摘 要： 本文從分析檔案管理的內(nèi)涵入手，從信息化建設(shè)、基礎(chǔ)工作、人員技能、物質(zhì)保障四個方面分別展開論述，就如何在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)化社會下促進企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化進行了探討。
　　關(guān)鍵詞： 企業(yè)檔案管理 信息化建設(shè) 基礎(chǔ)工作 創(chuàng)新能力 保障手段
　　
　　檔案管理也叫檔案工作，是對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。它存在于我們生活的方方面面，我們的工作、學(xué)習(xí)都離不開它。
　　比如，對企業(yè)而言，存在著各種形式的企業(yè)檔案，它是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料，并最終以文字、圖表、音像等形式被保存下來。對企業(yè)檔案進行有效、科學(xué)的管理具有十分重要的意義。科學(xué)、有效的企業(yè)檔案管理工作不僅能夠真實客觀地反映企業(yè)的歷史面貌、促進企業(yè)的科技進步、提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，而且能夠維護企業(yè)的權(quán)益、提高企業(yè)的社會效益。反之，沒有好的檔案管理，會造成企業(yè)相關(guān)記錄的混亂，嚴重時甚至?xí)斐善髽I(yè)經(jīng)營的短期混亂。顯而易見，做好企業(yè)檔案管理工作必須成為企業(yè)管理不能懈怠的一個環(huán)節(jié)。
　　一、檔案管理的內(nèi)涵
　　檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管4HSyjK1L02eXOhQ+ktUTebEryVZgW/FWEpZk0K/kGtc=理是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗管理到科學(xué)管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。
　　檔案管理的具體活動主要包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，分別為檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法，其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借、出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。檔案的管理現(xiàn)代化，將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。
　　二、加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)
　　隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字信息的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用已遍及人們工作和生活的方方面面。檔案管理自古以來就是社會發(fā)展不可或缺的一面，它當(dāng)然也不可避免地受到信息網(wǎng)絡(luò)化的沖擊，相應(yīng)地也就產(chǎn)生了信息網(wǎng)絡(luò)化與檔案管理的互動，因此有必要通過分析信息網(wǎng)絡(luò)化所帶來的新的檔案管理方式方法的變化，以更好地做好網(wǎng)絡(luò)化時代下的檔案管理措施，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
　　實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，首先要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。通過數(shù)據(jù)中心機房建設(shè)、服務(wù)器購置、企業(yè)局域網(wǎng)建設(shè)、企業(yè)廣域網(wǎng)建設(shè)，從而做到方便快捷地開展檔案管理工作。檔案信息管理化能覆蓋企業(yè)各部門和各分公司，使檔案信息能快速地在全企業(yè)進行資源共享。其次要注重檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。企業(yè)要使用檔案信息管理系統(tǒng)，采取數(shù)據(jù)庫服務(wù)集中，系統(tǒng)分布的方式進行部署，這樣可以保證檔案數(shù)據(jù)的同一性。檔案管理系統(tǒng)能夠集成到企業(yè)的信息管理平臺中，可以很方便地從信息管理平臺中打開檔案信息管理系統(tǒng)，查詢結(jié)果可以生成檔案利用申請單，方便地提供使用。最后，要實現(xiàn)檔案系統(tǒng)同其他應(yīng)用系統(tǒng)對接。利用檔案信息系統(tǒng)提供統(tǒng)一的接口使得其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要歸檔信息和資料直接進入檔案管理系統(tǒng)中進行歸檔。
　　三、抓好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)工作
　　抓好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)工作首先要抓好基礎(chǔ)制度規(guī)范建設(shè)，完善工作程序和管理方法。要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)和服務(wù)的要求，由企業(yè)信息部門制定企業(yè)的檔案管理辦法，并召集各部門的負責(zé)人和資料管理員參加企業(yè)檔案管理制度討論會，并在會后與企業(yè)各事業(yè)部進行深入交流和調(diào)研，完成管理辦法的起草和征求意見工作，之后便可頒布相關(guān)制度，在企業(yè)各部門試用。
　　其次，要嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員，既是管理員，又是操作員，要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。把企業(yè)、部門和個人手中分散的t3OgHRVBjloSrcRQqxaueiwoA+QUEMuFxpGNBdKc8OM=、種類和數(shù)量繁多的文件材料，根據(jù)企業(yè)檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行歸檔。針對紙質(zhì)檔案和電子檔案并行的現(xiàn)狀，要首先保證紙質(zhì)檔案的完整性，全面實現(xiàn)檔案文件的全信息化管理。
　　再次，要全方位進行庫房管理，消除各種安全隱患。對檔案庫房要進行了有必要的擴容。對企業(yè)所有檔案庫房進行及時到位的檢查，清點庫存并修復(fù)破損檔案。作為企業(yè)安全工作之一，企業(yè)保密部門要組織檔案安全檢查，重點檢查庫房的防火、防潮、防盜和防蟲等情況，將安全隱患排除在預(yù)防工作中。
　　最后，要進一步整理照片資料，提高聲像檔案管理水平。這要求要將企業(yè)成立以來的歸檔資料進行數(shù)字化掃描，建立底片光盤、企業(yè)年度大事記等新的電子檔案，照片檔案進入了數(shù)字管理系統(tǒng)。企業(yè)還要出臺聲像實物檔案管理的相關(guān)辦法，要將聲像檔案光盤歸檔，方便借閱和使用。
　　四、提高企業(yè)檔案管理人員的創(chuàng)新能力
　　在檔案信息網(wǎng)絡(luò)日益普及的今天，有大量的新情況需要去認識，有大量的新課題和新任務(wù)需要去解決，這就要求企業(yè)的檔案工作人員必須與時俱進，著眼新的實踐和新的發(fā)展，不斷提高開拓創(chuàng)新的能力，使檔案工作都能更好地體現(xiàn)時代性、把握規(guī)律性、富于創(chuàng)造性。首先，檔案工作人員要主動培訓(xùn)和更新計算機及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)方面的知識，例如互聯(lián)網(wǎng)的基本知識和基本應(yīng)用、互聯(lián)網(wǎng)上的檔案信息資源分布和查找方法，學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)上檔案信息發(fā)布方法。其次，檔案工作人員要具備整理網(wǎng)絡(luò)化檔案信息的能力。通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把分散在各地的檔案信息組合整理，提供給用戶。最后，檔案工作人員要具備開發(fā)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的能力。要真正提高網(wǎng)上檔案工作服務(wù)水平，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求，需要一支具有豐富的檔案專業(yè)知識、熟悉網(wǎng)絡(luò)檔案信息搜索、經(jīng)驗豐富、應(yīng)變能力強，具有探索和創(chuàng)新精神的檔案隊伍。
　　五、注重增加經(jīng)費投入，努力完善保障手段
　　當(dāng)今世界，科技進步日新月異，知識更新速度加快。只有充分運用現(xiàn)代科技發(fā)展的成果，不斷完善物質(zhì)手段、更新設(shè)備條件、提高技術(shù)水平，企業(yè)的檔案管理工作才能跟上時代前進的步伐，適應(yīng)我國信息化建設(shè)發(fā)展的要求。但是現(xiàn)階段檔案管理部門設(shè)備比較落后，現(xiàn)代化程度不高。這就要求政府要把檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)作為一件大事來抓，把檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)納入到國家相關(guān)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃和經(jīng)費預(yù)算之中，從而加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的步伐。此外，檔案部門可以利用已建成的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)為社會服務(wù)，獲取一部分經(jīng)濟效益并把它們投入到網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，從而讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟價值，把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營，不斷提高社會和經(jīng)濟效益。
　　
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