徐靜娟

(江南大學 檔案館，江蘇 無錫 214122)

《高等學校檔案管理辦法》明確指出，高校檔案是指高等學校從事教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。雖然各高校形成的檔案基本類別相同，但由于各校在教學、科研和管理方面不同，所在行業(yè)和地區(qū)的不同，因此其形成的許多檔案也有其鮮明的學校特色。本文以江南大學建設有輕工特色的高校檔案為例，探討了高校特色檔案的內涵和價值、內容和建設要點，以及為教學科研和社會服務的途徑。

一、高校特色檔案的內涵及價值

高校特色檔案是指在常規(guī)檔案工作的基礎上，通過收集和挖掘學?，F存檔案中體現辦學特色的檔案資源，以及根據辦學特色專門收集和保存的檔案資料。因此，高校特色檔案比一般檔案更能反映學校辦學特色的形成過程[1-3]。

(一)高校特色檔案的內涵

特色，通常是指事物的品質在風格、標志和內容等方面與其他一般事物的顯著區(qū)別。特色檔案是指具有代表性和特殊性質的檔案，具有“人無我有”的特點。

以江南大學為例，2001年由原無錫輕工大學、無錫教育學院和江南學院三校合并而成，其優(yōu)勢學科來源于原無錫輕工大學的食品、生物工程和工業(yè)設計等專業(yè)，目前為我國食品、工業(yè)生物技術等行業(yè)高科技研發(fā)的主要依托單位。學校還擁有食品科學與技術國家重點實驗室、糧食發(fā)酵工藝及技術國家工程實驗室。此外，江南大學在輕工、紡織、環(huán)境、化工和工業(yè)設計等方面也具有專業(yè)優(yōu)勢。因此，江南大學的特色檔案建設主要圍繞食品、生物工程等優(yōu)勢學科展開。

(二)高校特色檔案的價值

1.傳承辦學理念

高校特色檔案的建設有助于記錄辦學沿革，彰顯辦學理念。高校在辦學理念確立后，必須通過建立和完善管理模式，通過學校的發(fā)展規(guī)劃、工作制度、管理制度等協同落實。這些規(guī)劃、制度的形成和落實過程都可以通過檔案信息保存、展示。

在三校合并后，江南大學發(fā)揮自身的優(yōu)勢，明確提出了辦學理念：“彰顯輕工特色，服務國計民生；創(chuàng)新培養(yǎng)模式，造就行業(yè)中堅”。因此，江南大學特色檔案的建設著重于輕工行業(yè)特色，顯示了學校在食品、發(fā)酵、精細化工、紡織服裝和工業(yè)設計等優(yōu)勢學科的亮點和成果，體現了學校的辦學理念。

2.展示辦學效益

通過深入挖掘高校特色檔案，展示學校教學科研成果、科技開發(fā)成果、國內外學術交流活動，以及知名校友等資料，可以讓社會更好地了解學校的辦學成果，擴大社會影響，促進學校發(fā)展，彰顯辦學的社會效益。

近年來江南大學的特色檔案展示了學校教學工作所取得的國家級、省部級等教學成果獎；在科研領域承擔并完成的包括國家“973”、“863”、國家自然科學基金等多項國家級科研項目和成果，學校申請和授權的專利數量在全國高校名列前茅；學校積極參與國家、地區(qū)科技創(chuàng)新和服務體系建設，與海爾集團、國酒茅臺集團等多家知名企業(yè)進行產學研合作，推進科技成果產業(yè)化。特色檔案從各個側面顯示了學校近年來良好的辦學效益。

二、高校特色檔案的內容

高校檔案內容繁多，根據《高等學校檔案管理辦法》其主要包括：黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類和財會類，以及根據學校實際情況確定的歸檔范圍。檔案材料包括紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。但特色檔案必須根據學校特點進行選擇，一般包括人物、成果、歷史檔案等等。

(一)人物檔案

人物檔案主要包括學校知名的教師和科研人員，以及知名校友等的資料。此外，相關特色學科(專業(yè))的優(yōu)秀畢業(yè)生資料也是人物檔案的重要組成部分。

以江南大學食品學科為例，該學科在我國同類學科中創(chuàng)建最早、基礎最好、覆蓋面最廣。該學科建立50多年來，先后擁有一批海內外知名的食品科學專家，目前其人才團隊包括長江學者3名、教授39名。再以發(fā)酵學科為例，該學科也是我國同類領域中歷史最為悠久的學科之一，擁有包括中國工程院院士在內的一批知名專家。這些專家教授為我國食品與發(fā)酵工業(yè)的發(fā)展作出了杰出的貢獻，他們的團隊及個人檔案是學校珍貴的史料之一。

這天，時任國務院總理李鵬在上海宣布：“中共中央、國務院決定，要加快上海浦東地區(qū)的開發(fā)，在浦東實行經濟技術開發(fā)區(qū)和某些經濟特區(qū)的政策?！弊源?，浦東開發(fā)開放正式拉開大幕。

(二)成果檔案

成果檔案主要是學校重點學科和特色學科的學術團隊在教學科研活動中的發(fā)現與發(fā)明的歷史記錄，包括調研報告、實施方案、年度總結、鑒定報告、申報成果、發(fā)表論文等內容，載體形式除文字材料外，還包括設計圖紙、照片、影像、獎狀、證書等。這些檔案是體現學校教學科研水平的一個重要標志，也是科研成果向生產力轉化的原始材科，同樣也是學校的寶貴財富。

以江南大學食品學院為例，近年來，承擔了國家和部省級科研項目200余項，橫向科研項目400多項；獲得國家級科技進步獎2項，省部級科技進步獎60余項；授權專利170多項；發(fā)表論文近3 000篇，其中三大檢索論文700余篇。這些成果材料都是學校特色檔案的重要組成部分。

(三)歷史檔案

每個高校都有自己特有的歷史，高校特色檔案是高校歷史發(fā)展最真實的記錄和反映。江南大學由三所高校合并而成，三校都各有自己的歷史，建立特色檔案是系統記錄和展示高校發(fā)展歷史最好的方法之一。

江南大學檔案館專門建立了校史館，展區(qū)面積達760平方米，分為“金陵典學”、“五秩乃達”、“群星璀璨”、“學海無涯”、“桃李芬芳”、“雨露甘霖”等六大部分，通過展示江南大學歷史上不同時期的1 000多幅圖片資料和250多件實物，再現了學校辦學歷史和發(fā)展軌跡。校史館的展品是學校大學精神、辦學理念和學校歷史、文化的物化凝練和具體體現，校史館已成為宣傳學校、聯系校友、對外交流的重要窗口。

(四)其他檔案

各級政府領導和機構代表，以及國內外學者等重要賓客來江南大學視察和參觀、講學過程中形成的珍貴題詞、圖片和影像，以及贈送的禮物都成為學校的特色檔案。在江南大學保存的珍貴題詞中，有原國家副主席榮毅仁的題詞：“培育人才，為國為民”；也有原國務院副總理李嵐清的題詞：“造就優(yōu)秀人才，促進輕工業(yè)進一步發(fā)展”等。這些實物也是檔案館收集和保存的重要特色檔案。

三、高校特色檔案建設要點

高校特色檔案的建設首先需要高校各級領導的重視、支持；其次要加強管理制度的建設，對學校擁有的檔案資源進行整合優(yōu)化，對新型檔案資源盡快收集整理；同時要加強檔案人才培養(yǎng)和信息管理系統建設。

(一)各級領導重視

高校特色檔案的構建涉及多個職能部門甚至個人，這就需要學校各部門領導對檔案工作的重視和支持，同時，還需要相關教職員工的配合。學校要把檔案工作提到議事日程，提供經費和設備；相關教職工也要積極參與檔案的征集和整理歸檔，為檔案館提供第一手資料，這是建立特色檔案的重要保證。

(二)管理制度建設

依法治檔是檔案工作的基本要素，應嚴格按照《中華人民共和國檔案法》的要求，建立健全檔案管理制度，規(guī)范各類檔案的歸檔管理，使檔案管理走上規(guī)范化、制度化。在此基礎上，學校還可出臺校內政策，如申報國家和部省級科研成果須經檔案館審核，項目檔案歸檔完整方能上報；重點和特色學科的教師申報高級職稱需要將申報成果原件或復制品歸檔案館保存等等。江南大學的這些制度和辦法已收到了較好的效果，為學校特色檔案資源的積累起到了保障作用[4]。

(三)特色檔案資源建設

由于歷史原因，學校原來形成的檔案往往存在部門分割、條塊獨立等問題，如果不進行整合和優(yōu)化，難以實現檔案利用的最大化和最優(yōu)化。因此，必須對高校原有檔案進行整合和優(yōu)化，以建立體現輕工行業(yè)特色的江南大學特色檔案。

1.對原有檔案資源進行整合優(yōu)化

江南大學與百年名校南京大學、東南大學同宗同源，學校檔案館藏豐富，擁有江南大學、無錫輕工大學、無錫輕工業(yè)學院紡織分院、江南學院、無錫教育學院、東華大學無錫校區(qū)等6個檔案全宗。江南大學館藏檔案數量目前已近10萬卷，檔案年增量7 000卷以上，內容包括行政、教學、財會、科研、基建、人物等。要建立具有輕工特色的檔案，必須在內容上經過“去粗取精，去偽存真”，“由表及里，由此及彼”的大量的編研工作，使?jié)撛诘男畔r值得到提升，并在更大的時空范圍內為社會共享。最早具有輕工特色的檔案始于1947年，在愛國實業(yè)家榮德生先生創(chuàng)辦的私立江南大學的珍貴史料中就有關于食品學科教學和科研活動的記載。1958年以后的館藏檔案中，有“啤酒大王”朱寶鏞、檀耀輝，油脂科學專家劉復光，食品科學專家黃本立、沈學源、向瑞春等名人檔案，這些檔案經過整合優(yōu)化可以豐富學校的特色檔案。

2.注重檔案收集、整理和建檔

近年來，學校特色學科發(fā)展迅速，尤其是食品與生物工程的教學科研在國內處于領先水平，新的人才團隊、新的科研成果分散在相關院系，檔案館可以和相關院系、管理部門協同合作，注重收集教學科研的原始材料，開展相關專業(yè)特色檔案的建檔工作。如目前江南大學食品科學國家重點實驗室為開放性實驗室，許多海內外學者在此進行研究，這些人才的流動性較大，及時為其建立個人專業(yè)檔案，記錄其最新學術成果，也是建設特色檔案的一個有價值的嘗試。

(四)檔案人才培養(yǎng)

專業(yè)結構合理的檔案研究團隊是構建高校特色檔案的人才保證。檔案研究人員除具有一定的理論水平和政治素養(yǎng)、熟悉檔案工作的方針和政策、具有一定的計算機和外語能力外，還必須具備與特色專業(yè)相關的學科知識，這樣有助于更好地建設富有輕工特色的江南大學特色檔案。

(五)信息化管理系統建設

先進的檔案信息管理系統是提供優(yōu)質、高效服務的保證。檔案信息化管理，有助于傳統的 “檔案管理”向 “檔案開發(fā)”、“檔案應用”轉變，這是高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

特色檔案在見證歷史、傳承文化方面具有長久的利用價值，也是學校檔案中比較珍貴的部分，這些實體檔案的利用常因其單一性而受到限制。隨著信息時代的到來，計算機和網絡技術的普及，檔案資源的共享成為可能。江南大學檔案館通過近年來的檔案資源數字化建設，實現了館藏檔案的計算機信息管理。檔案的計算機管理也由案卷級轉變到文件級，這為特色檔案的共享利用提供了良好的條件[5-6]。

四、高校特色檔案發(fā)揮作用的途徑

建立特色檔案的目的是讓特色檔案發(fā)揮為高校發(fā)展和社會服務的作用，目前高校特色檔案發(fā)揮作用的途徑主要包括：建立主題展覽館，提供社會服務和豐富教學手段等。

(一)建立主題展館

建立主題展覽館是特色檔案發(fā)揮作用的最佳途徑，這些特色檔案的實物、圖表、圖片，采用聲光電手段展示，再配以專業(yè)解說詞對參觀人員進行全方位的宣傳，可以取得顯著效果。

如前所述，江南大學特色檔案以校史館最有代表性，它展示了具有輕工特色的江南大學發(fā)展歷程。除校史館外，江南大學還有許多特色鮮明的主題展覽館，如錢紹武藝術館，展示并收藏了著名雕塑家、中央美術學院教授錢紹武先生的雕塑、素描、書法等作品50余件；民間服飾傳習館收集了清末民國時期的服飾1 500余件(套)和考察圖片100余幅，是集實物性和研究性于一體的收集、保藏、研究和傳播中國民間服飾實物標本的機構；工業(yè)設計館展示了江南大學工業(yè)設計及設計教育的發(fā)展，以模型、實物、多媒體動態(tài)展示等多種方式，多層面展示了國際化、前瞻性視野下江南大學的最新設計教育成果。

(二)提供社會服務

檔案館與校學生處、團委、研究生處加強了聯系和溝通，在每年新生入學教育中，有計劃、有組織地讓學生參觀特色檔案，以增強學生對學校辦學特色的理解。這些直觀、生動的展覽遠比一般形式的入學教育更受學生歡迎，更能激勵學生愛校敬業(yè)。江南大學各特色展館還經常接待社會各界人士的參觀學習，讓他們了解學校的發(fā)展歷程、辦學理念和成果，起到了擴大學校的知名度和社會影響、促進對外合作和交流的作用。

(三)豐富教學形式

系統的、不斷更新的高校特色檔案，除了展示辦學理念、擴大社會影響外，還可以為相關學科的教學科研服務。如江南大學生物工程學院開設的課程中有釀酒史的內容，學校利用特色檔案正在籌辦的“釀酒科技館”建成之后，將對發(fā)酵工藝的教學和科研起到很好的促進作用。再如，目前食品安全已成為全社會關注的焦點，可以利用江南大學在食品安全方面的學科優(yōu)勢，建立“食品安全專館”，這將為國內食品安全教學科研水平的提高發(fā)揮積極作用。

五、結語

高校檔案館應該充分發(fā)揮高校在行業(yè)或區(qū)域的優(yōu)勢，利用豐富的檔案資源，建立具有鮮明個性的特色檔案，為弘揚高校辦學理念，擴大高校社會影響，促進高校的全面發(fā)展作出自己的貢獻。

參考文獻：

[1] 孫佳麗，李愛琴，王德源．論檔案特色及強化原則[J]．黑龍江檔案，2006(1)：37-38.

[2] 王媛媛，王廣宇，王娟娟．論特色檔案館的建設[J].蘭臺世界，2008(10)：6-7.

[3] 詹衍玲．高校特色檔案的構建研究[J]．蘭臺世界，2007(11)：35-36.

[4] 高萌萱，張曉培．淺談高校特色檔案的收集[J]．人才資源開發(fā)，2010(6)：19-20.

[5] 陶 嵐． 芻議高校特色檔案的建設管理[J]．科技傳播，2010(14)：45-46.

[6] 羅慕玲．淺談學校檔案特色建設[J]．檔案天地，2006(4)：18-19.