朱慧博

摘 要 高校輔導(dǎo)員身份特殊，責(zé)任重大。高校輔導(dǎo)員的工作時間、空間及對象具有連續(xù)性、廣延性以及能動性的特征。為提高輔導(dǎo)員的工作效能，本文在分析高校輔導(dǎo)員工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，論述將時間管理應(yīng)用于高校學(xué)生工作中的可行性，并嘗試提出相關(guān)的時間管理策略。

關(guān)鍵詞 輔導(dǎo)員 時間管理 效能

中圖分類號：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Talking about Time management Strategy of College Counselors

ZHU Huibo

(Department of Economics and Management, Shanghai University of Politics and Law, Shanghai 201701)

Abstract The special status of college counselors has great responsibility. College counselors' working time, space and object have the characteristics of continuity, extensive, and initiative. To improve the effectiveness of the work of counselors, on the basis of analysis of the status quo of college counselors work discusses the feasibility of time management in college students work, and try to put a time management strategy.

Key words counsellors; time management; effectiveness

高校輔導(dǎo)員是教師隊伍和管理隊伍的重要組成部分，具有教師和干部的雙重身份。輔導(dǎo)員是開展大學(xué)生思想政治教育的骨干力量，是高校學(xué)生日常思想政治教育和管理工作的組織者、實施者和指導(dǎo)者。輔導(dǎo)員應(yīng)當(dāng)努力成為學(xué)生的人生導(dǎo)師和健康成長的知心朋友。①在構(gòu)建社會主義和諧社會與建設(shè)創(chuàng)新型國家的新形勢下，肩負(fù)多重使命與角色的高校輔導(dǎo)員肩負(fù)需要運(yùn)用有效的時間管理策略，不斷提高工作效能。

1 高校輔導(dǎo)員的工作特征

在高校思想政治工作中，輔導(dǎo)員具體承擔(dān)著大學(xué)生思想政治教育、大學(xué)生日常管理和為大學(xué)生成長提供指導(dǎo)、服務(wù)的任務(wù)。輔導(dǎo)員的工作在時間、空間及對象上分別具有連續(xù)性、廣延性和能動性等②獨(dú)特特征：

（1）工作時間的連續(xù)性。高校輔導(dǎo)員工作的職責(zé)范圍包括在每天的24小時內(nèi)，而且大量的班級活動都安排在業(yè)余時間和節(jié)假日。遇突發(fā)事件要及時處理，遇學(xué)生心理問題要隨時關(guān)注，不少事件都需要輔導(dǎo)員持續(xù)性地參與，甚至犧牲個人家庭時間。“兩眼一睜，忙到熄燈；兩眼一閉，提高警惕”是目前輔導(dǎo)員工作最典型、最真實的寫照，由此可以看出輔導(dǎo)員的工作具有時間上的連續(xù)性和無限性。

（2）工作空間的廣延性。對大學(xué)生進(jìn)行思想政治教育滲透在高校的每個角落，因此輔導(dǎo)員的工作場所無處不在，包括學(xué)校教室、辦公室、學(xué)生宿舍、學(xué)生活動舉辦的場地等，無論校內(nèi)還是校外，只要有學(xué)生的地方，就是輔導(dǎo)員的工作地點。輔導(dǎo)員的工作是適時適地進(jìn)行的，具有顯著的廣延性。

（3）工作對象上的能動性。高校輔導(dǎo)員的工作對象是當(dāng)代新時期的大學(xué)生，在信息化社會中，他們思維活躍精力充沛，個性突出，追求時尚新潮，有自己獨(dú)特的見解，他們對生活與人生充滿希望與渴望，具有很強(qiáng)的主觀能動性?！按髮W(xué)生是思維活躍、精力旺盛的青年，由于生活經(jīng)歷、個性特點和追求目標(biāo)不同，表現(xiàn)出千差萬別的多樣性。他們具有很強(qiáng)的主觀能動性，有思想、有個性、能思維的能動主體?！雹圯o導(dǎo)員工作要以學(xué)生個人特點因材施教才能收到良好效果。輔導(dǎo)員工作需要很強(qiáng)的創(chuàng)造力，是科學(xué)，更是藝術(shù)。

擔(dān)任高校輔導(dǎo)員的工作職責(zé)，就意味著必須保持24小時手機(jī)不關(guān)機(jī)、時刻準(zhǔn)備著的狀態(tài)。如何高效地運(yùn)用時間，將精力花在刀刃上，在工作與生活間找到平衡的幸福感，是必須要探討的。所以，研究針對高校輔導(dǎo)員工作的時間管理策略刻不容緩。

2 有效的時間管理步驟

管理大師德魯克在認(rèn)為，要提高勞動者的工作效能，掌握自己的時間是十分重要的，“時間是最稀缺的資源，管理不了時間，其他的一切也無從管理了”。④時間管理可分為三個階段：對時間的去處進(jìn)行記錄、對時間進(jìn)行管理以及對時間進(jìn)行整合。

2.1 運(yùn)用工作手冊對時間的耗費(fèi)進(jìn)行記錄

不少輔導(dǎo)員保持成天忙碌的狀態(tài)，但一旦被問到忙什么，卻往往很難回答得上每天把時間具體耗費(fèi)在哪兒。為了提高工作效能，應(yīng)記錄時間的實際使用。了解時間的花銷，是時間管理的一個重要準(zhǔn)備任務(wù)。運(yùn)用工作手冊，如同記賬一樣將每天所做事件的具體時間花銷記錄下來。在連續(xù)不斷地記錄自己使用時間情況的基礎(chǔ)上，每月定期進(jìn)行檢查，對時間實際使用情況進(jìn)行分析、修改。在持續(xù)一段時間后，會發(fā)現(xiàn)有可能因為“隨波逐流”而在一些瑣事上浪費(fèi)了時間。

2.2 時間管理：要事第一

時間管理要解決的首要問題是：做什么？時間管理應(yīng)首先從抓住重點開始，做正確的事情，這是成功的關(guān)鍵?！岸朔▌t”⑤證明：抓住生命中的20%，才能事半功倍。史蒂芬·柯維則將這一論點表示為“要事第一”（Put First Thing First）。⑥時間管理要解決的第二個問題是：如何做？即為解決效率問題。耗費(fèi)時間的事務(wù)依據(jù)緊急性與重要性可分為四個象限。緊急性是指必須立即處理，推脫不得的，但不一定很重要的事。重要性則是指真正有助于達(dá)成目標(biāo)的，讓工作與生活更有意義、更有成就的事情，但這些事通常并不是那么迫不及待的。這些要事，與價值觀相關(guān)、與使命相關(guān)、與責(zé)任與現(xiàn)實以及自身成長相關(guān)。在處理順序上，應(yīng)以這些要事為第一位。結(jié)

時間管理其實就是作決策，要義在于選擇，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要。所以，在完成重要緊急事件的前提下，需要每天把更多的重心放在重要不緊急象限的事務(wù)中。如果說重要緊急的事件如同火燒眉毛的話，那么平時多花精力在重要不緊急的事務(wù)中，就是發(fā)現(xiàn)所有的安全隱患，將火苗消滅在萌芽中。

2.3 整合“可酌情支配”的時間

分析時間記錄，找出可控的時間，合并成整塊時間。例如將與學(xué)生開班會、與家長聯(lián)系打電話的時間集中安排在周一、周五兩天里，其他工作日的上午用來解決重大問題。

3 提高工作效率的時間管理策略

（1）強(qiáng)化成就目標(biāo)，避免職業(yè)倦怠。要成為一名高效能的輔導(dǎo)員，就必須有在自己工作崗位、領(lǐng)域力求獲得成功并取得成就的內(nèi)部力量，這種內(nèi)部力量就是要具有較高的成就目標(biāo)。成就目標(biāo)是影響輔導(dǎo)員工作積極性的一個內(nèi)部因素，能提高輔導(dǎo)員的工作積極性。成就目標(biāo)有利于輔導(dǎo)員明確奮斗目標(biāo)。擁有成就目標(biāo)就會促使輔導(dǎo)員在完成日常工作的同時，適當(dāng)制定短期目標(biāo)，并在工作過程中對這些目標(biāo)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，進(jìn)而增進(jìn)工作進(jìn)度，縮短工作時間，提高工作效能。而且在短期目標(biāo)基礎(chǔ)上制定工作的長期目標(biāo)，有利于輔導(dǎo)員明確自己的發(fā)展方向，做好職業(yè)生涯規(guī)劃。

（2）改善辦公環(huán)境，建立歸檔系統(tǒng)。輔導(dǎo)員的工作內(nèi)容繁雜，涉及材料眾多，辦公桌桌面很容易被堆積如山的文件淹沒。在雜亂無序的辦公桌上翻找資料或物品，往往會成為“時間殺手”。首先，為提高工作效率，需要將辦公桌上可能影響視線的東西挪開，將每天必須使用的文具放置中心位置，如電話、時間記錄表、筆記本、筆等；其次，將日常使用的器具放置在固定位置，以便每次能立即找到；第三，建立歸檔系統(tǒng)。將不會做出反應(yīng)的信件（如廣告等）丟棄，利用文件夾或文件籃第一時間將不同的文件歸檔。建議使用三層文件籃，將文件分為三類：馬上處理、參閱、歸檔。

（3）處理電話。為了加強(qiáng)與學(xué)生、家長的溝通，電話成為了輔導(dǎo)員推進(jìn)工作的必備武器。當(dāng)遇到對方電話不通的情況，千萬不要守著電話苦等或一遍遍重復(fù)撥號。此時可利用短信留言的形式，向?qū)Ψ秸f明事情的嚴(yán)重性，以確保對方及時回電。與家長打電話之前，尤其是談?wù)撦^復(fù)雜的事情時，可提前將相關(guān)文件傳真給對方，這樣可以減少詳細(xì)解釋的時間。同時，在打電話之前，能將事情重點寫下來、列好提綱，手邊準(zhǔn)備相關(guān)文件，給自己設(shè)定打電話的時限，都是提高電話溝通效率的策略。

（4）安排會議。輔導(dǎo)員除了參加上級安排的會議外，經(jīng)常需要給學(xué)生、學(xué)生干部召開班會，與同事開辦公協(xié)調(diào)會。在每次召開會議前，務(wù)必要做好以下準(zhǔn)備：會前準(zhǔn)備好議程，有條件時可提前派發(fā)與會人；會議開始時說明開會的主要目的，需要完成什么目標(biāo)；作為會議主持人時，需要鼓勵與會人發(fā)言，并要求言之有物，避免發(fā)言人偏離主題；會議需設(shè)定時限，以便提高會議效率，并方便與會人安排推進(jìn)工作。

（5）委派授權(quán)。一般輔導(dǎo)員的師生比是1:150，不少學(xué)校的輔導(dǎo)員帶學(xué)生數(shù)大大超過此標(biāo)準(zhǔn)。為能集中精力去處理“重要不緊急”象限類的任務(wù)，輔導(dǎo)員應(yīng)學(xué)會授權(quán)，培養(yǎng)并依靠一支得力的學(xué)生干部隊伍。在授權(quán)的同時需要注意選好苗子和壓好擔(dān)子，在適時指導(dǎo)和不過度干預(yù)中找到平衡，給予學(xué)生充分的信任。使學(xué)生明白工作的目標(biāo)，并及時做好工作的反饋。這樣的委派授權(quán)不僅能成為幫助輔導(dǎo)員成為節(jié)約時間的有力武器，也能提高學(xué)生的綜合能力。

注釋

① 教育部.普通高等學(xué)校輔導(dǎo)員隊伍建設(shè)規(guī)定.2006.第一章第三條.

② 單秀玲.高校輔導(dǎo)員工作效能研究.碩士學(xué)位論文.華東師范大學(xué),2010.

③ 楊東.高校輔導(dǎo)員的專業(yè)化及保障制度研究.碩士學(xué)位論文.華東師范大學(xué),2007.

④ [美]彼得·德魯克.德魯克文集（第一卷）：個人的管理.上海財經(jīng)大學(xué)出版社,2006.

⑤ [英]理查德·科克.80/20定律.中國社會科學(xué)出版社,2005.

⑥ [美]史蒂芬·柯維.高效能人士的七個習(xí)慣.中國青年出版社,2002.