摘要：隨著信息技術(shù)在民辦高校檔案管理工作中的應(yīng)用，信息化建設(shè)已成為民辦高校檔案事業(yè)發(fā)展的方向。文章分析了目前民辦高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題及如何推進(jìn)民辦高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的對策，探討了民辦高校檔案管理信息化建設(shè)新的研究方向。
　　關(guān)鍵詞：民辦高校；檔案管理；信息化建設(shè)
　　
　　我國民辦高等教育歷經(jīng)20余年的發(fā)展，民辦高校檔案是其發(fā)展歷程中最真實(shí)、最直接的記錄，是學(xué)校教學(xué)、科研和學(xué)生管理等各項(xiàng)工作統(tǒng)計(jì)信息資料的直接來源。民辦高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校信息化建設(shè)的重要組成部分，當(dāng)務(wù)之急，民辦高校檔案事業(yè)必須要適應(yīng)時(shí)代和社會的發(fā)展，因此，提高檔案信息服務(wù)水平是發(fā)展新時(shí)期檔案業(yè)務(wù)工作的必然選擇。
　　一、民辦高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題
　　檔案信息化建設(shè)本身就是一項(xiàng)管理多學(xué)科、多部門、多方面資料匯總的系統(tǒng)工程。同時(shí)檔案信息化的快速發(fā)展也帶動了民辦高校檔案工作的迅速發(fā)展，促進(jìn)了檔案管理現(xiàn)代化水平的全面提高。當(dāng)前，民辦高校檔案信息化建設(shè)的重要性、必要性和緊迫性已得到充分認(rèn)可并付諸于實(shí)際行動。經(jīng)過近十年的發(fā)展，民辦高校檔案部門普遍使用計(jì)算機(jī)管理檔案，逐步對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化加工，不斷探索電子文件管理的新模式，檔案信息化建設(shè)成效顯著。
　　與此同時(shí)，我們也應(yīng)該清醒地看到，目前部分民辦高校檔案信息建設(shè)仍存在許多問題急需解決：一是檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施工作不夠標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案信息化的前提是基礎(chǔ)設(shè)施工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。但現(xiàn)在不少民辦高校的各類檔案的著錄細(xì)則相容性差，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。二是數(shù)字信息資源受到限制，對電子文件的歸檔意識不強(qiáng)。民辦高校檔案信息化建設(shè)偏向于傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理，注重掃描紙質(zhì)檔案，甚少考慮電子文件的歸檔和有效管理。三是檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)完全沒有從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，所建的數(shù)據(jù)庫大多數(shù)為條目數(shù)據(jù)庫，全文檔案信息所占的比例很低，只能單一檢索查詢，無法滿足用戶的多種需求。四是檔案專業(yè)人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理首先要有較高專業(yè)知識和先進(jìn)技術(shù)水平的管理人員［2］。五是檔案信息安全保障有待加強(qiáng)。令人擔(dān)憂的是，目前由于檔案專業(yè)人員和技術(shù)條件的限制，許多民辦高校檔案部門安全保密意識薄弱，安全防護(hù)性能較低。只能采取在服務(wù)器上安裝殺毒軟件、定期備份數(shù)據(jù)或設(shè)置訪問權(quán)限的方式防止中毒，避免黑客攻擊。而一旦系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)丟失將會造成難以估量的損失。從民辦高校目前狀況看，檔案管理部門缺乏檔案專業(yè)人員，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，即便引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分利用，使之發(fā)揮應(yīng)有的作用。
　　二、推進(jìn)民辦高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的對策
　　自從《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》正式發(fā)布以來，標(biāo)志著信息化從國家戰(zhàn)略的高度全面實(shí)施。當(dāng)前，各領(lǐng)域各行業(yè)信息化建設(shè)非常普遍，大規(guī)模的信息網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的運(yùn)用已全面啟動，這標(biāo)志著我國信息化建設(shè)面臨難得的戰(zhàn)略發(fā)展機(jī)遇［3］。民辦高校檔案部門應(yīng)該充分抓住機(jī)遇，努力探討加快民辦高校檔案信息建設(shè)的對策，實(shí)現(xiàn)檔案工作的跨越式發(fā)展。
　　1.加大民辦高校投入力度，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)
　　民辦高校檔案信息化首先要從硬件方面配備到位，適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高各類檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度。在此基礎(chǔ)上建設(shè)和完善數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，使檔案網(wǎng)絡(luò)成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。要促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，提高檔案管理應(yīng)用軟件的技術(shù)和水平，確保檔案信息正常交換，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造良好的條件。
　　2.加快民辦高校檔案數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)電子文件管理
　　民辦高校為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，學(xué)校檔案部門首先要利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過掃描錄入、數(shù)碼處理等方式有針對性地選擇對紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等館藏各類檔案數(shù)字化，擴(kuò)大數(shù)字信息資源共享。另外借助于校園網(wǎng)絡(luò)，接收各個(gè)部門形成的有保存價(jià)值的文本類、圖像、數(shù)據(jù)庫及相關(guān)程序等電子文件，為數(shù)字檔案館的建立奠定基礎(chǔ)［4］。針對電子文件的收集根據(jù)學(xué)科特點(diǎn)和文件類型來統(tǒng)一進(jìn)行，學(xué)校的各種重要機(jī)密文件、各部門管理系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，形成時(shí)即可直接上傳至檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，定期再集中和紙質(zhì)文件一起整理歸檔到檔案部門，這樣就能更有效地保證了電子文件及時(shí)完整地歸檔。
　　3.建設(shè)高質(zhì)量的民辦高校檔案信息數(shù)據(jù)庫
　　目前，部分民辦高校檔案大都是以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行保存，隨著數(shù)字信息化的發(fā)展，需要將傳統(tǒng)意義上的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。而檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)就成為決定信息水平高低的決定因素，檔案信息數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和內(nèi)容決定著共享資料的能力和水平。建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫，是檔案信息資源開發(fā)利用的重點(diǎn)，也是實(shí)施電子檔案科學(xué)管理的必要條件。在建設(shè)過程中要按照一定的程序。首先加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，采集文件級目錄數(shù)據(jù)，建設(shè)館藏的檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，然后形成目錄數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而建立各種專門檔案目錄數(shù)據(jù)庫。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過對檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整合，最后形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫群，方便用戶使用，使檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)能力不斷提高，質(zhì)量逐步提升。
　　4.加強(qiáng)民辦高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案專業(yè)人員的素質(zhì)
　　人才是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，高素質(zhì)的專業(yè)人才將為檔案工作帶來新的活力。檔案專業(yè)人員的素質(zhì)是指檔案專業(yè)人員的品質(zhì)、能力、條件等的總稱，是他們完成任務(wù)的保障［5］。另外民辦高校檔案部門可以通過引進(jìn)檔案專業(yè)人才或有計(jì)劃地組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和進(jìn)修，使其充分掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的新知識，檔案信息的獲取、運(yùn)用信息工具、檔案信息的鑒定、評估和檔案信息的加工提煉能力，充分發(fā)揮檔案專業(yè)人員的專長，提高檔案專業(yè)人員的素質(zhì)。
　　5.采取有效措施，保障民辦高校檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全
　　首先是檔案信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全。主要是通過各種計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、密碼技術(shù)和信息安全技術(shù)，保護(hù)檔案信息的機(jī)密性、完整性和真實(shí)性。其次是上網(wǎng)檔案信息的安全。因此，學(xué)校檔案部門要經(jīng)常組織檔案專業(yè)人員進(jìn)行安全知識和操作技術(shù)方面的培訓(xùn)，避免因非法操作造成數(shù)據(jù)損壞或丟失。對上網(wǎng)信息要嚴(yán)格把關(guān)，對于非公開的檔案信息不得上外網(wǎng)，防止失密、泄密事件的發(fā)生。
　　三、民辦高校檔案管理信息化建設(shè)新的研究方向
　　1.從實(shí)際出發(fā)，建立民辦高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫及高校檔案在線服務(wù)平臺
　　在民辦高校檔案信息化建設(shè)過程中，檔案機(jī)構(gòu)可以建立高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字檔案集中存儲于一個(gè)共享的數(shù)據(jù)庫中，這樣，各民辦高校的檔案機(jī)構(gòu)之間可通過權(quán)限分配來使用數(shù)據(jù)庫中的信息。另外，在建立民辦高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上構(gòu)建高校檔案信息網(wǎng)站，這樣可以將民辦高校檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)平臺為檔案用戶提供在線檔案利用服務(wù)，檔案用戶也可以根據(jù)需要進(jìn)行檔案信息的選擇。當(dāng)然民辦高校檔案數(shù)據(jù)庫的建立和檔案在線服務(wù)平臺的構(gòu)建，一方面簡化了檔案利用的手續(xù)，節(jié)約了檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)成本；另一方面，也方便了檔案用戶的利用，提高了民辦高校檔案信息的利用效率。
　　2.從長遠(yuǎn)考慮，構(gòu)建民辦高校檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)體系
　　檔案如何充分利用一直是一個(gè)焦點(diǎn)話題。民辦高校檔案機(jī)構(gòu)在信息化過程中應(yīng)主動向用戶提供檔案服務(wù)，在檔案的開發(fā)利用上，檔案機(jī)構(gòu)借助現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)來分析用戶的需求，來評估利用的結(jié)果。這樣，需要建立完善的查詢科學(xué)檢索體系，可從不同的角度、方位，快速準(zhǔn)確地把檔案信息展現(xiàn)給利用者，增強(qiáng)利用者對檔案信息的了解，最大限度滿足各方面對信息查詢的需求，使檔案信息的價(jià)值得到真正體現(xiàn)。
　　四、結(jié)束語
　　總之，信息技術(shù)的發(fā)展推動了檔案信息化建設(shè)，信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會檔案管理發(fā)展的主題，而檔案作為重要的信息資料，其信息化的建設(shè)也成當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢。我們既要認(rèn)識到民辦高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性，還要認(rèn)真面對它的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。因此，民辦高校應(yīng)積極為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造條件，創(chuàng)新思路，采取有力措施，掌握新方法、新技術(shù)，緊跟時(shí)代的步伐，使檔案事業(yè)不斷向前推進(jìn)。
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