□文/任曉靜

采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中比較薄弱的環(huán)節(jié)，在很多企業(yè)，采購(gòu)成本占企業(yè)總成本的比重很大。企業(yè)的采購(gòu)與付款活動(dòng)，容易出現(xiàn)以權(quán)謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等違法違紀(jì)行為。為此，設(shè)計(jì)合理、執(zhí)行有效的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制，能夠達(dá)到節(jié)省采購(gòu)成本、避免財(cái)產(chǎn)流失的目的。

一、采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的含義

采購(gòu)與付款是指企業(yè)外購(gòu)商品并支付價(jià)款的行為。采購(gòu)與付款內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的、旨在合理保證采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)活動(dòng)的合法合規(guī)，合理保證企業(yè)資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。

二、采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的目標(biāo)

完善、科學(xué)、系統(tǒng)的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制應(yīng)該包括以下內(nèi)容：職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)控制、請(qǐng)購(gòu)與審批控制、采購(gòu)與驗(yàn)收控制、付款控制。

采用以下控制措施：1、授權(quán)批準(zhǔn)控制；2、不相容職務(wù)相互分離控制；3、與供應(yīng)商的溝通控制；4、合同訂單控制；5、貨物驗(yàn)收控制；6、付款流程控制；7、預(yù)算控制。

其目標(biāo)主要有以下幾個(gè)：1、所記錄的購(gòu)貨都已收到，并符合購(gòu)貨方的最大利益：要求請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單、驗(yàn)收單和賣方發(fā)票一應(yīng)俱全，并附在付款憑單后；2、已發(fā)生的購(gòu)貨業(yè)務(wù)均已記錄：要求請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單、驗(yàn)收單、賣方發(fā)票均經(jīng)事先編號(hào)并已登記入賬；3、所記錄的購(gòu)貨業(yè)務(wù)估價(jià)正確：要求按計(jì)算正確的金額進(jìn)行內(nèi)部核查，采購(gòu)價(jià)格和折扣要經(jīng)過批準(zhǔn)；4、購(gòu)貨業(yè)務(wù)的分類正確：要求貨物按會(huì)計(jì)科目表上的分類來歸類，并進(jìn)行內(nèi)部核查；5、購(gòu)貨業(yè)務(wù)按正確的日期記錄：要求收到商品或接受勞務(wù)就記錄購(gòu)貨業(yè)務(wù)，并進(jìn)行內(nèi)部核查；6、購(gòu)貨業(yè)務(wù)被正確記入應(yīng)付賬款和存貨等明細(xì)賬中，并被準(zhǔn)確匯總：要求對(duì)應(yīng)付賬款內(nèi)容進(jìn)行核查。

三、采購(gòu)與付款內(nèi)部控制存在的問題

采購(gòu)與付款是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，然而同時(shí)也是容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，具體可以表現(xiàn)在以下六個(gè)方面：

1、崗位分工不明確。請(qǐng)購(gòu)與審批、詢價(jià)與確定供應(yīng)商、采購(gòu)合同的訂立與審批、采購(gòu)與驗(yàn)收、付款審批與執(zhí)行等業(yè)務(wù)由同一部門或個(gè)人辦理。

2、授權(quán)制度不完善。采購(gòu)環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)越權(quán)審批，重要和技術(shù)性較強(qiáng)的物資采購(gòu)部門不實(shí)行集體決策和審批，不進(jìn)行規(guī)范的招投標(biāo)行為，甚至未經(jīng)授權(quán)的部門和人員也辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。

3、采購(gòu)支出不真實(shí)。會(huì)計(jì)人員或采購(gòu)人員利用內(nèi)部控制上的漏洞，偽造原始憑證，用自制憑證代替購(gòu)貨發(fā)票支取貨款，中飽私囊；本單位與客戶有關(guān)人員內(nèi)外勾結(jié)，以假發(fā)票、假進(jìn)貨進(jìn)行冒假騙取貨款；會(huì)計(jì)人員、倉(cāng)庫(kù)人員、倉(cāng)管人員、采購(gòu)人員相互勾結(jié)開具假發(fā)票及假入庫(kù)單入賬；會(huì)計(jì)人員只編記賬憑證，不附原始憑證，虛支貨款；涂改以前年度的購(gòu)貨發(fā)票在本期支取貨款和入賬。

4、相關(guān)費(fèi)用不入賬。會(huì)計(jì)人員或其他人利用押金抵物時(shí)，將支付押金作為采購(gòu)支出報(bào)賬，在收回押金時(shí)采取收款不記賬辦法侵吞。多數(shù)單位對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的附件或贈(zèng)品不在合同條款中反映，實(shí)物驗(yàn)收人員驗(yàn)收后不做登記。由此，一些采購(gòu)人員或經(jīng)辦人員“乘虛而入”，將贈(zèng)品竊為己有；與供應(yīng)商勾結(jié)將附件作為另一項(xiàng)交易事項(xiàng)。

5、合同條款不明晰。有的采購(gòu)合同條款只標(biāo)明所要訂購(gòu)的產(chǎn)品、單價(jià)和金額，不標(biāo)明產(chǎn)品的型號(hào)、規(guī)格或標(biāo)出的型號(hào)、規(guī)格不詳盡；有的采購(gòu)合同只標(biāo)明供貨商，而不標(biāo)明產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家。一些采購(gòu)人員往往利用這一漏洞，“偷梁換柱”用高價(jià)格購(gòu)置低等級(jí)、低性能的產(chǎn)品。

6、招標(biāo)行為不規(guī)范。采用招投標(biāo)方式采購(gòu)的價(jià)格比非招標(biāo)方式采購(gòu)的價(jià)格還高。行為主要包括：限制有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商參加投標(biāo)、確定標(biāo)底的人員或能夠接觸標(biāo)底的人員與供應(yīng)商勾結(jié)、評(píng)標(biāo)人員在評(píng)標(biāo)中不能正確參與決策、監(jiān)督機(jī)制或監(jiān)督人員不到位或不能正常發(fā)揮作用。

四、采購(gòu)與付款內(nèi)部控制改進(jìn)建議

對(duì)應(yīng)上面出現(xiàn)的問題，應(yīng)該采取以下對(duì)策進(jìn)行彌補(bǔ)：

1、崗位分工明確。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

2、授權(quán)制度完善。企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃部門應(yīng)該根據(jù)顧客訂單或者對(duì)銷售預(yù)測(cè)和存貨要求的分析來決定生產(chǎn)授權(quán)；企業(yè)對(duì)資本支出和租賃合同應(yīng)該做特別授權(quán)，只容許特定人員提出請(qǐng)購(gòu)；采購(gòu)合同的簽訂必須經(jīng)過有關(guān)授權(quán)人員審批；采購(gòu)款項(xiàng)的支付應(yīng)經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批；重要和技術(shù)性較強(qiáng)的物資采購(gòu)部門應(yīng)該實(shí)行集體決策和審批，進(jìn)行規(guī)范的招投標(biāo)行為；相關(guān)人員只能在授權(quán)范圍內(nèi)行使職責(zé)，不能出現(xiàn)越權(quán)審批的現(xiàn)象。這就需要企業(yè)加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制。

3、采購(gòu)支出應(yīng)當(dāng)真實(shí)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善內(nèi)部控制，防止會(huì)計(jì)員或采購(gòu)員利用內(nèi)部控制上的漏洞，偽造業(yè)務(wù)事項(xiàng)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將大額的采購(gòu)事項(xiàng)與客戶進(jìn)行溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)利用偽造原始憑證，或者利用自制憑證代替購(gòu)貨發(fā)票支取貨款的事項(xiàng)發(fā)生。同時(shí)，對(duì)于貨款的支取應(yīng)當(dāng)附有原始發(fā)票，對(duì)未附有發(fā)票的款項(xiàng)應(yīng)當(dāng)禁止支付。只有當(dāng)原始憑證內(nèi)容填制完整后，才能夠進(jìn)行支付。企業(yè)應(yīng)當(dāng)保管好以前年度以及本年度的資料，防止出現(xiàn)涂改以前年度的購(gòu)貨發(fā)票在本期支取貨款和入賬。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)建立內(nèi)部稽核制度，完善會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制。

4、相關(guān)費(fèi)用應(yīng)及時(shí)入賬。會(huì)計(jì)人員或其他人員利用押金抵物時(shí)，將支付押金作為采購(gòu)支出報(bào)賬，在收回押金時(shí)應(yīng)當(dāng)依法登記入賬。采購(gòu)人員在收到附件及贈(zèng)品時(shí)，應(yīng)該將貨物及時(shí)登記入賬，不能吞為己有。因此，企業(yè)應(yīng)該認(rèn)真地了解交易的流程，注意是否存在一些合同約定外的事項(xiàng)。對(duì)于作為特殊性質(zhì)的支出，應(yīng)該特別注意其收回情況，及時(shí)與客戶溝通，以防止出現(xiàn)貨物已收回卻仍掛在賬面的情況。

5、合同條款應(yīng)當(dāng)清晰。合同條款應(yīng)當(dāng)標(biāo)明所要訂購(gòu)的產(chǎn)品、單價(jià)和金額，同時(shí)應(yīng)當(dāng)標(biāo)明產(chǎn)品的型號(hào)、規(guī)格、供應(yīng)商。對(duì)于只標(biāo)明一部分，或者標(biāo)明不夠詳盡的，應(yīng)當(dāng)要求合同簽訂者重新與客戶簽訂，保證內(nèi)容的準(zhǔn)確完整，從而防止出現(xiàn)利用高價(jià)格去購(gòu)置低等級(jí)、低性能的產(chǎn)品。

6、招標(biāo)行為應(yīng)當(dāng)規(guī)范。為了能使企業(yè)以最低的價(jià)格獲得同等質(zhì)量的產(chǎn)品，企業(yè)可以采取招標(biāo)的方式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取公平、公正的形式，不得限制有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商參加投標(biāo)。這就需要高層管理人員落實(shí)好招標(biāo)的各項(xiàng)工作，對(duì)于招標(biāo)中的一些具體情節(jié)應(yīng)當(dāng)提交董事會(huì)或者股東大會(huì)，保證其合理性、合規(guī)性。同時(shí)，股東會(huì)或董事會(huì)應(yīng)當(dāng)下派人員執(zhí)行監(jiān)督職能。對(duì)于招標(biāo)價(jià)格明顯高于同行業(yè)同質(zhì)量產(chǎn)品的價(jià)格的，應(yīng)對(duì)其招標(biāo)人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幏?，從而保證招標(biāo)的順利進(jìn)行。