呂蘊紅

(河北聯(lián)合大學圖書館 河北唐山 063000)

高校圖書館檔案管理經(jīng)驗探討

呂蘊紅

(河北聯(lián)合大學圖書館 河北唐山 063000)

檔案 高校圖書館 內容

圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項活動中產生的具有查考、利用價值并歸檔保存起來的材料，它既是圖書館業(yè)務工作的反映，也是圖書館管理水平的體現(xiàn)。隨著高校圖書館工作的發(fā)展與深化，檔案管理在圖書館工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。高校圖書館必須加強檔案意識，依據(jù)本校檔案管理規(guī)范開展好檔案工作。

1 圖書館檔案工作的重要性

圖書館檔案客觀、真實地記載著圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡，驗證著圖書館歷年實踐工作的成果，是圖書館工作全面、系統(tǒng)、真實的記錄，是圖書館發(fā)展歷程的見證［1］。

1.1 為圖書館領導決策提供參考 圖書館檔案真實地記錄著圖書館科學管理的過程，反應了圖書館管理歷史的全貌，是管理者領導決策的第一手參考資料［2］，為領導決策的制定提供了最為真實可靠的依據(jù)，有助于提高圖書館科學管理的水平。

1.2 為圖書館的業(yè)務工作提供依據(jù) 圖書館檔案體現(xiàn)了圖書館的業(yè)務工作特點和規(guī)律，全面系統(tǒng)地記錄了圖書館各個階段主要工作及業(yè)務特色，長期積累下來，可以較為全面地反映一定歷史時期內該館的業(yè)務流程、辦館特色、業(yè)務重點等，為以后圖書館業(yè)務工作的開展指明方向。

1.3 為讀者更好地了解和利用圖書館提供借鑒 圖書館檔案為讀者了解圖書館提供了最為詳實的記錄，使圖書館的各項工作有據(jù)可查。有利于對外宣傳和樹立良好的圖書館形象，為讀者了解圖書館的辦館特色，更好地利用圖書館的資源，更便捷地獲得所需要的服務提供參考。

1.4 為圖書館未來發(fā)展提供參考 圖書館檔案完整地記載了圖書館各個階段的組織結構、人員編制、工作業(yè)績、經(jīng)驗教訓，客觀地記載了圖書館的歷史、辦館條件、發(fā)展路程、資源結構、讀者服務以及管理工作等各個方面的信息。隨著圖書館檔案的不斷累積、豐富和充實，檔案工作為圖書館制定未來的發(fā)展規(guī)劃提供了最為可靠的參考信息。

2 圖書館檔案工作的內容及原則

2.1 圖書館檔案工作的內容 高校圖書館檔案主要是指圖書館管理工作以及業(yè)務工作中產生的文件材料、報表、資料、電子文檔等［3］。其內容具體表現(xiàn)為以下4個方面:①在圖書館管理過程中產生的文件材料，主要是指上級管理機關以及院、校主管部門針對圖書館及相關工作下發(fā)的文件材料;圖書館向上級機關及院、校主管部門提交的各種請示、報告等文件材料;圖書館在日常的管理工作中形成的文件材料。②圖書館業(yè)務工作活動中產生的文件資料，主要包括圖書館各項業(yè)務工作中形成的條例、細則、辦法、規(guī)章制度和重要文件資料;館藏建設規(guī)劃;各類文獻資源及電子資源的采購、征訂計劃;服務工作中的產生的用戶檔案;文獻利用、館際交流等形成的各種檔案資料、統(tǒng)計報表;年度計劃、總結、工作報告等。③圖書館科學研究過程中產生的文件材料，主要包括圖書館主辦或承辦的學術活動所形成的文件材料;本館工作人員承擔的各級各類科研項目申報、結題、鑒定結果材料;本館工作人員公開出版的論著和公開發(fā)表的論文;館內成員撰寫和編制的調研報告;專題性文摘和專題性索引等。④圖書館人事檔案，高校圖書館所收集保存的人事檔案是在日常工作中形成的組織人事材料。主要包括:圖書館人才引進工作的材料;工作人員基本情況、個人業(yè)務自傳;工作人員的繼續(xù)教育情況;職工考評、考核、評聘材料;職工工資、職務、職稱、科研、晉升、任免等材料。

2.2 圖書館檔案工作的原則 高校圖書館檔案管理工作的開展應遵循以下的原則:①真實性原則，要求材料必須客觀、真實、可靠，經(jīng)得起推敲和追問，是圖書館日常工作真實情況的反映;②原始性原則，要求材料盡可能不要做二次加工，以保持資料的原始面貌為最佳。這樣形成的檔案才會更加真實地反映圖書館的發(fā)展歷程，在圖書館今后的發(fā)展中起到查證、參考的作用，為圖書館工作的接班人提供最有價值的文獻資源。

3 檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 檔案工作的優(yōu)勢

3.1.1 領導重視檔案工作。河北聯(lián)合大學(建設路校區(qū))圖書館領導對圖書館檔案工作比較重視，成立了專門的圖書館檔案工作小組，定期召開會議，強調檔案工作對于圖書館未來發(fā)展的重要性，加強館員們的歸檔意識，為我館檔案管理工作的開展打下了良好的基礎。

3.1.2 制定管理細則，健全管理制度。為了使檔案工作不斷規(guī)范，我館責成有檔案專業(yè)背景的館員，根據(jù)工作實際并參照我校檔案館的相關管理規(guī)則，起草了圖書館檔案管理工作細則，制定了圖書館檔案的歸檔范圍、保存期限。并將其作為規(guī)章制度長期參照執(zhí)行。

3.1.3 指定專人負責，實行定期檢查。為了把我館的檔案工作開展得更加有條不紊，我館的各個部門均設定專人負責本部門檔案，各部門業(yè)務工作中產生的檔案短期內在本部門保存，以備查考、利用。每學期末主管檔案工作的館長對各部門檔案進行檢查，查找不足，以促進各部門在下個學期更好地開展檔案工作。

3.2 檔案工作的組織與管理

3.2.1 檔案工作的管理辦法。我館的檔案管理辦法是在多年的工作實踐中摸索、總結出來的。我館的檔案工作自2006年開始實行。根據(jù)工作狀況，我館的檔案采取總－分制的管理辦法，即圖書館辦公室負責圖書館管理以及涉及圖書館總體狀況方面的檔案，各部門(主要包括采編部、流通閱覽部、信息咨詢部、教學培訓部)的業(yè)務檔案由各部門指定專人負責管理，以學年為單位，每學年定期檢查。這既有利于檔案的收集、整理，也有利于檔案在業(yè)務工作中發(fā)揮其應有的作用，便于各個業(yè)務部門在工作中查考、利用。

3.2.2 檔案工作的案卷組織。組卷，又稱立卷，就是將每一大類下的檔案按照某種聯(lián)系分類組成案卷的工作。我館檔案的組卷主要包括以下幾個過程:①按某種特征聯(lián)系對檔案進行組卷，比如，業(yè)務檔案一般按材料的時間特征組卷，如遇某個業(yè)務問題(專題)的文件較多時，也可單獨按文件的問題特征組卷;②擬寫案卷標題，案卷標題的擬寫既要表達言簡意賅，又要描述準缺，讓人一目了然;③對卷內文件進行排列和編號。我們一般按文件的形成時間排列，并編上頁號和件號;④填寫卷內文件目錄和備考表，卷內目錄一般按事由原則進行填寫;⑤對案卷進行裝訂，所有整理好的案卷，均需要逐一裝訂，文件在裝訂前要除去上面的金屬品。以防止文件受潮金屬銹蝕后損壞文件。

3.3 檔案工作中仍需加強的方面

3.3.1 定期對檔案管理人員培訓，增強檔案意識。檔案意識與檔案工作相輔相成，檔案意識直接關系到檔案工作的質量，對檔案工作有巨大的推動作用，有了良好的檔案意識，使檔案材料在日常工作中被及時收集、整理，才能使檔案材料盡可能準確與完整［4］。對檔案工作人員進行培訓，首先要進行職業(yè)道德教育，增強其責任感和歸檔意識;其次要抓好檔案人員的繼續(xù)教育，不斷提高其業(yè)務能力和實際操作水平;再次要提高檔案管理人員的交流、溝通能力，主動與本部門及相關部門通知交流，及時獲得有價值的檔案材料，保證檔案收集的及時全面和完整。

3.3.2 深化檔案工作內容，加快圖書館檔案電子化進程。信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢，在這樣的背景下，對檔案開發(fā)的要求也越來越高［5］。網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，網(wǎng)站建設、開發(fā)數(shù)據(jù)庫、在線咨詢、手機短信、移動網(wǎng)絡等手段都已成為信息資源的開發(fā)和利用的手段，為檔案管理現(xiàn)代化提供了快捷、準確、方便的途徑。如何利用網(wǎng)絡技術對檔案資源進行深度的開發(fā)和利用，最大限度地發(fā)揮檔案的作用;既方便檔案的日常存取、利用，又保證檔案的真實、可靠，成為了今后檔案管理工作的重點。

［1］ 王艷玲.圖書館業(yè)務檔案規(guī)范性管理探析［J］.南昌教育學院學報，2011，26(5):195

［2］ 孫愛華.圖書館檔案管理創(chuàng)新研究［J］.黑河學刊，2010，151(3):131

［3］ 孫明華.高校圖書館評估檔案建設研究［J］.蘭臺世界，2010，(8):76

［4］ 安向前.論高校圖書館檔案管理機制的創(chuàng)新［J］.晉中學院學報，2011，28(1):119

［5］ 孫大東.我國高校檔案利用問題研究綜述［J］.檔案管理，2011，(190):46

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2095－2694(2012)02－289－02

(2011－10－08 收稿)(王一伊 編輯)