汪幼琴

（浙江海洋學(xué)院辦公室，浙江舟山 316000）

高校文書(shū)立卷工作創(chuàng)新路徑研究

汪幼琴

（浙江海洋學(xué)院辦公室，浙江舟山 316000）

文書(shū)立卷是文書(shū)處理工作和檔案工作的橋梁，是高校一項(xiàng)重要的日常工作。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，高校文書(shū)立卷工作既有傳統(tǒng)的機(jī)械手工操作模式，又呈現(xiàn)出電子化、數(shù)字信息化的趨勢(shì)，同時(shí)鑒于當(dāng)前文書(shū)立卷工作受重視程度不夠、立卷歸檔不規(guī)范、分工不明確、文書(shū)隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊等諸多問(wèn)題，提出重視文書(shū)工作、健全和完善文書(shū)立卷制度、加強(qiáng)文書(shū)隊(duì)伍建設(shè)等對(duì)策。

高校；文書(shū)立卷；路徑；對(duì)策

高等教育事業(yè)經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐，取得了令人矚目的成績(jī)，同時(shí)隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展并廣泛應(yīng)用，高校文書(shū)立卷工作呈現(xiàn)出新的動(dòng)向和特點(diǎn)，也面臨了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在此背景下，如何創(chuàng)新文書(shū)立卷工作，充分發(fā)揮自身功能和效益，以便更好地為高校教學(xué)科研服務(wù)，是每一位文書(shū)工作者值得認(rèn)真研究和思考，并在實(shí)踐中努力探索的新課題。

一、高校文書(shū)立卷工作的地位和作用

文書(shū)立卷改革是近年來(lái)，特別是國(guó)家檔案局發(fā)布行業(yè)性推薦標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》前后，檔案理論界與實(shí)際部門(mén)爭(zhēng)論最多、爭(zhēng)議最大的焦點(diǎn)之一。[1]一般而言，筆者以為文書(shū)工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，是高校行政辦公室一項(xiàng)重要的日常工作,而文書(shū)材料的立卷歸檔又是高校行政辦公室文書(shū)處理的重要組成部分,文書(shū)檔案管理水平的高低體現(xiàn)了一所高校檔案管理水平的高低。

文書(shū)立卷是文書(shū)處理和檔案管理的橋梁，文書(shū)立卷歸檔,既是文書(shū)處理工作的終點(diǎn),也是檔案工作的起點(diǎn)，對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用起著至關(guān)重要的作用，并直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量。高校文書(shū)立卷起著查考信息和積累檔案財(cái)富的作用，只有做好文書(shū)立卷工作，才能發(fā)揮文書(shū)最大限度地服務(wù)于高校各部門(mén)和學(xué)院、服務(wù)于師生和社會(huì)的功能，同時(shí)，文書(shū)立卷工作的質(zhì)量也會(huì)直接影響學(xué)校的工作效率和職能的發(fā)揮。因此，做好文書(shū)立卷工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的前提條件，在高校具有不可或缺的作用。

二、當(dāng)前高校文書(shū)立卷工作存在的問(wèn)題

一般意義上講，文書(shū)立卷是指在文書(shū)辦理過(guò)程中，在文件處理完畢后，將那些具有參考和憑證價(jià)值的文件按照規(guī)定進(jìn)行文件分類(lèi)、組合成案卷、案卷編目的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐，高校的文書(shū)立卷工作進(jìn)步迅速并取得了不少成績(jī)，但我們依然需要正視文書(shū)立卷工作所存在的問(wèn)題。

（一）高校文書(shū)立卷工作作為高校文書(shū)檔案工作的重要一環(huán)，一直被邊緣化或受重視程度不夠，這主要是由文書(shū)檔案工作本身性質(zhì)決定的，由于文書(shū)立卷工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，很難產(chǎn)生明顯直接的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而導(dǎo)致高校領(lǐng)導(dǎo)和教職工對(duì)該工作重視程度不夠，無(wú)法從根本上認(rèn)識(shí)文書(shū)立卷工作的重要性，加之文書(shū)檔案工作在學(xué)校整個(gè)工作位置不夠明顯，作用不甚突顯，因此，無(wú)法真正列入高校的議事日程之中。另外，經(jīng)費(fèi)不足進(jìn)而影響文書(shū)立卷工作的順利開(kāi)展，也是當(dāng)前檔案工作的一個(gè)普遍存在的現(xiàn)象。

（二）當(dāng)前，不少高校文書(shū)立卷的操作仍然相對(duì)單一落后，沒(méi)有真正運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段和技術(shù)，進(jìn)而導(dǎo)致信息化程度不夠。在文書(shū)立卷管理過(guò)程中，部分高校仍使用手工編制目錄的原始方法，同時(shí)，因?yàn)椴糠治臅?shū)檔案管理人員能力和高校檔案條件有限等諸多因素，導(dǎo)致高校文書(shū)立卷工作效率不高，對(duì)文書(shū)立卷的管理和培訓(xùn)力度不夠，從而影響到下一步檔案工作的開(kāi)發(fā)和利用。

（三）文書(shū)隊(duì)伍素質(zhì)和水平的低下是影響高校文書(shū)立卷工作的一個(gè)重要因素。目前，高校文書(shū)隊(duì)伍不夠健全，業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)依舊偏低，工作效率不高，同時(shí)，專(zhuān)業(yè)從事文書(shū)立卷工作的人員和編制普遍缺少，而基層單位的管理人員大多數(shù)又是兼職的，甚至有些工作人員根本沒(méi)有系統(tǒng)接受過(guò)文書(shū)檔案專(zhuān)業(yè)教育和培訓(xùn)，因此造成對(duì)文書(shū)立卷和檔案管理業(yè)務(wù)不夠熟練，進(jìn)而影響到文書(shū)立卷的生成、收集、立卷、歸檔、分類(lèi)組卷、編號(hào)編目等一系列過(guò)程的正常運(yùn)作和時(shí)間節(jié)點(diǎn)的銜接，因?yàn)闊o(wú)法做到規(guī)范操作，故無(wú)法保證文書(shū)檔案符合相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和要求。

三、創(chuàng)新高校文書(shū)立卷工作的路徑

（一）提高對(duì)文書(shū)立卷工作的重視

做好文書(shū)部門(mén)立卷工作，離不開(kāi)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心與支持。[2]高校對(duì)文書(shū)立卷工作的關(guān)注和重視是切實(shí)做好該項(xiàng)工作的有利保障，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和廣大教職工認(rèn)同是做好文書(shū)立卷工作的前提。因此，對(duì)文書(shū)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，首先，必須解放思想，更新觀念，通過(guò)經(jīng)常向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書(shū)和檔案工作的開(kāi)展情況，認(rèn)真做好文書(shū)檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供文書(shū)檔案利用信息，促使領(lǐng)導(dǎo)改變對(duì)文書(shū)立卷工作的看法，逐漸認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案工作在學(xué)校工作的重要性，從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的文書(shū)檔案意識(shí)。其次，文書(shū)工作人員需切實(shí)注重提高自我、完善自我，熱愛(ài)并努力做好本職工作，忠于職守，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，做出業(yè)績(jī)，干出水平，以期讓領(lǐng)導(dǎo)和教職工認(rèn)可和滿(mǎn)意，更好地為本單位的發(fā)展服務(wù)，進(jìn)而取得自身的長(zhǎng)足發(fā)展。

（二）利用和把握各種契機(jī)深化高校文書(shū)立卷改革，不斷健全和完善高校文書(shū)立卷制度，努力實(shí)現(xiàn)文書(shū)工作的科學(xué)化和信息化

首先在當(dāng)前形勢(shì)下，必須深化高校文書(shū)立卷改革，努力轉(zhuǎn)換思維方式和行為方式，改變過(guò)去那種鮮為人知的被動(dòng)局面，要努力在學(xué)校的教學(xué)、管理和科研中充分發(fā)揮自身的職能優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，應(yīng)該利用和把握一切可能的契機(jī)，如上級(jí)檢查或各類(lèi)評(píng)估來(lái)改進(jìn)文書(shū)立卷工作，或利用校報(bào)、信息簡(jiǎn)報(bào)、知識(shí)競(jìng)賽等多種形式強(qiáng)化文書(shū)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)立卷的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文書(shū)立卷工作水平，擴(kuò)大文書(shū)工作的影響，使文書(shū)工作得到進(jìn)一步發(fā)展和提高。其次，掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)，利用現(xiàn)代化技術(shù)做好文書(shū)立卷工作。實(shí)施文書(shū)立卷管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路，對(duì)于從事文書(shū)立卷的工作人員來(lái)說(shuō)，不但要有高度的工作責(zé)任感、還要學(xué)習(xí)利用現(xiàn)代化管理技術(shù)進(jìn)行文書(shū)立卷的操作，切實(shí)掌握和運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書(shū)立卷中的運(yùn)用，在文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等諸多環(huán)節(jié)處理過(guò)程中要做到與辦公自動(dòng)化相協(xié)調(diào)。應(yīng)該說(shuō)，文書(shū)管理信息化、數(shù)字化的趨勢(shì)是信息社會(huì)對(duì)文書(shū)工作的必然要求，也是文書(shū)工作者所要努力的方向。因此，文書(shū)工作人員要針對(duì)本崗位工作，認(rèn)真學(xué)會(huì)運(yùn)用該技術(shù)，大力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，力求使自己成為復(fù)合型文書(shū)管理人才。

（三）加強(qiáng)文書(shū)立卷工作的隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化文書(shū)工作的人力資源，不斷提升其業(yè)務(wù)和管理水平，從而適應(yīng)文書(shū)立卷工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化

文書(shū)隊(duì)伍自身素質(zhì)的高低直接影響著文書(shū)工作的質(zhì)量和水平，而一個(gè)穩(wěn)定、和諧的文書(shū)管理團(tuán)隊(duì)是當(dāng)前做好高校文書(shū)立卷工作的前提條件和重要保障。

1.高校文書(shū)工作者需要努力提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平，利用各種渠道提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，從而做到能與時(shí)代和高教改革等各方面相適應(yīng)，而首當(dāng)其沖的是文書(shū)工作人員要樹(shù)立良好的職業(yè)道德，要充分認(rèn)識(shí)和理解文書(shū)工作在高校工作中的地位、作用及重要意義，切實(shí)履行自己的職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)，要珍惜文書(shū)和檔案，尊重歷史，求準(zhǔn)求實(shí)，保持文書(shū)檔案資料的完整齊全。另外，高校文書(shū)工作人員在文書(shū)立卷處理過(guò)程中必須認(rèn)真嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密工作的法律法規(guī)和要求，努力確保文書(shū)檔案的政治安全，充分考慮文書(shū)檔案的利用問(wèn)題，練就嫻熟精湛的服務(wù)技能和本領(lǐng)，以熱情的態(tài)度、過(guò)硬的技術(shù)，切實(shí)為學(xué)校做好各項(xiàng)服務(wù)工作。

2.切實(shí)重視文書(shū)檔案的硬件建設(shè)和投入，不斷改善硬件環(huán)境，努力提高文書(shū)工作人員的業(yè)務(wù)技能。實(shí)踐表明，只有在不斷增加和改善現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，高校的文書(shū)人員才能通過(guò)運(yùn)用這些設(shè)備和技術(shù)，提高文書(shū)立卷的管理水平和工作效率，進(jìn)而提高文書(shū)的質(zhì)量。

3.加強(qiáng)文書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，提高文書(shū)工作者的整體素質(zhì)，對(duì)文書(shū)工作者實(shí)行“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的教育管理模式，一方面通過(guò)其自身的學(xué)習(xí)和組織各種專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不斷提高文書(shū)工作人員的素質(zhì)，另一方面通過(guò)這種模式的訓(xùn)練后逐步形成可持續(xù)終身教育體制，從而力求文書(shū)人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高自我。學(xué)習(xí)獲取知識(shí)和掌握最新前沿技術(shù)是提高素質(zhì)的根本途徑，文書(shū)工作者除了要在工作實(shí)踐中一邊工作一邊學(xué)習(xí)提高外，還必須要有計(jì)劃、有目的地提高，為此，分期分批地培訓(xùn)人員，使其業(yè)務(wù)水平、知識(shí)結(jié)構(gòu)和觀念能適應(yīng)飛速發(fā)展的數(shù)字化信息資源的開(kāi)發(fā)利用的要求。與此同時(shí)，加快引進(jìn)高素質(zhì)人才，把能及時(shí)掌握最新科技手段、方法、富有創(chuàng)新精神的人才充實(shí)到文書(shū)隊(duì)伍中來(lái)。另外，高校要對(duì)文書(shū)工作人員建立相關(guān)的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，將文書(shū)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)納入業(yè)績(jī)考核之中，從而促使文書(shū)工作人員的學(xué)習(xí)常態(tài)化和經(jīng)?；?/p>

4.多方面、多渠道地加大高校文書(shū)檔案部門(mén)間、相關(guān)區(qū)域間的交流力度，通過(guò)經(jīng)常了解和學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)增強(qiáng)文書(shū)管理部門(mén)和文書(shū)人員利用和掌握信息資源的能力，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新思維，促進(jìn)文書(shū)立卷工作緊隨時(shí)代的步伐。

5.建立相關(guān)激勵(lì)機(jī)制，穩(wěn)定文書(shū)隊(duì)伍的人心。例如，高校在工資晉升、職務(wù)升遷、評(píng)選先進(jìn)時(shí)，應(yīng)充分考慮其從事文書(shū)工作年限、工作態(tài)度和工作水平；同時(shí)，重視部分兼職檔案員的相關(guān)待遇問(wèn)題，落實(shí)有關(guān)政策，保障其相關(guān)權(quán)益，切實(shí)提高他們的積極性，從而提高文書(shū)工作的效率和質(zhì)量。

文書(shū)立卷改革是新時(shí)期我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。[3]總之，在新時(shí)期，高校文書(shū)工作者要堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊跟時(shí)代的步伐，進(jìn)一步解放思想，開(kāi)拓創(chuàng)新，努力提高業(yè)務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量，切實(shí)做好文書(shū)立卷工作，從而更好地為高校其他各項(xiàng)工作服務(wù)。

[1]紀(jì)世友，趙蘭明，侯榮菊，等.高校文書(shū)立卷改革初探[J].北京大學(xué)教育評(píng)論，2005(專(zhuān)刊):88-88.

[2]李素華.高校文書(shū)立卷工作研究[J].中國(guó)高教研究，2002（4）：72-72.

[3]顧成昕.高校文書(shū)檔案立卷改革的實(shí)踐與思考[J].蘭臺(tái)世界，2005(12)：7.

Abstract:Document filing,a bridge between document processing and archive work,plays an important role in college routine office work.In the information era,there emerges the electronic and digital operation tendency in document filing in addition to the traditional mechanic hand-made mode,and yet there also lie some serious problems such as the lack of necessary attention,the lack of standardization,vague division of work,unleveled clerical quality and so on.It is under this background that the coping strategies are worked out on how to lay emphasis on document filing,improve and perfect the system,and enhance the clerical quality.

Key words:college;document classification;path;strategies

Research on Path and Innovative Strategies for College Documents Filing

WANG You-qin
(President’s Office of Zhejiang Ocean University,Zhoushan 316000,China)

G472.4

A

1008-8318（2011）01-0097-03

2010-11-16

汪幼琴(1963-)，女，浙江普陀人，館員。