梁郁郁

摘要： 高校研究機構(gòu)是高校自主設立的科研機構(gòu)，是高校教師從事科研的主要陣地，也是高校學科發(fā)展、教學體系完善、行政機構(gòu)健全的重要組成。作者通過調(diào)查與實踐，系統(tǒng)地論述了現(xiàn)代社會中，高校究機構(gòu)辦公室的功能、現(xiàn)存問題與人員配備相關(guān)問題。

關(guān)鍵詞： 現(xiàn)代高校研究機構(gòu)管理機制人員配備

高校研究機構(gòu)是高校自主設立的科研機構(gòu)，是高校教師從事科研的主要陣地，也是高校學科發(fā)展、教學體系完善、行政機構(gòu)健全的重要組成。其主要功能是凝聚科研骨干，塑造領軍人物，突出學校主要研究方向，形成優(yōu)勢、特色，承擔重大科研任務，培養(yǎng)高級專門人才。由于研究機構(gòu)功能、人員構(gòu)成、行政等級、規(guī)模不同，各研究機構(gòu)設立的目的、層次和級別也千差萬別，冠名也不盡相同，一般有“研究所”、“研究院”、“研究中心”之稱。

隨著國家教育和科技體制改革的深入，國家中長期教育規(guī)劃的出臺，尤其是國家倡導科技興國戰(zhàn)略，重視高?？蒲袡C構(gòu)建設和成果轉(zhuǎn)化，高等院校研究機構(gòu)越來越顯示出它的生機和活力，日益在社會經(jīng)濟發(fā)展、科技發(fā)展、學校學科建設中發(fā)揮出重要作用，有力地推動了社會的進步。時代發(fā)展、社會需求和國內(nèi)大學的現(xiàn)代轉(zhuǎn)型，使得科研機構(gòu)如雨后春筍般出現(xiàn)，隨之而來的問題是，如何健全科研機構(gòu)的管理機制，在更大程度上發(fā)揮科研機構(gòu)在科研中的核心優(yōu)勢，在學校科研中的引領作用？如何使科研機構(gòu)與現(xiàn)代大學相適應？如何理順科研機構(gòu)，包括獨立的科研機構(gòu)和非獨立性、與教學單位平行甚至交叉的科研機構(gòu)與學校、學院、教師之間的關(guān)系？要想解決這些問題，牽涉到國家政策、學校行政制度、硬件軟件配備、未來發(fā)展計劃等。其中首要條件是明晰現(xiàn)代社會背景下高校研究機構(gòu)的功能，管理機制上的獨特性，以及研究機構(gòu)辦公室對人員配備的要求。

以浙江師范大學為例，浙江師范大學是一所教學、科研一體化的綜合型大學，其綜合實力位于浙江省前列，全國綜合高校百強。近幾年學校對科研極為重視，經(jīng)費投入逐年加大，科研實力蒸蒸日上，研究成果對社會影響日益擴大，研究機構(gòu)也日益增多和成熟。就目前來看，全校共有校級研究機構(gòu)（研究院、研究所、研究中心）近80個，如規(guī)模相對龐大的研究院有3個：教科院、兒童研究院、非洲研究院；研究所有30個；研究中心有44個。部分研究院（所）師資水平、科研實力、設備條件居于全省、全國領先地位。在這些研究機構(gòu)中，一部分是獨立建制的，一部分是院所一體化。大部分研究機構(gòu)都設立有獨立的院所辦公室，有專業(yè)的辦公室人員（辦公室主任和秘書）負責該研究機構(gòu)的日常事物。

通過對眾多研究機構(gòu)辦公室功能、管理機制與人員配備現(xiàn)狀的研究，以及對國內(nèi)其他高?？蒲袡C構(gòu)的比較分析，我對這三個方面的問題進行了系統(tǒng)的闡釋與歸納，并提出了新的觀點。

一、現(xiàn)代高校研究機構(gòu)辦公室功能

（一）服務、管理功能。

服務是高校研究機構(gòu)的基本功能，也是高校行政辦公室的基本職能，與行政辦公室不同的是，高校研究機構(gòu)辦公室要以機構(gòu)中的領導、科研人員為主要對象，將研究機構(gòu)作為服務平臺，通過自身努力，做好后勤保障，力求科研人員從繁雜的事務性工作中解脫出來，從而全身心地致力于科學研究。為減少不必要的事物干擾，確?？蒲腥藛T專心研究，辦公室理應擔當起將科研器具、材料采購，社會成果轉(zhuǎn)化，經(jīng)費支出匯總，日常報銷等工作，解除科研人員的后顧之憂。同時，辦公室又要加強與學校行政部門、院系之間和與社會之間的聯(lián)系，做好科技成果的轉(zhuǎn)化與服務工作。

所謂管理功能，也就是說高校研究機構(gòu)辦公室及歸屬于本所或本中心領導管理，也歸屬于學校領導管理，同時要行使自我管理權(quán)限，管理研究機構(gòu)的日常事務、各個分研究中心。更為重要的是，辦公室要具有理順上下各級機構(gòu)的管理權(quán)限和關(guān)系的能力。

總體來看，研究機構(gòu)的辦公室與學校、學院各級行政辦公室雖然都是以服務為核心，但在具體職能、業(yè)務上還是有著顯著區(qū)別，研究機構(gòu)辦公室及其工作人員是以服務院所之內(nèi)的科研工作者（一般是教師）為核心，是聯(lián)系科研機構(gòu)與學校行政部門、同級科研單位、學院各個機構(gòu)、國內(nèi)外科研機構(gòu)或?qū)W術(shù)專家及本院師生的紐帶和橋梁，也是科研機構(gòu)能夠順利運行的有力保障。

（二）政務處理功能。

高校研究機構(gòu)雖然同屬于高校辦公室系列，具備一般辦公室的日常政務處理功能，但由于其主要目的是以科研為核心的，因此，研究機構(gòu)的日常行政事務處理就淡化了行政性，多了專業(yè)性和繁雜性。如獨立建制研究機構(gòu)的日常政務包括國內(nèi)、國際間的學術(shù)交流活動，科研人員往來接待，科研成果的社會轉(zhuǎn)化，各類基金的申報、通知、整理，科研經(jīng)費的管理、分配，等等。作為相對獨立的機構(gòu)，以所長或中心主任為中心的辦公室集財權(quán)、人權(quán)、行政權(quán)力為一體，而且當前各種費用、票證名目繁多，為不讓科研人員過分操心，專心搞科研，辦公室人員必須一肩挑。實行院所一體化或一套班子兩個名稱的研究機構(gòu)的日常政務還包括排課、教學資源安排、處理上課教師與學生之間的事務等。

（三）組織與協(xié)調(diào)功能。

研究機構(gòu)辦公室主要任務是針對科研方面進行組織與協(xié)調(diào)。為確?？蒲腥蝿盏耐瓿?，在人員梯隊組織配備上協(xié)助所長做好工作?！耙粋€好漢三個幫”，在課題負責人明確后，調(diào)兵遣將，在人力上給予保證，包括校外引進、校內(nèi)、所內(nèi)調(diào)動，與校內(nèi)外的橫向、縱向聯(lián)系，等等。當前尤其要著重進行科研人員的勞動優(yōu)化組合，揚長避短，發(fā)揮課題組成員的整體效能。

當今學科分工日益精細，同一課題需要多方協(xié)作方能攻堅成功。在協(xié)同作戰(zhàn)中，不免出現(xiàn)同總體目標相矛盾摩擦情況，這樣協(xié)調(diào)工作就顯得特別重要，必須使局部目標服從總體目標。這種協(xié)調(diào)包括：工作關(guān)系、人際關(guān)系、經(jīng)濟關(guān)系等。因此，組織與協(xié)調(diào)能力直接決定著研究機構(gòu)的和諧運行與發(fā)展。

（四）規(guī)劃與反饋功能。

科研機構(gòu)的規(guī)劃功能包括課題組或研究機構(gòu)的年度發(fā)展規(guī)劃、近期和長遠規(guī)劃，組織申報課題、已立項課題的年度檢查、年度經(jīng)費分配預算、圍繞科研開發(fā)而進行的人才引進規(guī)劃、科研成員國內(nèi)外進修訪學計劃、科研團隊或研究機構(gòu)與國內(nèi)、國際間的學術(shù)交流、年度會議或承辦重要學術(shù)會議的籌劃等。

作為科研管理的辦事機構(gòu)，在為領導決策服務過程中，要及時做好信息反饋工作。當領導決策實施過程中遇到阻力時，辦公室要立即調(diào)查研究，并及時向決策者反映，協(xié)助領導及時疏導溝通渠道，溝通內(nèi)外，保證整個機構(gòu)的團結(jié)、和諧，充分地發(fā)揮團隊的作用。

二、當前高校研究機構(gòu)辦公室現(xiàn)存問題

（一）人事制度與觀念局限導致人員配備嚴重不足。

由于研究機構(gòu)非行政單位，也非教學單位，以致學校在觀念上普遍重視點在于設立研究機構(gòu)，做好科研，出成績見效益，但對于研究機構(gòu)的日常運轉(zhuǎn)、管理機制缺乏明確的規(guī)定，管理隨意、寬松，甚至根本不把研究機構(gòu)當成一個實體單位配備相應的辦公室，沒有專職的管理人員，大多數(shù)情況下高校研究機構(gòu)辦公室人員要么是所長或中心主任一肩挑，要么是院所合一，研究機構(gòu)沒有專職人員，而是由教學單位的行政人員兼職。因此，面對繁雜的研究機構(gòu)事務，人員配備嚴重不足，影響了研究機構(gòu)的健康運行。

（二）研究機構(gòu)性質(zhì)導致研究所日常事務繁雜，工作量大，現(xiàn)有管理模式難以兼顧。

高校研究機構(gòu)是以科研為核心的，通過成果轉(zhuǎn)化聯(lián)系學校與社會，并服務于學校與社會，同時又兼顧一部分教學任務或者通過成果轉(zhuǎn)化服務于教學。因此，科研機構(gòu)的這一特殊性質(zhì)決定了其所設辦公室的管理內(nèi)容和人員素質(zhì)要求也不同于一般的高校行政機構(gòu)。辦公室人員所面對的首先是服務好研究機構(gòu)的科研人員，盡可能為科研人員分擔日?，嵤碌墓芾砉δ埽员憧蒲腥藛T更好地、全身心地投身科學研究。同時，辦公室還要廣泛與國內(nèi)外其他科研機構(gòu)聯(lián)系，匯總各種信息，以便為本單位的領導、研究人員提供全方位的科研信息、學術(shù)信息、交流信息；辦公室管理人員要協(xié)調(diào)好學校行政部門、學院教學單位與研究機構(gòu)之間的關(guān)系；做好科研成果的社會轉(zhuǎn)化工作，等等。面對如此繁雜而廣泛的事務，現(xiàn)有的人員配備與管理模式顯然是捉襟見肘。

（三）管理人員缺乏基本能力，難以應付相對專業(yè)的管理事務。

由于研究機構(gòu)的專業(yè)性，不同研究機構(gòu)有著不同的學科特色，這就要求辦公室管理人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)、工作能力。由于辦公室人員嚴重短缺，管理事務繁雜，這就迫使辦公室管理人員不斷進行不同事務、不同專業(yè)的管理，繁瑣事務很容易使辦公室管理人員產(chǎn)生職業(yè)厭倦或倦怠，而職業(yè)倦怠又會使管理人員的生理、心理和行為等處于不良狀態(tài)，并在工作上呈現(xiàn)出一些消極行為，影響工作質(zhì)量。具體表現(xiàn)為：注意力無法集中、思維效率降低、理解能力和創(chuàng)新能力下降，同時情緒上容易沖動，焦躁不安，無故遷怒他人，甚至對工作產(chǎn)生厭倦感，工作熱情降低。久而久之，工作缺乏主觀能動性，服務意識淡薄。

三、現(xiàn)代高校研究機構(gòu)辦公室人員配備要求

如何配備合適的辦公室人員？或者說研究機構(gòu)的辦公室管理者應具備何種基本條件？首先，要明確一點，即現(xiàn)代高校研究機構(gòu)辦公室的任務與職責是什么？高校研究機構(gòu)的建制模式有獨立建制型、院所（中心）合一型、基地掛靠型、校企合作型等，其所轄辦公室與教學單位辦公室、學校行政辦公室有著明顯區(qū)別。具體來說，研究機構(gòu)辦公室是高校研究機構(gòu)在其內(nèi)部所設立的一個綜合辦事機構(gòu)，是集綜合性、協(xié)調(diào)性和服務性于一體的多功能部門，在管理系統(tǒng)中處于溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡內(nèi)外的中心樞紐位置，承擔著“管理事務、搞好服務”的重要職責。因此，高校研究機構(gòu)辦公室的工作職責和作用是：服務、組織、協(xié)調(diào)、聯(lián)絡。以此為出發(fā)點，研究機構(gòu)辦公室人員應具備以下五個基本條件。

（一）服務意識。

辦公室工作人員要當好領導和科研人員的工作助手、信息助手、生活助手、服務助手，做好調(diào)查研究工作，做好日常服務工作，做好信息搜集整理、分類工作，多研究國家有關(guān)教育方面的政策、法令、制度、上級文件等，在領導決策時，及時提供政策、法令方面的參謀咨詢意見。為領導出主意、想辦法，協(xié)助領導安排好一個時期的工作布局；協(xié)助領導安排、組織科研會議，學術(shù)論壇與交流，院所之間的交流等工作；協(xié)助做好研究機構(gòu)相關(guān)人員的出行差旅、日常報銷等服務工作。代替領導接待方方面面的領導、客人和辦事人員，減輕領導的負擔和壓力。當然，辦公室工作人員要少一點私心，堅持廉正之心，敢于負責，勇于承擔責任，對于不該辦的事情，必須堅決回絕。

（二）政治素養(yǎng)、學科專業(yè)素養(yǎng)。

高校研究機構(gòu)是以科研為核心的，日常管理事務都是圍繞科研而進行，因此，辦公室管理人員首先要具有政治素養(yǎng)和本學科的專業(yè)素養(yǎng)。所謂政治素養(yǎng)是要求管理人員從科學出發(fā)，準確把握大局，講政治方向和政治立場，能正確理解并準確把握黨的政策、領導的意圖和上級的指示精神，在大是大非和突發(fā)性事件上頭腦清醒，立場堅定。只有具備較高的政治素質(zhì)，才能發(fā)揮好溝通協(xié)調(diào)作用。只有具備學科的專業(yè)基礎知識才有資格擔當領導的助手，有目的地服務好科研人員日常需求，才能夠合理、準確地處理日常的科研事物、對外的科研聯(lián)系、對社會的科研成果服務與轉(zhuǎn)化，等等。

（三）較強的人際溝通能力和組織能力。

高校研究機構(gòu)辦公室既是反映學校工作狀況、科研進展和精神文明的窗口，又是與外界廣泛接觸的中樞。辦公室工作人員必須具備較強的社會交際能力，儀表端莊、舉止文雅，待客禮貌、不卑不亢，真誠、自信、熱情、沉著、謙和、豁達。辦公室人員如果不能熟練地運用人際溝通的技巧，就難以收到理想的工作效果。只有具備較強的處理人際關(guān)系的技能，才能正確處理全局利益和局部利益的關(guān)系，有效聯(lián)通內(nèi)外、上下，使領導之間、部門之間、領導與科研人員之間、師生之間在思想上、行動上協(xié)調(diào)一致，團結(jié)向上，把各項管理工作搞好。

（四）掌握現(xiàn)代傳媒手段，樹立正確理念，提升服務意識水平。

研究機構(gòu)辦公室人員除了具備語言文字表達能力，熟練掌握各種公文的格式及其寫作要求之外，還要熟練掌握現(xiàn)代傳媒手段。當前整個社會辦公自動化已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，尤其是高校研究機構(gòu)，本身走在科研的前列，并時刻與國際接軌，因此，管理人員應掌握現(xiàn)代傳媒，熟悉辦公自動化，并善于運用現(xiàn)代傳媒加強與國內(nèi)、國際科研機構(gòu)之間的溝通與交流。

當然，研究機構(gòu)辦公室工作不能簡單停留在完成領導交辦的日常事務上，要善于從繁瑣的事務性工作中解脫出來，自覺培養(yǎng)超前服務的意識。管理人員首先應提高分析問題和解決問題的能力，善于從工作中發(fā)現(xiàn)問題，并對其產(chǎn)生的原因、可能造成的后果做出合理的預判，提出解決問題的途徑；其次，具有淡泊名利、任勞任怨的奉獻精神，凡是自己能辦的事情就盡量去辦，盡力而為，而且一定要積極主動地去做，主動給自己加擔子，不管是大事小事，都要高效、圓滿地完成好，杜絕草率、輕率，注重工作實效；再次，學會從領導的角度思考問題，認真領會研究機構(gòu)發(fā)展規(guī)劃和建設目標，準確把握工作重點，充分發(fā)揮主觀能動性，協(xié)助領導制定切實可行的政策，確保各項工作的正常開展，真正發(fā)揮參謀和助手的作用；最后，擺脫傳統(tǒng)行政工作觀念的束縛，進一步強化服務意識，樹立良好的服務形象。

（五）良好的品質(zhì)與學習意識。

研究機構(gòu)辦公室工作事無巨細，千頭萬緒。人品、人格是科研團隊長期共事的基礎，辦公室工作人員必須做到正確對待自己、同志、組織，做到大事講原則，小事講風格，難事不推，好事不搶，榮譽不爭；做到公道正派，誠懇待人，嚴于律己，寬以待人。

要樹立不斷學習的意識，無論是輔助決策、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)事務、督促檢查、處理信息、組織會務，還是處理文書、管理印信、接待來賓，都要學習相應的專業(yè)知識，掌握崗位業(yè)務。只有不斷學習，才能敏銳發(fā)現(xiàn)問題、合理分析問題、正確解決問題。尤其當前信息瞬息萬變，科研機構(gòu)突飛猛進，辦公室人員不與時俱進，很難發(fā)揮研究機構(gòu)的引領作用。

參考文獻：

［1］張樂弟.高校辦公室的管理研究與思考［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2009，（06）.

［2］陳亮.高校辦公室工作的幾點思考［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2010，（03）.

［3］陽方，韓棟.高校辦公室管理中存在的問題及應對措施探討［J］.首都醫(yī)科大學學報（社會科學版），2010（增刊）.

［4］陸士平.高校研究所辦公室功能淺談［J］.化工高等教育，1989，（04）.

［5］李楓，于洪軍，陳建華.現(xiàn)代大學制度下高校辦公室管理創(chuàng)新［J］.辦公室業(yè)務，2011，（05）.

本論文系2011年度浙江師范大學人文社科（教育管理研究）項目階段性研究成果。