[2] 王君山.論財(cái)務(wù)精細(xì)化管理[J].兵工財(cái)會(huì), 2008(3)

Study on the Subtilized Financial Control of Ka iluan Hotel

XU W enfeng

(Kailuan(Group)Co.Ltd.Hotel,Tangshan Hebei 063108)

The internal control is an important componentofmodern enterprisemanagement and subtilizedmanagement is a scientific and efficientmanagement.The subtilized financial internal control has an important role to improve the management level of an enterprise.The financial internal control and subtilized control of hotel accounting are discussed in this paper.The ways to subtilized control the income and cost of Kailuan hotel are discussed.

Hotel;SubtilizedManagement;Internal Control

F253.7

A

1672-7169(2010)01-0114-04

2009-10-11

徐文鳳(1966-),女,河北玉田人,大學(xué)畢業(yè),現(xiàn)在開灤賓館從事財(cái)務(wù)管理工作。