孟健

摘?要：檔案信息化是檔案工作的發(fā)展方向，筆者針對本校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，從加強數(shù)字資源、基礎(chǔ)設(shè)施、檔案網(wǎng)站和人才隊伍建設(shè)幾個方面提出檔案信息化建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：高校檔案信息化

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）10（a）-0243-01

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已成為未來檔案發(fā)展的必然趨勢，各高校檔案部門要結(jié)合自身實際情況，把握好數(shù)字化所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，加強檔案信息化建設(shè)，使檔案信息成為可有效利用和共享的信息資源，為高校教學(xué)、科研、管理提供優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案信息服務(wù)。

1 檔案信息化的涵義

檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，以檔案信息資源化為主導(dǎo)，以計算機(jī)技術(shù)為條件，以信息網(wǎng)絡(luò)為平臺，以檔案信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障，實現(xiàn)檔案資源的合理共享[1]。檔案信息化建設(shè)的目的是提高高校檔案管理效率和效益，以充分挖掘檔案信息，向社會提供更多有價值的信息資源服務(wù)，實現(xiàn)資源共享[2]。

2沈陽醫(yī)學(xué)院及遼寧省高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

目前，我校檔案信息化建設(shè)還處于剛剛起步的階段，只是初步實現(xiàn)了利用管理軟件進(jìn)行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，還沒有實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面，只有單機(jī)版目錄數(shù)據(jù)庫，缺乏專題數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，信息網(wǎng)站建設(shè)相對滯后，用戶對檔案的利用率比較低。

筆者同時也對遼寧省高校檔案信息化建設(shè)情況進(jìn)行了相關(guān)調(diào)查，各高校雖然不同程度地進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，但絕大部分高校仍處于建設(shè)初期。筆者通過訪問各高校檔案網(wǎng)站發(fā)現(xiàn)，統(tǒng)計中的40所本科高校，只有東北大學(xué)、大連理工大學(xué)、中國醫(yī)科大學(xué)等9所高校具有數(shù)字檔案查詢系統(tǒng)，用戶可以通過輸入用戶名及密碼，進(jìn)行在線科技檔案、教學(xué)成果、畢業(yè)論文等方面的查詢。大部分高校的檔案網(wǎng)站只為用戶提供館藏介紹、規(guī)章制度、服務(wù)指南、編研成果等方面的信息，不能夠滿足用戶對檔案的即時需求。

3 檔案信息化建設(shè)的對策

3.1 加強數(shù)字資源建設(shè)

電子檔案是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，做好電子文件的收集歸檔工作是建設(shè)數(shù)字檔案館的前提。隨著教育信息化的深入，各高校產(chǎn)生了大量的電子文件，但都未作為檔案進(jìn)行系統(tǒng)化處理，為實現(xiàn)館藏資源數(shù)字化，我校檔案室可建立面向各歸檔部門的遠(yuǎn)程歸檔工作平臺，建立各類數(shù)字信息資源庫，如數(shù)字化的科研資料庫、教學(xué)資源庫、文件材料庫等，通過信息采集平臺按信息采集標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范完成網(wǎng)上歸檔工作。

此外，檔案室可對館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，這是現(xiàn)階段數(shù)字檔案的重要來源。對于現(xiàn)有館藏檔案，可按其保存期限和利用情況有重點、有計劃地進(jìn)行數(shù)字化處理，對數(shù)字資源進(jìn)行必要的著錄標(biāo)引，以便能夠方便地進(jìn)行檢索和利用。

3.2 夯實基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)離不開完善的信息化系統(tǒng)，加強硬件、軟件建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化管理的必然要求。

目前，我校檔案室信息化基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完備。在硬件方面，電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備一應(yīng)俱全，但尚未能滿足未來數(shù)字化建設(shè)的需求，還需增添服務(wù)器等存儲設(shè)備，為日益增長的數(shù)字化檔案資源提供載體。在軟件方面，檔案室只擁有單機(jī)版的操作軟件，只能提供簡單的目錄檢索服務(wù)，遠(yuǎn)未達(dá)到資源共享的目標(biāo)，為此我們應(yīng)重視檔案管理軟件的引進(jìn)、開發(fā)與利用，建立一套包括信息采集、信息管理、信息利用服務(wù)等在內(nèi)的自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔一體化管理。

3.3 完善檔案網(wǎng)站建設(shè)

在信息化時代，檔案網(wǎng)站是檔案部門和用戶之間溝通的橋梁，用戶可不受時間、空間的限制，通過檔案網(wǎng)站了解檔案資源，查詢、利用所需信息，檔案網(wǎng)站建設(shè)完善與否是檔案信息化程度的重要標(biāo)志。

目前，我校檔案室網(wǎng)站建設(shè)還不夠完善，只有館藏介紹、規(guī)章制度、服務(wù)指南等專欄，用戶通過瀏覽網(wǎng)站只能掌握館藏概況以及如何查詢、利用檔案等基本信息，而不能直接地查詢及獲取信息資源，這是各高校檔案網(wǎng)站普遍存在的問題。為此，檔案部門要不斷完善網(wǎng)站建設(shè)，根據(jù)檔案密級程度，設(shè)置用戶訪問權(quán)限，逐步開發(fā)現(xiàn)有資源，積極構(gòu)建檔案資源共享平臺，實現(xiàn)數(shù)字化自助服務(wù)模式。

3.4 強化人才隊伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)與發(fā)展離不開高素質(zhì)的人才隊伍，各高校檔案管理人員大多具備檔案學(xué)基礎(chǔ)知識，但對信息技術(shù)的掌握卻十分有限。為適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需求，檔案部門應(yīng)重視對人員的教育和培訓(xùn)，不斷更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使檔案人員成為既具備檔案管理專業(yè)知識，又熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

此外，檔案人員還需轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，將信息服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹R服務(wù)，不斷提高檔案信息的組織和加工水平，滿足用戶對檔案信息的多元需求。

總之，檔案信息化是檔案管理工作的發(fā)展方向，檔案部門應(yīng)明確目標(biāo)，有計劃有步驟地逐步推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，使檔案管理工作逐步走向完善。

參考文獻(xiàn)

[1]李福琴.淺議高校檔案信息化建設(shè)[J].湖北檔案，2011（12）：30.

[2] 劉瑛.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息化進(jìn)程中的問題與對策探析[J].中國教育信息化：高教職教，2012（3）：4.