杜 鵬

（黑龍江省科學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150001）

如何塑造檔案館的文化事業(yè)機構(gòu)形象

杜 鵬

（黑龍江省科學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150001）

在全國各地普遍加強社會主義精神文明建設(shè)的新時期，各行各業(yè)都日益重視自身良好形象的塑造。作為黨和國家科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)的檔案館，應(yīng)該以什么形象來贏得社會公眾的信任、理解、支持，提高其社會地位和知名度呢？筆者認為，應(yīng)該注重營造檔案館濃郁的文化氛圍，最大限度發(fā)揮檔案館的文化功能，塑造檔案館的文化事業(yè)機構(gòu)形象。

一、塑造檔案館文化事業(yè)機構(gòu)形象的重要性

首先，檔案事業(yè)是文化事業(yè)的一部分，作為檔案事業(yè)主體的檔案館，其科學(xué)文化性質(zhì)尤為明顯，這是由其長久保存黨和國家歷史文化財富，并使之為社會各項事業(yè)服務(wù)的職能決定的。《檔案法》也規(guī)定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)?！边@從法律上規(guī)定了檔案館的文化事業(yè)單位性質(zhì)，也就是要求我們在進行檔案館建設(shè)的過程中，要重視從營造良好的文化氛圍出發(fā)，樹立檔案館的文化事業(yè)機構(gòu)形象。

其次，過去在“左”的思想影響下，政府將檔案館定為機要部門，檔案館自身也長期以機要部門自居，過分強調(diào)檔案工作的政治性，而忽視其科學(xué)文化性。撥亂反正之后，政府將檔案館劃歸文化事業(yè)機構(gòu)。隨著改革開放的不斷深入和對外交流的日漸擴大，檔案館工作人員的思想得到不斷解放，觀念日益更新，注重文化性質(zhì)、營造文化氛圍的行為正逐步提上議事日程，成為檔案館重塑形象的關(guān)鍵。

再次，在新的歷史時期，檔案館塑造開放的文化事業(yè)單位新形象，其一能起到擴大影響的作用，提高檔案館的知名度、影響力，改變公眾對檔案館“閉館自守”的片面印象，增加社會各界對檔案館的理解、支持；其二能起到凝聚向心的作用，增強檔案館工作者的事業(yè)心、榮譽感，激發(fā)其主觀能動性和工作積極性，形成整體的向心力和凝聚力；其三能起到吸引提高作用，便于更多地借鑒國內(nèi)外檔案管理經(jīng)驗，使更多的人才加盟到檔案館，吸引社會力量共同開發(fā)利用檔案信息。

因此，檔案館文化事業(yè)機構(gòu)形象的塑造既是由其本身性質(zhì)和功能所決定的，也是社會發(fā)展的必然。

二、塑造檔案館文化事業(yè)機構(gòu)形象的途徑

檔案館文化事業(yè)機構(gòu)形象的塑造是一項長期性、綜合性的系統(tǒng)工作，不僅要借助于優(yōu)美的外觀環(huán)境、過硬的服務(wù)質(zhì)量、良好的人員素質(zhì)和科學(xué)的管理手段來實現(xiàn)，而且要通過發(fā)揮各種文化功能，開展廣泛的輿論宣傳作配合。

（一）優(yōu)化檔案館內(nèi)外環(huán)境，設(shè)計易于識別和傳播的檔案館標志，塑造視覺形象

1、合理設(shè)置館址，增加外觀的文化特色。由于歷史的原因，過去檔案館一直都是被當作黨和國家的保密單位來看待，不少館址深藏在各級黨委和政府的機關(guān)大院內(nèi)。這種壁壘森嚴的形象不知不覺中在檔案館與社會公眾之間樹起了一道神秘的屏障，使普通大眾無法自由地認識、了解、利用它。為此，老檔案館在建新館時要盡可能走出黨委和政府的深宅大院，建在文化區(qū)，爭取與其它文件、教育、科研機構(gòu)相鄰，在提高這些機構(gòu)綜合效應(yīng)的同時擴大檔案館的社會影響。另外，檔案館建筑在滿足使用功能和科學(xué)技術(shù)條件的基礎(chǔ)上，應(yīng)從外型上體現(xiàn)出其作為保存歷史文化財富基地的專業(yè)特點，新建檔案館要按公共文化設(shè)施的風(fēng)格與要求設(shè)計，讓文化氣息滲透到主體建筑及周圍環(huán)境中，成為當?shù)氐囊粋€文化景觀；已建成的檔案館若缺乏文化特色，也要通過外觀改造和美化環(huán)境來增添文化色彩。

2、改善閱檔環(huán)境，形成濃厚的閱檔氣氛。檔案館可以通過提供整齊清潔、舒適安靜、井然有序、設(shè)施齊全的場所，吸引大家前來查檔閱檔，還可以根據(jù)實際需要和條件，設(shè)置編研成果的展覽室、歷史資料的陳列室等，使檔案信息通過多種形式向社會傳播，讓利用者覺得檔案館不是不可涉足的領(lǐng)域，而是自由自在吸收文化信息的天地。

3、以館徽為核心，統(tǒng)籌設(shè)計可以擴大檔案館知名度的各種用品。檔案館作為文化事業(yè)機構(gòu)，應(yīng)該設(shè)計一個圖情并茂、易懂易記、體現(xiàn)行業(yè)特色的館徽，作為標志有別于圖書館、博物館等文化組織，在視覺上給我們一個別具一格、個性鮮明的形象。同時具體到檔案館的宣傳品、紀念品、贈品、辦公用品、交通工具等各種用品都要進行統(tǒng)一標志（館徽）、統(tǒng)一色彩、統(tǒng)一字樣的系統(tǒng)設(shè)計，以便在實現(xiàn)這些用品實用價值的同時，起到廣告宣傳作用。

（二）提供全方位的優(yōu)行服務(wù)，塑造服務(wù)形象

1、改變傳統(tǒng)的機關(guān)化作息時間，延長開館時間，提倡休息日館。檔案館的服務(wù)范圍已由機關(guān)工作、專業(yè)學(xué)術(shù)研究擴大到普通公眾和非專業(yè)學(xué)術(shù)研究，一些利用者不可能在機關(guān)工作的時間去檔案館，只能業(yè)余時間去，因而檔案館應(yīng)服從公眾的需要，制訂靈活的作息時間，改變公休日不上班的常規(guī)，采取在公休日輪流值班接待利用者的做法，千方百計爭取公眾隨進可來檔案館。

2、改革“守攤待客”的被動服務(wù)方式，把主動為社會大眾服務(wù)的措施落實到實處。開展咨詢服務(wù)活動，以口頭或書面形式解答利用者提出的各種疑難問題，方便利用者查閱檔案；爭取服務(wù)工作的主動權(quán)，不再“守株待兔”，而是走向社會，了解、分析、研究檔案用戶的需求，及時、準確地為社會各方面提供有效的信息服務(wù)；開展預(yù)約調(diào)卷、送檔案信息上門、定題服務(wù)等靈活多樣的服務(wù)活動、多途徑多方式滿足用戶需求；有針對性地編寫各種專題匯編、參考資料，及時提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或機關(guān)單位和個人；建立檔案信息交流服務(wù)中心，實行館室、館際聯(lián)網(wǎng)查檔服務(wù)，提高檔案的查準率，為利用者提供更多的便利。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案館工作者，塑造員工形象

檔案館工作者是塑造檔案館形象的行動者，其精神風(fēng)貌、道德情操、語言儀表、工作技能和服務(wù)態(tài)度等自身形象如何，都直接影響到社會公眾對檔案館的認識和評價。檔案館是文化事業(yè)機構(gòu)，檔案館人員必須是真正“文化人”。作為管理者的檔案館館長在某種程度上代表著檔案館的形象，因而應(yīng)是具有較高的學(xué)術(shù)地位和社會聲望、豐存的文化底蘊和專業(yè)技能的學(xué)者型、專家型人才；閱覽接待室是檔案館與社會各界接觸并提供社會服務(wù)的前沿陣地，是檔案文化事業(yè)單位形象的窗口。所以接待人員除了熟悉館藏，具有過硬的政治素質(zhì)和扎實的檔案專業(yè)基礎(chǔ)外，還應(yīng)具有豐富的文化知識和較高的文化修養(yǎng)，成為文化交流與傳播的使者，在利用者與檔案館之間架起互相溝通的橋梁。

（四）充分發(fā)揮各種文化功能，塑造功能形象

檔案館的主體功能是文化功能，功能是否完備及能否得到充分發(fā)揮，對于塑造文化事業(yè)機構(gòu)形象十分重要。檔案館的文化功能主要從以下六方面去實現(xiàn)：發(fā)揮文化繼承功能，通過檔案收集與管理工作，把祖國文化遺產(chǎn)繼承過來，流傳下去；發(fā)揮文化儲存功能，從積累祖國文化財富、保護民族文化資源的高度，認真做好豐富館藏工作；發(fā)揮文化教育與傳播功能，利用檔案史料，向人民特別是青少年進行愛國主義和革命傳統(tǒng)教育，以檔案為媒體加強與世界各國檔案界、文化界的合作，弘揚與傳播檔案文化精華；發(fā)揮文化批判功能，公正地為歷史作證、評判歷史、維護國家和社會的歷史真實面貌，維護民族文化尊嚴；發(fā)揮文化保護功能，保護檔案這種國家文化財富，保證檔案史料的永久流傳和利用；發(fā)揮文化服務(wù)功能，為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)，向社會開放應(yīng)開放和可以開放的檔案，吸引更多的利用者到檔案館開發(fā)檔案文化資源，為繁榮祖國文化事業(yè)服務(wù)。

（五）善于自我宣傳，塑造社會形象

檔案館要借助各種宣傳工具和手段，積極地、有組織地向社會各界展開宣傳，可以利用新聞媒介報道檔案館工作動態(tài)，宣傳檔案館的社會效益和經(jīng)濟效益；定期舉辦演講會、研討會、利用效果展覽會等專題活動；出版介紹館藏檔案和向社會開放檔案內(nèi)容、數(shù)量，利用檔案典型案例以及查閱手續(xù)須知的小冊子；利用街頭櫥窗、墻報、宣傳欄等傳播形式對社會公眾進行廣泛宣傳，擴大檔案館的社會影響，提高檔案館的社會地位，給人們一個全面深刻的整體形象。