□ 趙賽波

(湖南稅務(wù)高等專科學(xué)校，湖南 長(zhǎng)沙 410116)

一 誰(shuí)動(dòng)了你的時(shí)間?

我們忙忙碌碌，辛苦了一天卻發(fā)現(xiàn)，不知道做了什么，時(shí)間白白過(guò)去了。我們不明白，到底是誰(shuí)動(dòng)了我們的時(shí)間?太多瑣碎的事、太多的應(yīng)酬、太多的會(huì)議、一些相關(guān)無(wú)關(guān)的人占用了我們太多的時(shí)間。我們常常感嘆，人在江湖身不由已，我們很被動(dòng)、很郁悶。

我們真的很無(wú)奈嗎?我們真的只能被時(shí)間牽著鼻子走，被別人安排被別人控制嗎?不是的。時(shí)間是你自己的，別人不可能強(qiáng)迫你做任何的事，時(shí)間分分秒秒都是從你手中溜走的。是你沒(méi)有管好自己的時(shí)間，沒(méi)有把握好時(shí)間的主動(dòng)權(quán)，沒(méi)有當(dāng)好時(shí)間的主人。

二 你的時(shí)間你作主

作時(shí)間的主人，必須學(xué)會(huì)取舍、學(xué)會(huì)計(jì)劃、學(xué)會(huì)拒絕。

(一)學(xué)會(huì)取舍

只做該做的事，必須分清楚重要的事與緊急的事、自己的事與他人的事、擅長(zhǎng)的事和喜歡的事。

1、重要的事和緊急的事。什么是重要的事呢?第一件是大事，是工作和人生的大事;第二件是不得不做的事。比如職責(zé)范圍里的各種事務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)交辦的事以及生活中必須要做的事;第三件是有意義的事。這些事也許與工作沒(méi)有直接關(guān)系，但可以提高生活質(zhì)量、拓展發(fā)展空間，讓生活更有意義。比如學(xué)習(xí)、身體鍛煉、抽空陪伴親人等等。所謂緊急的事就是立刻要辦的事。

根據(jù)事務(wù)的性質(zhì)，可以分為四種類型:

A．很重要很緊急馬上做B．很重要不緊急長(zhǎng)期做C．不重要很緊急授權(quán)做D．不重要不緊急不必做

重要而緊急的事情為A，如各種突發(fā)事件;重要而不緊急的事情為B，如學(xué)校發(fā)展規(guī)劃的制定和實(shí)施;緊急而不重要的事情為C，如突然造訪;不重要也不緊急的事情為D，如一些不必要的應(yīng)酬和會(huì)議。

A類事情必須馬上做。處理這樣的事情往往會(huì)比較被動(dòng)，要嚴(yán)格控制，盡量減少此類事務(wù)的出現(xiàn)，做到用20%左右的時(shí)間處理好。

B類事情要長(zhǎng)期做。此類事情雖然不在急上，但是不得不做、不得不做好的事，而且經(jīng)常出現(xiàn)，處理此類事務(wù)是我們工作的常態(tài)，要占用70%左右的時(shí)間。我們必須有計(jì)劃有安排按時(shí)按量主動(dòng)的做好，決不可拖拉，因?yàn)橐煌?，B類事情就會(huì)變成A類事情，就會(huì)非常被動(dòng)了。

C類事情要授權(quán)做。此類事情可做可不做，要視情況而定，一般占用10%的時(shí)間。

D類事情不必做。

2、自己的事與別人的事。別人的事讓別人做，自己的事也可以委托給別人做。如果工資或?qū)べY的預(yù)期要求比你低的人能夠勝任某份工作，就把該工作分派、委托或外包給這樣的人完成，這叫比較優(yōu)勢(shì)原理。前提是你有更重要的事情要做。通過(guò)委派，讓你有更多的時(shí)間做好帶來(lái)更高價(jià)值的幾件事。

管理者向下委派，首先要找到合適的人，因?yàn)閷⒐ぷ鞣峙浣o不適合的人去做，這將造成時(shí)間的巨大浪費(fèi)。通常，這些人要么無(wú)法恰當(dāng)?shù)赝瓿晒ぷ?，要么就?huì)拖延工作。把工作交給信得過(guò)的人去做，將大大降低授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。在向下委派的同時(shí)，管理者要實(shí)施例外管理。例外管理是一種強(qiáng)有力的時(shí)間管理工具。實(shí)施例外管理能讓你更高效地與他人合作。如果工作步入軌道，并按計(jì)劃進(jìn)展順利，例外管理就意味著下屬無(wú)須向你匯報(bào)，如果沒(méi)有聽到下屬的匯報(bào)，你就可以認(rèn)為一切進(jìn)展順利。只有當(dāng)例外發(fā)生、工作無(wú)法按時(shí)完成，以及不能按預(yù)期質(zhì)量完成時(shí)，下屬才必須向你匯報(bào)。

管理者要警惕反向委派。反向委派是指下屬把你曾委派給他的工作又委派給你。你必須有意識(shí)的拒絕反向委派，警惕下屬試圖將工作反向委派給你。制造難題并要你解決，這是下屬將任務(wù)反向委派給你的一種方式。他們會(huì)問(wèn):你能替我處理一下這個(gè)任務(wù)或者給我提供一些信息嗎?既然你是領(lǐng)導(dǎo)，你顯然比他們更有能力，更博學(xué)多識(shí)，你肯定會(huì)同意替他們處理，并盡快給他們答復(fù)。然而隨后又會(huì)出現(xiàn)其他問(wèn)題，這些問(wèn)題都堆在你那里，并跟其他事情一起成為你的職責(zé)。如果你的下屬讓你去做某件事情，并聲稱其結(jié)果將對(duì)他們?nèi)绾瓮瓿晒ぷ骶哂袥Q定作用，那么你的下屬便把工作又反向委派給你了。此時(shí)，你便承擔(dān)了責(zé)任。不久，你的下屬就會(huì)來(lái)監(jiān)督你的工作，詢問(wèn)工作進(jìn)展。你那時(shí)就要為你的下屬打工了。你將向他們承諾并保證盡快完成他們的工作，再將工作交到他們手上。一旦將工作委派給別人，就不要再收回來(lái)，這是拒絕反向委派的方法。當(dāng)你的下屬要求你做某件事情時(shí)，你應(yīng)該問(wèn)問(wèn)他們:你認(rèn)為我們應(yīng)該怎么做?不管他們提出什么建議，你都可以評(píng)論或贊同，但無(wú)論如何，都要把工作還給他們，讓他們來(lái)做。

3、擅長(zhǎng)的事與喜歡的事

一件是擅長(zhǎng)的事，一件是喜歡的事，你應(yīng)該做哪一件?當(dāng)然是擅長(zhǎng)的事，而不是喜歡的事。因?yàn)槟闫渌阅苣眠@份工資，就是因?yàn)槟阍谀硞€(gè)方面很厲害，人家不如你，你在這個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)能為單位發(fā)揮特有的作用，你拿了這份工資就應(yīng)該把自己擅長(zhǎng)的事做好。如果你憑自己的喜愛(ài)來(lái)選擇工作，這個(gè)工作不是你擅長(zhǎng)的，你就不可能做得組織上要求的那么好，你的貢獻(xiàn)就與你的工資不相匹配，你就不適合在這個(gè)崗位上工作。而且，一個(gè)人干自己不擅長(zhǎng)的事，就是在浪費(fèi)時(shí)間，浪費(fèi)生命。

(二)學(xué)會(huì)計(jì)劃

我們常常不太喜歡計(jì)劃，因?yàn)橛?jì)劃要設(shè)置一些框框，讓人失去某些“自由”。計(jì)劃是死的，活生生的人不能被呆板的計(jì)劃所框住。但我們一定要知道，計(jì)劃是自主掌控時(shí)間的前提，離開了計(jì)劃，就會(huì)失去行動(dòng)的主動(dòng)性，就會(huì)被時(shí)間牽著鼻子走。計(jì)劃讓人失去某些自由，但沒(méi)有計(jì)劃就沒(méi)有自由。

好的計(jì)劃首先要解決好操作性問(wèn)題。什么樣的計(jì)劃有操作性呢?一要實(shí)在。計(jì)劃不是給別人看的，也不是為了應(yīng)付檢查。計(jì)劃是為了掌控好時(shí)間，把事情做好。所以計(jì)劃一定要實(shí)在，要能解決問(wèn)題。二要可行。目標(biāo)要訂得合理，不要唱高調(diào)，要切乎實(shí)際。一個(gè)不能實(shí)現(xiàn)計(jì)劃等于沒(méi)有計(jì)劃。三要具體。計(jì)劃要盡可能定量化，量化的東西操作性好。計(jì)劃要有時(shí)間要求，沒(méi)有時(shí)間要求的計(jì)劃就不叫計(jì)劃。

好的計(jì)劃還要解決好變動(dòng)性問(wèn)題。計(jì)劃有個(gè)敵人叫變化，計(jì)劃沒(méi)有變化快。計(jì)劃如何應(yīng)對(duì)變化?一是要增加預(yù)見性，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。二是要減少變動(dòng)性，將變動(dòng)的事物預(yù)先確定下來(lái)。比如旅行之前，我們可以預(yù)訂機(jī)票;找人辦事，我們可以預(yù)約時(shí)間，等等。三是，注意靈活性。也就是多留一手，所謂“晴帶雨傘飽帶干糧”。要有AB計(jì)劃，當(dāng)A計(jì)劃不行的時(shí)候，B計(jì)劃就可以頂上去。

(三)學(xué)會(huì)拒絕

1、學(xué)會(huì)說(shuō)“不”。不要不好意思說(shuō)“不”，因?yàn)閯e人向你提要求的時(shí)候，他心里已經(jīng)有了被拒絕的準(zhǔn)備。只有你的理由正當(dāng)，別人不會(huì)責(zé)怪你的。

2、拒絕誘惑。人常常會(huì)受到各種誘惑而忘了自己該做什么，結(jié)果被人牽著鼻子走，把時(shí)間的主動(dòng)權(quán)交了出來(lái)。要掌控好自己的時(shí)間，就必須拒絕誘惑。我們行走于這個(gè)五光十色的世界，太多的色彩和絢麗撲面而來(lái)，令人彷徨。我們一定要記住，一種誘惑，無(wú)異于生活的一道繩索，拒絕誘惑，還生命以自由。