□陳 琪 馬 靜
在一些公司,員工同時參與五個、十個乃至二十個不同的團(tuán)隊。Milgrom和Roberts(1992)指出,公司通常采用跨團(tuán)隊成員的組織類型,利用知識型員工所擁有的資源促進(jìn)知識轉(zhuǎn)移,提高生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力。然而,處于生產(chǎn)困境的傳統(tǒng)工作表明,用這種方式提高生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力往往會起到相反的效果,尤其是在跨團(tuán)隊的工作中。
團(tuán)隊的生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力受兩個因素影響:團(tuán)隊的人數(shù)和團(tuán)隊的多樣性。研究顯示:在保持團(tuán)隊類型不變的前提下,團(tuán)隊人數(shù)越多,生產(chǎn)力越高,學(xué)習(xí)力越低。然而,生產(chǎn)力的增加不會隨團(tuán)隊人數(shù)增加而只增不減,生產(chǎn)力會隨著團(tuán)隊人員數(shù)量的增加達(dá)到一個極值后再下降;相反,在保持團(tuán)隊人員數(shù)量不變的前提下,團(tuán)隊多樣性越大,學(xué)習(xí)力越高,生產(chǎn)力越低。學(xué)習(xí)的收益會隨著團(tuán)隊類型的數(shù)量的增加而有增無減。此外,團(tuán)隊成員的數(shù)量也可以被看做個人關(guān)注度的數(shù)量,這導(dǎo)致個人尋求更有效的工作方法和領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊來解決工作中的關(guān)鍵問題。這種關(guān)注的重點可以提高生產(chǎn)力,但同時降低了學(xué)習(xí)力。團(tuán)隊個體多樣性可以增加個人和團(tuán)隊信息的多樣性,可以促進(jìn)團(tuán)隊個體間的學(xué)習(xí),但是會增加生產(chǎn)力的費用。主要研究以下三個方面:第一,跨團(tuán)隊成員如何能提高生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力?第二,超越簡單“多任務(wù)是不好的”的論點,從生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力的角度出發(fā),通過分離跨團(tuán)隊成員,使其進(jìn)入關(guān)鍵組成部分,從而提高團(tuán)隊生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力。第三,超越個人層面分析以闡明:一些影響個人生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力的因素共同影響團(tuán)隊的生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力。
跨團(tuán)隊的工作模式越來越普遍,這種現(xiàn)象似乎在知識密集型行業(yè)里更容易出現(xiàn),如:信息技術(shù),軟件開發(fā),產(chǎn)品研發(fā),咨詢等。然而,有些學(xué)者認(rèn)為現(xiàn)有的研究多數(shù)集中在一個團(tuán)隊內(nèi)部,沒有研究多個團(tuán)隊間合作(Chudoba和Watson-Manheim,2007)。對跨團(tuán)隊成員的研究應(yīng)該了解對稀缺資源的關(guān)注度;個人、團(tuán)隊和組織應(yīng)該按照最大限度地提高生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力的方式分配注意力和關(guān)注點(Schmidt和Dolis,2009)。
盡管直接對跨團(tuán)隊成員的研究很少,但對于團(tuán)隊中個人行為和團(tuán)隊自身的研究已經(jīng)取得一定進(jìn)展。在個人層面,個人同時進(jìn)行多個活動時對每個活動的影響研究,如:開車的同時接打著電話,同時參與小組會議。多任務(wù)涉及兩個概念:時間轉(zhuǎn)換和時間共享(Waller,1997)。多任務(wù)研究僅僅是局限于個人層面,只研究個人的認(rèn)知能力以及人物之間的轉(zhuǎn)換頻率和轉(zhuǎn)換成本(Altmann和Gray,2008)。
在團(tuán)隊層面,研究大多集中在跨團(tuán)隊成員所關(guān)注的邊界問題。研究表明,員工跨越職能邊界工作可以影響團(tuán)隊的工作流程。然而,這項工作只研究員工在一個團(tuán)隊中跨越職能邊界工作的相關(guān)問題,不涉及跨團(tuán)隊、跨職能邊界工作的問題。除了跨邊界研究,還有少量學(xué)者研究一個團(tuán)隊如何根據(jù)多個任務(wù)分配一個人員的問題(Waller,1997)。
總之,現(xiàn)有的研究只研究員工在一個團(tuán)隊中面對多個任務(wù)時,對員工生產(chǎn)力或?qū)W習(xí)力的影響,沒有考慮員工參與多個團(tuán)隊的情況,也沒有研究對生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力的同時影響。
因此,研究跨團(tuán)隊成員生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力的影響因素是有理論意義的。現(xiàn)有的研究并不能解釋參與多個團(tuán)隊的員工能對生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力產(chǎn)生正面和負(fù)面的影響。同時,也不能解釋為什么在跨團(tuán)隊工作模式有很多缺陷的背景下,還有很多組織仍然會采用這種模式。專注于研究跨團(tuán)隊成員生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力之間的關(guān)系,原因在于它是組織使用跨團(tuán)隊成員模式的主要參照指標(biāo)。此外,生產(chǎn)力是一個組織成功與否的重要標(biāo)志(Thompson,2008)。學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)能力是企業(yè)保持競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵。
團(tuán)隊是合理利用每一個成員的知識和技能協(xié)同工作,解決問題,達(dá)到共同的目標(biāo)的個體集合。團(tuán)隊成員是團(tuán)隊中共同工作的每個人,他們承擔(dān)各自的任務(wù)和責(zé)任,分享團(tuán)隊共同的成果(或懲罰)。時間期間是指研究的具體時間段,如第24小時到第48小時,對跨團(tuán)隊成員的實證研究必須仔細(xì)考慮最一般的情景和時空結(jié)構(gòu)。此外,盡管人們可以偶爾延長其工作時間,假設(shè)人們的工作總時間是有限的。每個人隨著加入團(tuán)隊個數(shù)的增加,他的注意力和關(guān)注度會不止一次地從一個團(tuán)隊轉(zhuǎn)向另外一個團(tuán)隊。
隨著跨團(tuán)隊成員現(xiàn)象的增加,兩種理論觀點已經(jīng)形成并且很有價值?;谧⒁饬Φ睦碚搹娬{(diào)組織應(yīng)爭奪跨團(tuán)隊成員的注意力(Hansen和Haas,2001);社會關(guān)系理論強調(diào)怎樣通過接觸到更多的信息來影響生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力(Reagans和Zuckerman,2001)。在研究中,主要強調(diào)團(tuán)隊中人員的數(shù)量和團(tuán)隊多樣性兩個相關(guān)但是有所不同的維度。
第一個維度是團(tuán)隊成員人數(shù),是指團(tuán)隊中獨特的、不與其他組織重疊的成員個數(shù);第二個維度是團(tuán)隊多樣性,是指社會群體的一種性質(zhì),反映在群體成員之間主觀或者客觀上的差異程度。Harrison和Klein認(rèn)為團(tuán)隊多樣性應(yīng)該有每個成員的多樣性組成,每個成員的差異來自他們的出身、經(jīng)歷、教育背景等。多樣性的研究將多樣性定義為:對于給定的一個多樣性維度,團(tuán)隊成員所在位置離中趨勢。通過標(biāo)準(zhǔn)差和變異系數(shù)來反映團(tuán)隊成員之間的差異程度。Cummings采用團(tuán)隊成員地理位置、功能分配、上級領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)單位來衡量團(tuán)隊多樣性對知識共享和團(tuán)隊表現(xiàn)的影響。
信息決策理論(information/decision making)的觀點認(rèn)為多樣化的團(tuán)隊擁有更多的認(rèn)知資源,包括更加全面的知識和信息,成員背景的差異性會帶來不同的觀點和看法。這些資源使得團(tuán)隊能夠從更多的角度去思考問題,并且能夠?qū)Ω黜椃桨高M(jìn)行更全面的評估,從而作出高質(zhì)量的決策(Williams和O’Reilly,1998)。決策過程中多元化的視角甚至是分歧的意見都可能是有價值的資源,因為它們使得相互沖突的觀點浮出水面,團(tuán)隊成員便可以圍繞其展開討論。討論也是一種學(xué)習(xí)的過程,在這個過程中,團(tuán)隊成員進(jìn)行反思式的溝通(Edmondson,1999)。這種反思能夠促進(jìn)創(chuàng)新和創(chuàng)造力,防止團(tuán)隊盲思現(xiàn)象的發(fā)生。
從概念上分析,團(tuán)隊人員數(shù)量和多樣性為組織生產(chǎn)效率和知識共享帶來機遇和挑戰(zhàn)。對于跨團(tuán)隊成員,他們在共同工作中會尋求更高效的工作方法,但是相應(yīng)會減少對每份工作投入的時間和精力。類似的,工作在多個多樣性團(tuán)隊中的員工,會分享更多知識、激發(fā)學(xué)習(xí)。但是,這同時也會使生產(chǎn)力下降。
在個人和團(tuán)隊層面,生產(chǎn)力是指在給定的時間內(nèi),保持人力和資源固定不變,創(chuàng)造產(chǎn)品和服務(wù)的能力,以滿足關(guān)鍵利益相關(guān)者的期望。在個人和團(tuán)隊兩個層面的生產(chǎn)力最主要的區(qū)別是:團(tuán)隊的資源是在團(tuán)隊間協(xié)調(diào),引進(jìn)更多復(fù)雜性超越簡單的聚集效應(yīng)。本文主要界定跨團(tuán)隊成員生產(chǎn)力的兩個維度——周轉(zhuǎn)率和利用率。
周轉(zhuǎn)率是指生產(chǎn)給定產(chǎn)品和服務(wù)所用的時間,從接到任務(wù)到完成所需要的時間。本文研究假定產(chǎn)品質(zhì)量不變(有種說法,可以通過降低產(chǎn)品質(zhì)量來提高周轉(zhuǎn)率),周轉(zhuǎn)的時間可以在團(tuán)隊和個人層面測量,一個團(tuán)隊在生產(chǎn)過程中損失越多精力,周轉(zhuǎn)時間越長。
利用率是用來衡量哪些資源正在被使用,而不是被閑置。在本文的研究中是指:每個人參與一個或多個團(tuán)隊所投入時間的百分比。在律師或者咨詢行業(yè)中,利用率是指可以用來計費的工作時間占個人時間表的百分比。一般情況下,組織努力保持員工積極地參與到工作中,最大限度地減少每個人的閑置時間,最大限度地提高每個人的利用率。利用率主要是針對個人的,它跟周轉(zhuǎn)率不一樣,團(tuán)隊整體的利用率取決于每個人的利用率。
雖然周轉(zhuǎn)率和利用率是影響生產(chǎn)力的兩個方面,但是之間并不完全獨立。團(tuán)隊中工作的個人可以在工作時間沒有完全被利用的時候,但是有很高的周轉(zhuǎn)率。但隨著每個人利用率的增加也會影響周轉(zhuǎn)率(Kc和Terwiesch,2009)。團(tuán)隊人員的數(shù)量,會通過培養(yǎng)和發(fā)展更好的成員的做法來影響周轉(zhuǎn)率,通過合理分配每個人的工作時間來影響利用率。
1.個人生產(chǎn)力
在個人層面,跨團(tuán)隊成員的數(shù)量可以從利用率和周轉(zhuǎn)率兩個方面提高生產(chǎn)力。然而,當(dāng)跨團(tuán)隊成員數(shù)量增加到中等水平以上,每個人會隨著競爭壓力的增加而降低生產(chǎn)力。
從增加時間利用率的角度出發(fā),使人們合理分配自己的時間。每個人的工作量有多有少,團(tuán)隊對每個人的時間需求也不同。員工需要等待上個環(huán)節(jié)完成工作,下個環(huán)節(jié)才能開始工作而經(jīng)常面對非生產(chǎn)性的停工。給同時參與多個團(tuán)隊的員工提供更多的機會,可以抵擋另一個小組的工作流。團(tuán)隊中的個人越多,每個人的時間利用率越低。在實踐中,許多企業(yè)爭取最大限度地利用員工的時間,使員工制定工作計劃,合理安排他們的時間。
跨團(tuán)隊的成員參加的團(tuán)隊越多,越能提高生產(chǎn)力,因為忙碌可以提高效率。Jett和George(2003)提到有跨團(tuán)隊成員的組織可以創(chuàng)建一個合適的工作節(jié)奏,使員工長期留在組織中。隨著工作量的平衡,員工工作的效率可以達(dá)到高峰,并且當(dāng)團(tuán)隊成員人數(shù)多的時候也可以減少每個環(huán)節(jié)的工作時間。
隨著每個人加入團(tuán)隊的數(shù)量的增加,即使跨團(tuán)隊成員提高時間的利用率,或使用更有效的工作方法,周轉(zhuǎn)率會先達(dá)到一個高峰,然后呈下降的趨勢。
2.團(tuán)隊生產(chǎn)力
在團(tuán)隊層面,采用更有效的集中工作的方法來促進(jìn)團(tuán)隊的生產(chǎn)力。但同時是團(tuán)隊內(nèi)部協(xié)作變得復(fù)雜??鐖F(tuán)隊成員增加生產(chǎn)力的機制類似于增加個人生產(chǎn)力,在團(tuán)隊共同面臨時間壓力和開發(fā)更多高效工作的方法上也有不同。
團(tuán)隊中的員工很少知道相互之間的時間安排,協(xié)調(diào)跨團(tuán)隊成員在短時間完成更多的工作很有挑戰(zhàn)性。使團(tuán)隊成員把更多的時間花在工作任務(wù)上,而不是光在社會、關(guān)系和其他的事項上。跨團(tuán)隊成員的時間壓力來源于工作結(jié)構(gòu)的改變。最終有產(chǎn)品質(zhì)量和數(shù)量的權(quán)衡,但是團(tuán)隊在有時間限制的條件下會以更快的速度生產(chǎn)。
盡管隨著團(tuán)隊成員數(shù)量的增加,可以減少生產(chǎn)所用的單位時間。由于團(tuán)隊內(nèi)部競爭壓力的增加,跨團(tuán)隊成員會減少在其他團(tuán)隊工作的時間投入。由于時空錯位,這意味著更多的工作必須異步完成,經(jīng)過協(xié)調(diào)再重新融入工作流程,因此,會增加流程中兩個環(huán)節(jié)之間的等待時間,最終影響工作效率。因此,運用跨團(tuán)隊成員的管理模式所獲得的益處會隨著團(tuán)隊中人員數(shù)量的增加呈遞減的比率增加,最終接近漸近線。
先不考慮團(tuán)隊的數(shù)量對于個人的影響,目前只考慮團(tuán)隊多樣性對于個人和團(tuán)隊生產(chǎn)力的影響。這種多樣性會對生產(chǎn)力有消極的影響。團(tuán)隊的數(shù)量和多樣性有正相關(guān)的關(guān)系。當(dāng)團(tuán)隊成員的數(shù)量不斷增加的時候,團(tuán)隊的生產(chǎn)力會不斷地提高,而團(tuán)隊成員的多樣性會對這種生產(chǎn)力產(chǎn)生負(fù)面的作用,會抵消一部分或全部的生產(chǎn)力。
1.個人生產(chǎn)力
在個人生產(chǎn)力方面,團(tuán)隊成員的多樣性的不斷提高意味著有更多的信息需要處理,也需要花更多的時間和精力來調(diào)整團(tuán)隊中的人際關(guān)系、任務(wù)、技術(shù)、位置等等。這些轉(zhuǎn)換成本使得個人生產(chǎn)力降低和周轉(zhuǎn)時間的提高。每個團(tuán)隊的工作領(lǐng)域都會有不同,不同團(tuán)隊之間的轉(zhuǎn)換就會使得團(tuán)隊的規(guī)則混亂且生產(chǎn)力降低。如果團(tuán)隊成員的數(shù)量保持不變或一直增加,這會對個人生產(chǎn)力有負(fù)面影響。而且團(tuán)隊的信息負(fù)荷會變得越來越大,就會使得團(tuán)隊需要更多的處理時間和周轉(zhuǎn)時間。例如,在三個相似度比較高的團(tuán)隊之間轉(zhuǎn)換,信息的多樣性將會降低,則需要較少的處理時間,對于生產(chǎn)力的影響就會相對小。相反,如果在三個相似度比較低的團(tuán)隊之間轉(zhuǎn)換,對于生產(chǎn)力的影響會很大。當(dāng)多樣性不斷提高的時候,工作的范圍和多樣性也會不斷地提高。這會導(dǎo)致工作的壓力增大,也就使得生產(chǎn)力的降低。個人可以根據(jù)工作的不同,來調(diào)節(jié)這些轉(zhuǎn)換成本的大小。
2.團(tuán)隊生產(chǎn)力
在團(tuán)隊生產(chǎn)力方面,團(tuán)隊成員在不同團(tuán)隊之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換,將會降低團(tuán)隊的生產(chǎn)力。這會使得團(tuán)隊成員之間的協(xié)調(diào)成本增大,導(dǎo)致周轉(zhuǎn)時間變長。團(tuán)隊成員的多樣性也導(dǎo)致了團(tuán)隊成員需要掌握更多的信息,而且使得團(tuán)隊成員之間的時間安排難以統(tǒng)一。另外,由于團(tuán)隊成員多樣性的提高,團(tuán)隊必須花費大量的時間來處理成員的各種不同的觀點、不同的能力、不同的心理預(yù)期等,這會降低團(tuán)隊的生產(chǎn)力。所以,團(tuán)隊成員的多樣性與個人和團(tuán)隊生產(chǎn)力的關(guān)系是負(fù)相關(guān)的。
盡管跨團(tuán)隊成員的多樣性會對生產(chǎn)力有消極影響,但是這種多樣性會通過提高各種創(chuàng)意和信息的多樣性來增強學(xué)習(xí)力??鐖F(tuán)隊成員的多樣性不斷提高,可以開闊團(tuán)隊成員的視野,并可以挖掘出團(tuán)隊成員更好的創(chuàng)意和工作方法。雖然在剛開始的時候跨團(tuán)隊成員的多樣性會使學(xué)習(xí)力增強,但不可以使學(xué)習(xí)力無限地增加,最終會出現(xiàn)學(xué)習(xí)力的停滯期。在學(xué)習(xí)力的不同層面對個人和團(tuán)隊的影響會有不同。團(tuán)隊學(xué)習(xí)力不僅是專業(yè)知識得到提升,還會改善團(tuán)隊的流程。
1.個人學(xué)習(xí)力
在個人學(xué)習(xí)力方面,隨著團(tuán)隊成員多樣化的提高,會使得人們有機會接觸各種不同的思想,人們就會有更多的機會去學(xué)習(xí)。多樣性是個人學(xué)習(xí)力提高的重要因素。企業(yè)員工連續(xù)地進(jìn)行崗位輪換,會使得員工學(xué)習(xí)力提高,例如,跨多個學(xué)科的學(xué)者的學(xué)習(xí)力就會很高。與傳統(tǒng)的崗位輪換不同,跨團(tuán)隊成員可以隨時進(jìn)行崗位輪換,而且可以同時進(jìn)行幾個崗位的輪換。這樣可以使得企業(yè)員工有更多的機會應(yīng)用和整合新的知識。企業(yè)把員工分配到一個團(tuán)隊里,會使得員工失去在多個團(tuán)隊鍛煉的機會,也就導(dǎo)致員工在勞動力市場處于競爭劣勢。多樣性可以刺激員工主動進(jìn)行學(xué)習(xí),特別是員工是跨團(tuán)隊成員的時候,會使員工認(rèn)識到知識和技能的重要性。當(dāng)團(tuán)隊的數(shù)量一直增加的時候,會使得團(tuán)隊成員有更多的機會接觸各種知識。
雖然適量的多樣性可以幫助學(xué)習(xí)力的提高,但是如果團(tuán)隊背景相差太大,員工在不同團(tuán)隊的類比學(xué)習(xí),不會為員工帶來可行性的解決問題的方案。因此如果是團(tuán)隊的差異化過大,會妨礙員工的學(xué)習(xí)力。團(tuán)隊差異化使員工學(xué)習(xí)力的提高會有一個飽和點。如果超過這個飽和點,就算團(tuán)隊的差異化很大,可以提供的信息量也很巨大,也不會給員工的學(xué)習(xí)力提高帶來任何積極的影響。
2.團(tuán)隊學(xué)習(xí)力
在團(tuán)隊學(xué)習(xí)力方面,由于團(tuán)隊成員的多樣性會使得團(tuán)隊充滿著活力,增強了團(tuán)隊整體的認(rèn)識能力。團(tuán)隊成員多樣性的提高意味著團(tuán)隊成員有在更多不同的團(tuán)隊工作的經(jīng)驗,可以給這個團(tuán)隊帶來更多不同的知識。每個團(tuán)隊成員都擁有廣泛的知識和方法,而且這些成員在不同的團(tuán)隊里面工作可以促進(jìn)每個團(tuán)隊的學(xué)習(xí)力的提高。但是同個人學(xué)習(xí)力類似,團(tuán)隊差異化的過大也會妨礙團(tuán)隊學(xué)習(xí)力的提高,團(tuán)隊學(xué)習(xí)力的提高也有一個飽和點。所以團(tuán)隊成員多樣性的提高可以帶來個人學(xué)習(xí)力和團(tuán)隊學(xué)習(xí)力的提高。
增加團(tuán)隊成員的多樣性可以提高學(xué)習(xí)力,但同時增加團(tuán)隊成員的數(shù)量會抵消這種益處。以下兩種情況可以降低個人和團(tuán)隊的學(xué)習(xí)力:(1)團(tuán)隊成員整合新的信息;(2)團(tuán)隊只關(guān)注關(guān)鍵和緊迫的任務(wù)。
1.個人學(xué)習(xí)力
在個人學(xué)習(xí)力方面,大多數(shù)人會關(guān)注關(guān)鍵的、重要的任務(wù),并同時尋找最有效的方法完成任務(wù),這會花很多時間尋找和整合新的信息。由于時間有限,員工學(xué)習(xí)的思維、行為、能力都會受到限制(Amabile和Mueller,2008)。相比之下,工作于少量團(tuán)隊的成員有更多學(xué)習(xí)的時間,時間壓力較小,員工有時間理解潛意識的學(xué)習(xí)(Zhong,Dijksterhuis和Galinsky,2008)。員工將有更多空閑時間積極地研究新的工作方法。
2.團(tuán)隊學(xué)習(xí)力
在團(tuán)隊學(xué)習(xí)力方面,由于團(tuán)隊中成員數(shù)量的增加,每個員工會有更少的時間分配給不同的團(tuán)隊,以至于使團(tuán)隊間知識的整合很困難。如果團(tuán)隊工作時間安排緊湊,會造成團(tuán)隊間協(xié)調(diào)變得更加困難,員工之間的互動學(xué)習(xí)時間也會減少。共享知識的活動對員工學(xué)習(xí)至關(guān)重要。團(tuán)隊成員頻繁地出出入入會阻礙團(tuán)隊內(nèi)部的學(xué)習(xí)(Van der Vegt,Bunderson和Kuipers,2010)。相反,當(dāng)團(tuán)隊成員經(jīng)常在一起工作會使彼此熟悉,進(jìn)而更好地相互配合,這是團(tuán)隊學(xué)習(xí)的重要條件??鐖F(tuán)隊員工數(shù)量會影響團(tuán)隊的學(xué)習(xí)力。因此,跨團(tuán)隊員工的數(shù)量與跨團(tuán)隊的員工個人和團(tuán)隊的學(xué)習(xí)力呈負(fù)相關(guān)關(guān)系。
只有在成本和效益精細(xì)化管理的條件下,跨團(tuán)隊成員才能提高工作效率。個人和團(tuán)隊的生產(chǎn)力和學(xué)習(xí)力所獲得的收益增加,但同時會增加協(xié)調(diào)的成本。未來的研究可以更具體地研究如何管理跨團(tuán)隊成員的競爭壓力,以及如何使跨團(tuán)隊成員工作達(dá)到最佳水平。
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