摘要：闡述人事檔案管理信息化和社會(huì)化發(fā)展的意義及內(nèi)容，并指出在人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。
　　關(guān)鍵詞：人事檔案管理 信息化和社會(huì)化
　　中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791(2011)06(c)-0000-00
　　
　　高校人事檔案是記錄和反映教職工及學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才水平、學(xué)習(xí)和工作業(yè)績(jī)的原始記錄，是高校教學(xué)、科研、職稱評(píng)定、考核任用干部的重要依據(jù)，是高校重要的信息資料庫(kù)。隨著我國(guó)高校教育教學(xué)和人事制度改革的不斷深入，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的巨大沖擊，人事檔案事業(yè)的發(fā)展只能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，朝著信息化的發(fā)展目標(biāo)邁進(jìn)。
　　
　　1 高校檔案信息化和社會(huì)化的意義
　?。?）高校人事檔案信息化是人事檔案管理改革與發(fā)展的內(nèi)在要求，是人事檔案管理現(xiàn)代化的需要。以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)已經(jīng)日益滲透到我們?nèi)粘Ｉ罟ぷ鞯母鱾€(gè)領(lǐng)域。在高校中很多行政教學(xué)工作都已經(jīng)通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率和教學(xué)質(zhì)量。但是人事檔案管理工作還游離于信息化的浪潮之外，僅僅停留在輸入輸出檔案目錄、轉(zhuǎn)遞通知單等最基本的計(jì)算機(jī)操作上，并沒(méi)有對(duì)人事檔案內(nèi)容記錄的重要信息進(jìn)行錄入、掃描、存儲(chǔ)、和檢索，對(duì)個(gè)人檔案內(nèi)容的查詢也僅僅停留在人事檔案是否在庫(kù)，人事檔案材料是否轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出等最基本的查詢。大部分的高校采用的人事檔案管理系統(tǒng)多是中組部統(tǒng)一開(kāi)發(fā)的計(jì)算機(jī)人事管理系統(tǒng)，只能用于小單位的局域網(wǎng)，只是適用于內(nèi)部簡(jiǎn)單的檔案借閱與歸還手續(xù)，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的高效和優(yōu)質(zhì)，所以人事檔案工作的信息管理顯得尤其重要。
　?。?）隨著高校擴(kuò)招老師的大量引進(jìn)以及高校聘用制實(shí)施，高校人才流動(dòng)的數(shù)量會(huì)日益增多，各高校、各行業(yè)、各部門之間也因人事上的關(guān)系而被緊密地聯(lián)系在一起，這就要求而人事檔案不能獨(dú)占檔案材料，而應(yīng)該通過(guò)彼此間的合作促進(jìn)人事檔案工作的開(kāi)展。因此各高校在進(jìn)行人事檔案資源信息化的同時(shí)，要在組織、人事、檔案、財(cái)務(wù)等部門形成一個(gè)統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo)體系，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)理論、方法、手段，使人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，建立本校的信息化管理隊(duì)伍，形成信息收集的網(wǎng)絡(luò)；圍繞信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，做好對(duì)各種人事資料的數(shù)字化處理工作，使其進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，擴(kuò)大信息來(lái)源，其它高校加強(qiáng)聯(lián)系、溝通，互通有無(wú)，共同進(jìn)行信息化建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，最終為學(xué)校人事檔案工作的信息化和社會(huì)化服務(wù)。
　　
　　2 人事檔案信息化、社會(huì)化存在的關(guān)鍵問(wèn)題
　?。?）缺乏統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)。高校人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，必須建立在統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，它是高質(zhì)量人事檔案信息化建設(shè)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，不但便于人事檔案信息資源的共享和整合，而且可以提高建設(shè)效益和工作質(zhì)量。高校人事檔案現(xiàn)有的兩種管理模式：一種為集中統(tǒng)一管理模式，也是大多數(shù)高校實(shí)行的模式，即高校人事檔案統(tǒng)一交由本校檔案館集中管理，實(shí)行檔案實(shí)體與檔案信息的統(tǒng)一管理；一種為分散管理模式，即各高校內(nèi)部，不同部分分管不同的人事檔案，各部門自成體系，呈自我完善和自我發(fā)展的局面，而高校與高校之間多是采取這種管理模式，呈各自為重的局面。這種兩種模式都有其弊端，不利于人事檔案信息化工作的開(kāi)展。集中統(tǒng)一管理模式在基礎(chǔ)設(shè)施共建、機(jī)構(gòu)人員精簡(jiǎn)及人事檔案信息共享bzAM/KLWQ2+I/e2WsGHJHw==等方面有一定的優(yōu)勢(shì)，但是這種模式缺乏靈活性、協(xié)調(diào)性和動(dòng)態(tài)性。第一，人事檔案各形成部門由于權(quán)責(zé)不明晰往往會(huì)相互扯皮、推諉，造成人事檔案信息利用審批效率低下，無(wú)法保證信息安全。第二，隨著人員變動(dòng)頻繁，職工職稱、考核、工資材料及學(xué)歷材料的時(shí)時(shí)變化，使人事檔案具有動(dòng)態(tài)性強(qiáng)的特點(diǎn)，需要時(shí)時(shí)形成，時(shí)時(shí)更新，而檔案館并非人事檔案材料形成部門，在材料來(lái)源上受制于各形成部門。
　　（2）開(kāi)放式的人事檔案管理模式是人事檔案信息化的最終目標(biāo)。傳統(tǒng)人事檔案管理奉行的是內(nèi)向、封閉式管理模式，個(gè)人對(duì)自己的檔案并無(wú)知情僅，即便是從事檔案管理工作的人員與其自身的人事檔案也必須徹底隔離，所以給人事檔案始終蒙上一層神秘的面紗，正由于它的神秘，因而在許多高校老師的腦海中并無(wú)檔案的概念，加上人員流動(dòng)的頻繁，人事檔案的作用有不斷弱化的趨勢(shì)。許多高校的老師，甚至有個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)在潛意識(shí)中都認(rèn)為人事檔案是“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”。據(jù)有關(guān)的調(diào)查問(wèn)卷顯示，有66%和68%的人認(rèn)為，檔案在求職和職業(yè)發(fā)展不重要或作用不大，僅有30%和25%的人認(rèn)為重要。因此在聘用制度下，隨著信息化大潮的到來(lái)，人事檔案不可能再像過(guò)去傳統(tǒng)式的管理，僅僅局限于單位組織、人事部門使用的狹窄范圍，而應(yīng)適當(dāng)開(kāi)放人事檔案，把利用的權(quán)利交給個(gè)人，改變?cè)瓉?lái)的政治控制和身份依附功能，充分賦予公民人事檔案的知情權(quán)，激活人事檔案，調(diào)動(dòng)本人的積極性，使其主動(dòng)參與到人事檔案管理中來(lái)，配合有關(guān)管理部門做好人事檔案的材料更新與補(bǔ)充，讓個(gè)人了解認(rèn)識(shí)到人事檔案的功能、作用及其重要性，視人事檔案為向社會(huì)證明自己的重要信息，使人事檔案的社會(huì)價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。
　　在發(fā)達(dá)的國(guó)家，人事檔案信息和社會(huì)化已經(jīng)非常完善。例如，在美國(guó)和加拿大，個(gè)人檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已經(jīng)非常成熟，在任何一個(gè)學(xué)校、組織、機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)或工作之后，個(gè)人基本信息會(huì)保存到這分網(wǎng)絡(luò)檔案中。通過(guò)每個(gè)公民必有的“社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼”來(lái)建構(gòu)公民檔案，這個(gè)小小的號(hào)碼包含個(gè)人的“信用記錄”、“學(xué)歷記錄”、“司法記錄”等多方面內(nèi)容。充分發(fā)揮的檔案的社會(huì)性，有關(guān)部門也可以通過(guò)“社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼”來(lái)查閱所需要調(diào)查的內(nèi)容，公民個(gè)人也可以通過(guò)特定的密碼在網(wǎng)上進(jìn)行查閱。然而在我國(guó)人事檔案還是沿用的傳統(tǒng)的封閉式管理模式，各自為重，僅僅局限于各單位人事檔案材料的“收、管、查”。如何借助信息化技術(shù)發(fā)展的成果，借鑒國(guó)外成功的經(jīng)驗(yàn)，形成綜合性的人力資源共享平臺(tái)，擴(kuò)大人事檔案信息服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)資源共享，使人事檔案信息的利用空間更為廣闊；實(shí)現(xiàn)人事管理工作和檔案信息存儲(chǔ)的同步完成，使人事檔案工作進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)，充分發(fā)揮高?？萍贾R(shí)密集的特點(diǎn)，加強(qiáng)橫向和縱向的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)為本校展現(xiàn)人才風(fēng)采，促進(jìn)人才交流的目的；更好地服務(wù)于社會(huì)，真正實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的科學(xué)化、信息化、社會(huì)化。