艾學(xué)瑛

摘 要：應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件對藥品管理已經(jīng)成為現(xiàn)代化醫(yī)院的主要工作模式。如何使藥品計(jì)算機(jī)管理的誤差降至最低，控制好藥品管理也是醫(yī)院管理的一項(xiàng)重要工作，衡量藥品盤點(diǎn)的準(zhǔn)確率是通過賬物、賬實(shí)相符來把關(guān)的。文章結(jié)合醫(yī)院藥庫計(jì)算機(jī)藥品盤點(diǎn)的賬物不符來發(fā)現(xiàn)原因，同時(shí)提出了相應(yīng)的解決方法，從而加強(qiáng)醫(yī)院的藥品管理，嚴(yán)格對藥庫把關(guān)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 藥庫 藥品盤點(diǎn) 計(jì)算機(jī)賬實(shí)不符 解決方法

中圖分類號：F224.39

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）08-250-02

藥品是醫(yī)院開展正常業(yè)務(wù)，用于診治疾病的特殊商品，它是醫(yī)療工作中必不可少的物質(zhì)保證和重要手段，也是醫(yī)院中重要的流動資產(chǎn)，在醫(yī)院的流動資金中占了一定的比例。因此如何加強(qiáng)藥品管理，對藥品進(jìn)行有效的控制，是醫(yī)院管理資產(chǎn)的一大課題。通常管理藥品可通過日常管理和定期盤點(diǎn)來運(yùn)行，日常管理是對藥品管理的基本方式，定期盤點(diǎn)是對日常管理的考查?，F(xiàn)在隨著信息科技的不斷發(fā)展，各大中小型醫(yī)院對計(jì)算機(jī)都已經(jīng)普及，利用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)對醫(yī)院的藥品進(jìn)行管理極大地方便了藥庫各項(xiàng)工作，但在簡化了盤點(diǎn)工作的同時(shí)又會出現(xiàn)一些數(shù)據(jù)上的出入，使藥品實(shí)物數(shù)量和計(jì)算機(jī)上記錄的庫存數(shù)量不相符，從而對藥庫的藥品管理工作造成影響，有時(shí)還可能無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。所以筆者結(jié)合湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院在對藥庫的藥品盤點(diǎn)時(shí)發(fā)生的實(shí)物與賬面數(shù)量不符的問題，有針對性地加以分析，從而進(jìn)一步加強(qiáng)藥品管理，提高醫(yī)院管理水平。

一、醫(yī)院藥品盤點(diǎn)的狀況

1.實(shí)際盤點(diǎn)藥品準(zhǔn)確率不高。因?yàn)樗幤繁P點(diǎn)是一項(xiàng)很寵大的工作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，加之藥品種類繁多，所以就會很可能造成藥品盤點(diǎn)出現(xiàn)差錯(cuò)。藥品盤點(diǎn)的準(zhǔn)確度分為兩個(gè)方面：一是盤點(diǎn)整個(gè)藥品數(shù)量的準(zhǔn)確性，二是盤點(diǎn)單個(gè)藥品種類的準(zhǔn)確性。其實(shí)盤點(diǎn)藥品的盈虧只是工作的一個(gè)方面，主要是把握各個(gè)藥品盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性。數(shù)量的準(zhǔn)確度高了其藥品計(jì)量的準(zhǔn)確度就高，本次盤點(diǎn)的結(jié)果對下次或歷次的盤點(diǎn)結(jié)果都會有影響。（1）藥庫盤點(diǎn)前沒有徹底清庫。藥庫盤點(diǎn)前應(yīng)該進(jìn)行徹底清庫，如果盤點(diǎn)期間隨時(shí)有送貨單位送貨而沒及時(shí)辦理入庫的，或有臨床科室退貨、送貨單位報(bào)損、藥房借藥等沒有處理的都能造成賬實(shí)不符。（2）平時(shí)辦理出入庫數(shù)據(jù)錄入時(shí)數(shù)據(jù)輸入不準(zhǔn)確。在數(shù)據(jù)錄入時(shí)有時(shí)也可能會因?yàn)橐粫r(shí)疏忽從而出現(xiàn)輸入數(shù)量、品種等錯(cuò)誤，造成差錯(cuò)。（3）誤盤、漏盤。在盤點(diǎn)的過程中，盤點(diǎn)人員對藥品的規(guī)格，存放位置不熟悉引起的誤盤和漏盤。當(dāng)然這種漏盤或誤盤的情況畢竟是很少，但是這個(gè)因素造成的賬實(shí)不符也是不可小覷的。

2.辦理藥品入庫時(shí)誤差。（1）藥品入庫時(shí)負(fù)責(zé)辦理藥品入庫的負(fù)責(zé)人由于工作的疏忽錯(cuò)把本來是1盒的數(shù)量錄成1支，或者數(shù)字沒有看清楚而出錯(cuò)沒有被發(fā)現(xiàn)的。（2）入庫驗(yàn)收不仔細(xì)。現(xiàn)在送藥時(shí)間每天都有，而倉管人員又同時(shí)要辦理各科室、各藥房藥品發(fā)放工作，所以難免會因?yàn)轵?yàn)收不仔細(xì)而成的入庫差錯(cuò)。（3）急需藥品借入。因?yàn)槟撤N急需藥品短缺，臨時(shí)從外面醫(yī)藥公司或別家醫(yī)院借入的藥品沒有辦理入賬手續(xù)的，也沒有出具任何借入單據(jù)。

3.倉管人辦理出庫時(shí)誤差。（1）藥房領(lǐng)藥差錯(cuò)。藥房每天會報(bào)計(jì)劃，列出當(dāng)天所需藥品，倉管人打出庫單時(shí)可能會發(fā)生錯(cuò)輸、漏輸現(xiàn)象，當(dāng)時(shí)沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。（2）臨時(shí)藥品借出。有時(shí)會有醫(yī)藥公司或別家醫(yī)院需要此種藥品臨時(shí)借出，以后補(bǔ)還的，倉管人未及時(shí)銷賬。

4.計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)原因。（1）計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)在盤點(diǎn)時(shí)，庫存數(shù)據(jù)在取出的時(shí)間范圍內(nèi)存在誤差。（2）軟件系統(tǒng)出現(xiàn)漏藥情況。有時(shí)系統(tǒng)輸出的盤點(diǎn)庫存表會有漏藥的情況發(fā)生。

5.發(fā)票與入庫不能在時(shí)間上同步。因?yàn)楣?yīng)商存在著某種原因發(fā)票和藥品不能同時(shí)送達(dá)，只有送貨清單，所以倉管人員只能根據(jù)送貨清單辦理入庫，財(cái)務(wù)會計(jì)在沒有發(fā)票的情況下是不做賬的，在這種情況下就出現(xiàn)賬實(shí)不符的現(xiàn)象。

6.財(cái)務(wù)實(shí)際藥品掛賬時(shí)間與藥品會計(jì)結(jié)賬時(shí)間不一致。太和醫(yī)院財(cái)務(wù)做賬時(shí)間與藥品會計(jì)結(jié)賬時(shí)間相差一個(gè)月的時(shí)間，藥品會計(jì)結(jié)賬時(shí)間是當(dāng)月的25號，而財(cái)務(wù)藥品掛賬時(shí)間卻在次月15號左右，因此庫存藥品的實(shí)際庫存數(shù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯(cuò)。

上述幾點(diǎn)賬實(shí)不符是醫(yī)院計(jì)算機(jī)盤點(diǎn)庫房藥品突出的問題，通過這幾個(gè)問題我們可以看出造成賬物的不相符并不是藥品的真正損壞和耗失，而是在實(shí)際工作中負(fù)責(zé)人員計(jì)量的誤差導(dǎo)致的賬面藥品差異。盤點(diǎn)結(jié)果的不準(zhǔn)確直接導(dǎo)致了庫房庫存量的虛盈虛虧，對醫(yī)院各個(gè)藥房的庫存量也形成影響。譬如，被錯(cuò)盤的某藥品由于實(shí)盤數(shù)誤為零，那么盤點(diǎn)結(jié)果確認(rèn)為零后，庫存賬面就被調(diào)整為零，可該藥品實(shí)際存在，也通過藥房銷售結(jié)轉(zhuǎn)了成本，那么該藥品就形成了負(fù)庫存。如何采取有效的措施來解決這些問題呢？

二、解決的辦法

1.提高藥品盤點(diǎn)的準(zhǔn)確率。（1）控制入庫流程。醫(yī)院藥品會計(jì)嚴(yán)格檢查所有出入庫單據(jù)的入賬情況，做到實(shí)物流與財(cái)務(wù)信息流的統(tǒng)一，每月藥品結(jié)賬后定期與藥學(xué)部藥品倉管員核對，這樣就可以有效地避免藥品實(shí)物已入庫而財(cái)務(wù)賬面未記賬的現(xiàn)象。嚴(yán)格把關(guān),堅(jiān)持藥品實(shí)物入庫的驗(yàn)收制度，保證藥品賬物相符。（2）藥品入庫所用的憑據(jù)必須嚴(yán)格采用三聯(lián)單，一份藥品倉管員留底備查，一份藥品采購員對賬，一份藥品會計(jì)做賬，這樣層層把關(guān),確保藥品的賬物相符。（3）規(guī)劃好合理的藥品盤點(diǎn)時(shí)間，盤點(diǎn)過程中采取兩人搭班盤點(diǎn)制。盤點(diǎn)規(guī)劃好時(shí)間,在這期間做好清庫工作，不接收任何供貨商供應(yīng)藥品，保證計(jì)算機(jī)提取的賬面盤存時(shí)間與實(shí)物盤存時(shí)間的一致。靈活掌握藥品盤存的方式，對性質(zhì)不同的藥品采取不同的盤點(diǎn)時(shí)間，如麻醉藥品采取每天盤點(diǎn)一次，銷售快的藥品采取一月盤點(diǎn)一次，大輸液單獨(dú)分為輸液庫采取單獨(dú)保管的方式，獨(dú)立核算。有效控制虛盤漏盤等盤點(diǎn)差異的發(fā)生，提高準(zhǔn)確率。

2.藥品出入庫管理采用專人責(zé)任制。一人負(fù)責(zé)辦理藥品入庫數(shù)據(jù)的輸入，一人對所辦入庫藥品的數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)進(jìn)行嚴(yán)格校對，最大程度降低藥品庫存的誤差。（1）有外單位外借藥品時(shí)，必須經(jīng)藥學(xué)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借出，還要出具借藥憑據(jù)，外借人和倉管人同時(shí)簽字。（2）辦理出庫時(shí)要及時(shí)準(zhǔn)確，嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院內(nèi)部下發(fā)的藥品核對請領(lǐng)單制度，仔細(xì)核對計(jì)算機(jī)賬面數(shù)、發(fā)藥時(shí)間與實(shí)際發(fā)藥時(shí)間的一致性。如發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)藥品賬面數(shù)已下賬而實(shí)物未領(lǐng)用的要及時(shí)下賬，保證賬物相符。在我院就經(jīng)常會有外單位或個(gè)人調(diào)撥藥品，調(diào)撥單已開出，但因?yàn)槟撤N原因未能交款，這時(shí)就會造成賬面已下賬而實(shí)物未領(lǐng)用的情況，到盤點(diǎn)時(shí)就形成賬實(shí)差異，造成計(jì)算機(jī)庫存數(shù)的虛減，所以藥品會計(jì)與倉管員人員要及時(shí)溝通，按時(shí)對賬，確實(shí)做到賬物相符。

3.供應(yīng)商的發(fā)票不能及時(shí)送達(dá)的，采取不入庫的方式，藥品單獨(dú)存放，到發(fā)票送到后再辦理入庫手續(xù)。但是倉管人員要建立一本備查賬，及時(shí)催促供應(yīng)商開具發(fā)票，如遇有臨床科室急需用藥時(shí)，醫(yī)院內(nèi)部可自由調(diào)節(jié)，和科室之間先辦理下借藥手續(xù)，等發(fā)票到后再重新辦理正式入庫手續(xù)，同時(shí)及時(shí)辦理出庫。

4.加強(qiáng)倉管人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平。用計(jì)算機(jī)管理藥品時(shí)，藥品的規(guī)格、數(shù)量、保質(zhì)期等都要有明確的標(biāo)注，倉管人員每月定期對過期藥品或者滯銷藥品進(jìn)行清查，如需要退貨或換貨時(shí)要及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，盡快辦理退換貨手續(xù)。加快倉庫保管的運(yùn)轉(zhuǎn)率，也節(jié)約了倉管成本。

5.完善信息系統(tǒng)，制定配套規(guī)則。醫(yī)院對藥品管理實(shí)行“金額治理，數(shù)目統(tǒng)計(jì)，實(shí)耗實(shí)銷”的治理辦法，藥品會計(jì)除了每月制定當(dāng)月藥品領(lǐng)用匯總表，當(dāng)月藥品進(jìn)貨賬表單據(jù)外，還需要制定出一整套如藥品消耗匯總表、庫存藥品明細(xì)賬、盤點(diǎn)清冊表等報(bào)到賬務(wù)，月底對全部庫存藥品進(jìn)行盤點(diǎn)，看與賬面金額是否相符。

三、結(jié)語

藥品的盤點(diǎn)工作看似簡單，可真正要做到全面準(zhǔn)確卻不是那么簡單的事情。只有平時(shí)在工作中打好基礎(chǔ)，責(zé)任到人，實(shí)物與賬面及時(shí)掛鉤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)誤差，才能提高實(shí)際盤存數(shù)與計(jì)算機(jī)庫存數(shù)結(jié)果的準(zhǔn)確率。盤存結(jié)果的準(zhǔn)確度提高了也有助于醫(yī)院進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部管理，降低因管理不善而導(dǎo)致的盤點(diǎn)結(jié)果與計(jì)算機(jī)差異，降低盤點(diǎn)損耗，使醫(yī)院的管理工作邁上一個(gè)新臺階，提高醫(yī)院的核心競爭力。

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4.魏巍.淺談藥房管理.天津藥學(xué)，2000，12（3）：79

（作者單位：湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院財(cái)經(jīng)處 湖北十堰 442000）

（責(zé)編：若佳）