摘 要： 中小學(xué)檔案是學(xué)校發(fā)展歷史的重要見證，中小學(xué)檔案建設(shè)是學(xué)校建設(shè)內(nèi)容之一，它對(duì)總結(jié)辦學(xué)規(guī)律、推進(jìn)學(xué)校發(fā)展具有重要意義。進(jìn)一步加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，培訓(xùn)檔案管理人員，開發(fā)檔案管理資源，提高檔案管理效益是當(dāng)前中小學(xué)加強(qiáng)基礎(chǔ)性建設(shè)中迫切需要解決的問題。作者首先肯定了中小學(xué)檔案管理的主要成績，分析了存在的問題及其成因，并對(duì)加強(qiáng)管理工作進(jìn)行了思考。
　　關(guān)鍵詞： 中小學(xué)檔案 管理現(xiàn)狀 思考
　　
　　中小學(xué)檔案是中小學(xué)歷史與現(xiàn)狀的真實(shí)記錄，它對(duì)探索學(xué)校管理規(guī)律、尋求發(fā)展契機(jī)具有重要意義。中小學(xué)檔案管理水平也直接反映著學(xué)校的管理檔次和辦學(xué)水平。隨著中小學(xué)管理工作的日益規(guī)范化，以及信息化程度日益提高，當(dāng)前學(xué)校檔案建設(shè)面臨著許多新的情況和問題，需要予以重視和關(guān)注。
　　一、中小學(xué)檔案管理的主要成績
　　近幾年來由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，各級(jí)各類中小學(xué)的檔案管理意識(shí)不斷增強(qiáng)，普遍建立了檔案管理室，學(xué)校的檔案建設(shè)已經(jīng)成為學(xué)校管理的重要組成部分。據(jù)近幾年檔案管理部門的抽查結(jié)果看，各級(jí)各類中小學(xué)檔案材料的歸檔率不斷提高，教育、教學(xué)、財(cái)會(huì)、基建等檔案材料管理集中，分類明確，為檔案的保管利用創(chuàng)造了有利條件。
　　1.積極開發(fā)檔案資源。為了將檔案信息資源直接服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)，各中小學(xué)檔案管理人員齊心協(xié)力，充分利用學(xué)校豐富的資源優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大檔案信息范圍，為學(xué)校的管理、教育、教學(xué)和教研工作作出了積極貢獻(xiàn)。特別是有些中小學(xué)校，利用學(xué)校校慶的契機(jī)，組織編寫《校友通訊錄》，匯輯了歷屆校友名單及通訊地址，加強(qiáng)聯(lián)系，擴(kuò)展了學(xué)校教育的外延，提升了學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)。同時(shí)，檔案管理人員根據(jù)日常工作需要，將學(xué)校的人員安排、黨員名單、教育教學(xué)論文制成表格、匯輯成冊(cè)，對(duì)迎檢爭創(chuàng)等各類工作都有細(xì)致的歸檔，使學(xué)校的基本情況和各種成果一目了然，為工作創(chuàng)造了便利條件，以更好地服務(wù)于廣大師生。這些事實(shí)有力地說明，檔案管理工作在學(xué)校各項(xiàng)工作中處于相當(dāng)重要的地位，加強(qiáng)檔案建設(shè)，有利于提升學(xué)校管理工作的整體水平。
　　2.嚴(yán)格分類管理歸檔。學(xué)校在管理、教育和教學(xué)中形成了大量的圖表、聲像等材料，類型也較為復(fù)雜，中小學(xué)校檔案管理人員在經(jīng)過細(xì)致的甄別以后，按分類方案立卷歸檔，使材料得到了有效的管理。近年來，學(xué)校檔案員在文件的分類、卷內(nèi)文件的整理、案卷的裝訂、封面的編目、案卷的排列和目錄的編制方面，基本上能按照立檔的規(guī)定嚴(yán)格要求，為今后學(xué)校檔案科學(xué)地保管、統(tǒng)計(jì)和利用奠定了基礎(chǔ)。為統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，有效地利用好檔案，學(xué)校加強(qiáng)了檔案的制度建設(shè)，對(duì)文件材料的形成、收集整理、案卷排列、鑒定保管期限，以及開發(fā)利用都做了明確要求，責(zé)任到人，使檔案工作逐步走上了科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的軌道。
　　3.配套設(shè)施進(jìn)一步完善，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)明顯提高。各中小學(xué)校都建立了檔案室，做到專人負(fù)責(zé)、專門管理，有些學(xué)校還在各處室配有兼職檔案員，初步形成了以檔案室為中心的綜合管理網(wǎng)絡(luò)。各校在經(jīng)費(fèi)投入上進(jìn)一步加大，積極為檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。如有的學(xué)校為配合檔案室升級(jí)，特意增加了檔案櫥具，解決了案卷積累過多、無法存放的現(xiàn)實(shí)困難；有些學(xué)校專門在新建教學(xué)樓中開辟庫房用于檔案存放。這些措施和打算，耗資不多，但在改善檔案管理的條件方面取得了較好的效果，充分體現(xiàn)出學(xué)校管理工作的計(jì)劃性、預(yù)見性和科學(xué)性。由于檔案工作要求嚴(yán)格，任務(wù)繁重，質(zhì)量要求高，牽涉面廣，其特殊性質(zhì)決定了對(duì)檔案員的素質(zhì)有較高的要求。學(xué)校配備的檔案員總體上業(yè)務(wù)能力較高、工作態(tài)度端正、責(zé)任心強(qiáng)，長期以來為學(xué)校的檔案建設(shè)勤懇努力，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，探索出不少成功的管理方法，其敬業(yè)精神和務(wù)實(shí)態(tài)度在廣大教職員工中產(chǎn)生了良好影響。
　　二、中小學(xué)檔案管理存在的問題及其成因
　　盡管各級(jí)各類學(xué)校在檔案管理工作取得了不少的成績，但我在調(diào)查了鎮(zhèn)江市數(shù)十所中小學(xué)檔案管理現(xiàn)狀后發(fā)現(xiàn)，管理質(zhì)量參差不齊，重視程度輕重不一，發(fā)揮效益不高等問題比較普遍地存在著，具體表現(xiàn)在如下方面。
　　1.檔案管理意識(shí)尚不夠強(qiáng)。部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)淡薄，不注重原始材料的收集和保存，對(duì)檔案員的工作不支持、不配合，這為檔案材料的收集和有效管理帶來了難度。
　　2.檔案管理效益尚不夠高。有的學(xué)校盡管建立了檔案室保存了較多的檔案，但未能較好地為學(xué)校服務(wù)的功能，其主要的原因是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師對(duì)檔案工作本質(zhì)的認(rèn)識(shí)不夠明確，不善于利用檔案學(xué)校檔案記錄來進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、摸索辦學(xué)規(guī)律。
　　3.檔案管理的分類尚不夠科學(xué)。有的學(xué)校檔案文件的分類不夠準(zhǔn)確，影響案卷質(zhì)量。還有些學(xué)校由于檔案建設(shè)起步晚，檔案員業(yè)務(wù)熟練程度不夠，在文書處理、檔案收集整理、卷內(nèi)文件的分類排列、案卷標(biāo)題的擬寫等細(xì)節(jié)問題上出現(xiàn)的疏漏較多，也影響了案卷質(zhì)量。
　　4.檔案資源利用尚不夠充分。保存檔案的目的是為了“用”，如果只“存”不“用”，檔案就失去了存在的價(jià)值。通過提供利用可以發(fā)揮檔案材料的作用，也更能引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，擴(kuò)大檔案工作的影響?，F(xiàn)在檔案室多是“守株待兔”，消極地等待人們?nèi)ゲ殚啠鴽]有挖掘自身的資源優(yōu)勢(shì)，變被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)地提供利用檔案或信息。
　　5.檔案管理人員隊(duì)伍尚不夠?qū)I(yè)。檔案管理工作強(qiáng)度大、周期長，要保證工作的質(zhì)量就必須加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)。當(dāng)前，隨著學(xué)校崗位聘任制的實(shí)施，檔案員工作必須引起學(xué)校足夠的重視。要做到定崗、定員，并通過各類培訓(xùn)使他們專業(yè)化，盡量不聘用臨近退休的教職員工擔(dān)任檔案管理員。
　　三、對(duì)加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理的思考
　　當(dāng)前中小學(xué)檔案管理已呈現(xiàn)出正規(guī)化、信息化、專業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)，也為中小學(xué)檔案管理提供了史無前例的發(fā)展平臺(tái)，為此，加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理可以從如下方面入手。
　　1.加強(qiáng)宣傳。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須采取切實(shí)有效的措施，強(qiáng)化中層干部、教師的檔案意識(shí)，促使他們自覺參與學(xué)校檔案建設(shè)，認(rèn)真地做好管理、教育、教學(xué)和財(cái)務(wù)等工作中形成的計(jì)劃、總結(jié)等原始記錄的保存整理，并納入到各處室的工作職責(zé)和定期考核之中，加強(qiáng)監(jiān)督，在全校范圍內(nèi)形成人人重視檔案收集、積極參與檔案建設(shè)的濃厚氛圍。
　　2.加強(qiáng)指導(dǎo)。各中小學(xué)校應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理專項(xiàng)工作的監(jiān)督指導(dǎo)，群策群力，從全校范圍內(nèi)加強(qiáng)動(dòng)員、人人參與，從思想上提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。今后，中小學(xué)校應(yīng)逐步建立檔案保管鑒定制度，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)一些原始材料認(rèn)真甄別保管期限，確認(rèn)永久、長期、短期類別，對(duì)一些無長期保存價(jià)值或超出年限的短期案卷及時(shí)清除，有效地解決庫房與櫥具有限而材料日益增加的矛盾，使檔案員從大量的原始材料的分類、裝訂等機(jī)械工作中解放出來，有更多的精力從事案卷整理，提高案卷質(zhì)量［１］。
　　3.加強(qiáng)服務(wù)。學(xué)校應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理在日常教育教學(xué)工作中的影響，主動(dòng)為廣大教師服務(wù)，讓更多對(duì)學(xué)校發(fā)展有意義、有價(jià)值的檔案材料進(jìn)入學(xué)校檔案管理工作的視野，更好地推動(dòng)工作的開展。同時(shí)，嘗試深層次開發(fā)學(xué)校檔案信息資源，積極主動(dòng)提供利用。檔案室應(yīng)針對(duì)單位或利用者的實(shí)際需要，發(fā)掘信息，通過各種形式“主動(dòng)出擊”，提供檔案利用內(nèi)容或信息［２］?？梢酝ㄟ^進(jìn)行二次、三次加工而成專題材料，把分散的信息系統(tǒng)化，提供給相關(guān)的利用者；也可以把歷年來學(xué)校的優(yōu)秀教職員工事跡、優(yōu)秀的論文等資料分類匯編成冊(cè)，把學(xué)校歷年來優(yōu)秀畢業(yè)生的資料及取得的成就經(jīng)過系統(tǒng)編輯加工，在學(xué)校的宣傳櫥窗或網(wǎng)站上展示出來，這既是對(duì)學(xué)生進(jìn)行創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)與品德教育的生動(dòng)教材，又是宣傳學(xué)校、樹立學(xué)校形象的生動(dòng)素材。
　　4.加強(qiáng)培訓(xùn)。要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期聯(lián)合檔案局舉辦講座，或者外派管理人員參觀學(xué)習(xí)。部分學(xué)校的檔案員年事已高，要注重發(fā)揮他們的“傳、幫、帶”的作用，選拔和培養(yǎng)年輕的檔案管理員，并努力保持檔案員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，使學(xué)校的檔案工作健康、有序地發(fā)展下去。
　　5.加強(qiáng)督查。每年年末，學(xué)校校長室要對(duì)檔案室工作進(jìn)行年檢，從整體上進(jìn)行督促檢查。要把檔案建設(shè)納入到目標(biāo)管理工作中，專門設(shè)立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長。在具體工作中，層層分解，落實(shí)到人，時(shí)時(shí)有記錄，事事有依據(jù)。形成全員參與、全過程管理，人人重視收集、保全檔案的良好氛圍；形成一個(gè)組織有序、規(guī)范完整的檔案管理體系。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　?。?］郭志敏.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個(gè)問題.山東檔案，2003，（19）.
　　［2］吳建美.高校人事管理檔案淺議.江蘇廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2006，（06）.