張紅梅

（福建師范大學公共管理學院，福建 福州 350007）

高校是以人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新、社會服務、引領文化等基本功能為特質(zhì)的教學科研組織，其底部結構龐大而沉重，這就對高校管理者提出了較高的要求。作為高校的基層管理部門，院系辦公室對于高校工作的有效運轉(zhuǎn)有著非常重要的作用。因此，新時期高校辦公室管理工作的特點、職能和存在的問題及其對策值得我們認真思考和探索。

一、高校院系辦公室管理工作的特點

1.行政管理和教研管理的協(xié)調(diào)性

對于院系辦公室來講，既要進行本院系的教學科研管理工作，又要做好行政管理工作，院系辦公室不僅要與學校內(nèi)的各部門進行緊密的聯(lián)系，而且要跟本院系的學生溝通，“如果整個院系工作是由各個職能部門分管的，那么，院系辦公室則是這些職能部門的樞紐?！盵1]院系辦公室可以有效調(diào)節(jié)學生與學校方面在一些問題上的意見分歧。院系辦公室的工作要認真執(zhí)行學校上級所傳達的指示，督促本院系的教職工按時完成各階段的教學任務，保證院系的工作可以正常開展和運行。

2.教學計劃的執(zhí)行性和政策的指令性

院系辦公室是學校教學管理的最基層的管理部門，它不但要執(zhí)行國家或者是學校的各項政策指令，而且要指導本院系的教學管理。所以院系辦公室在工作過程中對于各項黨的方針政策和學校的各種指示精神都需要進行全面的把握，在落實這些精神和指示的時候要有政治眼光，在政治的高度上思考問題。對于院系工作者的要求是要對黨和國家的政策指令認真學習，在傳達這些精神和指令的過程中要確保正常的教學秩序和教學計劃的執(zhí)行，要注意在進行指令傳達的過程中要有靈活性，根據(jù)本院系的實際情況將指令進行靈活的貫徹，使之與教學計劃緊密結合起來，達到最佳的執(zhí)行效果。

3.復雜性

在現(xiàn)階段隨著我國對人才的需求不斷轉(zhuǎn)變，高校需要不斷深化改革和發(fā)展，對于院系辦公室管理工作來講，在過去簡單的工作內(nèi)容和范疇已經(jīng)不適應高校的發(fā)展，對本院系的教學管理和科研活動沒有太大的幫助，高校院系辦公室的工作內(nèi)容已經(jīng)拓展到學校管理的各個領域，工作內(nèi)容不只涉及教學和科研活動，還需要對黨務工作、共青團工作等進行管理，這樣就使得院系辦公室的工作不僅任務繁多，而且在具體操作的過程中還要面對更加復雜的情況。

4.院系辦公室的工作要有時效性

院系辦公室是將整個學院的教學活動連接的樞紐，一般學校上級都會將一些涉及教學管理和科研等方面的任務下達給院系辦公室，由院系辦公室進行處理，這樣院系辦公室的工作就比較瑣碎而且任務繁重，“再加上由上級若干部門安排的涉及學校的學科建設、科研工作等方面的工作較多，相關的情況報告和表格等信息須及時由基層單位收集整理”[2]所以院系辦公室要把握好時間，在接到工作之后要抓緊時間進行，認真完成報告的寫作和表格的填寫工作。這些都凸顯了院系辦公室人員的工作的時效性。

二、高校院系辦公室管理工作的職能

1.服務職能

院系辦公室工作是師生、領導的聯(lián)系紐帶，為師生提供完善的服務是其義不容辭的責任，服務職能是院系辦公室工作的基本職能。

2.管理職能

“院系辦公室的主要職能主要包括行政管理、思想道德管理、學生管理、財務管理”[3],除此之外，院系辦公室還要對教學和科研的各個方面進行管理。

3.參謀助手職能

院系辦公室管理工作的主要方面就是對學校的各種精神和政策的執(zhí)行，院系辦公室要對日常的各種事物進行處理，對于各項管理任務的實施進行檢查和落實，為學校領導者進行科學的管理決策盡可能的提供幫助，做好學校領導的參謀，充當領導的助手。

4.協(xié)調(diào)職能

院系辦公室的樞紐地位就是要化解教學管理中各個方面的矛盾，調(diào)動各方面的積極性，在工作中要堅持公平的原則，要顧全大局，盡可能以整體利益為重，兼顧各方面的利益。

三、新時期高校院系辦公室管理工作出現(xiàn)的問題

1.人員的服務意識不強

當前高校的院系辦公室管理工作的質(zhì)量不是很高，其中最主要的原因就是高校的院系辦公室人員的思想重視程度不高，沒有樹立為學院師生服務的意識，對于院系辦公室工作性質(zhì)和職能沒有清楚的認識，認為院系辦公室的工作就是僅僅處理一些日常的簡單事務，在日常的工作中沒有積極的參與意識，對于工作中出現(xiàn)的新問題和新情況沒有采取有效的措施加以解決，而且由于院系辦公室的工作往往比較瑣碎，使得一些院系辦公室工作人員對這些工作產(chǎn)生了抵觸情緒，不能很好的行使服務職能。

2.管理工作沒有明確的職能定位

“學校必須對院系辦公室的定位有一個清醒的認識，辦公室人員是院系黨政領導的參謀和助手，是參與政務、管好事務、搞好服務的重要力量?！盵4]在現(xiàn)階段，很多高校院系辦公室的各種工作不斷細化和專門化，雖然工作的細化有助于院系辦公室更加完美的完成工作任務，但是過分的細化和專門化會導致在處理問題的程序過于復雜，在處理某一個問題時需要浪費很多的時間，院系辦公室在工作中不能形成很好的合作意識，扯皮推諉的現(xiàn)象會越來越嚴重。

⑤生態(tài)系統(tǒng)受干擾度。治理后河道原有生態(tài)系統(tǒng)不受較大影響，不存在本地物種生存條件遭破壞、生態(tài)系統(tǒng)種群結構被迫調(diào)整等現(xiàn)象，生態(tài)系統(tǒng)種群豐富度不應降低，生態(tài)系統(tǒng)的穩(wěn)定性不應降低。

3.缺乏有效的管理機制

“與其他職能部門相比，高校辦公室工作性質(zhì)不僅要承上啟下，同時還要擔負橫向聯(lián)系的責任”[5]，但是在現(xiàn)階段高校的院系辦公室管理工作中，管理人員只注意認真完成本職工作，對其他事情則漠不關心，往往是被動地去完成工作，工作缺乏積極性。產(chǎn)生這種情況的主要原因是，院系辦公室管理工作缺乏完善的管理機制和有效的激勵機制，往往實行的是一刀切的待遇制度，不能很好的激發(fā)辦公室工作者的工作熱情。同時，由于高校行政管理管理崗位的問題，辦公室普通工作人員缺乏有效的上升空間，逐漸失去工作的熱情，缺乏工作的積極性。這都對院系辦公室管理工作的順利開展產(chǎn)生了不利的影響。

4.缺乏有效的運行機制

在現(xiàn)行的運行機制下，院系辦公室管理工作要承擔很多的管理事務，不僅要與學校上級進行聯(lián)系，而且要與學生進行良好的溝通，院系辦公室的工作量非常龐大，需要管理和協(xié)調(diào)的事物很多，管理的業(yè)務范圍很廣。管理事務的冗雜，在很大程度上影響了工作效率，使得高校的院系辦公室管理工作不能高效和規(guī)范的運轉(zhuǎn)，所以，“院系辦公室要想高效、規(guī)范的運轉(zhuǎn)，需要健康的運行機制作保障”[6]。

5.信息化管理手段較為落后

現(xiàn)代化的設備不僅能夠提高工作效率，而且可以將人從繁重的勞動中解放出來。對于高校院系辦公室管理工作來說，使用現(xiàn)代化的辦公設備同樣可以提高工作效率，但是現(xiàn)階段高校的院系辦公室的辦公設備及辦公信息化管理手段較為落后，同時辦公室缺乏相應的專門的信息化管理人員，不能滿足新時期信息高速公路環(huán)境下辦公室工作高速運轉(zhuǎn)的需求，不能滿足辦公自動化的要求，影響了院系辦公室的工作質(zhì)量，降低了工作效率。在軟件方面來講，一方面高校院系辦公室管理系統(tǒng)的建設還不夠完善，對一些軟件還沒有高效的投入使用，管理系統(tǒng)在使用中還沒有發(fā)揮出它應有的作用。另一方面，院系辦公室人員由于個人的素質(zhì)問題，缺乏使用管理系統(tǒng)的相關知識，對其功能不能進行全面的發(fā)掘，且不能進行有效的系統(tǒng)維護，不能達到使用管理系統(tǒng)提高效率完善工作的預期目標。

6.工作人員的素質(zhì)有待進一步提高

從現(xiàn)階段各大高校的院系辦公室管理人員的組成情況來看，很多的是留校的本科生或者是本科畢業(yè)的在讀研究生，由于這些人員的專業(yè)大部分不是行政管理，在處理辦公室工作的時候往往缺乏相關的專業(yè)知識，在工作中的業(yè)務處理能力不強，加上院系辦公室管理工作比較繁忙，比較瑣碎，容易產(chǎn)生枯燥、倦怠的心理，導致院系辦公室管理的工作效率較低。

四、如何加強高校院系辦公室管理工作

1.強化管理人員服務意識

高校院系辦公室管理工作對整個高校的發(fā)展有至關重要的作用，作為院系辦公室的工作人員，要協(xié)調(diào)處理好日常的院系工作，對于院系教學管理中出現(xiàn)的問題要及時解決；要強化服務意識，積極為師生服務，工作中要有耐心，盡量提高院系辦公室的服務質(zhì)量，為高校進一步的深化改革服務。

2.建立競爭機制和激勵機制

“市場經(jīng)濟的最大活力就在于競爭機制，作為院系辦公室管理也要引入競爭機制”[7]。要按照院系辦公室工作人員的能力和在工作中取得的成績進行不同的獎勵機制，要明確各崗位人員的責任，對于在工作中出現(xiàn)失誤的人員要有相應的懲罰措施。在進行績效考核的過程中要對傳統(tǒng)的考核標準進行修改，將硬性指標與彈性指標結合起來，做到獎懲適度，激勵院系辦公室工作人員不斷提高自身的素質(zhì)和服務水平。

3.建立崗位職責制、完善院系辦公室管理體制

4.完善信息設備和自動化設備

隨著社會信息化的發(fā)展，信息技術和自動化辦公技術在各個行業(yè)管理中發(fā)揮著重要的作用，網(wǎng)上辦公、信息管理對加強高校院系辦公室管理工作同樣有著重要的作用，院系辦公室管理工作要滿足現(xiàn)代化管理的需求就需要在辦公室建設中加強信息設備的完善，不僅要完善計算機等硬件設備，而且要建立相應的軟件服務平臺，根據(jù)辦公室工作的具體要求和特點完善管理系統(tǒng)軟件，使用軟件和先進的辦公自動化系統(tǒng)和設備完成院系辦公室的各項工作。

5.提高工作人員的素質(zhì)

“現(xiàn)代辦公室是黨委和行政辦公室的結合體。學院辦公室工作人員如果沒有良好的政治素質(zhì)，工作就容易失去方向，處理事情就難按法制準則和依據(jù)政策進行?！盵8]要提高高校院系辦公室工作人員的素質(zhì)，需從兩個方面做起，第一，高校要為院系辦公室工作人員提供業(yè)務培訓的機會，加強他們的業(yè)務知識，提高他們處理問題的能力；對他們不斷進行思想道德的培養(yǎng)，學習相關的政治理論，增強其政治素養(yǎng)，增強他們的工作積極性和熱情。第二，院系辦公室工作人員自己也要樹立服務理念，主動學習，不斷完善自身的知識儲備，提高自己的業(yè)務能力，以便有效地解決各種問題，為促進院系的教學管理工作，貢獻自己的力量。

五、結語

總之，在21世紀，隨著我國高校改革的不斷深化，高校院系辦公室管理工作也要與時俱進，為高校的發(fā)展全局服務。為了提高高校院系辦公室管理工作的效率，就需要制定相應的管理制度，完善各種辦公自動化設備和信息設備。高校院系辦公室的工作人員應該樹立全面的服務理念，當好高校領導的得力助手，提高自身的業(yè)務能力，以極大的熱情為教學管理和科研活動服務。同時，要拓展辦公室管理人員上升的空間，尊重他們的工作，完善激勵機制，提高他們工作的積極性，以提高服務的質(zhì)量。

[1]楊德敏.論高校院系辦公室管理工作的特點和職能 [J].滄桑,2009，(03)：189.

[2]陳思澤.創(chuàng)新管理理念做好新時期高校院系辦公室管理工作[J].西南農(nóng)業(yè)大學學報(社會科學版)，2008，(06)：199.

[3]王娜,劉婷.淺談高校院系辦公室的管理工作 [J].中小企業(yè)管理與科技，2011，（08）：20.

[4]郭向陽.如何提高高校院系辦公室管理水平 [J].文教資料,2009，(19)：192.

[5]康巧香.對提高高校院系辦公室管理水平的思考[J].西北成人教育學報，2012，(01)：57.

[6]劉媛媛,陳小兵.高校院系辦公室管理工作中的問題與對策研究[J].中國科教創(chuàng)新導刊,2009，(13)：212.

[7]尹明,鄭丹.當前高校院系辦公室管理面臨的問題與對策[J].現(xiàn)代商業(yè),2011，(12)：189.

[8]李華明.新時期高校院系辦公室管理的若干思考[J].沿海企業(yè)與科技,2008，(08)：184.