夏紅兵 劉家國

(四川烹飪高等專科學(xué)校，四川 成都 610100)

2007年9月5日，國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權(quán)在紀(jì)念檔案法頒布20周年座談會(huì)上提出“兩個(gè)體系”的建設(shè)構(gòu)想，并于2008年初全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上明確提出“貫徹以人為本，建立兩個(gè)體系”。建立“兩個(gè)體系”即建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系”。2008年8月，教育部發(fā)布第27號令，頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》(以下簡稱“27號令”)，并于2008年9月1日起施行。建立“兩個(gè)體系”、27號令的相繼提出，是“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀在檔案工作中的具體體現(xiàn)，標(biāo)志著高校檔案工作開始步入法制、科學(xué)、先進(jìn)的新階段。建立“兩個(gè)體系”，全面貫徹27號令，服務(wù)民生是檔案工作的生命所在，開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的根本目的。如何做好高校檔案的開發(fā)利用工作，是新時(shí)期高校檔案部門可持續(xù)發(fā)展的工作重點(diǎn)。

1 高校檔案開發(fā)利用的現(xiàn)狀

高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。相較于1989年頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，27號令在總則中把高校檔案價(jià)值內(nèi)涵從“對學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值”延伸到“對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值”。高校檔案真實(shí)地記錄了高校在教學(xué)、科研、管理等方面的發(fā)展軌跡，是高校發(fā)展的見證和高校精神的積累和延續(xù)，是高校管理和建設(shè)中不可缺少的重要部分，能為高校的宣傳教育、編史修志、工作查考、教學(xué)評估以及個(gè)人學(xué)籍證明提供依據(jù)。目前，高校檔案館(室)在完善檔案借閱手續(xù)的基礎(chǔ)上，提供利用的主要方式是閱覽服務(wù)，由接待人員向利用者提供所需的檔案、資料，利用者可摘抄或復(fù)印所需內(nèi)容。具體包括以下幾個(gè)方面:

1.1 編制檔案檢索工具，積極參與檔案編研

高校檔案館(室)按照檔案借閱利用規(guī)定，編制案卷目錄、全引目錄、卷內(nèi)文件目錄、文號與卷號等檢索工具，盡可能提供某一問題全部檔案材料的線索，以便迅速、準(zhǔn)確調(diào)卷，盡可能滿足信息服務(wù)的求全、求準(zhǔn)要求，并積極參與對檔案信息資源進(jìn)行二次、三次加工的檔案編研，形成諸如《制度匯編》《全宗》《大事記》《年鑒》《檔案利用案例匯編》等各個(gè)具有重要意義和特色以及較高實(shí)用價(jià)值的專題，以滿足學(xué)校各部門對檔案信息的需求，為學(xué)校的教學(xué)、科研工作提供方便，為領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策、制定計(jì)劃、總結(jié)工作提供可靠依據(jù)。

1.2 開展檔案利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值

檔案利用需求是多方面的，不同的檔案利用群體、不同時(shí)期的檔案利用者，對檔案的利用是不同的。通過調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，目前高校檔案利用主要表現(xiàn)為:

1.2.1 學(xué)校工作查考的重要依據(jù)

俗話說:“空口無憑，立字為據(jù)”，學(xué)校工作情況需要大量的統(tǒng)計(jì)表格、數(shù)據(jù)、文字說明和其它載體(聲像、實(shí)物等)加以展現(xiàn)，而高校檔案館(室)除了保存大量的文字、數(shù)據(jù)記錄外，還有足夠的圖紙、表格，如下達(dá)基建任務(wù)、征用土地、實(shí)地勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工合同的簽訂到施工進(jìn)度、竣工驗(yàn)收及各類報(bào)告等來往文書本身，是歷史的真跡，能夠反映學(xué)校歷史的真實(shí)面貌。因此，學(xué)校檔案是檢查學(xué)校教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)設(shè)施情況的重要依據(jù)，是開展教學(xué)、科研評估的基礎(chǔ)，具有不可替代的重要作用。

學(xué)校的校舍建設(shè)及各種附屬設(shè)施在竣工交付使用后，由于各種原因，建筑物改動(dòng)的情況時(shí)有發(fā)生，需要查閱有關(guān)地下管網(wǎng)、隱蔽設(shè)施等設(shè)計(jì)圖紙，以便擴(kuò)、改、修，否則不但不會(huì)發(fā)生經(jīng)濟(jì)上的增值，反而要浪費(fèi)大量的經(jīng)費(fèi)。例如實(shí)驗(yàn)室由于實(shí)驗(yàn)設(shè)備更新?lián)Q代，原有的設(shè)備基礎(chǔ)和電氣配線不能適應(yīng)，有的房間需要開窗移門或拆除隔斷，有的需增設(shè)上下水管道和電氣增容;房屋由于使用達(dá)到了大修期而進(jìn)行大修;對無抗震設(shè)施的房屋進(jìn)行抗震加固以及擴(kuò)建接層等。另外，在學(xué)校新建工程的圖紙?jiān)O(shè)計(jì)中，也需要到檔案室查閱標(biāo)準(zhǔn)圖集、存檔底圖等與設(shè)計(jì)內(nèi)容類似或有特點(diǎn)的圖紙材料，參考以往的工程設(shè)計(jì)、工程施工檔案，制作設(shè)計(jì)委托、預(yù)算及相關(guān)圖紙，有的還可以復(fù)用一部分或大部分原設(shè)計(jì)圖紙，從而縮短設(shè)計(jì)周期、降低設(shè)計(jì)成本，并為新建學(xué)校提供參考，提供建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，提出建校的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和工作方法。

1.2.2 個(gè)人問題的重要憑證

教職工在職稱評定、工資調(diào)整等問題上為核對某一事實(shí)、證實(shí)某一規(guī)定等，就業(yè)與轉(zhuǎn)崗的歷屆畢業(yè)生為查詢利用成績單、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、新生錄取名冊等，都需要到高校檔案館(室)進(jìn)行查證，同時(shí)在打擊假文憑、維護(hù)學(xué)校信譽(yù)等方面，個(gè)人檔案也發(fā)揮了積極的作用。

2 高校檔案開發(fā)利用的問題

檔案開發(fā)利用實(shí)質(zhì)上是信息外化的表現(xiàn)，即信息由內(nèi)在的“不能自主表現(xiàn)”實(shí)現(xiàn)“自我表現(xiàn)”的過程。在這一過程中，信息的外化不可避免地受到管理性思維和工作方法的制約。具體而言，主要包含以下幾個(gè)方面:

2.1 檔案保密形成的服務(wù)意識落后

在我國，信息泄露會(huì)受到法律的嚴(yán)厲懲罰，《中華人民共和國刑法》明確規(guī)定，“違反保守國家秘密法的規(guī)定，故意或者過失泄露國家秘密，情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以下有期徒刑或者拘役;情節(jié)特別嚴(yán)重的，處三年以上七年以下有期徒刑”。27號令也規(guī)定“需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作部門批準(zhǔn)?！币虼?，檔案館(室)在處理檔案的保密和開放利用問題上，“權(quán)衡利弊取其輕”占據(jù)了主導(dǎo)地位，即寧可緊閉大門不出事，也要避免因開放檔案不可預(yù)料的結(jié)果而受到法律的嚴(yán)懲，從而造成檔案館(室)處于自我封閉狀態(tài)，檔案人員甘當(dāng)“倉庫保管員”，致使公眾對檔案工作認(rèn)識模糊，甚至把“檔案”同“陳舊”“歷史”“與我無關(guān)”等概念等同起來，檔案館(室)在人們心目中是個(gè)披著神秘面紗的、不能隨意進(jìn)入的單位(部門)，有的甚至不知道檔案可以對普通公民開放。再加上長期以來檔案機(jī)構(gòu)一直被認(rèn)為是一個(gè)社會(huì)公益性機(jī)構(gòu)，管理模式單一，激勵(lì)機(jī)制不足，難以調(diào)動(dòng)工作積極性，更談不上有目的、有計(jì)劃地編研具有參考性、指導(dǎo)性的資料。而利用者不了解館藏情況，并不知道館藏中有些什么樣的資料可供利用，因而很多有價(jià)值的檔案不能發(fā)揮作用。［1－2］

2.2 檔案信息資源結(jié)構(gòu)不盡合理

由于種種客觀與主觀原因，除綜合性高校外，高校檔案館(室)對涉及民生方面的檔案收集不夠、利用不夠、資料面偏窄，除了黨群、行政、學(xué)生學(xué)籍、出版物、財(cái)會(huì)等類別相對齊全外，其他如教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、外事等類別的檔案都或多或少地存在較嚴(yán)重的材料缺歸現(xiàn)象，照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等檔案很少。這種不合理的高校檔案館藏結(jié)構(gòu)，一方面是長期保管的部分檔案資料與學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作以及教職員工的利用需求沒有多大關(guān)系;另一方面，廣大教職員工感興趣的、急切想查找的一些檔案資料在館藏中卻找不到。利用面相對狹窄的檔案資源現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足各個(gè)層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

2.3 檔案利用體系有待完善

目前，各個(gè)檔案館在年終都要求基層檔案室編制年報(bào)表以了解檔案利用的基本情況，但只統(tǒng)計(jì)利用的數(shù)據(jù)，如利用的卷次數(shù)、利用的人數(shù)等，而沒有揭示檔案利用的實(shí)際效益。即使作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)材料的檔案利用登記，除填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，對利用目的沒有做太多要求，即使有也不過是簡單的幾個(gè)字，無法反映出通過檔案利用所帶來的價(jià)值，失去了檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。［3］

21世紀(jì)正以空前快速的步伐走向信息時(shí)代，幾乎所有的信息都能被轉(zhuǎn)化為可被計(jì)算機(jī)識別和處理的信息，然而目前不少高校檔案管理還停留在人工檢索這一階段，甚至目前的檔案工作規(guī)范化管理評估指標(biāo)體系也很注重分類目錄、全引目錄、總目錄、重要文件目錄、文號目錄等傳統(tǒng)檢索工具的編制完備，但這些目錄，特別是檔案案卷目錄基本上不能揭示案卷內(nèi)容，從而造成檔案人員勞動(dòng)強(qiáng)度大，但效率低，掛一漏萬的現(xiàn)象，不能滿足利用者的需求。

3 高校檔案開發(fā)利用的對策

現(xiàn)代復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在復(fù)制檔案上的廣泛使用，減少使用甚至不用檔案原件成為普遍的情況，檔案壽命得以延長。電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“數(shù)字檔案建設(shè)，沖破檔案利用的時(shí)間、地域限制，加強(qiáng)館與館、館與人的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享”成為高校檔案館(室)檔案信息開發(fā)利用的必然。因此，高校檔案館(室)必須針對開發(fā)利用工作存在的問題，踐行“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”，即“轉(zhuǎn)變重事輕人，重物輕人，重典型輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系;轉(zhuǎn)變檔案工作中重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用、輕個(gè)人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)、輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，如重視為機(jī)關(guān)團(tuán)體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系”，有準(zhǔn)備地找出應(yīng)對措施。

3.1 強(qiáng)化檔案工作服務(wù)意識，提高檔案工作人員素質(zhì)

“以人為本”思想要求高校檔案工作樹立“教職工及學(xué)生至上”“教職工及學(xué)生最大”的服務(wù)觀念，要求高校檔案館(室)在無損國家和個(gè)人利益的前題下，將檔案向公眾開放，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。檔案保密是檔案人員的神圣職責(zé)，“重保輕用”“利用不足”常常喪失檔案資源利用的最佳時(shí)機(jī)，造成檔案資源開發(fā)利用的相對滯后，嚴(yán)重阻礙檔案的及時(shí)利用。因此，高校檔案館(室)應(yīng)嚴(yán)格依照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》以及其他全國性和地方性檔案行政法規(guī)、規(guī)章，調(diào)整檔案開發(fā)利用相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真篩選、審慎鑒定不同類型檔案的開發(fā)利用，介紹檔案內(nèi)容，推動(dòng)檔案工作由封閉、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。

“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識”，《中華人民共和國檔案法》從法律的角度對檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了要求。因此，檔案管理人員除了熟悉館藏，即熟悉檔案館(室)現(xiàn)有檔案的內(nèi)容、成分、數(shù)量以及存放的庫房位置(檔號)，熟悉檔案的管理情況及每一卷宗的檔案價(jià)值(檔案鑒定)，還要加強(qiáng)檔案學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)、目錄學(xué)、檔案分類、整理、鑒定、利用和編目檢索等基本理論知識和“甘為人梯、熱心服務(wù)、愿為他人做嫁衣”的職業(yè)道德修養(yǎng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，以期在檔案服務(wù)利用過程中更好地展現(xiàn)專業(yè)服務(wù)水準(zhǔn)。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)順應(yīng)檔案管理方法與手段的變革，積極學(xué)習(xí)使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及辦公自動(dòng)化設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

3.2 建設(shè)特色檔案信息資源，方便教職員工和學(xué)生利用

“以特色求生存，以特色求發(fā)展”，在網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化的今天，高校檔案館(室)必須正視經(jīng)費(fèi)投入、技術(shù)力量、人員素質(zhì)等不足，克服“大而全”“小而全”的傳統(tǒng)觀念，［4］一切從實(shí)際出發(fā)，堅(jiān)持檔案資源建設(shè)的專、精，“轉(zhuǎn)變重事輕人，重物輕人，重典型輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”，這里的“人”主要指學(xué)校的全體教職員工和學(xué)生。在過去已經(jīng)形成并且收藏的檔案中，含有大量的關(guān)于教職工及學(xué)生個(gè)人在工作、學(xué)習(xí)和生活過程中形成的相關(guān)檔案資料，與維護(hù)他們利益息息相關(guān)，如教職工的任課表、科研論文、教案、聽課記錄，職工的社保、醫(yī)保材料、各類登記表等;學(xué)生的考試記錄、成績記錄、違紀(jì)記錄、獲獎(jiǎng)記錄、體檢記錄及各類鑒定表等。因此，高校檔案館(室)應(yīng)當(dāng)建立覆蓋與全校教職工及學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活等密切相關(guān)的檔案資源體系，形成與學(xué)校特色相適應(yīng)的檔案資源結(jié)構(gòu)，既便于學(xué)校各種有保藏價(jià)值的檔案信息的集中管理和連續(xù)性收藏，也可借助于檔案館(室)的信息窗口作用，充分宣傳和展示學(xué)校的風(fēng)采和魅力。［5］

3.3 加強(qiáng)檔案利用反饋，完善檔案利用服務(wù)方式

高校檔案館(室)應(yīng)注重收集檔案利用效果的反饋信息，如檔案與教學(xué)、檔案與科研、檔案與職工、檔案與管理等，把反饋的信息進(jìn)行綜合分析，并加強(qiáng)用戶跟蹤調(diào)研，研究用戶需求的特點(diǎn)，對某一時(shí)期檔案利用側(cè)重點(diǎn)作出判斷，哪類檔案利用率高，哪類檔案利用率低，對利用頻率高的檔案要及時(shí)開發(fā)利用，不斷完善各種檢索工具。同時(shí)，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的加快，傳統(tǒng)的“蹲班守?cái)偂薄暗瓤蛻羯祥T”的方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，高校檔案館(室)應(yīng)注重收集利用者對檔案利用工作方面的建議和要求，如利用方式、服務(wù)態(tài)度和編研成果質(zhì)量等，及時(shí)調(diào)整檔案利用工作的有關(guān)環(huán)節(jié)，彌補(bǔ)工作中的不足，實(shí)現(xiàn)檔案利用工作向以用戶為中心的主動(dòng)、深層次服務(wù)轉(zhuǎn)變，并根據(jù)用戶的愛好和特點(diǎn)，在用戶希望的時(shí)間和地點(diǎn)，有針對性地開展檔案信息服務(wù)，不斷提高和改進(jìn)檔案利用工作。另外，檔案館(室)應(yīng)該根據(jù)學(xué)校工作要點(diǎn)，主動(dòng)提供學(xué)校發(fā)展決策、科研課題等方面的檔案，擴(kuò)大檔案的影響，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

［1］李齊英.試談檔案利用中的保密工作［J］.青海教育，2008(22):92.

［2］王媛媛.檔案利用與保密［J］.科技資訊，2009(2):225.

［3］張林靜.檔案利用存在的問題及解決方法［J］.河北能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009(1):53－54.

［4］夏紅兵.中小型高校圖書館的信息資源共建共享［J］.重慶圖情研究，2006(1):29－32.

［5］楊杰.高校檔案工作踐行“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”建立“兩個(gè)體系”戰(zhàn)略思想的探索［J］.機(jī)電兵船檔案，2009(2):7－9