張玉慧

[摘 要]近年來，電子文件的歸檔管理受到了空前重視，但由于受觀念、技術(shù)和法律等各種原因的影響，情況并不理想。業(yè)內(nèi)人士開展的相關(guān)調(diào)查顯示，在基層單位游離于檔案管理視線之外的電子文件仍占絕大多數(shù)，電子文件的歸檔管理情況不容樂觀。

[關(guān)鍵詞]電子文件 檔案管理

隨著人類進(jìn)人信息社會及現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展.由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化虛擬環(huán)境對人類社會的作用與意義越來越大，一個(gè)數(shù)字化地球正日益展現(xiàn)在我們面前。人類社會信息的生成，也由單一的傳統(tǒng)環(huán)境逐漸向主要由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成的數(shù)字化環(huán)境過渡。由此，新的數(shù)字化信息在人類社會中起著越來越重要的作用，并向人類杜會提出了新的挑戰(zhàn)。電子文件，作為一種數(shù)字化信息，從其產(chǎn)生、處理、傳遞至整理、保管、利用等各個(gè)方面都向檔案界提出了一系列新的課題。

一、電子文件的特性

1.非人工識讀性。非人工識讀是指電子文件載體上所記錄的信息是人們無法直接閱讀理解的，必須借助于特定的工具來識別。因此，將這一特征稱為“非直讀性”。

2.生成環(huán)境依賴性。非人工識讀性使得電子文件的生成、處理、閱讀、使用必須依靠計(jì)算機(jī)軟、硬件工具來實(shí)現(xiàn)。

3.信息與載體的可分離性。綜合各種論述，我們認(rèn)為信息與載體的可分離性是電子文件相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的一個(gè)重要而顯著的特點(diǎn)。

4.易變性。電子文件的易變性表現(xiàn)在內(nèi)容易變、載體易變和環(huán)境易變?nèi)齻€(gè)方面。（1）電子文件的內(nèi)容易于改動(dòng)和操作。由于存在信息與載體的“可分離性”，人們在對電子文件的內(nèi)容進(jìn)行改動(dòng)操作時(shí)無需顧及其記錄層面和物理層面載體所發(fā)生的變化，因?yàn)橛尚畔?nèi)容到載體之間的“映射”是“自由的”、由系統(tǒng)自動(dòng)完成的。因此，我們可以隨心所欲地改變文件的內(nèi)容和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，比如對文本信息進(jìn)行剪切、復(fù)制、粘貼，插入表格、圖形或音頻，對圖像文件進(jìn)行調(diào)色處理，對音頻文件重新壓縮，對數(shù)據(jù)庫文件動(dòng)態(tài)更新，對多種類型的信息進(jìn)行集成處理等等，這些操作在應(yīng)用軟件平臺上都可以很方便地完成，并且通?？梢阅孓D(zhuǎn)。(2)電子文件的存儲載體極易改變。一方面，磁電介質(zhì)和光電介質(zhì)的性能不穩(wěn)定，其物理壽命(保證存儲數(shù)據(jù)不丟失的時(shí)間)遠(yuǎn)不如紙張，在氧化作用或物化環(huán)境的影響下，很容易發(fā)生文件信息的丟失或改變現(xiàn)象;另一方面。技術(shù)的發(fā)展使存儲設(shè)備不斷更新?lián)Q代，新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)逐漸失去對老式存儲設(shè)備的兼容性，為保證電子文件信息的長期有效，必須及時(shí)不斷地將電子文件從老的存儲載體轉(zhuǎn)移到新的存儲載體，這種存儲載體的升級，也可能帶來信息的失真。(3)電子文件的生成環(huán)境不斷變化。隨著技術(shù)的發(fā)展，電子文件賴以生存的應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件平臺不斷升級，硬件環(huán)境的系統(tǒng)配置及其性能不斷提高，新的信息編碼規(guī)范、信息記錄方式和文件格式不斷問世。由于電子文件對生成環(huán)境具有依賴性，將電子文件從舊的生成環(huán)境向新的環(huán)境遷移成為電子文件長期保管的常規(guī)任務(wù)，而在技術(shù)環(huán)境的遷移過程中，將不可避免地發(fā)生信息的損失、變異現(xiàn)象。

5.結(jié)構(gòu)復(fù)雜性。相比傳統(tǒng)形態(tài)的文件，電子文件的結(jié)構(gòu)復(fù)雜性主要表現(xiàn)在:(1)電子文件個(gè)體存在縱向結(jié)構(gòu)。從“內(nèi)容信息”到作為信息記錄方式的“數(shù)字代碼序列”，再到固化數(shù)字代碼序列的“存儲載體”，電子文件呈現(xiàn)出縱向?qū)咏Y(jié)構(gòu)，各個(gè)層面之間的“映射”有著復(fù)雜的規(guī)則，通過專門的軟件來實(shí)現(xiàn)。而對紙質(zhì)文件而言，內(nèi)容與載體通過書寫或刻印融合于一休，成為不可分割、不易變化的整體，結(jié)構(gòu)清晰單一。(2)電子文件內(nèi)容具有集散性。一份電子文件的信息內(nèi)容可以由不同的內(nèi)容要素集合而成，這些內(nèi)容要索可以源自不同的系統(tǒng)(如:OA系統(tǒng)、MIS系統(tǒng)、GLS系統(tǒng)等)、系統(tǒng)的不同組成部分、不同的數(shù)據(jù)庫及不同的物理位置。（3）電子文件具有與環(huán)境的關(guān)聯(lián)性。對電子文件而言，生成、處理和顯現(xiàn)這些內(nèi)容的軟件程序和背景信息與表達(dá)作者意圖的文件內(nèi)容同等重要。孤立保存的電子文件，會因?yàn)橹С中攒浖完P(guān)聯(lián)信息的缺乏而無法正確識讀和保存，因此，描述電子文件格式、結(jié)構(gòu)、來源、職能、技術(shù)參數(shù)、軟硬件環(huán)境等信息的元數(shù)據(jù)成為電子文件不可或缺的組成部分。

6.多種媒體的集成性。多種媒體集成是電子文件不容爭議的重要特點(diǎn)。電子文件可以將文字、圖片、動(dòng)畫、音頻、視頻、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)乃至程序指令等集成于同一個(gè)文件體，從而在文件展現(xiàn)過程中圖文并茂，具備傳統(tǒng)文件無法比擬的超鏈、檢索、互動(dòng)等功能。

二、電子文件檔案管理策略

1.對電子文件管理流程加以優(yōu)化

相關(guān)管理活動(dòng)有序組合。電子文件管理流程不是對手工管理流程的復(fù)制和模擬，而應(yīng)根據(jù)電子文件技術(shù)特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)高效處理數(shù)據(jù)、一次輸入多次輸出、可并行作業(yè)等優(yōu)勢，構(gòu)建更為科學(xué)高效新流程，具體落實(shí)全程管理和前端控制。

2.以電子文件管理軟件為中心實(shí)施管理

電子文件技術(shù)特點(diǎn)和隨之而來的管理問題都直接或間接地起源于系統(tǒng)，而最后解決途徑也都要?dú)w結(jié)到系統(tǒng)設(shè)計(jì)上。在電子文件管理體系中，管理系統(tǒng)(主要是軟件)處于中心位置，沒有系統(tǒng)管理對電子文件而言是不可想象的。設(shè)計(jì)合理的電子文件管理系統(tǒng)是相關(guān)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法的執(zhí)行者，是電子文件管理活動(dòng)重要的承擔(dān)者，是全程管理、前端控制和流程優(yōu)化的根本保證。

三、結(jié)束語

電子文件以其全新的形式和要求進(jìn)入了文件、檔案管理領(lǐng)域，對電子檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。電子檔案管理工作要趕上時(shí)代步伐，適應(yīng)電子檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需要，為社會提供更好更有效的服務(wù)。

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