曹勤民

（山西大學(xué) 檔案館，山西太原 030006）

在我國(guó)檔案界，不少人持檔案鑒定由歸檔前鑒定、檔案室向檔案館移交前鑒定和檔案館鑒定三個(gè)階段（環(huán)節(jié)）構(gòu)成的觀點(diǎn)。這是把檔案與文件、文件鑒定與檔案鑒定混為一談。文件鑒定指文件的檔案價(jià)值鑒定，檔案鑒定指檔案的價(jià)值鑒定，二者雖有一定的聯(lián)系，但要看到二者有很大的區(qū)別。這不僅具有很高的理論價(jià)值，而且具有很大的實(shí)踐價(jià)值。

一 文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別

關(guān)于文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別，李兆明發(fā)表在《南京檔案》2002年第1期的《簡(jiǎn)述文件鑒定與檔案鑒定之關(guān)系》和楊霞發(fā)表在《檔案》1997年第1期的《談?wù)勎募b定和檔案鑒定》兩文都有所論述，但既不全面，也缺乏深度，有必要進(jìn)一步加以論述。筆者認(rèn)為，文件鑒定與檔案鑒定有很多區(qū)別，其中主要有以下幾個(gè)方面。

（一）鑒定的對(duì)象和任務(wù)不同

文件鑒定的對(duì)象是文件，鑒定的任務(wù)是區(qū)分應(yīng)當(dāng)歸檔的即有檔案價(jià)值文件與即應(yīng)當(dāng)銷毀無(wú)檔案價(jià)值的文件，以便對(duì)前者進(jìn)行保存期限的區(qū)分、整理編目和移交歸檔，對(duì)后者進(jìn)行編目登記，經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。檔案鑒定的對(duì)象是檔案，鑒定的任務(wù)是區(qū)分存毀檔案，決定保存檔案的保管期限，編制應(yīng)銷毀檔案目錄并報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)后將其銷毀。文件不是檔案，檔案也不是文件。文件是組織和個(gè)人在處理事務(wù)活動(dòng)中制作和收到的記錄有信息的一切材料整體。檔案是文件整體中選擇出來(lái)并保存?zhèn)淇祭玫姆乾F(xiàn)行文件，是曾為文件整體中的一部分。文件與檔案不僅有數(shù)量多少、非孤本與孤本之分，而且有現(xiàn)行效用與非現(xiàn)行效用之別。即文件數(shù)量比檔案數(shù)量多;文件一般一式多份而檔案一般一式一份;文件具有現(xiàn)行效用而檔案一般不具有現(xiàn)行效用。因而不能把文件與檔案、文件鑒定與檔案鑒定混為一談。說歸檔前對(duì)文件的鑒定是檔案鑒定體系的第一個(gè)階段，就是把文件與檔案、文件鑒定與檔案鑒定混為一談了，實(shí)際上就是認(rèn)為文件就是檔案。

（二）鑒定工作的性質(zhì)不同

文件鑒定是文書處理（文件管理）的一部分，是文書處理工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)——整理編目和歸檔工作的內(nèi)容之一。文書處理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)又稱文件管理的處置階段。這是文件管理的關(guān)鍵性階段，它關(guān)系到文件是作為歷史記憶加以保存還是予以銷毀。按照我國(guó)有關(guān)法律法規(guī)和制度的規(guī)定，文書處理（文件管理）最后一個(gè)階段的工作程序是:（1）在一個(gè)年度終了的次年六月底前，將形成的文件收集齊全;（2）鑒定文件，將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件與應(yīng)當(dāng)銷毀的文件分開;（3）確定應(yīng)歸檔文件的保管期限，按文件的特征對(duì)不同保管期限的文件進(jìn)行整理編目，向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交歸檔;（4）對(duì)不歸檔文件進(jìn)行造冊(cè)登記，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。所以，無(wú)論從法律法規(guī)還是實(shí)際活動(dòng)看，文件鑒定都屬于文書處理工作的一項(xiàng)內(nèi)容。檔案鑒定則是檔案管理業(yè)務(wù)工作的環(huán)節(jié)之一，是檔案管理全部工作中最困難和最重要的一項(xiàng)專業(yè)活動(dòng)。檔案館和檔案室保存的檔案到一定期限，一部分不再有保存價(jià)值，應(yīng)當(dāng)剔除銷毀，使有價(jià)值的珍貴檔案效益得到充分發(fā)揮;一部分檔案應(yīng)根據(jù)價(jià)值不同未確定其保管期限，以便有區(qū)別、有重點(diǎn)地保護(hù)檔案。所以，檔案鑒定是檔案管理中不可缺少的一項(xiàng)專業(yè)工作。說文件鑒定是檔案鑒定體系的一個(gè)環(huán)節(jié)，無(wú)異說文件鑒定就是檔案鑒定，這在理論上是說不過去的。

（三）鑒定的主體不同

文件鑒定的主體在不同的國(guó)家是不相同的。在我國(guó)，1956年4月16日《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》頒布實(shí)施之前，各單位零散文件隨辦隨歸檔或成堆歸檔，文件由各單位檔案室進(jìn)行鑒定。該決定實(shí)施后，我國(guó)全面推行文書處理部門立卷歸檔制度，各單位辦理完畢的文件由文書處理部門整理立卷，定期向機(jī)關(guān)檔案室歸檔，文件鑒定由文書處理部門進(jìn)行。上世紀(jì)80年代以后，各單位文書部門和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)文件材料的立卷歸檔工作，文件鑒定由文書部門和業(yè)務(wù)部門分別進(jìn)行。按照我國(guó)檔案法律法規(guī)規(guī)定，檔案機(jī)構(gòu)對(duì)文件鑒定負(fù)有指導(dǎo)和監(jiān)督的責(zé)任。指導(dǎo)和監(jiān)督的辦法和措施有兩種:一是由國(guó)家檔案行政管理部門制定及與國(guó)家其他行政管理部門聯(lián)合制定文件材料歸檔范圍和檔案材料保管期限表，作為各單位文件鑒定的依據(jù);二是各單位檔案部門對(duì)本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，其中就包括對(duì)文件鑒定工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。在建立文件中心的國(guó)家，文件鑒定的主體分別為文件中心和檔案館。這是因?yàn)?，在立法建立文件中心的?guó)家，實(shí)際上只有一部分文件移交文件中心，而許多文件直接移交檔案館。例如，在美國(guó)，“全部聯(lián)邦文件的大約40%存貯在文件中心”［1］304，而“有一部分不通過文件中心，而是由產(chǎn)生機(jī)關(guān)直接移交給檔案館。高級(jí)政府機(jī)關(guān)的文件尤其如此。例如，美國(guó)總統(tǒng)辦公室、總統(tǒng)直屬的幾個(gè)委員會(huì)、國(guó)會(huì)、最高法院等的檔案文件，都直接向國(guó)家檔案館移交”［2］。在設(shè)有文件中心的國(guó)家，檔案館對(duì)直接移交來(lái)的文件的鑒定，應(yīng)當(dāng)認(rèn)定為文件鑒定而非檔案鑒定。否則，這些國(guó)家關(guān)于“檔案是經(jīng)過正式鑒定，被認(rèn)為繼續(xù)或永久具有憑證或研究?jī)r(jià)值的非現(xiàn)行文件”［1］276，這一定義的科學(xué)性將受到置疑。

檔案鑒定的唯一主體，無(wú)論是中國(guó)還是世界其他各國(guó)，都是檔案機(jī)構(gòu)。在我國(guó)，檔案室鑒定檔案應(yīng)成立鑒定小組，由本單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成;檔案館鑒定檔案須成立鑒定委員會(huì)，由館長(zhǎng)和館內(nèi)專業(yè)人員與被鑒定檔案有關(guān)單位代表組成。鑒定小組、鑒定委員會(huì)只對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，做出檔案存毀決定，審查檔案銷毀清冊(cè)并呈報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案，其中的非館、室人員并不直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。因此，我國(guó)檔案館和檔案室鑒定檔案的工作是由館（室）內(nèi)檔案專業(yè)人員進(jìn)行的，檔案鑒定的唯一主體是檔案機(jī)構(gòu)。所謂“文件鑒定是‘吃進(jìn)’文件，檔案鑒定是‘排出’文件”［3］，卻將鑒定主體顛倒了。因?yàn)橹挥袡n案機(jī)構(gòu)去鑒定文件，才會(huì)“吃進(jìn)”文件，而將其轉(zhuǎn)化為檔案;只有文書處理部門和業(yè)務(wù)部門把檔案當(dāng)作文件鑒定“排出”的才是“文件”。如果說文書部門和業(yè)務(wù)部門是文件鑒定的主體，不僅不“吃進(jìn)”文件，而且將全部“排出”——將有保存價(jià)值的文件銷毀。檔案機(jī)構(gòu)作為檔案鑒定的主體“排出”的是不再具有保存價(jià)值的檔案，而不是文件，而且不僅不“排出”所有的檔案，重要的是要更好地保存需要繼續(xù)保存的檔案。

文件鑒定和檔案鑒定的主體是不同的。不同鑒定主體為國(guó)家形成積累保管檔案的責(zé)任不同，因而對(duì)文件的檔案價(jià)值和檔案價(jià)值的判斷不完全相同也是正常的。例如，文書處理部門和業(yè)務(wù)部門從保證歸檔文件材料考慮，鑒定文件時(shí)可能從寬、從長(zhǎng)，把不屬于歸檔范圍的文件認(rèn)為屬于歸檔范圍，把保管期限屬短的文件列入屬長(zhǎng)的文件之列，檔案館這一檔案鑒定主體從館藏檔案要精考慮，會(huì)認(rèn)為這種做法欠妥。不同鑒定主體考慮問題不同是無(wú)可厚非的，檔案室、檔案館不能要求前一鑒定主體為自己完成鑒定任務(wù)或者創(chuàng)造全部鑒定條件而忘記自己的鑒定責(zé)任。

（四）鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)不完全相同

在我國(guó)，文件鑒定的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)是國(guó)家關(guān)于文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定。各單位進(jìn)行文件鑒定，首先要對(duì)全部文件進(jìn)行篩選，把應(yīng)歸檔文件與不歸檔文件區(qū)分開，然后根據(jù)國(guó)家對(duì)檔案保管期限的規(guī)定分別確定應(yīng)當(dāng)歸檔的各種文件材料的保管期限，以便對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目，并按國(guó)家規(guī)定向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交。

檔案室的檔案鑒定有保管期滿鑒定和移交進(jìn)館前鑒定兩種。保管期滿鑒定以定期保管的檔案保管年限已滿和國(guó)家關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)定期保管的檔案有10年和30年兩種，所以，從接收最早的檔案自形成之日起滿10年的次年起，檔案室每年都有定期檔案進(jìn)行鑒定的任務(wù)?！胺指畛鲆粋€(gè)歷史年限……，上溯至某一年度為止”［3］，對(duì)多個(gè)已滿10年的檔案進(jìn)行集中鑒定是不可取的，因?yàn)檫@樣會(huì)造成大量過期檔案的無(wú)效保管。經(jīng)過鑒定，如果確認(rèn)文件鑒定時(shí)劃定的檔案保管期限符合國(guó)家規(guī)定，就進(jìn)行檔案銷毀工作;如果確認(rèn)有些檔案仍有保存價(jià)值，則要妥善保管，以備查考利用。另外，在文書實(shí)行分散處理、由各組織分別進(jìn)行文件立卷歸檔制度的單位，避免相同檔案材料的重復(fù)保管，是檔案機(jī)構(gòu)鑒定檔案必須考慮的一個(gè)重要因素。移交進(jìn)館前鑒定以檔案館接收進(jìn)館年限和國(guó)家關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。按照國(guó)家的規(guī)定，“中央和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館檔案收集范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)國(guó)家檔案館移交;屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館檔案接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)縣級(jí)國(guó)家檔案館移交?！保?］移交進(jìn)館前，必須對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，不能按文件鑒定時(shí)確定的保管期限一交了事。要通過鑒定，發(fā)現(xiàn)并抽出不屬移交范圍的檔案，補(bǔ)充屬于移交范圍的檔案，確保移交的檔案符合檔案館要求。移交進(jìn)館前對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，不是對(duì)文件鑒定不信任。文件的檔案價(jià)值鑒定是一項(xiàng)困難的任務(wù)。由于鑒定人員個(gè)體認(rèn)識(shí)的差異，或者受各種因素的局限，對(duì)某些文件的檔案價(jià)值發(fā)生誤判是難以避免的。各單位工作中形成的一些特殊文件，在檔案保管期限表中找不到對(duì)應(yīng)條款，只能用“靠”的方法劃定保管期限，靠不準(zhǔn)的可能性是存在的。因此，檔案室在向檔案館移交檔案和準(zhǔn)備銷毀保管期滿檔案之前都應(yīng)進(jìn)行檔案鑒定。

檔案館除鑒定館藏撤銷單位檔案和保管期滿檔案要依據(jù)國(guó)家頒發(fā)的檔案保管期限的規(guī)定外，還要依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和方法鑒定檔案。一是職能鑒定法。許多人認(rèn)為職能鑒定法適用所有文件和檔案鑒定，這是不對(duì)的。按照國(guó)家關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定，不同職能單位和相同職能上下級(jí)單位形成的同類檔案文件，保管期限是相同的，是不能根據(jù)職能的重要程度確定為不同保管期限的。例如，不同職能單位和同一職能上下級(jí)單位制定的政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件和中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件，都是永久保存的，不會(huì)因不同職能單位而有所不同。每個(gè)單位都有特定的職能，但記錄和反映職能活動(dòng)的檔案材料不是都要永久保存，而且永久保存者可能比其他檔案材料的比例還要小。例如現(xiàn)行《文書檔案保管期限表》中，本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)（職能）文件材料類共列27條，其中永久條款14條，占50.4%;本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材料類共列20條，其中永久條款13條，占65%。職能鑒定法主要看三個(gè)方面:“（一）每個(gè)機(jī)關(guān)在所屬機(jī)構(gòu)行政等級(jí)系統(tǒng)中的位置;（二）每個(gè)機(jī)關(guān)所執(zhí)行的職能;（三）每個(gè)機(jī)關(guān)在執(zhí)行一定職能時(shí)所進(jìn)行的各種活動(dòng)”［5］，一個(gè)職能系統(tǒng)中高層機(jī)關(guān)的檔案比基層機(jī)關(guān)的檔案價(jià)值大;同級(jí)機(jī)關(guān)中本質(zhì)職能機(jī)關(guān)的檔案比技術(shù)性職能機(jī)關(guān)的檔案價(jià)值大。所以，職能鑒定法是一種宏觀鑒定法，只適用于保存有多個(gè)全宗的國(guó)家綜合檔案館判定各全宗檔案價(jià)值的大小，以區(qū)別重要全宗與一般全宗，重點(diǎn)保護(hù)重要全宗，更經(jīng)濟(jì)、更科學(xué)地保護(hù)館藏檔案。二是避免全宗間檔案材料的重復(fù)，是國(guó)家綜合檔案館鑒定現(xiàn)代檔案必須考慮的一個(gè)因素。三是歷史檔案的各種鑒定法。如果說檔案館鑒定現(xiàn)代檔案的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)之一是國(guó)家關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定，與文件鑒定有一定共同之處的話，鑒定館藏歷史檔案就完全不同了。歷史檔案記錄的是已經(jīng)沉淀的歷史，由于人去物非，絕大多數(shù)歷史檔案不再具有憑證價(jià)值，所以一般不宜以國(guó)家關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)鑒定歷史檔案。文化價(jià)值、歷史研究的史料價(jià)值，對(duì)增強(qiáng)國(guó)家意識(shí)和民族意識(shí)的教育價(jià)值成為多數(shù)歷史檔案的主要價(jià)值，鑒定歷史檔案應(yīng)更加具有歷史觀、文化觀和國(guó)家民族觀，要用形成年代、歷史依據(jù)、全宗檔案完整程度等多元化的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)來(lái)鑒定歷史檔案。此外，鑒別偽造檔案文件的依據(jù)和方法也是文件鑒定不會(huì)使用的，因?yàn)楝F(xiàn)代文件的形成和管理有嚴(yán)格的制度和程序控制，即使部分文件內(nèi)容失真，也不會(huì)產(chǎn)生偽造文件（偽造檔案和社會(huì)上非法偽造文件難以進(jìn)入文件的控制和管理）。因此，用紙張、字跡材料、筆跡等鑒別技術(shù)和方法鑒別偽造檔案，在鑒定歷史檔案中是必須予以重視的。

文件鑒定與檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)是不完全相同的，檔案室和檔案館鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)也不完全相同，各鑒定主體既要遵循共同的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)來(lái)鑒定文件和檔案，也要適用自身特定的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)開展鑒定工作。由于鑒定標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)不完全相同，各鑒定主體的職責(zé)就不能互相取代或更替，各自開展鑒定工作就責(zé)無(wú)旁貸。

二 認(rèn)識(shí)文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別的意義

正確認(rèn)識(shí)和區(qū)別文件鑒定與檔案鑒定，具有重要的理論價(jià)值和實(shí)踐意義。

從理論上看，認(rèn)識(shí)文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別能使我們堅(jiān)守文件與檔案的定義，提高檔案學(xué)的理論水平。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案學(xué)的不少理論問題處于搖擺不定的狀態(tài)下，影響檔案學(xué)成為一門成熟的學(xué)科。這種狀態(tài)，是由檔案學(xué)研究中的顧此失彼問題造成的。一些已經(jīng)成為共識(shí)的理論問題往往因?yàn)閷?duì)具體問題的研究標(biāo)新立異受到?jīng)_擊而使人懷疑它的科學(xué)性。早有共識(shí)的文件和檔案的定義，不少人研究鑒定問題時(shí)把文件與檔案、文件鑒定與檔案鑒定混為一談，使人對(duì)文件和檔案的區(qū)別和聯(lián)系的認(rèn)識(shí)變得模糊，使人對(duì)文件和檔案的定義的科學(xué)性產(chǎn)生疑問。認(rèn)清了文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別，不把文件與檔案、文件鑒定與檔案鑒定混為一談，就不會(huì)導(dǎo)致人們對(duì)文件、檔案、文件鑒定、檔案鑒定概念產(chǎn)生模棱兩可的認(rèn)識(shí)。

從實(shí)踐上看，認(rèn)識(shí)文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別有助于我們明確鑒定職責(zé)，促進(jìn)鑒定工作，特別是檔案機(jī)構(gòu)的鑒定工作。這樣一個(gè)事實(shí)是必須肯定的:文檔處理部門和業(yè)務(wù)部門對(duì)文件的鑒定工作比檔案機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的鑒定工作要中規(guī)中矩得多。由于我國(guó)文書立卷歸檔的法律法規(guī)健全執(zhí)行嚴(yán)格，文書處理部門和業(yè)務(wù)部門每年都會(huì)把上年形成的文件經(jīng)鑒定后對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔者進(jìn)行整理編目，移交檔案機(jī)構(gòu)。相反，檔案機(jī)構(gòu)不但不對(duì)應(yīng)當(dāng)鑒定的檔案及時(shí)鑒定，而且長(zhǎng)期不開展鑒定工作的檔案機(jī)構(gòu)也比比皆是。其中原因，不僅僅是工作安排、沒有時(shí)間和人力的問題，更重要的恐怕是文件鑒定即檔案鑒定這個(gè)認(rèn)識(shí)問題在作怪。由于認(rèn)為文件鑒定就是檔案鑒定，接收的檔案已經(jīng)鑒定過了，許多檔案機(jī)構(gòu)就認(rèn)為檔案鑒定不必要了或不緊迫了，就不開展或不及時(shí)開展檔案鑒定工作了。于是出現(xiàn)了兩種現(xiàn)象:一些單位的檔案機(jī)構(gòu)把從文書處理部門和業(yè)務(wù)部門接收的檔案不經(jīng)鑒定就原封不動(dòng)地向檔案館移交了;不少檔案機(jī)構(gòu)室藏爆滿了。有的同志將檔案機(jī)構(gòu)室藏爆滿歸過于文書處理部門和業(yè)務(wù)部門鑒定文件時(shí)把不該歸檔的歸檔了，把該短的期限定長(zhǎng)了。其實(shí)，即使文件鑒定中的這兩個(gè)問題都存在，只要檔案機(jī)構(gòu)按規(guī)定開展了鑒定工作，室藏也不會(huì)爆滿的，除非庫(kù)房容積小之又小?？梢?，只有正確認(rèn)識(shí)文件鑒定與檔案鑒定的區(qū)別，明確文件鑒定主體和檔案鑒定主體的職責(zé)，才能各司其職，按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)和要求開展鑒定工作。

［1］詹姆斯·B·羅茲.文件與檔案管理規(guī)劃報(bào)告選編:檔案管理和文件管理在國(guó)家信息系統(tǒng)中的作用的調(diào)研報(bào)告［M］.北京:檔案出版社，1990:304.

［2］陳兆祦，黃坤坊，徐玉清.六十國(guó)檔案工作概況［M］.北京:中國(guó)檔案出版社，1995:351.

［3］李兆明.簡(jiǎn)述文件鑒定和檔案鑒定之關(guān)系［J］.南京檔案，2002（1）:17-18.

［4］中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法.第十三條.

［5］謝倫伯格.現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)［M］.黃坤坊，等譯.北京:檔案出版社，1983:154.