彭 超

（泰州市中醫(yī)院，江蘇泰州 225300）

淺談信息時代下的醫(yī)院檔案管理工作

彭 超

（泰州市中醫(yī)院，江蘇泰州 225300）

醫(yī)院檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢，是醫(yī)院發(fā)展的必然要求。文章通過分析醫(yī)院檔案信息化工作的特點以及所面臨的挑戰(zhàn)，就醫(yī)院檔案管理信息化的現狀、意義和解決對策進行一番探析，以期能夠促使醫(yī)院的檔案管理更上一層樓。

醫(yī)院檔案；信息化；管理

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，我國社會已經步入信息化時代，新時代下檔案的處置和管理也在發(fā)生著巨大的變化，傳統的文書處理和檔案管理體系已不能適應新時代的需求。而在醫(yī)院這一綜合性單位，如何利用成熟的信息技術和設備，處理相關檔案，加強信息時代下的醫(yī)院檔案系統建設和管理這一問題，給目前醫(yī)院的檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)[1]。

1 醫(yī)院檔案管理的現狀分析

1.1 重視程度不夠，基礎設施不完善

雖然現代化的醫(yī)院已逐步建立了完善的信息網絡，電子病歷、HIS系統、遠程會診等一系列醫(yī)療新技術已經成熟，且得到廣泛應用。但是，與之相配套，且在醫(yī)院管理決策中發(fā)揮重要作用的醫(yī)院檔案管理信息化系統，卻由于種種原因得不到建設和完善。大多數醫(yī)院仍存在檔案管理設施不全，檔案設備比較陳舊、檔案管理技術落后、檔案管理人員素質低等問題，醫(yī)院決策層注重經濟效益，而忽略了檔案管理方面的投入，致使最新的計算機設備、網絡信息技術不能運用到檔案管理方面，大大降低了檔案處理的效率、制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

1.2 檔案管理體系制度陳舊，缺乏統一標準

隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，檔案的形式也呈多樣化、動態(tài)化發(fā)展，如：文本文件、音視頻文件、電子報表、電子病歷、圖像文件、數據庫文件等，對檔案的管理方式、調用形式、信息互動等方面提出了更高的要求，傳統的檔案處理系統已不能適應多樣化需求。同樣作為醫(yī)院這個特殊部門，醫(yī)院收費系統、病例病案系統、檢驗系統、影像系統等系統規(guī)格不一，也與檔案系統存在著接口、存儲方式不同和無法交換等問題，檔案信息資源無法共享，在檔案資料的采集、保管時間、硬件和軟件使用要求等方面，沒有統一的標準和規(guī)章制度可循。

1.3 檔案管理人員水平參差不齊

目前大部分醫(yī)院的檔案管理人員，知識面較窄、學歷偏低，對計算機信息技術不夠了解，且自身不注重補充新知識、新訊息；而大多數醫(yī)院重視醫(yī)療衛(wèi)生人員的培養(yǎng)，忽略檔案管理人員的培養(yǎng)，檔案管理人員缺乏系統的培訓，不能接觸到前沿的檔案管理信息，導致檔案管理人員的管理水平和綜合素質普遍不高，從而致使整個醫(yī)院的檔案現代化管理水平不高。

1.4 檔案利用率不高，檔案管理手段傳統化

目前大多數醫(yī)院受條件制約，檔案管理仍停留在傳統歸檔管理階段，仍沿用以手工為主、計算機輔助的檔案管理模式，沿用以紙張為主要的存儲介質，手續(xù)繁瑣、效率低下。雖然醫(yī)院大環(huán)境已實現信息化管理且擁有廣泛的檔案資源，卻不能合理運用信息技術實現檔案全文存儲與目錄檢索，不能將紙質檔案迅速轉換為標準格式的電子文檔，更談不上運用信息技術進行現代化的檔案管理，從而導致醫(yī)院檔案管理水平落后。

總體來說，目前大多數醫(yī)院的檔案工作仍然是一種封閉式、局限于上門查閱檔案的保守方式，難以方便地提供利用，也就談不上充分發(fā)揮檔案信息資源的作用了。

2 醫(yī)院檔案管理信息化的內涵及意義

2.1 醫(yī)院檔案管理信息化的內涵

醫(yī)院檔案管理信息化通俗的講主要是指應用現代信息技術對醫(yī)院在日常工作中產生的各類醫(yī)療檔案、辦公檔案、人事檔案等信息進行系統集成、有序分類和開發(fā)應用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、調用等進行全過程的數字化的管理，促進管理創(chuàng)新，提高工作效率。

其信息化管理主要分為兩個方面:一是傳統數據載體的信息化，即傳統的文字、圖像、表格等文件不再單純地以紙質文件、磁帶、相冊等途徑保存，而是通過計算機、掃描儀、網絡等設備和技術以統一規(guī)范的數據格式錄入計算機，以硬盤及網絡空間、移動存儲設備為載體，以備隨時處理和利用；二是常規(guī)檔案工作流程的信息化，即通過計算機、專門的管理軟件以及信息網絡替代傳統手工實現檔案歸類、編目、排序，檢索、歸檔、保存、調用，減少人為出錯率，提高檔案歸檔及調用的效率。

2.2 醫(yī)院檔案管理信息化的意義

（1）提高醫(yī)院檔案處置的效率。通過網絡和專業(yè)的檔案處理軟件，組成醫(yī)院檔案處置的自動化平臺，使檔案處置從原始的人工化向自動化、現代化轉變，大大提高檔案的處理效率。

（2）提高醫(yī)院檔案的利用率。檔案管理人員將收集的檔案資料，通過技術手段和管理軟件轉換為統一格式進行錄入、整合和調取。醫(yī)院各級部門可以通過平臺，根據需要隨時隨地調閱相關檔案，大大簡化了以前調閱檔案繁瑣的手續(xù)，并且不受時間、空間的限制，不僅提高了醫(yī)院檔案信息的利用率，更實現了檔案資料信息管理的系統性、有效性和共享性。

（3）提高醫(yī)院檔案的檢索率及正確率。通過信息化系統，可以進行快速、精確地查找檔案，先進的自動化檢索功能既適合于各種復雜條件的精確檢索而且也滿足各種模糊查詢，大大地提高了檢索率及檢索的正確率。

（4）完善了醫(yī)院檔案管理模式。檔案管理系統的信息化將逐步改進和完善原有的檔案管理模式，通過信息化平臺的建立，和原有的管理模式互補，既優(yōu)化資源配置、提高檔案管理效率、減少差錯率、壓縮管理費用，又保障了檔案的原始性、機密性和安全性。

3 醫(yī)院信息化檔案管理系統的建設

3.1 醫(yī)院領導決策層的重視

醫(yī)院領導要與時俱進、更新觀念，具備現代化管理的意識，醫(yī)院的現代化發(fā)展離不開先進的檔案管理系統的支撐，系統的先進與否，是確保醫(yī)院能否可持續(xù)發(fā)展的關鍵。加大電子信息技術和設備在檔案管理方面的投入，不僅將提升醫(yī)院的整體檔案管理水平，還將為醫(yī)院的快速發(fā)展提供有力的保障。另外，電子信息檔案管理的專業(yè)性極強，涉及面很廣，要有領導組織管理、協調才能把電子信息檔案的建設和管理工作做好。

3.2 良好的基礎設施建設以及新技術的運用

在醫(yī)院檔案信息化進程中，良好的基礎設施和新技術的合理運用是醫(yī)院檔案管理能否順利實現信息化的關鍵。其中，基礎設施包括硬件平臺和網絡平臺的建設，如配置采集和轉換設備、存儲設備、交換機、服務器等現代化設備[2]；而新技術則包含當前最新的網絡技術、數據庫技術等，以強大的硬件為支撐，以網絡為平臺，以各種技術手段為方式，構建一個檔案管理信息化平臺。通過平臺，將完成整個醫(yī)院檔案的轉換、錄入、編碼、備份、檢索等一系列工作，從而提高檔案管理的效率，減少不必要的差錯，形成現代化的檔案管理體系。

在設備的更新和新技術的運用上醫(yī)院應該著眼于實際、著眼于未來，要有科學性、前瞻性，所更新的軟硬件設備以及新技術的運用要與醫(yī)院原有的系統相互兼容，并符合國家制定的相關標準。要以方便臨床、操作簡單、務實高效為第一位，而不是一味求新、求好。

3.3 完善的檔案信息化管理體系和標準的建立

隨著醫(yī)院檔案信息化工作的快速發(fā)展，傳統的醫(yī)院檔案管理制度和體系標準已不適應時代發(fā)展的需要，成為醫(yī)院檔案信息化管理的一大障礙。一方面，要設立一個獨立的面向醫(yī)院整個組織的檔案信息管理部門，統一協調各部門并規(guī)范檔案信息管理行為，為醫(yī)院各個部門提供更加完善的檔案信息服務。

另一方面，要建立一個完善的、科學的檔案信息化管理制度。醫(yī)院作為特殊單位，檔案種類繁多，各種檔案不僅類別復雜、存儲介質也不盡相同，醫(yī)院檔案工作人員要利用設備，將紙質文件和各類影像文件，統一電子化存儲，同時對原有出臺的文件管理和檔案管理等業(yè)務文件，按照統一標準和規(guī)范進行修改完善，尤其是以前各部門之間的規(guī)定不協調，甚至相互沖突、矛盾的規(guī)范性文件進行重點修改。保證及時傳達醫(yī)院管理決策者的信息和保障檔案信息系統的安全，正確分配使用檔案信息資源，不因個人好惡而隨意修改數據。

3.4 檔案管理人員業(yè)務素質的提高

在醫(yī)院檔案管理系統信息化建設過程中，大量的新技術、新軟件和新的管理方式得到了大量應用，這就對醫(yī)院檔案管理者提出了更高的要求。

主要通過以下方法來提高檔案工作者的能力：一是要加強檔案管理人員的責任心。檔案人員要充分認識到檔案系統信息化的重要性，認真嚴格地按照檔案有關規(guī)定管理檔案，并能夠自覺的接受各種新鮮事物。二是要加強在職人員的培訓。通過各種形式的繼續(xù)教育和崗位培訓，使檔案管理人員在短期內能迅速掌握各種新技術、新設備、新方法[3]，使其既具備現代檔案管理的基本知識和一定的醫(yī)療知識，又懂得計算機技術，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作。三是建立完善的考核制度。利用考核制度，督促檔案管理人員不斷的更新知識，完善自我，與時俱進，以適應整個信息化系統的發(fā)展。

3.5 檔案管理系統信息化建設的安全防護

在醫(yī)院檔案管理系統信息化建設過程中，將運用各種信息技術及網絡平臺，在方便醫(yī)院職工調閱檔案的同時，也加大了檔案泄露及被黑客攻擊、篡改的風險，如何切實做好安全防護工作，確保整個系統的良好運行和保障檔案數據的完整性、機密性，是醫(yī)院檔案管理系統在信息化建設的重中之重。

一是要提高認識，加強檔案管理人員的安全防護意識，定期開展網絡安全知識培訓講座，更新觀念、與時俱進；二是要加強管理，制定嚴格的檔案安全保密制度和檔案調閱制度，嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度；三是要有完善的軟硬件設施，利用最新的防火墻和加密技術構建完善的檔案管理網絡體系和嚴密的流程化處理機制，加強監(jiān)控，構建完善的防范體系；四是要做好紙質檔案的保存和重要電子檔案的備份工作，確保檔案信息的安全存儲[4]。

4 結語

現代化醫(yī)院的建設離不開先進的檔案管理系統的支撐，作為醫(yī)院工作重要組成部分，檔案管理系統的信息化、現代化建設迫在眉睫，我們要以戰(zhàn)略的眼光看待和發(fā)展信息化檔案管理系統，運用最新的信息、網絡技術，更新觀念，加強投入，大力推進醫(yī)院檔案管理系統的信息化建設，深入開發(fā)和利用檔案資源信息，為醫(yī)院的飛速發(fā)展提供有力的保障。

[1]楊亦軍.關于加強醫(yī)院電子信息檔案建設和管理的思考[J].廣西醫(yī)學,2010,（04）:495.

[2]盧幼華.醫(yī)院檔案信息化管理初探[J].云南檔案,2009,（11）:18-19.

[3]劉少德.淺談新時期醫(yī)院檔案信息化管理[J].工企醫(yī)刊,2009,（06）:88-89.

[4]王艷.如何確保信息化檔案管理的安全[J].中國科技信息,2010,（09）:225.

Brief Talk about the Hospital Record ManagemenTUnder the Information Age

PENG Chao
（Taizhou Hospital of Traditional Chinese Medicine,Taizhou Jiangsu 225300,China）

The computerized management of the files in hospital is the inexorable trend of the development of times,anDAlso is the inevitable demand of the development of hospitals.From the analysis of the characteristics and challenges of the computerized management of the files in hospital,this paper analyze on the current situation,significance and solutions of it,in order to improve this kind of management.

the files in hospital;computerized;management

R197.323.1文獻標設碼：B

1671-0142（2011）06-0044-03

彭超（1981-），男，江蘇泰州人，助理館員.

（責任編輯劉 紅）