摘 要： 各地政府所屬人才服務(wù)機構(gòu)，負責(zé)保管和管理流動人才的人事檔案。針對日益龐大的庫房容量，本文提出了基于信息技術(shù)的檔案存儲新思路，描述了實現(xiàn)的方法，并對實現(xiàn)過程中的難點提出了解決辦法。
　　關(guān)鍵詞： 信息技術(shù) 人事檔案 物理位置 數(shù)據(jù)庫
　　
　　1.引言
　　檔案管理有其科學(xué)的管理方法［１］。一直以來，各地人才服務(wù)機構(gòu)保管檔案時所采用的方法，主要是按流水號排序進行派位存儲。此外還有少數(shù)的地區(qū)采用了四角號碼的派位方法。這些方法，在檔案數(shù)量較少的時候，弊端尚不明顯，而一旦庫容量的數(shù)量級到了萬以上，其不足就顯現(xiàn)了出來。主要表現(xiàn)在兩個方面。
　　1.1無法迅速定位。由于檔案數(shù)量巨大，因此很難在短時間內(nèi)找到該份檔案，曾經(jīng)出現(xiàn)過的極端的例子是：某中心花了幾天時間才終于找到某一份檔案。
　　1.2庫房空間浪費嚴(yán)重。檔案有出有進，而檔案一旦轉(zhuǎn)出，該位置就會永久空著，否則流水號就會不連續(xù)。而為了確保在某個類別檔案流水號的末尾可順序放置新檔案，就必須空置一段容量可觀的空柜子。
　　1.3經(jīng)常需要整庫。按照以上的操作，日積月累后，檔案庫房的空間就是“千瘡百孔”了。于是，隔上一段時間，就需要花費大力氣整庫（盤庫）了，否則新檔案就會沒有空間放置了。
　　為充分利用檔案庫房的有限空間，我根據(jù)自己多年的檔案工作經(jīng)驗和一定的計算機知識，提出一個檔案存儲全新的方法，以及如何具體運用計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)徹底解決這一歷史難題。
　　2.實現(xiàn)方法
　　一個稍具規(guī)模的人才中心，檔案一般都在數(shù)萬份以上，傳統(tǒng)的檔案管理工作延續(xù)了舊的編碼排位規(guī)則，故而存在位置的不確定性，并且?guī)旆坷寐什桓?。所以如何在?shù)量巨大的檔案庫中迅速找到某份檔案更一直是困擾檔案工作人員的一件難事。
　　2.1檔案存放空間的數(shù)字化（初始化）
　　即將存放檔案的柜架按區(qū)、排（層）、號進行數(shù)字化分割，并將這些數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫?？梢詫⒛骋还?jié)柜子設(shè)定為一“區(qū)”，該柜子的某一層設(shè)置為一“排”，每份檔案所占據(jù)的一個具體位置就是“號”。見圖1。
　　這樣，只要知道檔案號或者姓名、出生年月、家庭住址等信息，我們就可以很快找到檔案，與傳統(tǒng)的方法比較，提高檔案庫房利用率近30%，搜尋檔案的速度也提高了很多倍。各地人才中心的在職人員檔案的比例一般為70%左右，其它檔案（未就業(yè)畢業(yè)生、離退人員檔案等）的比例為30%，每格存放大約60—70份檔案。在下表中，系統(tǒng)列出了新派位方法對提高庫房效率和提高查找檔案的效率。
　　2.2指定存放屬性
　　庫房存放空間初始化成功后，需要設(shè)置該存儲區(qū)域每一排（層）最多存放的檔案份數(shù)，即存放屬性。
　　因為在實際的情況中，不同類型的檔案（如在職人員和畢業(yè)生檔案）的厚薄程度不盡相同，為最大限度地節(jié)省檔案存儲空間，應(yīng)該盡量把同一類型的檔案存儲在相同區(qū)域。例如，可以設(shè)置某個“區(qū)”只存放畢業(yè)生檔案。在實際操作中，可以設(shè)置這么幾個存放屬性。
　　2.2.1流動人員。屬于有工作經(jīng)驗的檔案，比較厚。
　　2.2.2畢業(yè)生或初次就業(yè)。檔案很薄。
　　2.2.3臨時庫。臨時檔案，不辦代理手續(xù)。
　　2.3和檔案邏輯關(guān)聯(lián)
　　人才中心一般都會有自己的檔案管理信息系統(tǒng)，可以在系統(tǒng)中將存放在該位置的檔案的索引號（一般使用檔案號）指向該位置。如圖2所示。
　　數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后，只要輸入檔案號等基本信息，就可根據(jù)數(shù)據(jù)庫的相關(guān)記錄查詢到該檔案的物理位置：x區(qū)y排（層）z號，從而迅速找到這份檔案。
　　2.4打印檔案標(biāo)簽
　　為在庫房中視覺找到檔案，還需要為每一份檔案打印一個標(biāo)簽，標(biāo)明該檔案的主要屬性。如圖3所示。
　　2.5分配物理位置流程
　　物理位置的分配過程是軟件自動按照派位規(guī)則進行計算的過程，基本原則是，從小到大進行遞增檢索。其流程如下圖所示。
　　3.難點
　　經(jīng)實踐檢驗，這一方法付諸實施后，可以大幅提高檔案檢索的效率。但在實際的實施過程中，也存在一些需要注意的地方或難點。
　　3.1歷史檔案整理問題
　　如果某中心需要將所有十萬份檔案全部按本文介紹的方法進行數(shù)字化存儲，并打印所有檔案標(biāo)簽，是否有好的辦法呢？答案是肯定的。其實，只要按照老檔案老辦法，新檔案新辦法的原則即可。即如果是歷史老檔案，可以按照原來的排序規(guī)則找檔案，用完后老檔案就按新檔案進行重新派位；如果是新檔案，則可按存儲屬性直接進行處理。當(dāng)然，也可以按原來檔案的排列順序?qū)⒗蠑?shù)據(jù)一次性的按新辦法導(dǎo)入到位置庫中。
　　經(jīng)驗表明，十萬份檔案的轉(zhuǎn)換過程大約在1—3個月之間，整個過程對其業(yè)務(wù)基本沒有影響。
　　3.2大代理單位對專區(qū)的要求
　　不難發(fā)現(xiàn)，如果按照本文的方法，同一單位在不同時間進入庫房的檔案，其物理位置是不在一起的。而實際的情況是，有的代理單位大戶（存檔數(shù)很多的單位）出于心理感受，往往希望其檔案被集中存放在一起。對此，可以在檔案的存放屬性中增加一項“單位專區(qū)”，這樣系統(tǒng)在為檔案分配物理位置時，一旦發(fā)現(xiàn)該單位的名稱（或代理號），就將該檔案自動派到該專區(qū)中。
　　問題是，設(shè)置專區(qū)，需要預(yù)留一定大小的柜架空間。所以，單位專區(qū)設(shè)置得越多，空間也就浪費得越多。這種情況，需要盡量避免。
　　4.結(jié)語
　　使用信息技術(shù)輔助人事檔案存儲的核心，是將檔案庫房進行數(shù)字化分區(qū)，并為每一份檔案進行物理定位。這一技術(shù)首先被應(yīng)用在南京某人才服務(wù)機構(gòu)的檔案管理中，取得了良好的效果。近年來，該技術(shù)被迅速推廣到全國其它近四十家人才服務(wù)機構(gòu)，通過使用該技術(shù)手段，實現(xiàn)了大容量檔案庫房的有序管理，極大地提高了單位的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
　　
　　參考文獻：
　　［1］鄧澤民.檔案管理實務(wù).科學(xué)出版社，2010.
　　 注：“本文中所涉及到的圖表、公式、注解等請以PDF格式閱讀”