吳小軍

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)時(shí)代的到來，辦公環(huán)境隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，正逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、智能化、信息化。隨著科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)達(dá)，計(jì)算機(jī)技術(shù)對信息的傳輸、處理以及信息的管理方面變得更加先進(jìn)、完備。該文就計(jì)算機(jī)公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用與研究做出分析，旨在與同行交流，不斷提升計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公環(huán)境中應(yīng)用的自動(dòng)化、智能化、信息化。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用與研究

中圖分類號(hào)：TP317.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2012)05-1183-01

在傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理工作中，具有信息量大、結(jié)構(gòu)模糊和技術(shù)處理較難的特點(diǎn)。辦公自動(dòng)化就是基于這樣的特點(diǎn)，借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公技術(shù)設(shè)備，通過設(shè)備與技術(shù)結(jié)合辦公人員的配合使用，為達(dá)到某一目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，把音頻、圖像、數(shù)據(jù)以及文字等集于同一系統(tǒng)，從而在辦公過程中具有綜合處理信息的能力。將計(jì)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化之中，其目的就在于全面利用信息資源，從而提升工作效率、生產(chǎn)率及質(zhì)量，采用輔助決策，以取得最佳效果。

1概述計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用與研究

隨著信息技術(shù)時(shí)代的到來，我國科技技術(shù)的突飛猛進(jìn)，計(jì)算機(jī)術(shù)對辦公理念與辦公模式有著深刻的影響，從而逐步實(shí)現(xiàn)辦公與決策的數(shù)字化、無紙化。特別是局域網(wǎng)在辦公系統(tǒng)的建立，為達(dá)到辦公與決策的數(shù)字化和無紙化進(jìn)一步提供了依據(jù)。就目前而言，所謂的理想化辦公室，各種文件、通知與聯(lián)絡(luò)都能借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。由內(nèi)部網(wǎng)替代其它形式的各種內(nèi)部聯(lián)系與通信，不僅具有費(fèi)用便宜且功能強(qiáng)大等特點(diǎn)。而內(nèi)部網(wǎng)就是采用了這一特點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)了辦公系統(tǒng)的辦公與決策的數(shù)字化和無紙化，避免使用大量的紙張來印刷需要船體信息的文件。只需工作人員借助任意一臺(tái)電腦，并連上網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行瀏覽器，則各種電子信息都一目了然，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將每個(gè)有關(guān)聯(lián)的辦公室文件進(jìn)行連接，通常包括企業(yè)職員名單、各部門聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼、各種培訓(xùn)材料、工作安排、通知與指標(biāo)等信息文件轉(zhuǎn)換成電子形式執(zhí)行加工和傳遞、貯藏等任務(wù)，并具有隨時(shí)更新的的功能。內(nèi)部網(wǎng)則能采取統(tǒng)一方式網(wǎng)每臺(tái)電腦上傳輸各種信息，從而將個(gè)辦公室門內(nèi)分散的電腦、軟件以及數(shù)據(jù)庫集于統(tǒng)一單一系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)何時(shí)何地找到信息的便捷性。由此可見，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用具有重要的意義。

2借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高工作的有效性

通過借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。實(shí)現(xiàn)部門或單位領(lǐng)導(dǎo)通過查閱文件，及時(shí)全面的發(fā)現(xiàn)和了解并解決問題。另外，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)處理各種文件信息，做到編號(hào)歸檔，并及時(shí)做到文件的上傳下達(dá)，從而提高了各種的有效性。因此，通過借助內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，不管是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員，都能通過借助網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)及時(shí)全面掌握各公室的工作開展情況，進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督檢查，從而提高各部門的工作效能以及工作的有效性。因而在借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字處理，采取的文字處理技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)傳輸功能，此時(shí)工作人員不但可以將文件中的文字錄入和校對，還能把文件的版式設(shè)計(jì)與制作實(shí)現(xiàn)一次性完成，從而避免了傳統(tǒng)辦公中需要多方人完成的各道工序，更能借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把上級(jí)單位或其它單位的信息資料進(jìn)行原版拷貝，避免出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)，進(jìn)一步規(guī)范了公文處理行為。

3借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享

通過借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。為實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)部資源共享提供了極大的便利，從而實(shí)現(xiàn)人力、物理、財(cái)力配置的最優(yōu)化。網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)的各種資料信息，通過有關(guān)人員的允許，都能給其余的計(jì)算機(jī)用戶共享資源，達(dá)到輕松查閱的目的，假如需要打出一份質(zhì)量高的打印文件，只需借助網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，工作人員將另一端的高端激光打印機(jī)設(shè)置成網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，并把需要打印的文件傳送至網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)打印。

4借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息檢索的便捷性

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息發(fā)達(dá)的社會(huì)，只有具有最全最新的信息，方能給領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的決策根據(jù)。地方與地方之間，將不再是障礙，借助網(wǎng)絡(luò)可以隨時(shí)隨地的獲取信息。通過建立符合本部門的信息庫，實(shí)現(xiàn)辦公室的各種文字、圖片、期刊以及文件數(shù)據(jù)等信息資料的信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理。信息庫中主要包括文字、聲音、圖像并帶排版語言的超文本文件和大樣文件等各種信息格式。檢索系統(tǒng)內(nèi)則能提供檢索工具與方法。比如邏輯運(yùn)算、位置運(yùn)算、區(qū)域運(yùn)算、智能運(yùn)算等漸進(jìn)運(yùn)算檢索法，實(shí)現(xiàn)不同目的和方式的檢索，輕松查詢各類文件檔案。同時(shí)，借助一些國際國內(nèi)的先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)。如作為目前世界上最大的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)網(wǎng)，能方便查詢個(gè)專題資料、國際國內(nèi)新聞以及網(wǎng)絡(luò)圖書館的查詢和檢索等信息，從而為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考依據(jù)。

總之，在辦公自動(dòng)化過程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，不僅能提高工作的有效性，實(shí)現(xiàn)資源共享和信息檢索的便捷性，還能實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化、智能化、信息化。從而提升工作效率、生產(chǎn)率及質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展提供重要依據(jù)，助推企業(yè)走向可持續(xù)發(fā)展之路。

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