閻 淼

（山西煤礦安全監(jiān)察局檔案館，山西 太原 030012）

隨著經(jīng)濟(jì)的日益進(jìn)步，以紙質(zhì)形式為主的檔案資料無(wú)論從其形成、保存和查閱利用等各個(gè)方面都有很多局限。首先在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多的依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果是費(fèi)時(shí)費(fèi)力。紙質(zhì)的文件和圖紙受溫度濕度環(huán)境等影響較大，紙質(zhì)檔案的耐久性取決于紙張纖維素的性質(zhì)，纖維素在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下容易發(fā)生氧化和水解反應(yīng)，易遭到破壞。在檔案保存過(guò)程中，稍不留意就可能造成不可挽回的損失，并且如圖紙等大幅的文檔都要折疊存放，多次折疊后會(huì)造成字跡模糊，難以辨認(rèn)，折痕處也容易損壞斷裂，大多文檔在存放過(guò)程中因?yàn)槟昃脮?huì)有不同程度的損壞，不利于查看利用，很難保存到要求年限。其次，紙質(zhì)文檔的檢索和查看利用受地域和空間的限制較多，大多的查閱是在檔案管理單位進(jìn)行，而有很多成立于建國(guó)初的大型企事業(yè)單位分支機(jī)構(gòu)多，有很多機(jī)構(gòu)還在不同的行政區(qū)域，檔案管理部門一般設(shè)置在總部，很多重要的檔案也保存在總部，其他的分支機(jī)構(gòu)要查閱利用就要派專人前往。因?yàn)榧堎|(zhì)文檔原始件只有一份，借出后容易造成丟失和損壞，只能復(fù)制原件，期間要耗費(fèi)時(shí)間和精力，特別是對(duì)于比較緊急的境況，很不方便。要打破這些局限，就要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案電子化，以下是筆者對(duì)檔案電子化的一點(diǎn)看法：

1 檔案電子化的定義及其特點(diǎn)

從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息化是管理現(xiàn)代化的必然要求，所謂檔案電子化，就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)供人們利用的過(guò)程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點(diǎn)：

第一，工作效率的大幅提高，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力是檔案電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、存儲(chǔ)、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。電子檔案能為檔案部門提高工作效率，減少人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案信息電子化，還可實(shí)現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍。

第二，存儲(chǔ)量大。信息得到充分交流和共享，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單位途徑管理發(fā)展到體系管理，電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；并且計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)量大，這樣一個(gè)檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息，就可通過(guò)數(shù)字化的手段存儲(chǔ)在電腦里，任何個(gè)人和機(jī)構(gòu)都能很方便地進(jìn)行查閱。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向，從而提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，保證很高的查全率和查準(zhǔn)率。

第三，電子文件的保存更加穩(wěn)定，電子文件的保存載體如VCD、DVD、U盤、移動(dòng)硬盤等，這些載體的普遍特點(diǎn)為存、讀方便快捷，易于傳遞，存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)。受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有較高的穩(wěn)定性。

第四，文件的傳遞更加快速和安全，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件的傳遞是靠郵政系統(tǒng)傳送，時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制，文件容易造成延誤和遺失?，F(xiàn)在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，實(shí)時(shí)收發(fā)，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

2 檔案電子化是社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的必然要求

檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。普遍使用計(jì)算機(jī)管理檔案,這樣就形成了大量的數(shù)字化檔案信息。檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案工作發(fā)展的必由之路，是管理現(xiàn)代化的必然要求。檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。

第一，形勢(shì)發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，一般檔案館都藏有數(shù)10萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海且珍貴的檔案信息資源不能充分地實(shí)現(xiàn)信息共享，及時(shí)地為公眾服務(wù)，就失去了檔案留存的意義。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。

第二，社會(huì)強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需求量不斷增加。那么，要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，這就迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

第三，檔案管理工作的必然趨勢(shì)。檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 積極應(yīng)對(duì)檔案信息電子化帶來(lái)的影響

電子文件沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限，它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是檔案電子化的客觀需要。為此，筆者認(rèn)為，檔案界應(yīng)采取如下對(duì)策：

第一，加強(qiáng)投入，做好基礎(chǔ)工作，一直以來(lái)檔案信息數(shù)字化步伐進(jìn)展緩慢。把館藏的紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字化的檔案是當(dāng)前所有檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。大家知道，對(duì)工作中直接生成的電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)的接收和管理比較容易，但是如果把幾十年形成的全部的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，使其成為光盤、磁盤存儲(chǔ)的信息，建立起一套檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物力。目前，在這方面工作進(jìn)展緩慢，投入不夠。

第二，提高技術(shù)支撐。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒(méi)有過(guò)硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。首先，從硬件建設(shè)和投入上下功夫，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，不斷改善硬件環(huán)境，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟/硬件安全運(yùn)行。

第三，加強(qiáng)人才建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的最終落實(shí)都要靠人來(lái)執(zhí)行，作為信息化社會(huì)的檔案工作者必須具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)。這就要求檔案管理人員不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技能，樹(shù)立為社會(huì)和公眾服務(wù)的意識(shí)。要從“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榭沙掷m(xù)終身教育機(jī)制，在檔案人員間建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，保證檔案人員的素質(zhì)隨經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步而不斷提高。加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，學(xué)習(xí)交流兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

第四，解決好電子文件的保存問(wèn)題。電子文件保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求較高。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗淖x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。把電子文件記錄在介質(zhì)層上，被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止損失。

第五，完善安全制度，加強(qiáng)文件的保密性。電子文件失去了固定的形式，內(nèi)容易于變化，使得電子文件的保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷?，并且修改后不留任何痕跡，雖然已經(jīng)有一些技術(shù)手段可以防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪修改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總比紙質(zhì)文件要大得多，把握其內(nèi)容的原貌較為困難。電子文件不再具有特定的字跡，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，人們可以根據(jù)需要以不同的字體字號(hào)輸入輸出文檔，并且不能為每一份電子文件蓋印或簽名，也就無(wú)法借助字跡和簽章等來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。這些都對(duì)電子文件的安全性提出了新的課題，并且隨著網(wǎng)路技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)也在不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)路中的任何文件都難以做到絕對(duì)保密。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅。采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。可以使信息系統(tǒng)內(nèi)/外網(wǎng)隔離，在內(nèi)部信息化網(wǎng)路和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離。采用路由器過(guò)濾被屏蔽的IP地址、身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施來(lái)保障電子文件的安全性。

第六，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，必須制定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不是單一某個(gè)方面的，而是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系，既要有檔案管理網(wǎng)站信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和管理軟件的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，也要有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，還要有電子文件的接收、管理標(biāo)準(zhǔn)，此外，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)資源庫(kù)互聯(lián)的工作標(biāo)準(zhǔn)等也需要統(tǒng)一。

綜上所述，檔案信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化管理的質(zhì)量起著關(guān)鍵作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案館只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。