□鄧 萍

（河南省開封市第二人民醫(yī)院，開封 475000）

一、醫(yī)院新增檔案科目的產(chǎn)生

醫(yī)院在開展某項(xiàng)工作或服務(wù)項(xiàng)目的過(guò)程中，直接形成了大量的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式和不同載體的文件材料，并且這項(xiàng)工作或服務(wù)項(xiàng)目不是在短期內(nèi)開展、具有一定時(shí)效性的，而是建立長(zhǎng)效機(jī)制的工作內(nèi)容，因此可單獨(dú)形成一類檔案。

二、新增檔案科目種類及其歸檔意義

（一）醫(yī)療糾紛檔案

隨著醫(yī)療活動(dòng)市場(chǎng)化的加速，國(guó)家法制化進(jìn)程的加快，人民群眾的法律意識(shí)、維權(quán)意識(shí)不斷增強(qiáng)，醫(yī)療糾紛呈明顯增多趨勢(shì)，每年以10%─20%的速度增加，這已經(jīng)成為社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題之一。醫(yī)療糾紛檔案是伴隨醫(yī)療糾紛的出現(xiàn)而產(chǎn)生的新生事物。醫(yī)療糾紛檔案是指在接待、處理、調(diào)查醫(yī)療糾紛過(guò)程中所直接形成的各種材料，包括患者投訴記錄、醫(yī)院對(duì)事件的調(diào)查結(jié)果及向上級(jí)主管部門寫出的匯報(bào)材料、病歷封存材料、訴諸法律解決時(shí)形成的訴訟材料、法院判決結(jié)果或醫(yī)患雙方簽訂的協(xié)議書、聲像資料（取證照片、錄音、錄像）等。無(wú)論是哪種原因引起的醫(yī)療糾紛都會(huì)給醫(yī)院帶來(lái)不良的社會(huì)影響，嚴(yán)重干擾醫(yī)院正常工作秩序，醫(yī)務(wù)人員工作積極性、創(chuàng)新性降低，造成醫(yī)院直接或間接的經(jīng)濟(jì)損失。作為醫(yī)院歷史的守護(hù)者，檔案室應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)，本著對(duì)醫(yī)院高度負(fù)責(zé)的精神，通過(guò)建立醫(yī)療糾紛檔案，積極針對(duì)糾紛產(chǎn)生全過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)分析，及時(shí)制定整改方案及防范措施，補(bǔ)充醫(yī)院管理漏洞，規(guī)范醫(yī)護(hù)人員從業(yè)行為，提高醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)質(zhì)量，從而降低訴訟的風(fēng)險(xiǎn)和減少醫(yī)療糾紛的數(shù)量，維護(hù)醫(yī)患雙方的利益。管理好醫(yī)療糾紛檔案，為醫(yī)院和患者提供有效服務(wù)已成為醫(yī)院行政管理工作的重要內(nèi)容，也為醫(yī)院的發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。

（二）院務(wù)公開檔案

院務(wù)公開檔案包括院務(wù)公開實(shí)施方案，醫(yī)院重大決策、重要人事任免、重大項(xiàng)目安排及大額資金使用情況，年度財(cái)務(wù)預(yù)、決算主要情況，重點(diǎn)監(jiān)控藥品使用情況，崗位設(shè)置、崗位評(píng)聘、解聘、辭聘的標(biāo)準(zhǔn)及程序，薪酬體系等。隨著公立醫(yī)院改革的全面開展，院務(wù)公開的內(nèi)容不斷豐富，形式不斷創(chuàng)新，院務(wù)公開已經(jīng)成為加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制改革，促進(jìn)醫(yī)院民主科學(xué)管理，依法執(zhí)業(yè)，誠(chéng)信行醫(yī)，構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系，增強(qiáng)廣大員工凝聚力和向心力的一項(xiàng)重要舉措。院務(wù)公開檔案的建立不僅有助于推動(dòng)醫(yī)院各部門政務(wù)公開資料的集中統(tǒng)一管理，便于接受群眾監(jiān)督備查，也有利于推進(jìn)醫(yī)院堅(jiān)持和完善民主管理、民主監(jiān)督這一重要制度工作的持續(xù)、深入開展。

（三）醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案

醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案是記錄和評(píng)價(jià)醫(yī)務(wù)人員從醫(yī)執(zhí)業(yè)過(guò)程中職業(yè)道德的一類行業(yè)評(píng)價(jià)性檔案。醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案主要分三大部分：一是考評(píng)檔案，包括醫(yī)務(wù)人員基本情況、科室評(píng)價(jià)、支部評(píng)價(jià)、患者問(wèn)卷調(diào)查等材料；二是獎(jiǎng)懲檔案，包括表?yè)P(yáng)材料（各級(jí)各部門授予的獎(jiǎng)勵(lì)、患者贈(zèng)送的錦旗、牌匾、感謝信、登報(bào)表?yè)P(yáng)剪貼、拒收病人紅包、禮品金額及次數(shù)）、投訴材料（病人通過(guò)書面、電話或口頭等形式進(jìn)行投訴的記錄材料，收受病人紅包、禮品金額及次數(shù)）、調(diào)查案卷（對(duì)投訴進(jìn)行調(diào)查處理過(guò)程中產(chǎn)生的物證、書證及結(jié)論等資料）和調(diào)查核實(shí)后的處罰決定等；三是年終個(gè)人醫(yī)德醫(yī)風(fēng)總結(jié)和組織考核結(jié)果。各種醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案材料的形成和歸檔始終是為了促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員改善服務(wù)態(tài)度，提高醫(yī)務(wù)人員職業(yè)道德素質(zhì)和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系。醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案的建立和管理對(duì)研究醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)中的新特點(diǎn)、新趨勢(shì)，掌握醫(yī)德醫(yī)風(fēng)管理規(guī)律，提高醫(yī)療質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。

（四）人才檔案

人才檔案主要是面向臨床專業(yè)技術(shù)人才而設(shè)立的，通過(guò)動(dòng)態(tài)更新的方式記錄了業(yè)務(wù)骨干在個(gè)人成長(zhǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)方面的變化，適時(shí)地全面反映業(yè)務(wù)骨干的工作能力、業(yè)務(wù)水平、工作業(yè)績(jī)和工作態(tài)度。新一輪的衛(wèi)生體制改革使醫(yī)療機(jī)構(gòu)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展成為了時(shí)代賦予醫(yī)院的重要命題。良性的競(jìng)爭(zhēng)歸根結(jié)底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，科學(xué)的發(fā)展應(yīng)該始終堅(jiān)持以人為本，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)是確保醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。人才檔案的應(yīng)用能使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人才的綜合素質(zhì)有更直觀、更全面的了解，對(duì)于醫(yī)院大力推行以人為本的管理，提高人力資源管理水平以及人才的培養(yǎng)、人才隊(duì)伍建設(shè)，形成和提升醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力有著舉足輕重的作用。

（五）司法鑒定檔案

司法鑒定檔案是指在司法鑒定過(guò)程中所形成的各種文字、照片、圖表圖譜、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄及相關(guān)鑒定資料和鑒定文書歸檔件等，主要包括司法鑒定委托書、鑒定案件受理審批表、司法鑒定協(xié)議書、鑒定過(guò)程實(shí)時(shí)記錄、專家會(huì)鑒意見、鑒定文書正本、接收鑒定材料記錄、補(bǔ)充鑒定的相關(guān)材料、收費(fèi)憑據(jù)等。司法鑒定檔案是司法鑒定機(jī)構(gòu)及其司法鑒定人從事司法鑒定活動(dòng)的真實(shí)記錄，是重要的專業(yè)檔案，更是促進(jìn)司法鑒定事業(yè)健康有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一。因此，加強(qiáng)司法鑒定檔案管理，是一項(xiàng)非常重要的工作。

三、新增檔案科目的管理現(xiàn)狀及其納入規(guī)范化管理的必要性

首先，各類新增檔案科目沒有納入醫(yī)院綜合檔案實(shí)施規(guī)范化的集中統(tǒng)一管理，而是分散在各相關(guān)科室存放。其次，新增檔案科目存放科室沒有確定兼職檔案人員，且存在管理者因缺乏系統(tǒng)的專業(yè)檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，不能正確將所管理資料及時(shí)立卷歸檔。再次，新增檔案科目相關(guān)制度不健全，在實(shí)際工作中沒有一個(gè)系統(tǒng)的、統(tǒng)一的、規(guī)范的、可操作性強(qiáng)的檔案庫(kù)，造成相關(guān)資料分類不清，沒有規(guī)范的歸檔方法以及歸檔不及時(shí)等，給檔案工作的監(jiān)督、管理帶來(lái)諸多困難。以上存在問(wèn)題，不僅影響了新增檔案科目歸檔的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，也影響了檔案的提供利用，不利于檔案的科學(xué)管理。因此，建設(shè)和完善醫(yī)院新增檔案科目的管理制度在醫(yī)院整體檔案管理工作系統(tǒng)中顯得愈加迫切。

四、加強(qiáng)新增檔案科目規(guī)范化管理的措施

一是準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展特點(diǎn)，適時(shí)調(diào)整，及時(shí)報(bào)批上級(jí)主管部門更新醫(yī)院文件材料歸檔范圍和保管期限表，將新增檔案科目納入醫(yī)院檔案規(guī)范化管理系統(tǒng)，嚴(yán)格按照檔案管理科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做到與其他科目檔案直接接軌，高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、信息化、數(shù)字化，并采取歸口管理、專人負(fù)責(zé)、適時(shí)補(bǔ)充完善等方法，客觀公正地建立各類檔案。

二是結(jié)合各類新增檔案工作實(shí)際，依據(jù)《檔案法》及上級(jí)部門頒布的一系列業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)制度，制定出符合各類新增檔案特點(diǎn)又切實(shí)可行的具體措施和實(shí)施辦法。建立健全各項(xiàng)檔案管理工作規(guī)章制度，使新增檔案科目的歸檔工作責(zé)任明確、有章可循，確保所形成的文件材料齊全完整，立卷方法正確，歸檔及時(shí)。

三是加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，明確各類新增檔案工作兼職人員，建立比較穩(wěn)定的檔案兼職隊(duì)伍。定期進(jìn)行培訓(xùn)，使各新增兼職檔案人員從思想上認(rèn)清檔案工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，嚴(yán)格履行自身職責(zé)。搞好知識(shí)更新，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法和技術(shù)，提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，積極掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以適應(yīng)檔案電子化和檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。

四是創(chuàng)新醫(yī)院檔案歸檔管理方式。當(dāng)今時(shí)代，科學(xué)技術(shù)日新月異，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究和治療技術(shù)與聲學(xué)、光學(xué)、磁學(xué)、控制論、生物工程等學(xué)科不斷結(jié)合并應(yīng)用于臨床實(shí)踐，推動(dòng)醫(yī)療工作不斷向前發(fā)展，必然不斷地產(chǎn)生新的類型的檔案。這就要求檔案人員應(yīng)不斷地了解相應(yīng)的背景知識(shí)，創(chuàng)新思維，更新知識(shí)，改變傳統(tǒng)的手工歸檔、人工檢索等管理方法，能很好地利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行醫(yī)院檔案資料的起草、修改、生成，完成醫(yī)院行政管理工作中形成的公文處理和流轉(zhuǎn)程序，實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)上實(shí)時(shí)歸檔，并保證電子文件傳輸過(guò)程中的安全，以便對(duì)電子文件、電子檔案進(jìn)行科學(xué)地管理和有效地利用。

五是進(jìn)一步改進(jìn)醫(yī)院檔案歸檔管理服務(wù)模式。檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，經(jīng)常深入臨床一線調(diào)研，了解各項(xiàng)醫(yī)療工作對(duì)檔案信息要求，全面汲取醫(yī)院各類檔案的精華，有目的地從檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息，多途徑、多渠道地開發(fā)利用，將靜態(tài)檔案資源轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策和臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研管理工作提供科學(xué)完整、優(yōu)質(zhì)系統(tǒng)的檔案編研材料，使檔案工作真正服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展建設(shè)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，提高檔案利用率。

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