楊靖　王疆

［摘要］ 項(xiàng)目監(jiān)控是項(xiàng)目管理的重要組成部分，是項(xiàng)目最終達(dá)到進(jìn)度、成本、質(zhì)量要求的關(guān)鍵。本文以筆者所參與的油田軟件應(yīng)用系統(tǒng)項(xiàng)目為背景，闡述項(xiàng)目監(jiān)督與控制在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要性，并著重論述了項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、階段總結(jié)、相關(guān)人員參與情況監(jiān)控以及問題跟蹤處理過(guò)程，在整個(gè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)所起的積極作用及其實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。在該項(xiàng)目中，筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的整體規(guī)劃、組織實(shí)施和項(xiàng)目監(jiān)控，以先進(jìn)的項(xiàng)目管理理論為指導(dǎo)，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況對(duì)項(xiàng)目的整個(gè)實(shí)施過(guò)程進(jìn)行了有效的監(jiān)控，保障了項(xiàng)目的順利完成，達(dá)到了項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)。

［關(guān)鍵詞］ 信息系統(tǒng)； 項(xiàng)目； 監(jiān)控

［中圖分類號(hào)］F270.7［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）15- 0072- 02

本文分別從項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、階段總結(jié)、相關(guān)人員參與情況監(jiān)控以及問題跟蹤處理等方面對(duì)項(xiàng)目實(shí)施和監(jiān)控過(guò)程加以簡(jiǎn)要論述。

１項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控

進(jìn)度監(jiān)控的主要任務(wù)是跟蹤掌握項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度，對(duì)比項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，發(fā)現(xiàn)計(jì)劃與實(shí)際進(jìn)度之間的偏差，并采取適當(dāng)措施，保證項(xiàng)目順利進(jìn)行。在項(xiàng)目初期制定的進(jìn)度監(jiān)控措施是：首先根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模和人力資源等實(shí)際情況，給項(xiàng)目進(jìn)度偏差設(shè)置一個(gè)預(yù)警閾值（１０％）和一個(gè)控制閾值（２０％）；項(xiàng)目組成員必須每周向項(xiàng)目經(jīng)理提交工作周報(bào)，詳細(xì)描述工作進(jìn)展及遇到的問題；項(xiàng)目經(jīng)理每周根據(jù)項(xiàng)目成員的周報(bào)計(jì)算實(shí)際進(jìn)度，并與項(xiàng)目計(jì)劃對(duì)比。當(dāng)實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃相差超過(guò)預(yù)警閾值時(shí)，分析產(chǎn)生偏差的原因，并在項(xiàng)目組內(nèi)部協(xié)調(diào)解決問題，一旦進(jìn)度偏差超過(guò)控制閾值，則需要將問題反映到上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門，請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)為項(xiàng)目組協(xié)調(diào)資源、解決問題，以確保項(xiàng)目順利開展。

２項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)是項(xiàng)目管理中不可忽視的重要內(nèi)容，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)一旦變成現(xiàn)實(shí)，就有可能影響項(xiàng)目的進(jìn)度，增加項(xiàng)目的成本，甚至使軟件項(xiàng)目不能實(shí)現(xiàn)。所以在項(xiàng)目初期，將預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生作為風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的主要目標(biāo)，采取主動(dòng)式的風(fēng)險(xiǎn)管理策略。具體措施包括：在項(xiàng)目啟動(dòng)初期就進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，找出項(xiàng)目可能存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估其出現(xiàn)的概率及產(chǎn)生的影響，然后建立《項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控表》，詳細(xì)記錄每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的類型、等級(jí)、狀態(tài)、發(fā)生概率、緩解措施等；每周定期分析有沒有新的風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生，檢查每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的狀態(tài)變化，并將風(fēng)險(xiǎn)變化情況更新到《項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控表》。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，只把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生作為監(jiān)控目標(biāo)是不夠的，因?yàn)樵诒卷?xiàng)目的開發(fā)階段，一個(gè)關(guān)鍵開發(fā)人員離職，給項(xiàng)目的進(jìn)度和成本造成很大的影響。經(jīng)過(guò)這個(gè)事件，也使項(xiàng)目組認(rèn)識(shí)到我們還需建立一個(gè)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的計(jì)劃，將風(fēng)險(xiǎn)造成的影響降到最低。

３階段總結(jié)與里程碑管理

３．１項(xiàng)目計(jì)劃編制

只有站在統(tǒng)領(lǐng)全局、整體規(guī)劃的高度，預(yù)先制訂項(xiàng)目實(shí)施和控制的方案，才能使項(xiàng)目順利實(shí)施并最終取得成功。項(xiàng)目計(jì)劃為各利益相關(guān)者之間的溝通提供了一個(gè)參照，并確定了關(guān)鍵管理審查的內(nèi)容、范圍和時(shí)間，同時(shí)還為進(jìn)度評(píng)測(cè)和項(xiàng)目控制提供了一個(gè)基線。我們對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃具體內(nèi)容的確定，結(jié)合項(xiàng)目的各方面實(shí)際情況，主要參照ＩＥＥＥ １０５８．１中“軟件項(xiàng)目管理計(jì)劃”的基本內(nèi)容。其中包括項(xiàng)目介紹、項(xiàng)目組織、管理過(guò)程、技術(shù)過(guò)程和進(jìn)度預(yù)算5個(gè)部分。但所有的計(jì)劃內(nèi)容都必須是正確的、明確的、易理解的和可執(zhí)行的，切忌未經(jīng)確認(rèn)，難以執(zhí)行的項(xiàng)目計(jì)劃描述。另外，因?yàn)轫?xiàng)目管理的最終目標(biāo)是滿足或超越各利益相關(guān)者的需求和期望，在項(xiàng)目計(jì)劃過(guò)程中，進(jìn)行利益相關(guān)者分析也是非常重要的，但不宜將其作為項(xiàng)目整體計(jì)劃的一個(gè)部分，最好作為單位內(nèi)部一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃附件。該項(xiàng)分析的內(nèi)容可以包含各利益相關(guān)者的所屬組織、所處角色、項(xiàng)目利益、影響程度等。對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，花點(diǎn)時(shí)間來(lái)關(guān)注和利用這些信息也是非常重要的。筆者在項(xiàng)目管理過(guò)程中的感覺是，在項(xiàng)目的日常實(shí)施過(guò)程中，尤其是在項(xiàng)目陷入困境的時(shí)候，這些分析結(jié)果常常有很大的幫助。

３．２項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施

項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施是指對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃中所規(guī)定的工作進(jìn)行管理和實(shí)施的過(guò)程。項(xiàng)目產(chǎn)品主要在項(xiàng)目實(shí)施階段生產(chǎn)出來(lái)。在實(shí)施過(guò)程中，軟件編程、與需方有關(guān)技術(shù)人員的具體溝通、階段性調(diào)試，直至全套系統(tǒng)軟件和技術(shù)文件的完成等，都發(fā)生在這一階段。項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目實(shí)施是相互滲透、不可分割的活動(dòng)。在項(xiàng)目的實(shí)施中，我們對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃編制和實(shí)施之間的協(xié)調(diào)改進(jìn)工作主要采取誰(shuí)實(shí)施誰(shuí)計(jì)劃的原則。雖然項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整體項(xiàng)目計(jì)劃，但編制該計(jì)劃的大量基礎(chǔ)信息均來(lái)源于各技術(shù)組和技術(shù)人員。事實(shí)證明，按照這一原則，項(xiàng)目計(jì)劃的編制更加合理、可行，實(shí)施起來(lái)更加順利。

按照項(xiàng)目整體管理的指導(dǎo)方法，我們?cè)谧兏l(fā)生時(shí)，要求必須輸入項(xiàng)目計(jì)劃、變更申請(qǐng)和績(jī)效報(bào)告等重要內(nèi)容，輸出更新后的項(xiàng)目計(jì)劃、糾正措施和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)記錄等。通過(guò)這些做法，使項(xiàng)目變更控制與管理工作規(guī)范有序。該項(xiàng)目的順利實(shí)施，應(yīng)該得益于我們?cè)陧?xiàng)目初期引入了項(xiàng)目整體管理理念和方法，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了科學(xué)、規(guī)范的整體管理。通過(guò)項(xiàng)目整體管理，使項(xiàng)目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間充分地、有機(jī)地結(jié)合在一起，極大地提高了項(xiàng)目的實(shí)施效率。

主要參考文獻(xiàn)

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