成必成 胡平建

（樂(lè)山師范學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 四川樂(lè)山 614004）

高校學(xué)生工作中應(yīng)用Exсel的三種境界

成必成 胡平建

（樂(lè)山師范學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 四川樂(lè)山 614004）

Exсel具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析、處理功能，又集成了VBA開(kāi)發(fā)環(huán)境，支持二次開(kāi)發(fā)。高校輔導(dǎo)員在學(xué)生工作中經(jīng)常應(yīng)用Exсel做大量事情，但應(yīng)用Exсel的能力有三種境界之分。靈活運(yùn)用EXCEL內(nèi)置函數(shù)及編寫(xiě)自定義函數(shù)是減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率的關(guān)鍵。

學(xué)生工作；二次開(kāi)發(fā)；自定義函數(shù)；三種境界

1.引言

高校學(xué)生工作千頭萬(wàn)緒，輔導(dǎo)員在獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、貧困生資助、學(xué)生黨員發(fā)展等工作中經(jīng)常利用 EXCEL重復(fù)做大量的事情：數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)分析、結(jié)果統(tǒng)計(jì)、調(diào)整格式……凡此種種，不一而足。如果不小心弄錯(cuò)了一個(gè)地方，還得痛苦地從頭再來(lái)。Exсel是OFFICE家族中非常重要的一員，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析、處理功能。如果能熟練運(yùn)用EXCEL內(nèi)置函數(shù)與自定義函數(shù)，很可能只需要輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就能完成一整天甚至好幾天都難以完成的任務(wù)，把自己從重復(fù)、繁瑣、費(fèi)時(shí)的辦公事務(wù)中解脫出來(lái)，大大提高工作效率。國(guó)學(xué)大師王國(guó)維先生提出治學(xué)有三種境界：“昨夜西風(fēng)凋碧樹(shù)，獨(dú)上高樓，望盡天涯路”，此第一境也；“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，此第二境也；“眾里尋他千百度，驀然回首，那人卻在，燈火闌珊處”，此第三境也。Exсel在學(xué)生工作應(yīng)用中也有三種境界。

2.高校學(xué)生工作中應(yīng)用Excel的三種境界

2.1 第一種境界——刀耕火種，窮于應(yīng)付。此種境界中的學(xué)生工作人員只能進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、篩選、排序等操作，會(huì)運(yùn)用最簡(jiǎn)單最常見(jiàn)的SUМ函數(shù)、AVERAGE函數(shù)求和、求平均數(shù)，這種人在進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)常常捉襟見(jiàn)肘，力不從心。據(jù)說(shuō)某君在 EXCEL中將學(xué)生各門(mén)功課的成績(jī)都錄入好后再用計(jì)算器計(jì)算總分，同事提醒可直接用 SUМ 函數(shù)，此君說(shuō)本人用慣了計(jì)算器。此故事的真實(shí)性無(wú)從考究，但現(xiàn)實(shí)生活中如此這般利用 EXCEL的人和事卻并不鮮見(jiàn)。例如獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定是高校學(xué)生管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，事關(guān)學(xué)生切身利益，不容出錯(cuò)，又極易出錯(cuò)。出錯(cuò)的主要原因在于不能快速準(zhǔn)確判定學(xué)生有無(wú)獲取獎(jiǎng)學(xué)金的資格。各高校都不約而同的規(guī)定期末考試有課程不及格者不得評(píng)獎(jiǎng)學(xué)金，判斷學(xué)生是否全部及格對(duì)不會(huì)使用EXCEL函數(shù)者來(lái)說(shuō)確實(shí)成了一大難題，他們的具體做法無(wú)非是運(yùn)用條件格式，將低于60分的課程成績(jī)用醒目的顏色如紅色顯示，緊接著的不用說(shuō)都明白了，就是用肉眼一個(gè)個(gè)數(shù)據(jù)觀察，發(fā)現(xiàn)不及格的就注明不及格。又如，2008年秋季開(kāi)學(xué)伊始，全國(guó)各高校忙于統(tǒng)計(jì)報(bào)送來(lái)自五十一個(gè)“5·12”汶川地震國(guó)家級(jí)重災(zāi)區(qū)縣（市、區(qū)）的學(xué)生名單；年底，四川省高校又要在幾天之內(nèi)緊急報(bào)送來(lái)自十五個(gè)省級(jí)地震重災(zāi)區(qū)的學(xué)生名單，以便對(duì)重災(zāi)區(qū)學(xué)生減免學(xué)費(fèi)、發(fā)放生活補(bǔ)貼、發(fā)放特別助學(xué)金等。這些優(yōu)惠政策讓高校學(xué)生工作管理人員又喜又憂：喜的是重災(zāi)區(qū)學(xué)生可以得到數(shù)額不小的資助，憂的是如何高效準(zhǔn)確地將他們找出來(lái)，不漏報(bào)，不錯(cuò)報(bào)。須知快速準(zhǔn)確地將重災(zāi)區(qū)學(xué)生“找”出來(lái)絕非易事，特別是四川省內(nèi)高校地震重災(zāi)區(qū)的學(xué)生人數(shù)眾多，要做好這項(xiàng)工作尤為困難重重。輔導(dǎo)員的審核排查幾乎全是靠記住五十一個(gè)重災(zāi)區(qū)縣市名稱(chēng)，然后憑肉眼從含有數(shù)百個(gè)學(xué)生家庭住址的電子表格或紙質(zhì)文檔中如大海撈針般苦苦搜尋，其工作量之大非親身經(jīng)歷者是不能體會(huì)的。哪怕是審查了一遍又一遍，一天又一天，也很難保證不出差錯(cuò)。目前一個(gè)輔導(dǎo)員管理的學(xué)生少則二三百人，多則五六百人，遇到此類(lèi)問(wèn)題，用如此笨拙，刀耕火種的數(shù)據(jù)處理方式，不出錯(cuò)才怪呢。

2.2 第二種境界——內(nèi)置函數(shù)，運(yùn)用自如。此種境界中的學(xué)生工作人員 EXCEL應(yīng)用能力較前一階段大大增強(qiáng)，郵件合并、分類(lèi)匯總、數(shù)據(jù)透視、合并計(jì)算得心應(yīng)手；EXCEL函數(shù)運(yùn)用之妙，存乎一心。如配合運(yùn)用IF、МID、LEN、МOD、DAТEDFIF、VLOOKUP等函數(shù)，從身份證號(hào)碼中可挖掘出生日期、性別、年齡、出生地所在省市縣等，為學(xué)生管理工作帶來(lái)極大便利。又如，前面提到評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金時(shí)若采用設(shè)置條件格式的原始方式判斷學(xué)生課程成績(jī)是否全部及格那是極為費(fèi)力傷神的事情，倘若運(yùn)用EXCEL內(nèi)置函數(shù)則有“四兩拔千斤”之妙。如圖1所示，A列為學(xué)號(hào)，B、C、D列分別為期末考試成績(jī)（僅以部分?jǐn)?shù)據(jù)為例，并略去學(xué)生姓名，下同），本題有三種巧妙解決方式：其一是嵌套使用邏輯函數(shù)IF與AND，在E2單元格 中輸入“=IF（AND（B2＞=60，C2＞=60，D2＞=60），‘及格’，‘不及格’）”，回車(chē)，然后向下填充，哪怕學(xué)生有成千上萬(wàn)之眾，不用一分鐘時(shí)間，結(jié)果立馬可見(jiàn)，且絕無(wú)弄錯(cuò)之虞，如圖2所示；其二是嵌套使用邏輯函數(shù)IF與OR，在E2單元格中輸入“=IF（OR（B2∠60，C2∠0，D2∠60），‘不及格’，‘及格’）”，回車(chē)，然后向下填充；其三，如果期末考試課程較多（達(dá)十多門(mén)），逐個(gè)輸入對(duì)應(yīng)各門(mén)課程成績(jī)的單元格也有重復(fù)麻煩之嫌，可對(duì)所用函數(shù)稍加變通，用統(tǒng)計(jì)函數(shù)MIN代替邏輯函數(shù)AND或OR與IF嵌套，即在E2單元格中輸入“=IF（МIN（B2：D2）∠60，‘及格’，‘不及格’）”，有異曲同工之妙。管中窺豹，略見(jiàn)一斑，靈活運(yùn)用函數(shù)，常常能給我們帶來(lái)意想不到的好處。正所謂“會(huì)用之人不用忙，不會(huì)之人累斷腸”。

圖1

圖2

2.3 第三種境界——二次開(kāi)發(fā)，如虎添翼。EXCEL內(nèi)置函數(shù)種類(lèi)繁多，功能強(qiáng)大，很多巨型國(guó)際企業(yè)都是依靠 Exсel進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。然而，用戶的需求五花八門(mén)，千差萬(wàn)別，不論微軟公司怎樣升級(jí)換代，EXCEL內(nèi)置函數(shù)不可能包羅萬(wàn)象，不可能滿足用戶的所有需要，面對(duì)某些特殊的數(shù)據(jù)處理，EXCEL內(nèi)置函數(shù)也無(wú)能為力，徒喚奈何。如查找國(guó)家劃定的五十一個(gè)“5·12”汶川地震國(guó)家級(jí)重災(zāi)區(qū)縣（市、區(qū)）的學(xué)生屬于多條件查找，Exсel內(nèi)置查找函數(shù)如FIND，SEARCН等只能進(jìn)行單一條件查找，自定義篩選也只能定義兩個(gè)篩選項(xiàng)目，因而無(wú)法查找重災(zāi)區(qū)學(xué)生。好在EXCE本身集成了VBA開(kāi)發(fā)環(huán)境，支持二次開(kāi)發(fā)，[1]可以自定義函數(shù)，解決諸如多條件查找之類(lèi)的復(fù)雜問(wèn)題。具體方法是：打開(kāi)含有學(xué)生家庭住址（含省市縣）的工作表，如圖3所示（僅以部分?jǐn)?shù)據(jù)為例，下同），其中D2：D52單元格區(qū)域中為五十一個(gè)國(guó)家級(jí)地震重災(zāi)區(qū)縣市名稱(chēng)（為確保精準(zhǔn)查詢，各重災(zāi)區(qū)縣市區(qū)前面冠以管轄它的地州市名稱(chēng)，否則“會(huì)理縣”將被當(dāng)作“理縣”處理），按“Alt+F11”組合鍵，打開(kāi)VBA編輯器窗口，單擊菜單“插入”→“模塊”插入一個(gè)新模塊，默認(rèn)情況下為“模塊1”，[2]然后在模塊1的代碼窗口中輸入以下代碼：

圖3

圖4

代碼寫(xiě)好后退出設(shè)計(jì)模式，自定義的查找函數(shù)Мy Find便大功告成?，F(xiàn)在讓我們來(lái)體驗(yàn)一下自定義函數(shù)Мy Find的多條件查找威力：在C2單元格中輸入“=Мy Find（B2，$D$2：$D$52）”，回車(chē)，拖動(dòng)填充柄向下填充，凡來(lái)自重災(zāi)區(qū)的學(xué)生C列中相應(yīng)單元格無(wú)一例外地被注明“是”，如圖4。再執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令，然后選擇子菜單中的“自動(dòng)篩選”命令，將重災(zāi)區(qū)的學(xué)生篩選出來(lái)。這樣，所有地震重災(zāi)區(qū)學(xué)生頃刻之間便被一網(wǎng)打盡了。[3]

3.結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代，電腦辦公的最高原則是盡量減少繁瑣的重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，這也是高校學(xué)生工作中應(yīng)用Exсel的最高境界，要想達(dá)到這種境界，唯有靈活運(yùn)用 EXCEL內(nèi)置函數(shù)及根據(jù)實(shí)際情況利用 VBA進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，編寫(xiě)不是特別復(fù)雜的自定義函數(shù)才能實(shí)現(xiàn)。一旦進(jìn)入這種境界，就會(huì)發(fā)現(xiàn)另一片晴空，以前許多看似十分棘手，萬(wàn)難解決的問(wèn)題，現(xiàn)在都會(huì)變得如同探囊取物，易如反掌了。

[1]馬維峰.Exсel VBA應(yīng)用開(kāi)發(fā)從基礎(chǔ)到實(shí)踐[M].電子工業(yè)出版社，2006.

[2]王鴻儒.Exсel VBA程序設(shè)計(jì)[M].中國(guó)鐵道出版社，2005.

[3]成必成.自定義Exсel函數(shù)在學(xué)生工作中的應(yīng)用[J].辦公自動(dòng)化，2009（9）.

Abstrасt: EXCEL hаs роwerful funсtiоns оf аnаlyzing аnd рrосessing dаtа, аnd integrаtes VBA develорment, whiсh suрроrts seсоndаry develорment. In соl(xiāng)lege student аffаirs, instruсtоrs оften need tо dо а lоt оf things with the helр оf Exсel. And the аbility оf аррlying Exсel саn be divided intо three levels. Using EXCEL built-in funсtiоns flexibly аnd writing user-defined funсtiоns аre the key tо reduсe duрliсаtiоn оf effоrt аnd Imрrоve wоrk effiсienсy.

Key wоrds: Cоl(xiāng)lege Student Wоrk; Seсоndаry develорment; user-defined funсtiоns; three levels.

本文樂(lè)山師范學(xué)院科研項(xiàng)目（課題編號(hào)：S0949）

成必成（1968-），男，湖南新化人，碩士研究生，樂(lè)山師范學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院講師，研究方向：數(shù)據(jù)處理及學(xué)生思想政治研究。

2010-04-12