王美琳

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案管理是對傳統(tǒng)檔案管理最深刻的變革。電子文件歸檔有介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔兩種。介質(zhì)歸檔將有保存價值的電子文件經(jīng)過整理后，存儲在磁帶或光盤上。網(wǎng)絡(luò)歸檔將有保存價值的電子文件，通過計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸給檔案部門規(guī)定的網(wǎng)址?，F(xiàn)在大中型企業(yè)電子計算機網(wǎng)絡(luò)已普及，建立電子檔案，實現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案管理和運用，在當(dāng)前快速發(fā)展的電子信息時代尤為重要。本文現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案管理進(jìn)行探討和研究，以資同行業(yè)者參考。

一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案管理信息化指運用現(xiàn)代信息技術(shù)加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。檔案管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)容包括：檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息存儲數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息化建設(shè)是一個信息數(shù)字化建設(shè)的過程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體發(fā)生變化的過程。在信息時代，檔案管理信息化建設(shè)對推動我國經(jīng)濟社會繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用。

1.檔案管理信息化是實現(xiàn)資源共享的必然要求

在當(dāng)代，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)搶占經(jīng)濟發(fā)展的制高點、加速經(jīng)濟和社會發(fā)展的必由之路。加快檔案資源信息化的步伐，既是經(jīng)濟和社會全球一體化新形勢下加快發(fā)展的迫切要求，也是實現(xiàn)檔案信息資源共享的現(xiàn)實需要。檔案管理信息化可以進(jìn)一步促進(jìn)資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，消除信息使用者共享資源的壁壘，實現(xiàn)資源的高度共享。

2.檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求

檔案事業(yè)是為全局服務(wù)的基礎(chǔ)性部分，在改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)中具有十分重要的地位和作用，檔案管理信息化無疑是奠定檔案事業(yè)基礎(chǔ)性地位的必然趨勢。面對檔案工作的新形勢，檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生新的變化。在新時期，要適應(yīng)檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業(yè)發(fā)展的體制弊端，調(diào)整檔案工作的結(jié)構(gòu)，使其與社會整體發(fā)展相協(xié)調(diào)、相一致。同時，檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。

3.檔案管理信息化是提高工作效率、節(jié)約資源的必然要求

傳統(tǒng)檔案工作主要是利用人工對檔案實體進(jìn)行精細(xì)的收集、整理、保管、利用等，是以手工勞動為主的管理模式，花費了大量的人力、物力。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)在信息技術(shù)和通訊技術(shù)高速發(fā)展的今天凸顯弊端。檔案管理信息化不僅極大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進(jìn)了節(jié)約型社會的建設(shè)。

二、我國檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國家信息網(wǎng)。具體講，檔案管理信息化建設(shè)的主要對策有以下幾點：

1.水利系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)加快檔案信息化發(fā)展進(jìn)程

目前，安徽省水利系統(tǒng)檔案信息化還處于起步階段，必須克服目前標(biāo)準(zhǔn)不一、各自為政的分散局面，研究制定統(tǒng)一的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃。要通過制定相關(guān)措施，保證檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)沿著健康、穩(wěn)定、有序的方向發(fā)展。當(dāng)務(wù)之急是應(yīng)該組織檔案信息化建設(shè)，包括發(fā)展的總體框架、規(guī)劃、措施、技術(shù)支撐、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及相關(guān)內(nèi)容，使檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范、有序的發(fā)展軌道。

2.確保檔案保存“社會記憶”功能的實現(xiàn)

建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)，保證檔案的真實性、可靠性。對于檔案部門來說，保存和延續(xù)“社會記憶”是立業(yè)之本，提供信息、服務(wù)社會是強業(yè)之路。檔案信息化建設(shè)必須要在實現(xiàn)“社會記憶”功能的基礎(chǔ)上進(jìn)行，它不僅要利用先進(jìn)的信息技術(shù)來拓展和實現(xiàn)檔案部門提供信息服務(wù)功能，更要確保檔案部門保存“社會記憶”功能的實現(xiàn)。由于電子化、信息化手段的應(yīng)用，檔案資料大多可以進(jìn)行數(shù)字化處理，并按數(shù)字化手稿進(jìn)行管理，有效地解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保存”問題、“安全性”問題、“借閱難”問題，確保了檔案保存“社會記憶”功能的實現(xiàn)。國際檔案理事會電子文件委員會制定的《電子文件管理指南》中指出，應(yīng)對電子文件的“元數(shù)據(jù)”和“背景信息”進(jìn)行記錄和保存。

3.拓寬檔案館管理、服務(wù)職能

建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案研究者提供豐富的信息資源。由于信息化后的檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有所不同，應(yīng)盡快利用已有和現(xiàn)有的檔案資源加快檔案理論研究的腳步。所以，檔案既要有歷史信息，又要有政府的現(xiàn)行公文信息，不斷擴充、拓展和延伸館藏信息種類，并且積極推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，加快建立檔案目錄中心，豐富檔案數(shù)據(jù)儲備，為檔案信息化做好后臺數(shù)據(jù)庫支持，逐步實現(xiàn)館藏信息轉(zhuǎn)輸網(wǎng)絡(luò)化和利用在線化，建立檔案局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，實現(xiàn)資源共享，為研究者提供大量的有價值的信息資源，促進(jìn)新一代檔案學(xué)的形成。

三、結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的信息化管理，是對信息資源和信息活動的管理，其基本職能是對檔案進(jìn)行信息化的計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制。各個單位將有保存價值的檔案信息按照規(guī)定要求歸檔外，應(yīng)對檔案進(jìn)行信息化處理，實現(xiàn)檔案的信息化管理。此外要對在計算機網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息進(jìn)行有效控制，保證計算機應(yīng)用技術(shù)對電子檔案信息資源的安全性管理，并且在安全的條件下實現(xiàn)廣泛與最大化的社會服務(wù)