田志良

【摘 要】 科目匯總表是會(huì)計(jì)實(shí)踐和教學(xué)中很常用的重要工具，然而，它存在著匯總繁瑣、容易出錯(cuò)、對(duì)期末余額試算平衡不足等缺陷。對(duì)現(xiàn)行科目匯總表進(jìn)行程序、方法等方面的編制革新，對(duì)提升會(huì)計(jì)實(shí)踐和教學(xué)的工作效率有一定的助推作用。

【關(guān)鍵詞】 電子科目匯總表； 功能； 方法； 缺陷； 技巧

科目匯總表在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中，簡(jiǎn)明易懂，能夠反映各科目的本期借貸發(fā)生額，并可起到一定的試算平衡作用，減輕了登記總分類賬的工作量。會(huì)計(jì)實(shí)踐中，科目匯總表賬務(wù)處理程序很受歡迎地被廣泛運(yùn)用。但當(dāng)前流行的科目匯總表不能全面反映各賬戶之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，不便總賬與明細(xì)賬之間查對(duì)賬目；缺乏反映期末賬戶余額的試算平衡關(guān)系。為了發(fā)揮科目匯總表的長(zhǎng)處，補(bǔ)救其短處，筆者結(jié)合長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與教學(xué)中的普遍共識(shí)，尋求編制能同時(shí)對(duì)發(fā)生額、余額進(jìn)行試算平衡的科目匯總表（尤其是電子科目匯總表），以進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)工作的效率。

一、科目匯總表的功能

科目匯總表又稱為“記賬憑證匯總表”，是定期對(duì)全部記賬憑證按科目進(jìn)行借貸金額匯總的憑證。依據(jù)是借貸記賬法的基本原理，即“有借必有貸，借貸必相等”。具有試算平衡的作用，可作為登記總分類賬的依據(jù)?？颇繀R總表賬務(wù)處理程序流程圖（見圖1）顯示，科目匯總表居于整個(gè)流程的中間環(huán)節(jié)，是連接記賬憑證與登記總分類賬的基礎(chǔ)，而總賬又是監(jiān)控明細(xì)賬、編制會(huì)計(jì)報(bào)告的關(guān)鍵，對(duì)會(huì)計(jì)人員的核賬效率乃至工作進(jìn)度有著舉足輕重的作用。當(dāng)前流行的科目匯總表大多沒反映賬戶余額，對(duì)賬戶余額進(jìn)行試算平衡方面有待改進(jìn)。

二、手工與電子科目匯總表

按編制科目匯總表的方式不同，可分為手工匯總和電子匯總，都遵循復(fù)式記賬的平衡原理，但在編制程序和方法上卻存在著較大的差異。

手工編制科目匯總表，借助于“T”型賬戶，然后，將“T”型賬戶上匯總的借貸方金額，分別登記到科目匯總表上，即告結(jié)束。其優(yōu)點(diǎn)：直觀性強(qiáng)，易于理解運(yùn)用；借助于“T”型賬戶，還能顯示金額所對(duì)應(yīng)的記賬憑證號(hào)碼，方便于總賬和明細(xì)賬相互核查。其缺點(diǎn)：工作量較大，需要定期或分次匯總記賬憑證，相對(duì)繁瑣；匯總計(jì)算的精確度和效率存在個(gè)體差異性。

電子匯總，即借助計(jì)算機(jī)表格操作系統(tǒng)，通過目前的Excel或WPS表格系統(tǒng)，進(jìn)行編制匯總。特點(diǎn)：編輯效率高，計(jì)算結(jié)果較準(zhǔn)確；由于難以體現(xiàn)科目對(duì)應(yīng)金額的記賬憑證號(hào)碼，須謹(jǐn)防差錯(cuò)，對(duì)謹(jǐn)慎性和操作技能要求較高。

在實(shí)踐和教學(xué)中，科目匯總表是鏈接記賬憑證和總賬的關(guān)鍵，直接影響會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督工作的水平和質(zhì)量。編制科目匯總表是很重要的會(huì)計(jì)方法，如何減輕編制方面的工作量，取長(zhǎng)補(bǔ)短，創(chuàng)建能配合手工記賬（包括沒有上財(cái)務(wù)軟件、手工與電算并行期的經(jīng)濟(jì)實(shí)體）的簡(jiǎn)便快捷的電子科目匯總表，顯得極為迫切。

下面結(jié)合會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，介紹一種能同時(shí)對(duì)科目發(fā)生額和賬戶余額進(jìn)行試算平衡的電子科目匯總表，供會(huì)計(jì)同行參驗(yàn)。

三、電子科目匯總表的編制程序和方法

1.按科目匯總表上的要素填列必要的項(xiàng)目名稱。在Excel或WPS表格上，運(yùn)用表格編輯技能，按照表3的式樣，如橫行大標(biāo)題寫上“2010年9月科目匯總表”；橫行項(xiàng)目分別按“月初余額，本月發(fā)生額——借方、貸方，月末余額”順序填列；縱列科目，將所需目標(biāo)科目名稱按照總賬上賬戶的排列順序填列，前半部分（B6：B16）為資產(chǎn)方，后半部分（B18：B25）為權(quán)益方；其他合計(jì)項(xiàng)目分別預(yù)設(shè)寫好（見表3）。

2.“月初余額”的金額，按總賬賬戶載明金額逐項(xiàng)填列（見表3C6：C25）。接下來，以專門的方法，匯集本期發(fā)生額及計(jì)算期末余額。下面用Excel或WPS表格系統(tǒng)，以現(xiàn)金科目為例，說明電子科目匯總的程序和方法。

案例：宏基股份有限公司2010年8月份的月末賬戶余額見表1，9月發(fā)生的涉及現(xiàn)金的交易或事項(xiàng)的會(huì)計(jì)處理見表2，其他交易或事項(xiàng)的會(huì)計(jì)處理略，要求編制2010年9月科目匯總表。

第一，將2010年8月的月末余額（表1），填列到表3對(duì)應(yīng)的單元格（見表3C6：C25），并分別列示資產(chǎn)與權(quán)益的合計(jì)金額。資產(chǎn)合計(jì)為11 307 000（見單元格C17），權(quán)益合計(jì)為11 307 000（見單元格C26）。

第二，將表2中首次發(fā)生的現(xiàn)金借方金額，編號(hào)1的3 000，以“=3 000”的方式寫入“本月發(fā)生額”的“借方”單元格D6內(nèi)（編輯欄內(nèi)會(huì)同時(shí)出現(xiàn)“=3 000”），銀行存款對(duì)應(yīng)的金額，以“=3 000”的方式，寫入“本月發(fā)生額”的“貸方”單元格E7內(nèi)（編輯欄內(nèi)會(huì)同時(shí)出現(xiàn)“=3 000”）。對(duì)首次發(fā)生的現(xiàn)金貸方金額，如編號(hào)2的365，以“=365”的方式，填寫在“本月發(fā)生額”的“貸方”對(duì)應(yīng)單元格E6內(nèi)（編輯欄內(nèi)同時(shí)會(huì)出現(xiàn)“=365”）。其他首次發(fā)生的科目金額以此類推。

第三，對(duì)同科目第二次以后發(fā)生的金額，首先選中科目對(duì)應(yīng)的單元格（編輯欄里會(huì)同時(shí)顯示已經(jīng)匯總的金額數(shù)據(jù)的式樣，如表3借方現(xiàn)金所出現(xiàn)的式樣），然后，在編輯欄內(nèi)寫入“+金額”即可。如編號(hào)3現(xiàn)金為貸方金額2 000，先選中表5單元格E6（編輯欄內(nèi)會(huì)同時(shí)出現(xiàn)已經(jīng)匯總的金額數(shù)據(jù)“=365”），然后，在編輯欄內(nèi)填寫“+2 000”（編輯欄內(nèi)顯示“=365+2 000”）。其他同科目第二次以后出現(xiàn)的對(duì)應(yīng)的金額（包括科目對(duì)應(yīng)的借方金額）也以此類推。切記在單元格里不能直接輸入數(shù)據(jù)。

第四，引用自動(dòng)求和計(jì)算公式（或求和函數(shù)）。資產(chǎn)方賬戶月末余額的計(jì)算公式為“月初余額+本月發(fā)生額借方-本月發(fā)生額貸方”，在表格系統(tǒng)上，現(xiàn)金月末余額設(shè)置好等式，即單元格F6為“=C6+D6-E6”，對(duì)其他資產(chǎn)方賬戶月末余額，進(jìn)行計(jì)算公式復(fù)制即可。權(quán)益方賬戶月末余額的計(jì)算公式為“月初余額-本月發(fā)生額借方+本月發(fā)生額貸方”，在表格系統(tǒng)上，短期借款月末余額設(shè)置好等式，即單元格F18為“=C18-D18+E18”，對(duì)其他權(quán)益方賬戶月末余額，進(jìn)行計(jì)算公式復(fù)制即可。

第五，隨時(shí)監(jiān)控匯總錄入數(shù)據(jù)的正確性。首先，利用記賬原理“有借必有貸，借貸必相等”及資產(chǎn)和權(quán)益的平衡關(guān)系，通過設(shè)置自動(dòng)求和功能，監(jiān)控本期發(fā)生額借方、貸方的平衡性。在匯總過程中，任何一張記賬憑證匯總后，資產(chǎn)權(quán)益的所有借方發(fā)生額合計(jì)數(shù)應(yīng)等于所有貸方發(fā)生額合計(jì)數(shù)（如表3最下面一行本月發(fā)生額借方、貸方合計(jì)數(shù)是記賬憑證匯總完畢后的金額）。數(shù)據(jù)可通過計(jì)算機(jī)自動(dòng)求和功能，D27即“=SUM（D6：D26）”，E27為“=SUM（E6：E26）”，每張記賬憑證匯總后，都會(huì)出現(xiàn)D27=E27，本段時(shí)間內(nèi)的第1至106號(hào)記賬憑證全部匯總結(jié)束時(shí)，均等于1 904 649.2，否則，就必須隨時(shí)停止匯總，回頭檢查糾正出現(xiàn)的錯(cuò)誤。其次，通過賬戶期末余額資產(chǎn)合計(jì)和權(quán)益合計(jì)必須相等進(jìn)行監(jiān)控。表3最右側(cè)的月末余額資產(chǎn)合計(jì)、權(quán)益合計(jì)，均可設(shè)置相應(yīng)的自動(dòng)求和功能，在單張記賬憑證匯總完畢后，都會(huì)出現(xiàn)F17=F26，本段時(shí)間內(nèi)的第1至106號(hào)記賬憑證全部匯總完畢，都等于12 153 423.2。通過監(jiān)控賬戶期末余額的平衡性，來確認(rèn)匯總過程中是否發(fā)生偏差。以上兩方面的工作，都可達(dá)到對(duì)匯總科目金額的雙保險(xiǎn)性的監(jiān)測(cè)。

對(duì)本期編制的所有記賬憑證匯總完畢后，若2010年9月記賬憑證只有106張，則科目匯總表即表3的式樣效果。

3.明細(xì)賬與總賬相互核對(duì)的方法。一旦發(fā)現(xiàn)某一明細(xì)賬戶，如庫存現(xiàn)金余額與總賬有所差錯(cuò)，可打開電子科目匯總表，點(diǎn)擊本月發(fā)生額借方（或貸方）金額的單元格，此時(shí)編輯欄里會(huì)同時(shí)出現(xiàn)已匯總記賬憑證借方（或貸方）發(fā)生額的所有明細(xì)金額數(shù)據(jù)。以表3為例，點(diǎn)擊單元格D6本月發(fā)生額借方現(xiàn)金，編輯欄里就會(huì)出現(xiàn)“=3 000+272+702+406 +52 600”狀態(tài)，點(diǎn)擊表4單元格E6本月發(fā)生額貸方現(xiàn)金，編輯欄里就會(huì)同時(shí)出現(xiàn)“=365+2 000+50+300+678+702+940

+590+980+2 000”），手工賬等就可以逐筆核對(duì)了（此法還適用于記賬憑證匯總至某一編號(hào)之前的階段性差錯(cuò)核查），找出差錯(cuò)后須及時(shí)糾正。其他賬戶的核對(duì)方法以此類推。

四、電子科目匯總表的注意事項(xiàng)

（一）優(yōu)點(diǎn)

1.簡(jiǎn)便。省去了“T”型賬戶的針對(duì)每一個(gè)科目的繁瑣環(huán)節(jié)，可一目了然地縱觀科目匯總表的動(dòng)態(tài)和靜態(tài)狀況。2.快捷。借助電腦設(shè)計(jì)、編輯、計(jì)算、調(diào)整、修正等功能，能達(dá)到人機(jī)巧妙配合，提高工作效率。3.對(duì)發(fā)生額和期末余額具有試算平衡作用。4.可統(tǒng)覽經(jīng)營實(shí)體資產(chǎn)負(fù)債表日的財(cái)務(wù)狀況。

（二）缺陷

1.所匯總的具體金額沒有附帶記賬憑證編號(hào)。此電子科目匯總忌諱不按照記賬憑證的編碼順序匯總，即使是糾正匯總過程的錯(cuò)誤也要盡量保持原金額順序，否則，會(huì)造成電子表格編輯欄里的數(shù)據(jù)混亂，給查找糾正錯(cuò)誤造成困難。這就要求匯總記賬憑證時(shí)，要時(shí)刻監(jiān)視設(shè)置好的平衡關(guān)系數(shù)據(jù)。一旦錄入新的記賬憑證時(shí)，發(fā)現(xiàn)本期發(fā)生額的借方合計(jì)與貸方合計(jì)不相等，或期末余額的資產(chǎn)合計(jì)與權(quán)益合計(jì)不相等，必須馬上回頭查找糾正先前的匯總錯(cuò)誤，否則，會(huì)造成事倍功半的后果，甚至要重新編制科目匯總表。2.漏匯或重匯記賬憑證，或科目與賬戶金額不對(duì)應(yīng)（或錯(cuò)位），不易發(fā)覺和糾錯(cuò)。因?yàn)椴挥绊懫胶獾仁疥P(guān)系，以上錯(cuò)誤不容易被覺察，兼匯總時(shí)金額本身沒有標(biāo)記憑證號(hào)碼，所以回頭查找是哪張憑證匯總時(shí)出錯(cuò)，就顯得較困難了。

五、電子科目匯總技巧

（一）科目匯總時(shí)設(shè)置好平衡關(guān)系的監(jiān)控點(diǎn)是關(guān)鍵

利用會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系，對(duì)科目匯總表設(shè)置平衡關(guān)系等式，如本期發(fā)生額借方合計(jì)金額等于貸方合計(jì)金額（如表3D27=E27，記賬憑證匯總完畢都為1 904 694.2），期末余額的資產(chǎn)合計(jì)等于權(quán)益合計(jì)（如表3F17=F26，記賬憑證匯總完畢都為12 153 423.2）。一旦發(fā)現(xiàn)等式中的合計(jì)金額有偏差，須立即停止匯總，回頭糾錯(cuò)。

（二）在匯總記賬憑證時(shí)，一則要集中注意力，一則對(duì)已經(jīng)匯總了的憑證注明標(biāo)記等

匯總過程中，同科目二次以后出現(xiàn)的金額只能在編輯欄里匯總數(shù)據(jù)，還要力避漏匯或重匯記賬憑證，嚴(yán)禁金額錯(cuò)匯賬戶（即科目與賬戶金額不對(duì)應(yīng)）。

（三）匯總過程中及時(shí)糾錯(cuò)，確認(rèn)無誤后，啟用保存功能

若是前面較少步驟出錯(cuò)，可利用電腦的“撤銷鍵入”功能，按照記賬憑證的科目或金額數(shù)量，一個(gè)一個(gè)憑證地追溯差錯(cuò)，直到科目匯總表的等式關(guān)系恢復(fù)正常，糾錯(cuò)即告結(jié)束，確認(rèn)無誤后即行保存。若斷定匯總出錯(cuò)多而嚴(yán)重，視已匯總工作量的大小和糾錯(cuò)艱難的程度，可適時(shí)適量地糾錯(cuò)，或干脆作廢重新編制科目匯總表。

（四）盡可能按照記賬憑證的編號(hào)順序，匯總和糾正科目對(duì)應(yīng)的金額，以便于總賬與明細(xì)賬核對(duì)具體數(shù)據(jù)及前面所講的糾錯(cuò)

現(xiàn)金日記賬是按照記賬憑證的順序日清月結(jié)的，若科目匯總表也是按照記賬憑證的編號(hào)順序匯總數(shù)據(jù)的，那么，電子匯總表格編輯欄里庫存現(xiàn)金的數(shù)據(jù)和手工賬的明細(xì)金額順序是一致的，通過表3、表4現(xiàn)金借貸方編輯欄的數(shù)據(jù)顯示，順查和逆查都可順利查出所犯的責(zé)任錯(cuò)誤。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 高文清.基礎(chǔ)會(huì)計(jì)[M].北京交通大學(xué)出版社，2010.

[2] 林玉華.也談Excel編制科目匯總表[J].中國會(huì)計(jì)電算化，2001（2）.