龔羽

摘要在實(shí)際生活中，我們經(jīng)常批量打印學(xué)生成績(jī)通知單或一年一度的學(xué)生畢業(yè)證，這時(shí)我們就可以利用Word中的“郵件合并”功能及Excel中函數(shù)功能，能方便地解決這個(gè)問題。而在郵件合并中，關(guān)鍵的步驟是域的正確運(yùn)用，它控制著數(shù)據(jù)的合并及顯示，本文論述了完成中專畢業(yè)證打印設(shè)計(jì)工作的方法和步驟。

關(guān)鍵詞郵件合并 Excel函數(shù)數(shù)據(jù)源文本框畢業(yè)證

一年一度的學(xué)生畢業(yè)，就牽涉到學(xué)生畢業(yè)證書的發(fā)放工作，在學(xué)籍管理工作中，畢業(yè)證書的打印是一項(xiàng)比較復(fù)雜、煩瑣而且工作量非常大的工作，而上級(jí)主管部門是根據(jù)該學(xué)校當(dāng)年應(yīng)屆畢業(yè)學(xué)生的人數(shù)只提供相應(yīng)張數(shù)的空白畢業(yè)證書，不負(fù)責(zé)打印，我們學(xué)校以前的中專畢業(yè)證書是由學(xué)生科安排老師人工填寫，那時(shí)對(duì)于上千張的畢業(yè)證書來說，工作量非常大，效率又很低，還易出錯(cuò)，有時(shí)字寫得差的話，還影響畢業(yè)證書的美觀，因此，如何做到能按時(shí)有效地把畢業(yè)證書發(fā)放到畢業(yè)學(xué)生手中就是一件非常重要的事情。作為學(xué)生科的一名管理人員，筆者運(yùn)用了Word2003中的“郵件合并”知識(shí)和Excel2003中函數(shù)的相關(guān)知識(shí)，很好地完成了我校2009級(jí)中專畢業(yè)證書的打印工作。下面就談?wù)劰P者是如何完成這項(xiàng)工作的。

1是否具有可操作性

拿一張今年的畢業(yè)證書進(jìn)行觀察，發(fā)現(xiàn)它是由幾部分組成：一是學(xué)生的個(gè)人信息，如學(xué)生姓名、性別、身份證號(hào)碼、所選專業(yè)等，這些是現(xiàn)成的資料，是由學(xué)校當(dāng)年在省教育廳錄取學(xué)生時(shí)以Excel形式出現(xiàn)的，將它們作為數(shù)據(jù)源。二是畢業(yè)證的格式，畢業(yè)證中空出了的部分如學(xué)生的姓名、性別、出生年月、專業(yè)等個(gè)人信息。這其中又由兩部分組成：即常量如凡當(dāng)年入學(xué)的學(xué)生，他們?nèi)雽W(xué)時(shí)間和畢業(yè)時(shí)間都一樣，像2009級(jí)畢業(yè)生，他們都是二○○九年九月入學(xué)，二○一二年六月畢業(yè)，還有學(xué)校名稱、畢業(yè)時(shí)間等；再者變量，如每個(gè)學(xué)生的姓名、性別、出生年月不同，專業(yè)也不同，如果我們?cè)O(shè)定好位置和格式后，問題就解決了。

2畢業(yè)證模板的制作

先拿一張空白的中專畢業(yè)證書，以今年我省中等職業(yè)學(xué)校畢業(yè)證書為例，量好它的寬度及高度，以及它的上、下、左、右頁邊距，以便進(jìn)行設(shè)置。量得它的寬度為25.7厘米、高度18.2厘米；上、下、左、右頁邊距分別為4.12厘米、2.23厘米、3.2厘米、1.89厘米。

啟動(dòng)Word2003，根據(jù)畢業(yè)證書的實(shí)際大小，進(jìn)行頁面設(shè)置。

①打開“文件”菜單，單擊其下的“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框；

②在“頁邊距”標(biāo)簽中的“上、下、左、右”頁邊距中輸入所量得的值，在“方向”下選擇“橫向”；

③再切換到“紙張”標(biāo)簽下，在“紙張大小”下選擇“自定義”，再在寬度、高度下分別輸入所量得的值，再單擊“確定”。

單擊“繪圖工具欄”下的“橫排文本框”，在距上頁邊距8.6厘米、左頁邊距5厘米處先畫一個(gè)文本框，再在這行上畫五個(gè)文本框，這是根據(jù)畢業(yè)證樣張上有六個(gè)空白位置確定（它們是姓名、性別、出生的年、月、日、入學(xué)的年份），再根據(jù)空白處大小來調(diào)整文本框的大小；再在第二行畫四個(gè)文本框；第三、四、五行各畫一個(gè)文本框；第六行畫三個(gè)文本框。調(diào)整各文本框的位置、大小。自己先在對(duì)應(yīng)文本框的位置輸入一個(gè)學(xué)生的信息，制幾張和畢業(yè)證樣張尺寸大小一樣的空白紙，打印一張，把它和畢業(yè)證樣張進(jìn)行重疊比較，看看文本框的位置是否和畢業(yè)證樣張合得起，在調(diào)整過程中，注意利用Alt鍵和Ctrl鍵及方向鍵的結(jié)合，它可以調(diào)整或精確調(diào)整文本框的大小和位置，調(diào)整打印內(nèi)容，直到和畢業(yè)證樣張完全合得起，將調(diào)整后的該文檔存盤保存，如存為“09畢業(yè)證模板.doc”。這樣一張中專畢業(yè)證模板就制作好了。

3如何實(shí)現(xiàn)畢業(yè)證的打印

3.1常量的處理

根據(jù)畢業(yè)證樣張，要在文本框中輸入相應(yīng)內(nèi)容，就要對(duì)文本框進(jìn)行處理，先點(diǎn)擊第一個(gè)文本框，再按住Ctrl鍵，依次點(diǎn)擊其余文本框，直到把所有文本框全部選中，然后在“繪圖工具欄”中點(diǎn)擊“線條顏色”，在彈出的“線條顏色”框中點(diǎn)擊“無線條顏色”，使所有文本框成透明的，以方便下面的操作：在入學(xué)時(shí)間和畢業(yè)時(shí)間的文本框中輸入相應(yīng)內(nèi)容（如二○○九九 二○一二 六）及修完后的文本框輸入：“國(guó)家教育部”；學(xué)校名稱所在文本框輸入（如四川省達(dá)州市水電學(xué)校）；學(xué)號(hào)所在文本框輸入：2009051031；發(fā)證日期所在文本框輸入：二○一二、六、三十，再根據(jù)打印畢業(yè)證時(shí)的文件要求，對(duì)中文和數(shù)字進(jìn)行設(shè)置，如中文字設(shè)為楷體加粗，數(shù)字使用三號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字。

3.2變量的處理

由于學(xué)生個(gè)人信息不同，這就要借助于當(dāng)年錄取學(xué)生時(shí)的信息了，它們是由一個(gè)電子表格生成的文件。姓名、性別及專業(yè)好處理，只是出生年、月、日要進(jìn)行轉(zhuǎn)換，因?yàn)樵陔娮颖砀裰猩傻奈募某錾?、月、日是以身份證號(hào)形式出現(xiàn)的。我們不可能一個(gè)一個(gè)地按照身份證號(hào)來寫出某同學(xué)的出生的年、月、日，要利用Excel中函數(shù)進(jìn)行。通過一個(gè)IF函數(shù)把身份證號(hào)轉(zhuǎn)換成了日期型（通過下面的備注就可以解決，然后再把年、月、日提取出來，因?yàn)橐崛∧哪昴脑履娜粘錾?，所以就在要提取的那個(gè)單元格如C2，通過單元格格式的設(shè)置，在“單元格格式”對(duì)話框里的自定義中分別進(jìn)行年、月、日的提取工作。然后把這個(gè)文件進(jìn)行保存如存為“09畢業(yè)名冊(cè).xls”，作為數(shù)據(jù)源，把它放在桌面上，這為下面的工作打下基礎(chǔ)?！緜渥ⅰ浚?/p>

[if（or（len（c2）=18，len（c2）=15），text（mid（c2，7，6+（len（c2）=18）*2），“#-00-00）+0”，“身份證出錯(cuò)”）]

3.3郵件合并

當(dāng)有相同內(nèi)容的通知、信件、證書、表格等文檔需要發(fā)送給用戶時(shí)不必為每一個(gè)用戶都建立一個(gè)文檔，使用“郵件合并”以后，只要替換文檔中的某些域就能自動(dòng)地建立一批文檔。因此大大提高工作效率?！班]件合并”并不是一定要發(fā)郵件，它的操作需要有兩個(gè)文檔：一個(gè)是主文檔，這其中的主要內(nèi)容對(duì)所有讀者而言都是相同的，另外是一些可供替換的域，在郵件合并時(shí)插入，當(dāng)然該文檔可以是已有的文檔，也可以在“郵件合并”操作時(shí)創(chuàng)建。二是數(shù)據(jù)清單，這其中的每一條記錄用于替換主文檔中相對(duì)應(yīng)的某些域；當(dāng)然，用戶數(shù)據(jù)清單可以是已使用Word表格建立的數(shù)據(jù)、電子表格工作表中的數(shù)據(jù)和在“郵件合并”操作時(shí)創(chuàng)建的新列表。它的適用范圍是在制作的數(shù)量比較大時(shí)或文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容時(shí)可以使用。而畢業(yè)證書的打印工作也就可以使用它，通過前面的分析，說明它已具備了使用郵件合并的條件，即畢業(yè)證書數(shù)量多且有固定不變?nèi)缛雽W(xué)時(shí)間和畢業(yè)時(shí)間、學(xué)校名稱、發(fā)證日期等內(nèi)容和變化的內(nèi)容如每個(gè)學(xué)生的信息（姓名、性別、出生年、月、日、專業(yè)、學(xué)號(hào)）。

①先打開起初制作好的畢業(yè)證模板文檔“09畢業(yè)證模板.doc”，作為郵件合并時(shí)的主文檔，選擇“工具”菜單中的“信函與郵件”命令，在彈出的子菜單中選擇“顯示郵件合并工具欄”。

②單擊“郵件合并工具欄”中的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，彈出選取數(shù)據(jù)源對(duì)話框，在“查找”范圍下，點(diǎn)擊“桌面”，找到“09畢業(yè)名冊(cè).xls”，單擊“打開”，在“選擇表格”框中點(diǎn)擊工作表名，單擊“確定”。

③將鼠標(biāo)移動(dòng)到第一個(gè)文本框（即學(xué)生姓名），再單擊“郵件與合并工具欄”中的“插入域”按鈕，在“插入合并域”對(duì)話框下，單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)域”，在“域”下面單擊“xm”，再單擊“插入”，后單擊“關(guān)閉”；重復(fù)上述操作數(shù)次，依次插入其他元素（性別、出生的年份、月份、日期、專業(yè)），可以看到從數(shù)據(jù)源中插入的字段都被“《》”括起來，以便和文檔中的普通內(nèi)容相區(qū)別，這時(shí)可以把“《》”里的內(nèi)容按文件要求進(jìn)行設(shè)置，如設(shè)為楷體加粗，三號(hào)字。

④再單擊郵件合并工具欄上“查看合并數(shù)據(jù)”的按鈕，即可看到合并郵件后的數(shù)據(jù)。

⑤完成郵件合并后，郵件合并的工作就基本結(jié)束，可以直接打印了。當(dāng)然，我們?cè)诖蛴〉倪^程中，可以進(jìn)行設(shè)置，十份十份地進(jìn)行打印，直到把整批畢業(yè)證打印完畢。

4結(jié)束語

若保存好打印模板，如畢業(yè)證樣張不發(fā)生變化的話，就可以將每屆中專畢業(yè)生的信息合并到模板文件中，便可一次生成畢業(yè)證文件，從而使得這項(xiàng)工作變成一勞永逸的事。

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