王西海

水利普查檔案作為普查工作的最終成果，蘊(yùn)藏著及其豐富的信息，能夠客觀、全面、系統(tǒng)地反映我國水利發(fā)展?fàn)顩r、江河湖泊基本情況、水資源開發(fā)利用和保護(hù)現(xiàn)狀、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)水資源的需求、水利行業(yè)能力建設(shè)狀況等，將為科學(xué)制定國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，謀劃水利長遠(yuǎn)發(fā)展思路，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，提供重要依據(jù)。同時(shí)，也將為實(shí)行嚴(yán)格的水資源管理制度、深化水利管理體制改革以及水資源開發(fā)保護(hù)利用提供大量翔實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。做好水利普查檔案的收集與整理十分重要。

第一次全國水利普查以縣級(jí)行政區(qū)為基本工作單元，普查數(shù)據(jù)或表格均以縣級(jí)行政區(qū)為基本單元進(jìn)行填報(bào)和匯總。因此，縣級(jí)水利普查檔案是整個(gè)水利普查檔案的基礎(chǔ)和支撐，做好縣級(jí)水利普查檔案收集、整編意義重大。

一、建立健全水利普查檔案管理機(jī)構(gòu)和工作制度

1.落實(shí)水利普查檔案集中統(tǒng)一管理制度

（1）落實(shí)機(jī)構(gòu)，明確責(zé)任

根據(jù)水利部、國家檔案局《關(guān)于印發(fā)<第一次全國水利普查檔案管理辦法>的通知》（以下簡稱《辦法》）規(guī)定，縣級(jí)水利普查辦是同級(jí)水利普查檔案工作的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)同級(jí)水利普查檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理?？h級(jí)水利普查辦應(yīng)明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，配備檔案工作人員，統(tǒng)籌安排經(jīng)費(fèi)，為水利普查檔案的收集、整理、保管、利用等創(chuàng)造條件，提供保障。

在組建縣級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)時(shí)，一般都明確了由綜合協(xié)調(diào)組或其他工作組負(fù)責(zé)水利普查檔案管理工作。在實(shí)際工作中，縣級(jí)水利普查辦應(yīng)落實(shí)專人負(fù)責(zé)收集、保管普查過程中形成的應(yīng)歸檔文件材料，并將檔案工作納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的崗位責(zé)任制，納入目標(biāo)考核，從組織上保障檔案工作有序開展，確保普查活動(dòng)中形成的檔案資料齊全完整。

（2）科學(xué)分類，集中整編

根據(jù)《辦法》要求，在水利普查檔案整編前，縣級(jí)水利普查辦應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化水利普查檔案歸檔內(nèi)容，制定科學(xué)的分類整編方案。在立卷整編過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照整編方案要求，遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，分類立卷，確保水利普查檔案案卷的成套性、科學(xué)性。

水利普查檔案整理、立卷工作結(jié)束后，由上級(jí)普查機(jī)構(gòu)和檔案部門進(jìn)行檢查、驗(yàn)收，對(duì)于達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)和要求的檔案要重新返工，一定要保證普查檔案整理工作的質(zhì)量。縣級(jí)水利普查辦應(yīng)善始善終完成水利普查檔案的收集、整理工作，水利普查檔案整理、立卷工作不結(jié)束，水利普查機(jī)構(gòu)不能解散，以免檔案資料散失。

（3）及時(shí)移交，統(tǒng)一管理

普查檔案通過驗(yàn)收以后，按照《辦法》要求，縣級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)應(yīng)在普查工作完成后3個(gè)月內(nèi)，將已經(jīng)整理好的水利普查檔案向同級(jí)水行政主管部門檔案機(jī)構(gòu)移交，并辦理移交手續(xù)。

2.制定水利普查檔案工作規(guī)劃

縣級(jí)水利普查辦應(yīng)將檔案工作納入水利普查工作計(jì)劃和管理工作程序，制定切實(shí)可行的水利普查檔案工作規(guī)劃，明確各階段檔案工作目標(biāo)任務(wù)和檔案收集、歸檔重點(diǎn)。同時(shí)，要明確同級(jí)各部門、普查辦各工作組及縣以下水利普查機(jī)構(gòu)檔案工作責(zé)任，建立誰形成誰負(fù)責(zé)、誰提供誰整編的工作機(jī)制，構(gòu)建橫向到邊、縱向到底的檔案工作責(zé)任網(wǎng)絡(luò)，確保水利普查檔案真實(shí)、完整、收集齊全。

3.建立健全水利普查檔案收集、歸檔等制度

縣級(jí)水利普查辦應(yīng)及時(shí)建立健全水利普查檔案收集、歸檔、借閱、保管等工作制度，保證水利普查檔案工作有法可依、有章可循，達(dá)到規(guī)范化管理的目標(biāo)要求。采取措施，嚴(yán)格接收、借閱登記手續(xù)，保證水利普查檔案安全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用。

二、堅(jiān)持與水利普查工作同步

要提高水利普查檔案管理水平，必須堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，做到檔案管理與普查工作同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)全過程管理。確保水利普查開展過程中產(chǎn)生的各類具有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔，發(fā)揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明”的獨(dú)特作用。

1.隨辦隨歸，及時(shí)歸檔

高度重視普查檔案資料的保管整理工作，特別注重檔案資料的積累，普查工作一開始就要明確專人負(fù)責(zé)收集、整理檔案。為有效防止普查資料的流失，確保普查資料齊全、完整、安全，縣級(jí)水利普查辦各部門、個(gè)人或縣以下水利普查機(jī)構(gòu)在水利普查中形成的應(yīng)歸檔文件材料，應(yīng)在辦理完畢后，及時(shí)移交縣級(jí)水利普查辦檔案部門歸檔保管。因工作需要，暫不能歸檔的，也應(yīng)在階段工作完成后，定期移交歸檔。

2.分類整理，扎實(shí)推進(jìn)

第一次全國水利普查工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，形成的文件材料數(shù)量較多，各階段的工作成果表現(xiàn)形式多樣，有圖、表格和文字檔案等。這些資料都是原始基礎(chǔ)資料，需及時(shí)存檔保管，其整理歸檔工作量相當(dāng)繁重。對(duì)這些檔案資料，縣級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)要注意資料逐步積累，分階段、分門別類地做好歸檔整理工作。

3.妥善保管，確保安全

與紙質(zhì)的資料歸檔一樣，水利普查電子文件材料歸檔也應(yīng)分門別類建立文件夾，在不同時(shí)期存放在指定的服務(wù)器上不同的區(qū)域，以杜絕檔案材料的泄密，并注意及時(shí)備份。應(yīng)配備必要的管理設(shè)施設(shè)備，保管好普查檔案。應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，設(shè)置檔案庫房，購置符合規(guī)范的檔案裝具和柜架，配備必要的保管保護(hù)設(shè)施設(shè)備，確保普查檔案資料妥善保管。

三、抓好檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員素質(zhì)

縣級(jí)水利普查辦應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，普及檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和水利普查知識(shí)，加強(qiáng)檔案法規(guī)的宣傳教育，使檔案工作人員能熟練掌握檔案業(yè)務(wù)和水利普查知識(shí)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)。同時(shí)，要增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，切實(shí)做好檔案的收集、管理工作，做到不遺不漏，保證檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確，使水利普查檔案資料能夠準(zhǔn)確地反映水利普查的全過程。

2.把握水利普查檔案管理工作的重點(diǎn)

水利普查的不同階段有不同的歸檔重點(diǎn)，各個(gè)階段的工作內(nèi)容順序性較強(qiáng)，前一環(huán)節(jié)的文件材料往往是后一環(huán)節(jié)的依據(jù)，后一環(huán)節(jié)的文件材料是前一環(huán)節(jié)的豐富和發(fā)展。因此，在建檔管理方面要重點(diǎn)抓好及時(shí)按工作環(huán)節(jié)歸檔，并隨時(shí)提供利用。

3.抓好水利普查檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)

在水利普查檔案管理過程中，要注重運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤技術(shù)等現(xiàn)代化工具收集、整理水利普查檔案資料。同時(shí)，水利普查工作中形成的電子文件和電子數(shù)據(jù)是水利普查檔案的內(nèi)容，應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)普查電子文件和電子數(shù)據(jù)的歸檔管理，應(yīng)按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的要求，做好水利普查電子文件和電子數(shù)據(jù)的歸檔工作，為提高水利普查檔案工作現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)