鐘朝平

（合浦師范學(xué)校，廣西 合浦 536100）

1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1 思想認(rèn)識(shí)上不夠重視。

從思想認(rèn)識(shí)方面看，一部分同志對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，還存在“重教學(xué)、輕檔案”的意識(shí)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在中專學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，意識(shí)不到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，總認(rèn)為學(xué)校檔案管理沒(méi)必要要求得那么嚴(yán)格，甚至有人認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)。有部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作也不夠重視，對(duì)檔案工作不聞不問(wèn)，將一些責(zé)任心不強(qiáng)、年齡偏大的人員安排在檔案工作崗位上。對(duì)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)、檔案證據(jù)不足，許多資料已經(jīng)丟失，或者一時(shí)找不到，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，最終造成檔案利用率不高。

1.2 檔案管理方法陳舊落后。

目前，中等專業(yè)學(xué)校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時(shí)對(duì)其進(jìn)行加工、調(diào)整與編目。這樣的管理模式致使檔案管理人員無(wú)暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，而且因管理方式落后，導(dǎo)致在查閱檔案時(shí)候速度慢、準(zhǔn)確率低。同時(shí)，很多中等專業(yè)學(xué)校的檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒(méi)有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。中等專業(yè)學(xué)校檔案不僅僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，更為有效地利用這種資源成為中等專業(yè)學(xué)校工作發(fā)展的關(guān)鍵。

1.3 檔案立卷工作不規(guī)范。

檔案立卷工作不規(guī)范主要表現(xiàn)在：領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒(méi)有形成完整的檔案利用和管理體系，比如：教學(xué)檔案管理制度、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、專題概要等。對(duì)檔案資料的收集、整理、錄人不規(guī)范。對(duì)本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全，特別是對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理、錄入有些學(xué)校還未進(jìn)行整理。

1.4 收集資料不夠完整。

外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解造成了會(huì)議文件未能及時(shí)歸檔。某些教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門(mén)歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，容易抹殺個(gè)人的成績(jī)，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5 檔案專業(yè)技術(shù)人員缺乏。

近幾年，學(xué)校檔案人員的學(xué)歷、職稱雖然都有明顯提高，但既有理論知識(shí)，又有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案技術(shù)人員卻相當(dāng)匱乏。學(xué)校檔案人員受各種客觀條件限制，培訓(xùn)力度不夠。檔案人員參加檔案部門(mén)組織的檔案培訓(xùn)，尤其是檔案保管技術(shù)專題的培訓(xùn)相當(dāng)有限。這些原因都明顯地制約了檔案管理的專業(yè)性。

1.6 硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。

有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是二十世紀(jì)七、八十年代購(gòu)置的，個(gè)別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管和使用效果。

2．加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

2.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制。

提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹(shù)立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢(shì)教育教學(xué)改革的步伐。要按上級(jí)檔案管理部門(mén)的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書(shū)、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門(mén)類和載體的檔案。各職能部門(mén)均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.2 加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)。

為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來(lái)負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門(mén)設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書(shū)類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

2.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平。

檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。最后，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2.4 加強(qiáng)檔案的收集和整理。

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書(shū)、勞動(dòng)工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門(mén)類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估，有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績(jī)，辦出特色，辦出水平。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，中專學(xué)校切實(shí)重視檔案管理工作，科學(xué)合理地開(kāi)發(fā)學(xué)校檔案資源，不僅可以為學(xué)校的改革和發(fā)展提供理論支持，而且可以把握發(fā)展趨勢(shì)，為深化教育教學(xué)改革、強(qiáng)化內(nèi)部管理、提高辦學(xué)效益等提供參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策、科研工作、處理重大問(wèn)題提供依據(jù)，還能使學(xué)校工作正常化、規(guī)范化地開(kāi)展，有利于宏觀調(diào)控教育工作。加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校的教學(xué)檔案管理，有助于加強(qiáng)和完善學(xué)校的科學(xué)管理體制，有利于學(xué)校的教育教學(xué)工作的健康發(fā)展。學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容，我們應(yīng)加快改進(jìn)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作，以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，為提高教學(xué)質(zhì)量，提升教育品質(zhì)，創(chuàng)立學(xué)校品牌作出積極的貢獻(xiàn)。