牛穎

（撫順市圖書館，遼寧 撫順 113006）

牛 穎 女，1977年生。研究生學歷，館員。

檔案（Archives）是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。圖書館檔案是人們在圖書館各種活動中自然形成的、并為一定目的保存下來，具有查考和利用價值的各種不同載體的文獻資料，它是圖書館各種活動的原始記錄，真實地記載著圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能。圖書館工作的開展也離不開檔案工作的支持，檔案完整地記錄了圖書館一切工作歷程，做好檔案工作有利于圖書館工作的交流、提高，促進各項服務工作的更好開展。

1 公共圖書館檔案管理工作的重要性

1.1 是公共圖書館科學管理的可靠依據

圖書館檔案主要包括上級下發(fā)的各種文件、本單位的請示、報告、工作計劃、總結、活動方案、藏品目錄、統計報表、合同協議、規(guī)章制度、對外交流材料及聲像檔案、財務檔案、人事檔案等等，比較全面系統地記錄了圖書館各個階段主要活動歷史，全面、真實地反映了各級各類圖書館的辦館條件、基礎業(yè)務建設、讀者服務工作、業(yè)務研究輔導以及行政管理等各個層面的工作情況，其長期積累的靜態(tài)信息，具有原始性和較大的可靠性，是圖書館管理者第一手的參考資料，有利于加強圖書館管理，既為圖書館領導決策、總結工作和制定計劃提供了可靠的依據，又對推廣圖書館特色服務的先進技術和管理經驗起著重要的查考作用。

1.2 為公共圖書館統計分析工作奠定基礎

圖書館統計分析是對圖書館實行計量化管理的主要途徑和手段。圖書館檔案中收集歸納了日常管理和業(yè)務流程過程中各類統計數據和統計報表，比如撫順市圖書館的《年進新書統計表》、《讀者借閱圖書排行統計表》、《年流通人次統計表》、《年外借冊次統計表》、《讀者活動統計表》、《圖書館工作人員統計表》、《圖書館經費統計表》等等，這些統計報表為統計分析工作奠定了基礎。撫順市圖書館綜合檔案室通過查找檔案中相關信息，對統計數據進行歸納、總結、分析、研究，編寫了《撫順市圖書館基礎數字匯編》，作為圖書館科學管理的數據依據。更有以下作用：①為圖書館計劃的編制與檢查提供數據資料；②為圖書館各級領導科學決策提供依據；③為評價圖書館的經濟效益、社會效益、工作優(yōu)劣等提供數據資料；④為圖書館管理控制提供反饋信息。

1.3 是圖書館建設和發(fā)展的依據和參考

公共圖書館要建設和發(fā)展，就需要總結過去，評估現在，規(guī)劃未來。圖書館檔案記載了各部門歷年來各項工作的開展情況、成果、經驗和教訓，完整而全面的檔案材料可為之提供相關的資料、數據、信息。通過分析，得出具有規(guī)律性的結論，進而明確圖書館建設和發(fā)展的方向、規(guī)模及重點。

1.4 在評估工作中能夠起到佐證作用

在全國第四次公共圖書館評估定級中，評估標準所涵蓋的六大項工作，需提供相關檔案材料的項目高達60%以上。例如，2009年撫順市圖書館參加評估定級時，綜合檔案室就為該次的評估工作提供了67.3%的檔案資料，分值高達673分。這些檔案材料是圖書館各項工作的原始憑據和佐證材料，能起到令人信服的支撐作用，直接關系到總結報告的真實性和評估組的信任程度，全面影響著對圖書館工作的整體評估。

1.5 是圖書館人力資源建設的依據

人才隊伍建設是公共圖書館發(fā)展和建設的重要因素。圖書館人事檔案能全面反映圖書館的人事管理情況、人才結構狀況、圖書館員的學識水平、業(yè)務能力、身體健康狀況等等，是圖書館領導層決策任用、選拔、培養(yǎng)干部，人員業(yè)務培訓，圖書館內部各部門行政職務認定以及專業(yè)職稱考評的重要依據。

2 公共圖書館檔案管理工作的現狀

2.1 對檔案工作的重要性認識不夠

公共圖書館對檔案工作的重要性認識不夠主要表現在以下3個方面：第一，沒有專人負責管理檔案；第二，沒有固定的存放地點；第三，沒有嚴格的管理制度，結果造成圖書館檔案的嚴重損壞、丟失。出現上述現象的原因是多方面的，但主要有兩點：一是領導不重視，認為圖書館的流通、閱覽、讀者服務等一線工作做好就行了；二是大部分圖書館認為本館是二級立檔單位，圖書館檔案無需向檔案館移交，圖書館只要將現有的文件材料保管好不丟失就可以，從而忽略了檔案規(guī)范管理工作。

2.2 組織機構和制度不健全

2.2.1 組織機構不健全

許多公共圖書館檔案管理組織機構不健全，崗位職責不清、責任不明，檔案無專人管理，兼職檔案管理人員常常不固定，沒有經過專門培訓，業(yè)務素質參差不齊，一方面使得許多檔案不是斷檔就是缺檔，或者是應該存檔的而沒有存檔；另一方面對圖書館各部門收集、呈繳的許多檔案資料既沒有進行登記，也沒有進行分類編目，更不要說進行二三次檔案文獻的加工和利用了。

2.2.2 檔案管理制度不健全

部分圖書館沒有建立統一的檔案管理原則，沒有統一的文件歸檔制度，造成檔案文件分散，致使一些有價值的檔案資料丟失或者無從查找等現象時有發(fā)生。例如撫順市圖書館自1952年建館以來，從未進行過規(guī)范的檔案管理工作。由于“文革”、圖書館搬遷等各種人為或外力因素，檔案材料散失嚴重，這些都導致了圖書館檔案工作被動落后，疲于應付。

2.3 檔案的數字化建設緩慢

在網絡化數字化時代，許多公共圖書館仍采用傳統檔案管理模式。傳統檔案管理以紙介質為主，以單一的手工操作為主，沒有與圖書文獻信息資源的現代化建設同步，檔案資源數字化建設進程緩慢。從檔案載體看，紙質檔案比重較大。電子檔案、聲像檔案的種類和數量相對較小，這樣的館藏檔案結構和內容不能適應圖書館業(yè)務發(fā)展和信息化社會對檔案資料的需求。

2.4 檔案資源開發(fā)利用相對薄弱

目前檔案管理工作中存在著重管理、輕利用，重保管、輕開發(fā)的問題，管而不用，使“檔案管理”變成“檔案保管”，這樣，檔案資源的開發(fā)利用受到限制，難以發(fā)揮其為圖書館事業(yè)服務的功能，給讀者查找造成不便。圖書館的檔案中蘊含著豐富的資源，特別是近些年，各地大力發(fā)展公共服務事業(yè)，新建了很多公共圖書館，由此產生了眾多的新館建設資料。這些資料來源廣，信息量大，對公共圖書館的后期維護和運行有重要的作用。但長期的文書檔案低水平的管理模式，查找信息不但耗時多，可見性差，查準率低，致使大量的檔案資料不能得到充分的利用，也使人們對檔案的認識僅停留在收藏和部分調閱這種低層次運作中。

3 做好檔案管理的具體途徑

3.1 領導重視，爭取資金

圖書館領導一定要重視檔案工作，要充分認識到它的重要性，千方百計地爭取上級領導對市公共圖書館檔案建設的大力支持，加大資金支持力度，保障圖書館檔案建設步伐。館領導還要在廣大職工中不斷宣傳檔案工作的重要性；不定期組織全館職工特別是中層干部學習檔案知識，增強檔案意識，建立健全圖書館綜合檔案室各項工作。其次，館領導要按照圖書館評估細則內容，盡快建立現代的圖書館檔案室。

3.2 健全檔案管理的組織機構和管理制度

圖書館綜合檔案室的組織機構由館領導和全館各部門負責人組成，配備檔案專業(yè)本科學歷的專職檔案員具體負責檔案日常工作，做到統一領導、分級管理，檔案工作責任到人，人人有責，從制度上保證檔案工作的開展。如撫順市圖書館從2008年開始，從重視檔案工作的角度出發(fā)，確定館長主管圖書館檔案工作。將檔案管理工作納入全館年度工作計劃，并納入各部門工作的職責范圍。采取部門立卷評估與部門領導考核、部門工作評優(yōu)、評選先進等工作相結合，使人的積極性得到充分的發(fā)揮，從而激發(fā)圖書館檔案建設的自覺性，推進檔案建設的現代化進程，進一步改進圖書館管理水平。我們將分散在各部門及個人手中的各種文件、數據、資料集中統一管理；在館長的統一領導下，由黨務工作部負責全館的檔案工作，下設綜合檔案室，配備專職的檔案管理人員負責全館檔案的管理工作；各部門指定專人（部門主任）負責本部門的檔案管理工作。黨務工作部加強對各部室檔案管理工作的監(jiān)督與指導，各部門在工作中應注重對各類存檔資料的保存，并定期將規(guī)定應當立卷歸檔的材料向綜合檔案室移交，進行集中管理，形成了規(guī)范的組織機構和管理原則。

3.3 制定檔案管理工作規(guī)章制度

切實可行的規(guī)章制度是公共圖書館檔案工作順利進行的保障，圖書館檔案管理要依照《中華人民共和國檔案法》，制定各館的《圖書館文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》、《檔案員崗位責任制》、《檔案庫房管理制度》、《檔案收集制度》、《檔案整理制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案借閱制度》、《檔案鑒定制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案統計制度》、《檔案保密制度》等一系列規(guī)章制度，這些制度能夠確保圖書館檔案工作有章可循。

3.4 改善檔案管理工作的硬件及軟件環(huán)境

改善檔案管理，在硬件方面，各館要設置專門的檔案室及檔案庫房，購置檔案密集架、檔案柜及檔案盒，并配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、除濕器等現代辦公設備。在軟件方面，圖書館最好購買使用“世紀科怡”專業(yè)檔案管理工作軟件。以計算機和網絡技術為平臺，以現代化信息處理技術為手段，建設數字化、網絡化圖書館檔案管理系統，建立圖書館檔案數據庫，使檔案管理納入到整個圖書館數字化管理工作中來。

3.5 做好圖書館檔案的開發(fā)利用工作

檔案的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，只有積極開發(fā)利用檔案資源，圖書館檔案才有生機和活力。比如撫順市圖書館綜合檔案室做到：一是針對網絡時代公共圖書館對信息需求快捷、方便、準確等特點，利用現代技術對檔案進行深層次的開發(fā)。二是在圖書館的日常管理中，圖書館檔案管理人員配合領導決策、配合館內各項工作及時準確地提供檔案資料，為圖書館的各項工作服務。三是充分利用館藏檔案資料，向廣大讀者進行宣傳教育，開展閱讀指導，提高利用率。四是積極開發(fā)檔案資源，編纂《大事記》、《組織機構沿革》、《基礎數字匯編》、《規(guī)章制度匯編》、《重大活動匯編》、《宣傳稿件匯編》、《榮譽匯編》、《館員發(fā)表論文匯編》、《撫順市圖書館宣傳冊》、《“雙評材料”匯編》等10種編研材料。

3.6 圖書、檔案、情報實現一體化管理

圖書、檔案、情報一體化管理可以充分發(fā)掘和綜合利用圖書、檔案、情報信息資源，發(fā)揮系統整體的功能優(yōu)勢。除了圖書館日常檔案管理之外，圖書館的采購、流通等計算機管理系統的數據庫就是圖書館檔案的存在形式。這種同一性便于在圖書館內實行統一領導、統一管理，有效實行圖書、檔案、情報的一體化管理。這種模式的作用在于：一是避免重復勞動，提高工作效率；二是提高檔案管理水平，使大量的文件輸入工作在文件處理過程中一次性完成，更有利于信息資源的共享。利用現代化的管理手段，做好圖書館檔案管理工作，加快圖書館檔案管理信息化的進程，從而更好地發(fā)揮圖書館檔案的價值。

公共圖書館檔案管理工作的目標應當是以“積極收集整理、有效提供利用”為中心，圍繞公共圖書館工作的總體部署和要求，充分利用圖書館檔案這一信息平臺，積極探索檔案管理和開發(fā)利用的新思路和新方法，增強與外界的溝通、交流與聯系，主動地、創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮檔案、文件的諸多功能，為提高公共圖書館的整體效益做出新貢獻，為圖書館事業(yè)建設服務。

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