崔義新

摘要：傳統(tǒng)的物料管理在計劃、采購、倉儲、生產(chǎn)、供應、資金等環(huán)節(jié)存在管理脫節(jié)現(xiàn)象，其根本原因是各環(huán)節(jié)之間信息不暢通、孤島現(xiàn)象比較嚴重，使企業(yè)決策層難以決策及生產(chǎn)效率降低；ERP系統(tǒng)作為一種管理工具很好地解決這一問題，極大地提高企業(yè)效益。

關鍵詞：物料管理；ERP；管理工具

現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營是以效益最大化為目的，效益取決企業(yè)的規(guī)模、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)成本、銷售手段。在生產(chǎn)成本方面，一般企業(yè)的生產(chǎn)成本主要來源生產(chǎn)資料；因此，生產(chǎn)資料管理的好壞，對企業(yè)生產(chǎn)成本的影響是非常大的。

ERP英文全稱是E nterprise Resource Planning，即企業(yè)資源計劃。其核心思想是供應鏈管理，它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)資源。

ERP系統(tǒng)集信息技術與先進管理思想于一身，已經(jīng)成為諸多現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。它對于改善企業(yè)業(yè)務流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。

ERP是以供需平衡為目的，以計劃為中心，在數(shù)據(jù)基礎上將各管理職能緊密集合，實現(xiàn)跨職能地通盤規(guī)劃、達成供需平衡，并有效地執(zhí)行和控制。

ERP系統(tǒng)的管理思想有以下幾個方面：

一、體現(xiàn)對整個供應鏈資源進行管理的思想

在知識經(jīng)濟時代僅靠自己企業(yè)的資源不可能有效地參與市場競爭，還必須把經(jīng)營過程中的有關各方如供應商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡、客戶等納入一個緊密的供應鏈中，才能有效地安排企業(yè)的產(chǎn)、供、銷活動，滿足企業(yè)利用全社會一切市場資源快速高效地進行生產(chǎn)經(jīng)營的需求，以期進一步提高效率和在市場上獲得競爭優(yōu)勢。換句話說，現(xiàn)代企業(yè)競爭不是單一企業(yè)與單一企業(yè)間的競爭，而是一個企業(yè)供應鏈與另一個企業(yè)供應鏈之間的競爭。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了對整個企業(yè)供應鏈的管理，適應了企業(yè)在知識經(jīng)濟時代市場競爭的需要。

二、體現(xiàn)精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造的思想

ERP系統(tǒng)支持對混合型生產(chǎn)方式的管理，其管理思想表現(xiàn)在兩個方面：其一是“精益生產(chǎn)LP(Lean Production)”的思想，它是由美國麻省理工學院(MIT)提出的一種企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略體系。即企業(yè)按大批量生產(chǎn)方式組織生產(chǎn)時，把客戶、銷售代理商、供應商、協(xié)作單位納入生產(chǎn)體系，企業(yè)同其銷售代理、客戶和供應商的關系，已不再簡單地是業(yè)務往來關系，而是利益共享的合作伙伴關系，這種合作伙伴關系組成了一個企業(yè)的供應鏈，這即是精益生產(chǎn)的核心思想。其二是“敏捷制造”(AgileManufacturing)的思想。當市場發(fā)生變化，企業(yè)遇有特定的市場和產(chǎn)品需求時，企業(yè)的基本合作伙伴不一定能滿足新產(chǎn)品開發(fā)生產(chǎn)的要求，這時，企業(yè)會組織一個由特定的供應商和銷售渠道組成的短期或一次性供應鏈，形成“虛擬工廠”，把供應和協(xié)作單位看成是企業(yè)的一個組成部分，運用“同步工程(SE)”，組織生產(chǎn)，用最短的時間將新產(chǎn)品打入市場，時刻保持產(chǎn)品的高質(zhì)量、多樣化和靈活性，這即是“敏捷制造”的核心思想。

三、體現(xiàn)事先計劃與事中控制的思想

ERP系統(tǒng)中的計劃體系主要包括：生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、設備點檢與修理計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執(zhí)行計劃、利潤計劃、財務預算和人力資源計劃等，而且這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應鏈系統(tǒng)中。企業(yè)是否按計劃作業(yè)能夠從各領域及時反映出來，企業(yè)因而能夠做到適時調(diào)整，達到事中控制。

四、體現(xiàn)了物流與資金流同步跟蹤的思想劃

ERP系統(tǒng)在事務處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性。從而實現(xiàn)了根據(jù)財務資金現(xiàn)狀，可以追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發(fā)生的相關業(yè)務活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實現(xiàn)事中控制和適時做出決策。

五、體現(xiàn)“扁平化”管理思想

計劃、事務處理、控制與決策功能都在整個供應鏈的業(yè)務處理流程中實現(xiàn)，要求在每個流程業(yè)務處理過程中最大限度地發(fā)揮每個人的工作潛能與責任心，流程與流程之間則強調(diào)人與人之間的合作精神，以便在組織中充分發(fā)揮每個人的主觀能動性與潛能。實現(xiàn)企業(yè)管理從“高聳式”組織結構向“扁平式”組織機構的轉變，提高企業(yè)對市場動態(tài)變化的反應速度。

ERP是一種管理工具，不同的企業(yè)對ERP系統(tǒng)有不同的要求，因此企業(yè)不能照搬其他企業(yè)的ERP系統(tǒng)，應針對本企業(yè)的特點，建立相應的ERP系統(tǒng)。一些企業(yè)由于對ERP欠缺了解，誤把ERP系統(tǒng)簡單理解為信息系統(tǒng)，忽略其管理作用。經(jīng)常出現(xiàn)把系統(tǒng)全盤委托制造商建立，或安排計算機管理人員與制造商聯(lián)合建立的情況；這樣的系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)與實際管理脫節(jié)現(xiàn)象。那么，企業(yè)如何建立適應自身特點的ERP系統(tǒng)?作者認為應從以下幾個方面考慮：

1.首先是管理目的；從物料管理來看，首先是計劃準確，計劃者就要充分掌握合同情況、生產(chǎn)排程、倉儲情況、資金狀況，系統(tǒng)就要達到這樣功能。其次是跨部門的管理在一定權限范圍內(nèi)達到正常業(yè)務往來狀況，減少部門間的繁瑣管理，提高管理效率。系統(tǒng)要達到業(yè)務管理流程有序，簡而不亂，準確真實反應實際情況。

2.由于ERP系統(tǒng)帶來新的管理理念，所以根據(jù)ERP系統(tǒng)特點，對企業(yè)原有的管理機構進行調(diào)整，重新劃分管理職能與管理權限，制定完整的物料管理流程。

3.基礎數(shù)據(jù)是支持ERP系統(tǒng)工作的保證，數(shù)據(jù)的建立要統(tǒng)籌考慮，不僅要滿足物料管理系統(tǒng)的要求，還要考慮適應其他管理系統(tǒng)的要求·數(shù)據(jù)的建立要嚴謹，具有一定的邏輯性，便于查詢和統(tǒng)計。

4.物料管理在ERP系統(tǒng)中是由幾個分系統(tǒng)共同完成的，涉及到幾個管理部門，建立系統(tǒng)時應由一主管部門牽頭，其他部門配合，共同完成系統(tǒng)的建立。如由采購部門牽頭，銷售、生產(chǎn)、倉儲、財務等管理部門配合。企業(yè)ERP系統(tǒng)是一個完整的系統(tǒng)，無論所有分系統(tǒng)一起建立還是先建立某一分系統(tǒng)，都應全盤統(tǒng)籌考慮，以免影響功能擴展。

5.對于企業(yè)的長期合作伙伴，如生產(chǎn)制造商、供應商、客戶等有條件的都應納入系統(tǒng)中，無條件的要建立資料庫并適時更新。

6.對于ERP系統(tǒng)制造商的選擇，應選擇有企業(yè)管理經(jīng)驗的制造商；企業(yè)配備的系統(tǒng)建立人員應是業(yè)務管理人員為主，計算機管理人員為輔。

7.建立系統(tǒng)前，企業(yè)要對資產(chǎn)全面盤點，以免錄入錯誤或無價值的數(shù)據(jù)，影響系統(tǒng)正常運轉。

企業(yè)在建立ERP系統(tǒng)時，首先是管理流程的建立，ERP系統(tǒng)要服從和服務于管理系統(tǒng)，當然，企業(yè)要結合ERP系統(tǒng)特點合理和改進管理流程，使其更符合企業(yè)管理需求。

采購成本信息已進入財務系統(tǒng)生產(chǎn)部門時刻掌握采購信息和物料配送信息，能夠做到合理排產(chǎn)，使生產(chǎn)更加有序，而生產(chǎn)過程成本也隨時反饋到財務系統(tǒng)。在這個生產(chǎn)環(huán)節(jié)中，由于ERP系統(tǒng)的存在，使得計劃性更強，無論是工作次序還是工作效率都得到極大地提高；財務系統(tǒng)在生產(chǎn)過程中進行財務分析，及時調(diào)整財務偏差及生產(chǎn)過程各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的偏差，降低制造成本，為企業(yè)帶來極大地效益。

以上我們看到的是宏觀的生產(chǎn)流程，就一個部門來看，存在各級管理人員，以往跨部門的業(yè)務都要經(jīng)部門領導審批，這個審批環(huán)節(jié)往往制約工作效率；如果不走這個審批環(huán)節(jié)，又有可能出現(xiàn)問題，這是目前企業(yè)無法解決得兩難問題。由于有了ERP，這個問題迎刃而解。ERP系統(tǒng)對每個管理人員都設有權限，對于一個管理部門，只有重大的和關鍵的業(yè)務由部門主管負責，其他業(yè)務均放權給一般管理人員；而一般管理人員的工作情況，部門主管在系統(tǒng)上是隨時可以查看，行使監(jiān)督職能，工作效果得到極大改觀。

通過引入ERP系統(tǒng)進行管理，企業(yè)管理人員在處理業(yè)務方面能夠計劃性更強，在業(yè)務過程中響應更快，糾偏效果更好，因此能做到事中控制；在生產(chǎn)過程中無論是制造流程還是質(zhì)量監(jiān)督、能源消耗都時刻在掌握之中，并能與制造商、客戶隨時溝通，以便隨時根據(jù)客戶要求做出必要調(diào)整，達到精益生產(chǎn)。

ERP系統(tǒng)能達到這樣的效果，還要取決系統(tǒng)建立，除了合理的管理流程，基礎數(shù)據(jù)的建立非常重要，從物料管理角度看，每一種物料都應有代表自己的唯一編碼，編碼是有規(guī)則、有邏輯性的，編碼下要編制該物料的特征數(shù)據(jù)，如：規(guī)格、型號、材質(zhì)、單位、單價等。物料管理的倉儲管理，對庫房、貨架、貨位都有唯一編碼，貨位上的貨物的基礎資料都應錄入系統(tǒng)，而且還要編制管理數(shù)據(jù)，如：儲備上、下限，采購周期，數(shù)量，價格等。如果制造商能進入系統(tǒng)中，制造商的相關數(shù)據(jù)要編進系統(tǒng)中；如制造商的生產(chǎn)能力，產(chǎn)品目錄，庫存情況，產(chǎn)品價格，配送情況等。本企業(yè)的設備能力、生產(chǎn)能力等基礎數(shù)據(jù)都編制在系統(tǒng)中。正因為ERP系統(tǒng)存儲了大量共享數(shù)據(jù)，以及迅速的業(yè)務信息反饋，才使得業(yè)務計劃有的放矢，計劃的準確性得以保證。

企業(yè)的工作計劃是十分重要的，好的工作計劃是成功的前提，良好的過程控制是成功的保障，ERP系統(tǒng)進入物料管理，使物料管理從計劃、采購、倉儲、配送都在管理者掌控之中，因而達到良好的管理效果，從而降低采購價格，合理的儲備量，低的運送及保管費用，及時的貨物配送，最終達到降低企業(yè)生產(chǎn)成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益的目的。