陳妮 柯銳

水利工程檔案管理是一項(xiàng)具有階段性、成套性的系統(tǒng)工作，直接服務(wù)于水利工程建設(shè)，其管理的對(duì)象就是在工程建設(shè)過程中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。因此，根據(jù)水利工程檔案管理的共性，結(jié)合不同水利工程建設(shè)的個(gè)性，確定若干個(gè)可能較大程度影響檔案管理水平與實(shí)體質(zhì)量的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并賦予各節(jié)點(diǎn)針對(duì)性強(qiáng)的控制約束內(nèi)容，通過落實(shí)節(jié)點(diǎn)約束內(nèi)容實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確與安全的目標(biāo)。

一、控制節(jié)點(diǎn)的選擇

水利工程建設(shè)具有階段性，不同階段有不同的建設(shè)重心與工作特點(diǎn)。水利工程檔案是以項(xiàng)目（問題）為核心的、各實(shí)施單位形成的、具有有機(jī)聯(lián)系的資料的集合，具有成套性。因此，控制節(jié)點(diǎn)的選擇應(yīng)遵循時(shí)序、結(jié)合實(shí)際、發(fā)揮價(jià)值。

遵循時(shí)序是指根據(jù)工程建設(shè)經(jīng)歷的時(shí)間階段，選擇有針對(duì)性的工程檔案管理控制節(jié)點(diǎn)，控制節(jié)點(diǎn)的內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)不同階段的重心與側(cè)重點(diǎn)。結(jié)合實(shí)際是指應(yīng)結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際情況，選擇能夠發(fā)揮節(jié)點(diǎn)控制作用的時(shí)段，開展控制工作。發(fā)揮價(jià)值是指控制節(jié)點(diǎn)的數(shù)量及內(nèi)容設(shè)置應(yīng)充分考慮其價(jià)值，最大限度地發(fā)揮節(jié)點(diǎn)控制的作用，確保工程檔案管理處于可控狀態(tài)。

因此，水利工程檔案管理工作設(shè)置以下三個(gè)控制節(jié)點(diǎn)較為合適。節(jié)點(diǎn)一：招標(biāo)分標(biāo)方案批復(fù)后；節(jié)點(diǎn)二：主要標(biāo)段招標(biāo)工作結(jié)束后；節(jié)點(diǎn)三：?jiǎn)挝还こ掏旯を?yàn)收前。

二、控制節(jié)點(diǎn)的約束內(nèi)容

每個(gè)控制節(jié)點(diǎn)處于工程建設(shè)的不同階段，有著各異的側(cè)重點(diǎn)，因此選擇適當(dāng)?shù)募s束內(nèi)容，才能充分發(fā)揮節(jié)點(diǎn)控制作用。

1.節(jié)點(diǎn)一的約束內(nèi)容

招標(biāo)分標(biāo)方案批復(fù)時(shí)機(jī)處于工程建設(shè)管理單位組建及初步設(shè)計(jì)報(bào)告確定之后、招標(biāo)投標(biāo)工作開始之前，屬于工程建設(shè)前期階段。由于此時(shí)檔案管理的主體——工程建設(shè)管理單位已經(jīng)明確，檔案管理的對(duì)象——工程主要建設(shè)內(nèi)容已基本確定并初步劃分，故適合設(shè)置檔案管理控制節(jié)點(diǎn)。此節(jié)點(diǎn)主要約束內(nèi)容為確立檔案管理客觀標(biāo)準(zhǔn)體系，健全管理體制，主要包括制定《工程歸檔范圍與保管期限表》、《工地檔案管理辦法》、《檔案管理崗位職責(zé)》，確定檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組等，從檔案管理的源頭進(jìn)行約束，明確歸檔資料范圍與管理機(jī)制。

2.節(jié)點(diǎn)二的約束內(nèi)容

本節(jié)點(diǎn)所指主要標(biāo)段包括監(jiān)理標(biāo)、主體工程施工標(biāo)、主要設(shè)備安裝標(biāo)。監(jiān)理部門作為水利工程質(zhì)量管理體系的重要環(huán)節(jié)，有責(zé)任對(duì)工程檔案資料的質(zhì)量，特別是各標(biāo)段施工單位檔案資料質(zhì)量進(jìn)行同步控制。主體工程施工單位、主要設(shè)備安裝單位承擔(dān)了工程建設(shè)大部分內(nèi)容，形成的檔案資料無論從數(shù)量上、質(zhì)量上還是重要程度上都具有顯著性，直接決定整個(gè)工程檔案質(zhì)量的優(yōu)劣。因此，有必要設(shè)置控制節(jié)點(diǎn)對(duì)上述單位提出明確的檔案管理要求。此節(jié)點(diǎn)主要約束內(nèi)容為明確檔案收集范圍、分類原則、質(zhì)量要求、保管措施，統(tǒng)一工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，解釋監(jiān)理部門、主體工程施工單位、主要設(shè)備安裝單位有關(guān)檔案管理內(nèi)容的疑惑，從檔案形成階段即進(jìn)行規(guī)范管理，確保水利工程檔案的系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確與安全。

3.節(jié)點(diǎn)三約束內(nèi)容

水利工程建設(shè)一般劃分為若干單位工程實(shí)施，標(biāo)段完工后，施工單位即移交有關(guān)施工檔案資料并撤場(chǎng)。由于各單位工程完工時(shí)間均早于工程竣工時(shí)間，如不在單位工程完工驗(yàn)收前設(shè)置檔案管理控制節(jié)點(diǎn)，不及時(shí)對(duì)已完工單位工程檔案收集、分類、整編質(zhì)量進(jìn)行檢查、監(jiān)督，檔案將不可避免地出現(xiàn)錯(cuò)漏殘缺等現(xiàn)象，無法保障其系統(tǒng)、完整與準(zhǔn)確。待到檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，由于時(shí)間、人員的變化，已經(jīng)很難整改。因此，有必要設(shè)置檔案管理控制節(jié)點(diǎn)。此節(jié)點(diǎn)主要約束內(nèi)容為對(duì)照《歸檔范圍與保管期限表》查看已完工單位工程檔案的收集是否完整、分類是否合理、價(jià)值鑒定是否科學(xué)、竣工圖是否準(zhǔn)確完備、檔案耐久性是否滿足規(guī)定，如存在問題，應(yīng)督促有關(guān)施工單位重新整編資料。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前的各項(xiàng)工作參照此節(jié)點(diǎn)約束內(nèi)容實(shí)行。

三、節(jié)點(diǎn)控制效用

1.增強(qiáng)檔案管理計(jì)劃性

水利工程檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，工作環(huán)節(jié)上有較強(qiáng)的連續(xù)性與邏輯性，任何環(huán)節(jié)錯(cuò)漏顛倒都會(huì)給檔案質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。通過在前期階段設(shè)置控制節(jié)點(diǎn)，確定客觀標(biāo)準(zhǔn)，建立工作體系，明確管理機(jī)制，制定工作計(jì)劃，可以增強(qiáng)檔案管理的計(jì)劃性，使檔案工作始終處于可控狀態(tài)。

2.提升檔案管理的針對(duì)性

檔案管理控制節(jié)點(diǎn)在時(shí)機(jī)與內(nèi)容的選擇上有著很強(qiáng)的針對(duì)性，都是為了解決特定階段、重要時(shí)期有可能影響檔案管理水平與檔案實(shí)體質(zhì)量的普遍性問題，約束不利于檔案收集、分類、整理等環(huán)節(jié)工作開展的共性行為。所采取的控制約束手段也具有可操作性，可以有針對(duì)性地改善工程檔案的結(jié)構(gòu)與質(zhì)量。

3.體現(xiàn)帕累托法則

根據(jù)帕累托法則，在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，其余盡管是多數(shù)，卻是次要的。設(shè)置控制節(jié)點(diǎn)一方面是為了抓住最主要的、起決定作用的內(nèi)容，確保工程檔案的系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確與安全，另一方面也是為了提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，避免人員、經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。

四、注意事項(xiàng)

要做好水利工程檔案管理節(jié)點(diǎn)控制還應(yīng)注意以下事項(xiàng)：一是需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)可，這是節(jié)點(diǎn)控制工作開展的前提；二是保證客觀標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性與可操作性，這是檔案管理工作的依據(jù)，也是節(jié)點(diǎn)控制工作開展的核心；三是明確硬性的糾正措施，這是反饋控制的關(guān)鍵手段，也是確?？刂乒?jié)點(diǎn)發(fā)揮實(shí)際效用的必要措施