劉媛媛,胡燕鴻

［摘要］ 本文詳細深入地分析了ERP系統(tǒng)下應(yīng)收賬款結(jié)算處理和管控策略。首先描述ERP下應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)類型與核銷流程，然后詳細闡明了由表單處理承載的核銷業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流，最后強調(diào)貫穿于應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)處理一體化流程的管理控制措施。

［關(guān)鍵詞］ ERP；應(yīng)收賬款結(jié)算；管理控制策略

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 001

［中圖分類號］F233［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）10- 0002- 03

1應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)類型與業(yè)務(wù)處理特點

應(yīng)收賬款結(jié)算主要處理的業(yè)務(wù)是應(yīng)收賬款核銷，俗話講就是“勾銷”，是ＥＲＰ系統(tǒng)中銷售與收款管理的主要環(huán)節(jié)，準確無誤的應(yīng)收賬款核銷處理是生成賬齡分析表、到期債權(quán)列表、應(yīng)收利息表等管理表的基礎(chǔ)。

應(yīng)收系統(tǒng)核銷類型主要包括：到款結(jié)算、預(yù)收款沖應(yīng)收款、應(yīng)收款轉(zhuǎn)銷、預(yù)收款轉(zhuǎn)銷、應(yīng)收款沖應(yīng)付款、預(yù)收款沖預(yù)付款。下面將以Ａ公司為例，列舉各種應(yīng)收賬款結(jié)算的業(yè)務(wù)處理過程和數(shù)據(jù)。為簡化起見，假定各個往來單位之間的應(yīng)收、應(yīng)付、預(yù)收、預(yù)付等款項的金額是相等的。

（１）到款結(jié)算是最基本的核銷類型，用于收到款項后勾銷應(yīng)收業(yè)務(wù)。比如，Ａ公司賬面上掛賬Ｂ公司應(yīng)收款與Ａ公司收到的Ｂ公司銀行承兌匯票。

（２）預(yù)收款沖應(yīng)收款是將預(yù)收業(yè)務(wù)與應(yīng)收業(yè)務(wù)進行勾銷。由于收款中，存在預(yù)收賬款，無法預(yù)先知道該筆款項所屬的銷售業(yè)務(wù)，而且收款出納在根據(jù)發(fā)票收款時也可能沒有記錄銷售發(fā)票號的現(xiàn)象，因此需進行核銷處理準確建立和核算收款與應(yīng)收款的對應(yīng)關(guān)系。比如，Ａ公司賬面上同時掛賬Ｂ公司的預(yù)收款和應(yīng)收款。

（３）應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)銷涉及三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系，用于不同往來單位之間的應(yīng)收款轉(zhuǎn)移。比如，Ａ公司賬面上掛賬Ｂ公司應(yīng)收款，同時Ｂ公司賬面上掛賬Ｃ公司應(yīng)收款，通過將Ａ公司掛賬的Ｂ公司應(yīng)收款轉(zhuǎn)銷給Ｃ公司，以結(jié)清Ａ、Ｂ公司的應(yīng)收款和Ｂ、Ｃ公司的應(yīng)收款。

（４）預(yù)收賬款轉(zhuǎn)銷亦涉及三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系，用于不同往來單位之間的預(yù)收款轉(zhuǎn)移。比如，Ａ公司賬面上掛賬Ｂ公司預(yù)收款，同時Ｂ公司賬面上掛賬Ｃ公司預(yù)收款，通過將Ａ公司掛賬的Ｂ公司預(yù)收款轉(zhuǎn)銷給Ｃ公司，以結(jié)清Ａ、Ｂ公司的預(yù)收款和Ｂ、Ｃ公司的預(yù)收款。

（５）應(yīng)收款沖應(yīng)付款可以是相同的往來單位之間的沖銷，也可以是不同的往來單位之間的轉(zhuǎn)銷。相同的往來單位之間的沖銷比較簡單，而不同的往來單位之間的轉(zhuǎn)銷則涉及三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系。比如，Ａ公司賬面上掛賬Ｂ公司應(yīng)收款和Ｃ公司應(yīng)付款，如果Ｂ公司同時掛賬Ｃ公司應(yīng)收款和Ｃ公司同時掛賬Ｂ公司應(yīng)付款，通過將Ａ公司掛賬的Ｂ公司應(yīng)收款與Ａ公司掛賬的Ｃ公司應(yīng)付款勾銷，以結(jié)清Ａ、Ｂ公司的應(yīng)收款和Ａ、Ｃ公司的應(yīng)付款，而建立Ｃ公司應(yīng)收Ｂ公司的款項；由于已有的Ｂ公司掛賬Ｃ公司應(yīng)收款，最終結(jié)清Ａ、Ｂ、Ｃ三公司之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系。

（６）預(yù)收款沖預(yù)付款可以是相同的往來單位之間的沖銷，也可以是不同的往來單位之間的轉(zhuǎn)銷。相同的往來單位之間的沖銷比較簡單，而不同的往來單位之間的轉(zhuǎn)銷則涉及三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系。比如，Ａ公司賬面上掛賬Ｂ公司預(yù)收款和Ｃ公司預(yù)付款，如果Ｂ公司同時掛賬Ｃ公司預(yù)收款和Ｃ公司同時掛賬Ｂ公司預(yù)付款，通過將Ａ公司掛賬的Ｂ公司預(yù)收款與Ａ公司掛賬的Ｃ公司預(yù)付款勾銷，以結(jié)清Ａ、Ｂ公司的預(yù)收款和Ａ、Ｃ公司的預(yù)付款，而建立Ｃ公司預(yù)收Ｂ公司的款項；由于已有的Ｂ公司掛賬Ｃ公司預(yù)收款，最終結(jié)清Ａ、Ｂ、Ｃ三公司之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系。

在上述6種核銷業(yè)務(wù)類型中，第一種業(yè)務(wù)處理和數(shù)據(jù)流向單一，比較容易把握；第二種業(yè)務(wù)處理和數(shù)據(jù)流向雖然是雙向的，但由于是相同兩個往來單位之間的雙重、反向業(yè)務(wù)處理和數(shù)據(jù)流向，把握起來也不難；第三、四種都涉及到不同業(yè)務(wù)單位之間的三角債務(wù)關(guān)系，具有共同點；第五、六種可能是相同兩個往來單位之間、也可能是3個不同業(yè)務(wù)單位之間的三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系，具有共同點。

2應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)流程

應(yīng)收賬款結(jié)算銜接銷售活動與收款活動，通過將相互對應(yīng)的各種單據(jù)進行勾對，以使應(yīng)收系統(tǒng)掛賬業(yè)務(wù)得以動態(tài)實時處理和更新。與應(yīng)收賬款核銷相關(guān)的業(yè)務(wù)流程如圖１所示。

收款單文件要么登記預(yù)收款信息，要么根據(jù)已經(jīng)發(fā)生銷售活動的收款。往來核銷的目的是實現(xiàn)由收款信息追溯對應(yīng)賒銷發(fā)票的作用。通過核銷，確定收到的款項究竟是支付哪次購買行為而拖欠的款項，或者是結(jié)清什么債權(quán)債務(wù)關(guān)系。應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)如圖２所示。

從ＥＲＰ系統(tǒng)業(yè)務(wù)與財務(wù)融合與一體化的觀點來看，應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)與銷售系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、賬務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，存在著數(shù)據(jù)接口和數(shù)據(jù)交換。核銷之前必須保證銷售業(yè)務(wù)確已發(fā)生、數(shù)據(jù)已經(jīng)傳入賬務(wù)系統(tǒng)，且確實已經(jīng)收款。明確的崗位職責(zé)和工作流程確保了通過前項事件的信息控制后續(xù)活動，并通過記錄和控制數(shù)據(jù)流確保了審計中業(yè)務(wù)追溯活動的可執(zhí)行性。

3應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)的表單處理

應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)的主要單據(jù)有各種銷售發(fā)票（普通發(fā)票和增值稅發(fā)票）、其他應(yīng)收單、收款單、退款單和應(yīng)收票據(jù)。如圖１所示，核銷應(yīng)收賬款前，檢查對客戶開發(fā)票環(huán)節(jié)非常重要。應(yīng)收賬款會計員開銷售發(fā)票向客戶收賬前是否檢查了訂貨員輸入的銷售價格和裝運員輸入的裝運費用。創(chuàng)建發(fā)票記錄后自動生成銷售日記賬項。銷售日記賬提供了審計軌跡，檢查時可以用日記賬來認定裝運和銷售訂單記錄。檢查后的銷售日記賬可以過賬銷售發(fā)票記錄。

應(yīng)收賬款會計員在現(xiàn)金收款日記賬中記錄收款，并將現(xiàn)金收入日記賬的總金額和匯款單上的金額進行比較，如果相符，則過賬該筆分錄，更新總賬。核銷時應(yīng)從收款單文件中的關(guān)鍵字“收款單號”，查核其對應(yīng)的發(fā)票記錄，如果對應(yīng)關(guān)系確認，則可以進行核銷。

為突出特點和難點，這里主要說明應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)銷、應(yīng)收沖應(yīng)付等涉及到三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系的核銷業(yè)務(wù)。

由前所述，應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)銷業(yè)務(wù)是為了結(jié)清三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系。單據(jù)和業(yè)務(wù)處理的關(guān)系如圖３所示。已有的Ａ公司應(yīng)收Ｂ公司款項信息體現(xiàn)在Ａ公司的銷售發(fā)票（包括普通發(fā)票和增值稅發(fā)票）中，已有的Ｂ公司應(yīng)收Ｃ公司款項信息體現(xiàn)在Ｂ公司的銷售發(fā)票中，以Ａ公司為會計主體，將已有的Ａ公司應(yīng)收Ｂ公司款項轉(zhuǎn)銷給Ｃ公司，則生成收款單，表明Ｂ公司已經(jīng)付款，并同時生成其他應(yīng)收單，表明Ａ公司應(yīng)收Ｂ公司款項的記錄生成。

應(yīng)收沖應(yīng)付業(yè)務(wù)也是為了結(jié)清三角債權(quán)債務(wù)關(guān)系。業(yè)務(wù)處理關(guān)系如圖４所示。

已有的Ａ公司應(yīng)收Ｂ公司款項信息體現(xiàn)在Ａ公司的銷售發(fā)票（包括普通發(fā)票和增值稅發(fā)票）中，已有的Ａ公司應(yīng)付Ｃ公司款項信息體現(xiàn)在Ａ公司的應(yīng)付單中，還有一個前提是Ｃ公司應(yīng)付Ｂ公司款項，如果將Ａ、Ｂ公司間的應(yīng)收沖Ａ、Ｃ公司間的應(yīng)付后建立的Ｃ公司應(yīng)收Ｂ公司款項恰與Ｃ公司應(yīng)付Ｂ公司款項結(jié)清，則最終結(jié)果是結(jié)清Ａ、Ｂ、Ｃ三個公司之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系。

4應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)處理一體化流程的管理控制策略

應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)需關(guān)注的風(fēng)險點和控制點包括收款業(yè)務(wù)執(zhí)行、收款記錄以及應(yīng)收賬款、現(xiàn)金和銷售的賬目信息記錄。為了降低應(yīng)收賬款核銷的風(fēng)險，應(yīng)采取工作流程控制活動，即控制從一個事件到另一個事件的過程。工作流程控制利用事項之間的聯(lián)系，重點在于各事件的責(zé)任、事件的先后次序以及業(yè)務(wù)活動中的信息的流程。應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)的工作流程控制活動可以進一步細化為相應(yīng)的管理控制策略：即崗位職責(zé)分工、表單控制、審核控制、報告控制等。

4.１ 崗位職責(zé)分工

應(yīng)收賬款核銷涉及到的應(yīng)收會計員、收發(fā)員、出納和控制員這4個崗位的職責(zé)要分離，以保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入和審核環(huán)節(jié)的分離。在應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)中，前提之一是銷售發(fā)票的錄入和審核是由職責(zé)分離的崗位來完成，前提之二是收款員收到客戶付款后，一方面交由出納處理銀行業(yè)務(wù)，另一方面生成收款單交由應(yīng)收會計記錄收款。

4.２ 表單控制

在應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)中，表單承載的信息不僅起到了傳遞信息的作用，還起到了控制的作用。核銷時可以在收款單上完成，但是前提是收款單必須通過關(guān)聯(lián)發(fā)票或應(yīng)收單的關(guān)鍵信息。如果要進行自動核銷，則需設(shè)定根據(jù)時間先后核對單據(jù)金額進行核銷。即通過對往來單位所有未核銷的發(fā)票、其他應(yīng)收單與所有未核銷的收款單、退款單核銷。

4.３ 審核控制

應(yīng)收賬款核銷類型不同，執(zhí)行核銷的過程亦不同，核銷后自動生成的單據(jù)也不同。適當?shù)膶徍丝刂埔源_保自動生成的表單信息得以確認，并提供了審計軌跡。假使審計人員想要通過各種方式從核銷記錄追溯到原始銷售發(fā)票甚至追溯到原始銷售訂單時，審計人員可以從核銷記錄中的收款單號、銷售發(fā)票號關(guān)鍵字段，檢查對應(yīng)的收款明細記錄和銷售明細記錄，進而再順藤摸瓜檢查對應(yīng)的裝運記錄和銷售訂單明細記錄中的銷售訂單信息。

4.４ 報告控制

報告控制是一種周期性進行的控制策略，在多數(shù)情況下是按月進行。為了降低應(yīng)收賬款核銷業(yè)務(wù)的風(fēng)險，一般在每月末出具以下報告：①發(fā)送客戶往來對賬單，以反映客戶已支付的發(fā)票和尚未支付的發(fā)票，進而發(fā)現(xiàn)客戶付款記錄和企業(yè)收款記錄的差異，并進一步查找原因；②在應(yīng)收賬款核銷記錄的基礎(chǔ)上，查對應(yīng)收賬款賬齡報告，以跟蹤長時間未付款的客戶，為應(yīng)收賬款余額審計提供審計證據(jù)。

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