馬麗萍

在信息技術(shù)環(huán)境下如何加強(qiáng)預(yù)收款的核算與管理是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，不同的ERP軟件，以及同一個(gè)ERP軟件的不同功能模塊都提供了預(yù)收款的核算與管理功能。只有詳細(xì)了解軟件預(yù)收款的功能才能更好地應(yīng)用發(fā)揮其作用。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的中小企業(yè)開始利用ERP軟件來加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算與管理，其中預(yù)收款的核算與管理成為其中一項(xiàng)重要內(nèi)容。目前的ERP軟件大都提供了靈活多樣的預(yù)收款管理模式，筆者認(rèn)為，只有全面認(rèn)識(shí)了解ERP軟件的功能，才能更好的發(fā)揮信息技術(shù)的作用，使之更好的幫助企業(yè)加強(qiáng)管理，達(dá)到事半功倍的效果。下面以用友管理型ERP軟件U8.72版本為例，介紹該軟件的預(yù)收款管理功能，以幫助企業(yè)更好地管理預(yù)收款。U8.72支持兩種方法核算預(yù)收款，一種方法是在應(yīng)收款子系統(tǒng)核算預(yù)收款，另一種是在總賬子系統(tǒng)核算預(yù)收款。

一、預(yù)收款管理的基本流程

收到預(yù)收款——收到應(yīng)收款——預(yù)收款核銷應(yīng)收款

二、在應(yīng)收款子系統(tǒng)核算預(yù)收款

1.業(yè)務(wù)處理流程

該方法在啟用應(yīng)收款子系統(tǒng)的情況下使用。收到預(yù)收款時(shí)，在應(yīng)收款子系統(tǒng)填制收款單；確認(rèn)銷售收入時(shí)，在應(yīng)收款子系統(tǒng)填制銷售發(fā)票。在應(yīng)收款子系統(tǒng)根據(jù)收款單和發(fā)票生成記賬憑證。收到預(yù)收款時(shí)借記“銀行存款”，貸記“預(yù)收賬款”；根據(jù)發(fā)票生成記賬憑證時(shí)，借記“應(yīng)收賬款”，貸記“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”、“應(yīng)繳稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅—銷項(xiàng)稅額”。核銷時(shí)生成核銷憑證，借記“預(yù)收賬款”，貸記“應(yīng)收賬款”。（注:根據(jù)發(fā)票生成記賬憑證時(shí)，可以將借方科目“應(yīng)收賬款”改為“預(yù)收賬款”，這樣的話，在進(jìn)行核銷時(shí)就不用生成借記“預(yù)收賬款”，貸記“應(yīng)收賬款”的核銷憑證了。）

2.對(duì)環(huán)境的初始設(shè)置

（1）建立客戶檔案。把企業(yè)的客戶設(shè)置成客戶檔案。

（2）在建立會(huì)計(jì)科目時(shí)，需要把“預(yù)收賬款”科目設(shè)置成“客戶往來”科目。

（3）在應(yīng)收款子系統(tǒng)的初始設(shè)置里面設(shè)置預(yù)收科目，這樣在生成憑證時(shí)預(yù)收科目會(huì)自動(dòng)填制在記賬憑證中，提高工作效率。如果此處沒有設(shè)置預(yù)收科目，則在生成記賬憑證時(shí)需要手工錄入預(yù)收科目。

3.期初余額的錄入方法

預(yù)收賬款的期初余額在總賬子系統(tǒng)和應(yīng)收款子系統(tǒng)分別錄入。在總賬子系統(tǒng)錄入時(shí)，執(zhí)行“總賬｜設(shè)置｜期初余額”命令，打開期初余額錄入窗口，雙擊“預(yù)收賬款”科目，在打開的“輔助期初余額”窗口單擊“往來明細(xì)”按鈕，錄入預(yù)收賬款的余額信息，然后“匯總”、退出。在應(yīng)收款子系統(tǒng)錄入時(shí)，執(zhí)行“應(yīng)收款管理|設(shè)置|期初余額”，打開期初余額明細(xì)表，單擊“增加”按鈕，單據(jù)名稱選擇“預(yù)收款”，單據(jù)類型選擇“收款單”，在打開的收款單窗口錄入預(yù)收款的詳細(xì)信息。在兩個(gè)子系統(tǒng)錄入余額后，可以通過“對(duì)賬”命令檢查核對(duì)應(yīng)收款余額錄入的準(zhǔn)確性。

4.預(yù)收款的核銷

核銷指用戶日常進(jìn)行的收款核銷應(yīng)收款的工作。核銷的作用是解決收回客商款項(xiàng)核銷該客商應(yīng)收款的處理，建立收款與應(yīng)收款的核銷記錄，監(jiān)督應(yīng)收款及時(shí)核銷，加強(qiáng)往來款項(xiàng)的管理。在應(yīng)收款子系統(tǒng)執(zhí)行“核銷”命令，通過自動(dòng)核銷或手工核銷的方式，選擇收款單和應(yīng)收單進(jìn)行核銷即可。用預(yù)收款核銷應(yīng)收款時(shí)，生成憑證借記“預(yù)收賬款”，貸記“應(yīng)收賬款”。

三、在總賬子系統(tǒng)核算預(yù)收款

1.業(yè)務(wù)處理流程

該方法在未啟用應(yīng)收款子系統(tǒng)的情況下使用。收到預(yù)收款和確認(rèn)收入時(shí)，分別在總賬子系統(tǒng)填制記賬憑證即可。收到預(yù)收款時(shí)借記“銀行存款”，貸記“預(yù)收賬款”；確認(rèn)收入生成記賬憑證時(shí)，借記“預(yù)收賬款”，貸記“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”、“應(yīng)繳稅費(fèi)—應(yīng)交增值稅—銷項(xiàng)稅額”。

2.對(duì)環(huán)境的初始設(shè)置

（1）建立客戶檔案。把企業(yè)的客戶設(shè)置成客戶檔案。

（2）在建立會(huì)計(jì)科目時(shí)，需要把“預(yù)收賬款”科目設(shè)置成“客戶往來”科目。

（3）在總賬子系統(tǒng)的選項(xiàng)設(shè)置中，選中“可以使用應(yīng)收受控科目”復(fù)選框。

3.期初余額的錄入方法

在總賬子系統(tǒng)核算預(yù)收款時(shí)，只需要在總賬子系統(tǒng)錄入期初余額即可，錄入余額時(shí)錄入方法和在應(yīng)收款子系統(tǒng)核算預(yù)收款方法一樣。不需要應(yīng)收款子系統(tǒng)再錄入余額。

4.預(yù)收款的核銷

執(zhí)行“總賬｜賬表｜客戶往來輔助賬｜客戶往來兩清｜”命令，可以通過自動(dòng)兩清或手工兩清的方式進(jìn)行核銷。提示:在確認(rèn)收入生成記賬憑證時(shí)，如果借記的是“應(yīng)收賬款”，則要填制借記“預(yù)收賬款”，貸記“應(yīng)收賬款”，進(jìn)行賬面調(diào)整。然后手工方式進(jìn)行兩清。

四、兩種預(yù)收款核算方法的應(yīng)用

從上述分析可以看出，預(yù)收款的核算方法選擇不一樣，對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程、初始環(huán)境設(shè)置、期初余額錄入方法和核銷方法都不盡相同。

1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇核算方法

通過前述分析可知，在應(yīng)收款子系統(tǒng)核算預(yù)收款時(shí)，可以填制收款單和發(fā)票，采集的信息比較全面，可以為企業(yè)提供更多的管理信息；另外在預(yù)收款核銷應(yīng)收款時(shí)，既可以進(jìn)行收款單和應(yīng)收單金額完全一致時(shí)的一對(duì)應(yīng)核銷，也可以在收款單金額與應(yīng)收單金額不一致時(shí)，通過修改收款單或應(yīng)收單的“本次結(jié)算”金額進(jìn)行部分核銷，充分滿足企業(yè)對(duì)銷售業(yè)務(wù)管理的需要。而在總賬子系統(tǒng)核算預(yù)收款時(shí)，只能在預(yù)收款金額和應(yīng)收款金額完全一致時(shí)進(jìn)行兩清處理，在預(yù)收款金額和應(yīng)收款金額不一致時(shí)，不能進(jìn)行部分應(yīng)收款的兩清處理，否則造成管理混亂。當(dāng)企業(yè)的預(yù)收款業(yè)務(wù)比較多，對(duì)預(yù)收款的管理要求較高，需要多角度提供預(yù)收款的信息時(shí)，最好在應(yīng)收款子系統(tǒng)核算預(yù)收款；當(dāng)企業(yè)預(yù)收款業(yè)務(wù)較少，大部分是現(xiàn)銷時(shí)，可以采用總賬子系統(tǒng)核算預(yù)收款，這樣操作起來方法簡(jiǎn)便，業(yè)務(wù)量少。

2.根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)選擇核算方法

訂單式生產(chǎn)的企業(yè)往往按照客戶的訂單組織生產(chǎn)，在生產(chǎn)開始前要求客戶支付部分預(yù)付款，等到產(chǎn)品陸續(xù)交工時(shí)，在分批收取款項(xiàng)，最后等到產(chǎn)品全部交工時(shí)再開具銷售發(fā)票，收回余款。在這種生產(chǎn)方式里面，款項(xiàng)是陸續(xù)收回的，收款方式也可能不一樣。為了更清楚地反映預(yù)收款和應(yīng)收款之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，以及應(yīng)收款的收回情況，因此建議采用在應(yīng)收款在系統(tǒng)核算預(yù)收款。對(duì)于一般的商業(yè)企業(yè)而言，預(yù)收款業(yè)務(wù)較少，在總賬子系統(tǒng)核算預(yù)收款完全能夠滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需要，因此選擇在總賬子系統(tǒng)核算預(yù)收款即可。

3.與企業(yè)的ERP系統(tǒng)實(shí)施方案相關(guān)

有些企業(yè)在實(shí)施信息化方案時(shí)，出于對(duì)存貨管理的重視而啟用了供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，即啟用了采購(gòu)、銷售、存貨管理等子系統(tǒng)，在這種情況下，企業(yè)發(fā)生銷售業(yè)務(wù)時(shí)，是在銷售子系統(tǒng)填制銷售發(fā)票，發(fā)票經(jīng)復(fù)核后會(huì)傳遞到應(yīng)收款子系統(tǒng)，然后在應(yīng)收款系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票填制憑證，最后憑證傳遞到總賬子系統(tǒng)。在這種ERP系統(tǒng)實(shí)施方案里面，因?yàn)閼?yīng)收款子系統(tǒng)已經(jīng)接收了銷售子系統(tǒng)傳遞來的發(fā)票，所以此時(shí)在應(yīng)收款直接填制收款單，既能滿足收款核算的需要，也非常便于進(jìn)行款項(xiàng)核銷，所以進(jìn)行預(yù)收款的管理時(shí)最好在應(yīng)收款子系統(tǒng)進(jìn)行。如果企業(yè)存貨管理工作較少，沒有啟用供應(yīng)鏈系統(tǒng)，則可以在總賬子系統(tǒng)核算預(yù)收款。

4.綜合考慮企業(yè)整體情況選擇核算方法

企業(yè)購(gòu)買財(cái)務(wù)軟件是按模塊定價(jià)收費(fèi)的，如果企業(yè)規(guī)模小，經(jīng)濟(jì)實(shí)力較差，財(cái)會(huì)人員較少且他們的會(huì)計(jì)信息化水平較低，這時(shí)可以本著夠用的原則只購(gòu)買總賬和報(bào)表子系統(tǒng)，在總賬子系統(tǒng)核算預(yù)收款；反之，企業(yè)規(guī)模大，有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，財(cái)會(huì)人員整體素質(zhì)能夠滿足企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的需要，則可以多買一些模塊，然后在應(yīng)收款子系統(tǒng)核算預(yù)收款。