趙 俊

高校電子檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

趙 俊

隨著電子信息化及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的的普及推廣，為高校檔案管理工作提供了嶄新的管理手段，也為高校整理歸類、建檔上傳、查找查詢、修復(fù)保護(hù)技術(shù)增添了新的方式。因此，結(jié)合廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理個(gè)案，分析了檔案管理過(guò)程中的現(xiàn)狀與電子檔案管理存在的問(wèn)題，提出了實(shí)現(xiàn)檔案管理的解決措施。

檔案管理；檔案信息化；電子檔案管理

教育部和國(guó)家檔案局于2008年9月1日起頒布了新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡(jiǎn)稱27號(hào)令）。[1]已實(shí)施了近20年的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡(jiǎn)稱“6號(hào)令”）隨之廢止。27號(hào)令作為我國(guó)高校檔案管理工作的新標(biāo)準(zhǔn)。該法令的第二十一條明確規(guī)定“對(duì)于重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管”。2009年1月建成的全國(guó)第一家數(shù)字檔案館坐落于上海交通大學(xué)，是電子檔案建設(shè)的先行者。至此拉開了高校檔案建設(shè)的數(shù)字化時(shí)代，近四年來(lái)，各高校在實(shí)施檔案管理的電子信息化方面進(jìn)行了不斷的實(shí)踐和探討。有些高校電子檔案和OA系統(tǒng)的緊密銜接確實(shí)為檔案管理工作的保護(hù)保全、查詢審閱、管理效率等方面帶來(lái)了諸多便利，但在逐步推進(jìn)電子信息化的過(guò)程中，也凸顯了一些亟待解決的問(wèn)題。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理現(xiàn)狀

各高校檔案管理部門的檔案按類別大致可以分為：學(xué)生學(xué)籍檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、校史檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案等類別。而每個(gè)大的類別下面又可劃分為若干二級(jí)類別，總類繁多，按照檔案的管理要求建檔、歸檔的材料數(shù)量更是龐大。27號(hào)令明確指出，高等學(xué)校可根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍。歸檔的材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體檔案。[2]事實(shí)上，每個(gè)高校的檔案管理部門工作任務(wù)繁雜，如果面對(duì)巨大的檔案管理工作采用傳統(tǒng)的手工檔案建檔形式將會(huì)隨著檔案數(shù)量的日益增多而日趨效率低下，更加不利于檔案的查閱和保存。因此，加強(qiáng)檔案電子化管理才是必由之路。自從27號(hào)文頒發(fā)以來(lái)，各高校紛紛加快了檔案電子信息化管理的步伐，不少高等學(xué)校購(gòu)置了相對(duì)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，完成對(duì)檔案的收集、建檔、歸檔、網(wǎng)上查閱等功能。有的高校實(shí)現(xiàn)了對(duì)上級(jí)文件、行政管理類等文檔的電子存儲(chǔ)和OA系統(tǒng)內(nèi)部查閱瀏覽等功能。如筆者所在單位廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院OA辦公系統(tǒng)就屬此列。

（二）電子檔案管理現(xiàn)狀

電子檔案是指建立在現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍運(yùn)用的基礎(chǔ)上，管理人員在開展管理過(guò)程中形成的由計(jì)算機(jī)產(chǎn)生、處理，并存儲(chǔ)在磁盤、光盤等磁性載體上的經(jīng)過(guò)歸檔整理形成過(guò)程性的文件材料。[3]與傳統(tǒng)的檔案相比，它具有查詢方便、節(jié)約物理空間、節(jié)約成本等優(yōu)點(diǎn)。但我們更應(yīng)該看到它的缺點(diǎn)，如易丟失損害、易被刪除篡改、泄露復(fù)制等。它的安全性和真實(shí)性不如傳統(tǒng)的檔案好，它的調(diào)閱查詢必須依賴計(jì)算機(jī)才能完成。從管理的側(cè)重點(diǎn)上來(lái)看，進(jìn)入信息時(shí)代，并且隨著技術(shù)的改善，管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變。高校檔案管理信息化的重點(diǎn)在資料的保存和查閱。[4]

綜上所述，各高校實(shí)施電子檔案管理過(guò)程中體會(huì)到了電子檔案為工作帶來(lái)的便利，有的學(xué)校OA系統(tǒng)利用率很高，把一些行政性的公開類文檔、教學(xué)文檔利用計(jì)算機(jī)掃描實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)共享，各個(gè)部門需要查詢調(diào)閱時(shí)省去了前往學(xué)院檔案室查找文件的時(shí)間，而檔案的管理人員也無(wú)需頻繁接待查閱人員，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地查閱檔案的需要，為檔案管理免去不少麻煩。筆者所在單位的部分紙質(zhì)文檔就要求逐年掃描，實(shí)現(xiàn)了OA系統(tǒng)的局域網(wǎng)共享查閱，盡管建立電子檔案的工作量繁雜，但確實(shí)一勞永逸之舉。

另外，有些檔案必須是紙質(zhì)的形式無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子化，但有的高校也做到了電子化管理。例如，學(xué)生的學(xué)籍檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、人事檔案等。這些檔案無(wú)法完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，利用OA系統(tǒng)把這些檔案歸屬在檔案室的名稱、編號(hào)、位置等信息實(shí)現(xiàn)電子化登記和局域網(wǎng)內(nèi)公開，有需要查詢、借閱、復(fù)印的相關(guān)部門和個(gè)人就可以按照檔案管理的規(guī)定，進(jìn)入檔案室直接告知檔案管理人員所需的檔案名稱和位置，省時(shí)省力，大大提高效率。另一方面，電子檔案的管理也確實(shí)存在一些無(wú)法回避的問(wèn)題，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案變更為電子檔案勢(shì)必加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，而一些高校從事檔案管理工作的管理者非常有限，勢(shì)必會(huì)降低電子化檔案的進(jìn)程。有的高校對(duì)檔案管理的重視程度不足，沒(méi)有為開展電子檔案管理提供足夠的資金和設(shè)備支持，很難借助計(jì)算機(jī)高效完成電子檔案管理的工作。

二、高校電子檔案管理的解決

（一）檔案專業(yè)意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不夠

建立完整齊全的教學(xué)檔案、科研檔案、校史檔案不單單是為了應(yīng)對(duì)各高校評(píng)估的需要，事實(shí)上更大意義在于方便了各部門、個(gè)人的查詢查閱。因此檔案管理工作在高校教學(xué)科研中的作用日趨顯現(xiàn)。但現(xiàn)實(shí)工作中，各高校通行的收集這類檔案方式都是由學(xué)院院辦或黨辦下屬的檔案管理部門牽頭定期（一般是一年一次或一個(gè)學(xué)期一次）向各個(gè)部門索要應(yīng)該歸檔的材料，再由各個(gè)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人——兼職檔案管理員，按照檔案管理部門下發(fā)的歸檔文件要求，放下手上的工作，集中在某個(gè)特定時(shí)間專門收集、整理提報(bào)這個(gè)學(xué)期或者一年的歸檔材料。這種垂直的檔案收集方式是不少高校通行的做法。實(shí)際上按照27號(hào)文的要求，檔案的建檔管理應(yīng)該是一個(gè)規(guī)范化制度化的過(guò)程，但兼職的檔案管理人員對(duì)檔案的意識(shí)不強(qiáng)，提交的建檔材料有些并不能完全符合檔案的規(guī)范化要求，有些也不適宜作為電子檔案保管。再加上各部門的有些兼職檔案管理人員并沒(méi)有接受到專業(yè)的檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，難免會(huì)降低檔案收集的質(zhì)量，有時(shí)，這樣的檔案收集方式效率很低，各個(gè)部門的兼職檔案管理人員在一個(gè)集中的時(shí)間去收集這個(gè)部門的相關(guān)檔案，工作量確實(shí)很大，過(guò)了歸檔時(shí)間遲交、有些檔案收集不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這是一個(gè)通病。

（二）電子檔案管理的資金和設(shè)備投入不足

高校檔案信息管理是對(duì)現(xiàn)代高校信息資源的有效管理和合理分配，是高校信息資源現(xiàn)代化的重要組成部分。[5]實(shí)際上，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，對(duì)電子檔案的管理也日趨制度化，規(guī)范化。第27號(hào)令第二十一條也明確要求：“對(duì)于重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管”。但是大部分高校由于資金不足，在檔案管理上所投入的資金和設(shè)備不足，再加上很多學(xué)校對(duì)檔案管理的意識(shí)仍舊停留在傳統(tǒng)檔案管理的框架思維模式下，認(rèn)為檔案管理應(yīng)該以紙質(zhì)文件為工作對(duì)象，只是簡(jiǎn)單立卷保管、歸檔整理而已，無(wú)需投入資金建設(shè)。這種固有的觀念意識(shí)不可能為建立電子檔案信息管理系統(tǒng)提供有效的物質(zhì)保障，制約了電子檔案的發(fā)展，而電子檔案的建設(shè)迫切需要與之配套的檔案管理系統(tǒng)作為一個(gè)平臺(tái)，建成一個(gè)可實(shí)現(xiàn)按檔案按公開級(jí)別和訪問(wèn)人員的類別有條件的網(wǎng)絡(luò)查詢、查閱的系統(tǒng)。充分發(fā)揮檔案室的職能。而對(duì)于電子檔案的管理，更加需要高分辨率的掃描設(shè)備、照相錄制、錄制設(shè)備、輸入輸出設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等，記錄圖形圖像檔案，電子化保存文字檔案等。這些依賴高校的電子檔案管理的目標(biāo)要求和資金的投入。

（三）電子檔案的系統(tǒng)管理和操作規(guī)范尚未完善

與原有的紙質(zhì)文檔相比，電子檔案為高校檔案管理帶來(lái)了極大地便利，但因?yàn)樗枰c計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)緊密結(jié)合，在檔案管理操作和管理規(guī)范方面與傳統(tǒng)的檔案管理有一定的差異，這也帶來(lái)了一系列的問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐，總結(jié)了一套工作流程、方法、原則，歸檔制度已經(jīng)很成熟。[6]但電子檔案的管理和操作與傳統(tǒng)的檔案管理差別很大，從整理歸類、建檔上傳、查找查詢、或者電子文檔、圖像聲音文件的修復(fù)處理、保管保密等等都需要比較專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能。因此，需要從事檔案管理的專業(yè)人員不僅具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)，又要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能的復(fù)合型人才，但這恰恰是目前各高校管理中得薄弱環(huán)節(jié)。此外，各高校目前使用的電子檔案管理系統(tǒng)也是五花八門，尚未開發(fā)出一套成熟通用的管理平臺(tái)，這也很難建立一套適應(yīng)性廣泛的電子檔案管理規(guī)范，這就成為電子檔案發(fā)展中的詬病。

三、高校電子檔案管理的對(duì)策

針對(duì)上述電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題，筆者結(jié)合多年在檔案管理工作實(shí)踐和電子檔案管理的實(shí)際情況，總結(jié)幾條對(duì)策及措施。

（一）增加資金投入力度，加快信息化建設(shè)步伐

為了加快高校電子檔案管理的步伐就要改變一些學(xué)校檔案管理部門設(shè)備落后的局面，追加資金和設(shè)備的投入，積極推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)，主要包括軟、硬件設(shè)施的建設(shè)。核心軟件包括電子檔案管理平臺(tái)、OA辦公系統(tǒng)、公文傳輸系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)和其他應(yīng)用軟件；其中硬件包括高速掃描儀、WEB服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、DV錄像機(jī)、高分辨率數(shù)碼相機(jī)、錄音筆、電子簽章系統(tǒng)、條碼打印機(jī)等與之相關(guān)的設(shè)備。

（二）培育專業(yè)化的檔案管理人才，為電子檔案管理提供保障

只有提高高校檔案管理人才的工作效率和業(yè)務(wù)水平，才能高質(zhì)量滿足電子檔案管理的需要。首先，要加強(qiáng)對(duì)各個(gè)職能部門的兼職檔案收集人員培訓(xùn)力度，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案收集工作制度化建設(shè)，出臺(tái)相應(yīng)的績(jī)效考評(píng)辦法和依據(jù)，量化兼職檔案人員的工作量，給予適當(dāng)?shù)难a(bǔ)貼和獎(jiǎng)勵(lì)。而對(duì)于專職檔案管理人員，學(xué)院除了按要求配備能夠勝任的專職檔案管理人員之外，還要積極提供培訓(xùn)多種教育培訓(xùn)和進(jìn)修交流的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和電子檔案的管理水平。除此之外，鑒于檔案管理工作的整理歸類、建檔上傳的工作量龐大的特點(diǎn)，有條件的高?？煽紤]通過(guò)檔案管理平臺(tái)，由各個(gè)職能部門整理歸類、建檔上傳部分常規(guī)性的教學(xué)檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等。或者結(jié)合實(shí)際的管理工作，設(shè)置相應(yīng)的實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目，為相關(guān)專業(yè)學(xué)生提供實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)的機(jī)會(huì)。形成一個(gè)常態(tài)化、規(guī)范化的管理辦法，培育一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。

（三）提高電子檔案的安全意識(shí)，保證文檔的真實(shí)有效

建立電子檔案的管理平臺(tái)能夠提高辦事效率，方便管理和他人的查詢查閱，但針對(duì)于電子檔案的易被刪除、文件損壞、計(jì)算機(jī)中毒、竊取等特點(diǎn)，要建立一套安全防范的機(jī)制，保證電子檔案的可靠性和安全性。首先為了防止病毒侵襲要安裝防火墻、設(shè)置門戶訪問(wèn)、安裝殺毒軟件定期更新病毒庫(kù)等方法防范；其次，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的電子文檔的安全保密制度，掌握好開放、控制的尺度。通過(guò)采取信息加密、身份驗(yàn)證、權(quán)限控制、數(shù)字簽名等手段防止非公開文檔的被竊取和盜用；最后，鑒于計(jì)算機(jī)硬件故障和病毒侵襲和電子文檔意外損壞等特點(diǎn)，也一定要對(duì)所有電子文檔建立一個(gè)獨(dú)立的備份數(shù)據(jù)庫(kù)，備份服務(wù)器可以設(shè)置不連接外網(wǎng)。

（四）加快制定電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)和制度

為了切實(shí)使高校電子檔案的管理落到實(shí)處，國(guó)家和省級(jí)的檔案管理部門除了定期評(píng)估各高校的檔案管理水平之外，也應(yīng)該制定出臺(tái)統(tǒng)一的電子檔案管理辦法，從電子文檔的數(shù)字化建檔整理到內(nèi)容格式，從保全形式到規(guī)章制定都應(yīng)該有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保高校電子檔案管理的安全有效的開展。

總之，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的今天，檔案管理的電子信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，只有建立科學(xué)完善、先進(jìn)便捷的數(shù)字檔案室，才能為更好地滿足教學(xué)科研的需要，才能更好地為學(xué)院各個(gè)部門提供便捷的服務(wù)。

[1] 中華人民共和國(guó)中央人民政府門戶網(wǎng)站.中華人民共和國(guó)教育部令(第27號(hào)令)[EB/OL][2012-1-16].http://www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

[2] 胡映君.我國(guó)高校檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)—評(píng)新頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》[J].廣東檔案,2009（2）.

[3] 李英.高校成人教育培訓(xùn)電子檔案管理分析[J].南陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）,2011（7）.

[4] 郭洪莉.高校檔案管理工作的信息化建設(shè)[J].淮海工學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）,2011（2）.

[5] 李建平.高校檔案管理工作信息化建設(shè)探析[J].韶關(guān)學(xué)院學(xué)報(bào).2011（2）.

[6] 王濤,唐曙光.淺論高校電子檔案管理的優(yōu)化策略[J].蘭合世界.2011（5）.

趙俊,男，廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理館員，主要研究方向?yàn)闄n案管理。

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A

1674-7747（2012）26-0042-03

[責(zé)任編輯 秦 濤]