康小孟

（揚州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 揚州 225127）

近年來，隨著經(jīng)濟的持續(xù)快速發(fā)展和社會對高等教育的需求不斷增長，我國的高等教育有了很大的發(fā)展。已經(jīng)從精英教育階段步入大眾教育階段，高等教育規(guī)模不斷擴大，入學(xué)率大幅度提高，與此相適應(yīng)的是高等教育的改革也在不斷深入，工作重心下沉，管理重心下移，將學(xué)校的教學(xué)職能和社會服務(wù)職能下移到系部，使系部從一個單純的教學(xué)組織單位轉(zhuǎn)變?yōu)橛幸欢?quán)責(zé)的綜合管理部門。而作為系部的中心樞紐及綜合管理部門的系辦公室，如何適應(yīng)新形式的要求，更好地為教學(xué)科研工作服務(wù)成為擺在高校系部辦公室工作人員面前的必須思考的問題。

一、高校系部辦公室工作的特點

1.綜合性

高校系部辦公室自身職能有別于其它辦公部門，它既是教學(xué)、行政的管理機構(gòu)，又是直接為教師、學(xué)生服務(wù)的基層部門，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的“樞紐”。高校大量的、經(jīng)常性的工作是通過系部辦公室這個“樞紐”來進行的。這就決定了系部辦公室在高校管理工作中的綜合性。

2.服務(wù)性

作為系部領(lǐng)導(dǎo)的助手，辦公室工作要體現(xiàn)超前服務(wù)意識，調(diào)動平時的信息積累，掌握第一手資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。此外，還要為教師和學(xué)生提供耐心、周到的服務(wù)，只有這樣才能達到服務(wù)教學(xué)、管理教學(xué)的最佳效果。

3.協(xié)調(diào)性

高校系部辦公室是系部工作運轉(zhuǎn)的核心，是上下級之間溝通的橋梁，起著協(xié)調(diào)各方工作，化解各種矛盾的作用。系部工作千頭萬緒，需要各部門獨立完成或分工協(xié)作，這就需要系部辦公室根據(jù)工作部署及時督促檢查和協(xié)調(diào)各方工作，從而推動系部工作的正常進行。

4.形象性

系部辦公室又被稱為“窗口”，人們往往通過這個窗口的工作作風(fēng)來認(rèn)識或評價系部甚至學(xué)校的工作作風(fēng)和外在形象。這就要求辦公室人員要具有良好的工作作風(fēng)，處處起到表率作用。

5.傳導(dǎo)性

從工作性質(zhì)上講，教學(xué)管理屬于宏觀管理，宏觀管理是建立在全面了解實際工作的基礎(chǔ)之上的。只有掌握教學(xué)一線的情況，宏觀管理才能避免失誤，實現(xiàn)既定目標(biāo)。同時，系部辦公室需將各方面信息和建議真實、準(zhǔn)確地反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)和職能部門，以便及時解決出現(xiàn)的各種矛盾和存在的問題。所以，系部辦公室具有傳導(dǎo)性的作用。

二、高校系部辦公室工作的現(xiàn)狀及加強建設(shè)的必要性

1.目前高校系部辦公室的工作現(xiàn)狀

目前高校系部辦公室工作存在的主要問題有：一是管理人員素質(zhì)參差不齊；二是管理人員隊伍不穩(wěn)定，崗位人員流動性大；三是學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)對基層管理工作重要性普遍認(rèn)識不足，重視教學(xué)科研輕視基層管理。

2.加強高校系部辦公室建設(shè)的必要性

（1）高校規(guī)模的急劇擴大，新的專業(yè)陸續(xù)開辦，在校生逐年增長，使得系部辦公室工作的職能范圍不斷擴大，增加了系部辦公室工作的難度。

（2）隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，新的院系不斷設(shè)立，辦學(xué)形式也越來越多樣化，使得諸多矛盾凸顯，系部辦公室協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好協(xié)調(diào)的任務(wù)更重、難度更大、要求更高。

（3）高校間甚至不同系部及學(xué)科間的競爭也日益激烈，系部辦公室作為綜合管理部門，承擔(dān)著越來越重的任務(wù)。

三、加強系部辦公室建設(shè)的措施

1.加強系部辦公室隊伍建設(shè)，提高辦公室人員素質(zhì)

首先，要加強對系部辦公室人員的政治素質(zhì)培養(yǎng)。作為直接為教學(xué)、科研服務(wù)人員的政治素質(zhì)顯得尤其重要，不但要具有堅定正確的政治方向和高度的政治思想覺悟，而且還要具有良好的馬克思主義理論修養(yǎng)。只有這樣才能正確地認(rèn)識形勢，把握事物的本質(zhì)和發(fā)展方向，抓住問題的根本。

其次，要加強對系部辦公室人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。長期以來，辦公室人員整天忙于日常事務(wù)，很少有機會學(xué)習(xí)提高，致使辦公室的作用得不到很好的發(fā)揮。要改變這種狀況，就要建立健全對辦公室人員的教育培訓(xùn)制度，著眼于辦公室人員處理實際工作的能力，從而提高辦公室的工作效率和水平。

再次，要加強對系部辦公室人員的心理保健。系部辦公室工作“繁、重、緊、雜”，經(jīng)常是忙活了一天，可回頭一看好像還沒有做什么。時常會出現(xiàn)厭倦情緒。因此，系部辦公室人員要不斷調(diào)節(jié)自己的心理狀態(tài)。強化自己的服務(wù)意識，增強責(zé)任感和事業(yè)心。另外，系部辦公室人員要有主動工作的思想意識，要愉快地工作，這樣才能既有利于提高自己的工作效率，又有利于克服自己的厭倦心理。

2.學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，重視系部辦公室的作用

首先，要提高對基層管理工作重要性的認(rèn)識，把管理人員隊伍建設(shè)擺在與師資隊伍建設(shè)同等重要的位置；其次，要建立健全科學(xué)的用人機制，要競爭上崗，打破人員能進不能出，職務(wù)能升不能降，論資排輩的舊觀念。

3.系部辦公室人員應(yīng)改變傳統(tǒng)的工作思路和工作方法

首先，辦公室工作的性質(zhì)決定了工作的被動性強，但是如果一味地被動工作，就難以有大的作為。辦公室人員要改變傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)交代才去做的習(xí)慣，要充分發(fā)揮主觀能動性，善于根據(jù)學(xué)校工作部署，提前做出工作預(yù)案和做好其他工作準(zhǔn)備；要全面、準(zhǔn)確、及時地掌握工作動態(tài)和信息，向領(lǐng)導(dǎo)反映各方面的重要情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

其次，由于學(xué)校形勢在不斷地發(fā)展變化，許多問題的處理方式不能單純依靠以往的經(jīng)驗進行復(fù)制，必須用創(chuàng)新、改革的方法，開創(chuàng)性地探索新規(guī)律，這樣才能真正將工作做到位，切實提高工作水平。

四、結(jié) 語

總之，高校系部辦公室的工作“細、繁、雜、忙”，要切實做好系部辦公室的工作，必須了解高校系部辦公室工作的特點和作用及應(yīng)遵循的基本原則，解放思想、更新觀念、與時俱進，轉(zhuǎn)換角色和轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，強化辦公室的服務(wù)意識，不斷加強學(xué)習(xí)，才能提高高校系部辦公室管理工作的效率，使系部辦公室真正起到管理樞紐和橋梁的作用。

［1］ 昌榮，劉義恒.高等學(xué)校管理學(xué)［M］.南京：南京大學(xué)出版社，1997.

［2］ 范俊英.試談如何發(fā)揮高校系辦公室的職能作用［J］.西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報，2001，（3）：84-85.

［3］ 樊雪萍.系辦公室工作初探［J］.高等教育研究，1999，（1）：55-56.