劉文萍

（荊州職業(yè)技術學院，湖北 荊州 434020）

高職學院檔案信息資源的開發(fā)與利用

劉文萍

（荊州職業(yè)技術學院，湖北 荊州 434020）

高職學院檔案信息資源是一種重要的學院資源，其重要性已引起學校的普遍關注和廣泛認同。加強學校檔案信息資源開發(fā)利用，對學校今后檔案信息資源的開發(fā)利用有重要的參考價值。

學校檔案；信息資源；開發(fā)；利用

高職學院在當前社會中快速發(fā)展，使得學校對檔案信息資源的需求也越來越高，特別是對學生的管理與信息共享，有著不可忽視的地位?？梢哉f，開發(fā)利用檔案信息資源服務學院精神文明和物質文明的建設已成為檔案工作的一個中心課題。這是信息時代的要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然結果。

一、開發(fā)與利用檔案信息資源的內涵

（一）社會快速發(fā)展與檔案信息資源的利用

胡錦濤同志指出：“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實紀錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，它不僅對深化改革，發(fā)展經濟，推動科技進步，提高國民素質有促進作用，而且對維護祖國統(tǒng)一，加強民族團結，保持社會穩(wěn)定具有重要作用?！碑斍案呗殞W院的快速發(fā)展需要有關檔案信息資源的支持。這就要求檔案工作不能只停留在過去的收集、整理、保管、借閱等一般性工作上，而是要通過檔案部門運用現(xiàn)代化管理手段進行深加工，變成能夠迅速、準確地提供社會利用的信息資源，為經濟建設和社會快速發(fā)展提供原始決策依據(jù)，以保證各項改革的健康深入進行，推動社會各項事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。

（二）精神文明建設與檔案信息資源的利用

檔案是精神文明建設的重要內容和生動教材，利用檔案中的生動教材進行精神文明建設可以收到良好的效果。有關部門可以利用檔案，通過新聞媒介、報刊、雜志、板報、圖片展覽等多種形式和手段，向群眾特別是青少年宣傳黨的光輝歷史、社會主義建設事業(yè)的偉大成就和英雄人物事跡，通過鮮活生動的例子對他們進行人生觀、價值觀的教育。相比枯燥的、空洞的政治說教而言，從檔案中提取的生動教材（信息資源）進行精神文明教育，往往可以收到事半功倍的效果。

（三）學院檔案事業(yè)發(fā)展與檔案信息資源的利用

學院檔案部門的優(yōu)勢在于保管了大量的檔案資料，但是，在檔案信息開發(fā)利用之前，其價值是潛在的，還構不成真正的信息資源。只有通過開發(fā)利用，才能使檔案的潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值。因此，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率，最大限度地發(fā)揮檔案信息價值與功能，早已成為檔案工作者的一項重要任務。

二、學院檔案信息資源開發(fā)利用工作的現(xiàn)狀

經過多年的建設發(fā)展，我國檔案事業(yè)包括檔案信息資源開發(fā)利用在內的各個方面都取得了舉世矚目的成就。如各級各類檔案部門通過各種形式開發(fā)檔案信息資源，為社會各方面提供利用，使檔案信息資源在社會各項事業(yè)中發(fā)揮了重大作用，取得了顯著的社會效益和經濟效益。但是，當前檔案信息資源開發(fā)利用工作依然存在著很多問題，主要有以下幾個方面：

（一）檔案意識的淡薄

當今世界已經將信息同能源、材料并列為三大資源，然而，還有不少人對檔案作為一種重要的信息資源認識不足，認識不到檔案的重要作用，影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。此外，由于檔案系統(tǒng)長期處于封閉或半封閉的環(huán)境之中，一部分檔案工作者安于現(xiàn)狀，固步自封，思想認識陳舊落后和精神狀態(tài)不佳，認為查閱、借閱、調閱、復印檔案就是其唯一的價值，重視管理輕視利用，沒有意識到時代所賦予的新角色，這極不利于檔案信息的開發(fā)和利用。

（二）館（室）藏數(shù)量不大

檔案信息資源的開發(fā)對象是館（室）藏檔案，沒有數(shù)量豐富的館（室）藏，檔案信息資源開發(fā)實踐就成了無源之水、無本之木?，F(xiàn)實的情況是，多數(shù)檔案部門的館（室）藏數(shù)量不足，藏有量十分有限。此外，很多檔案館的館藏文書檔案所占比例偏大，科技檔案、聲像檔案所占比例偏小，而特色檔案、名人檔案、聲像檔案、實物檔案基本沒有。上述這種狀況使得檔案信息資源的開發(fā)利用面偏窄，內容偏少，成為制約檔案信息開發(fā)利用的一大瓶頸。

（三）服務方式與手段落后

長期以來，檔案部門的服務方式沒有根本性的變化，“你來我查”的館內閱覽服務仍是主要形式，基本是等利用者自己上門查閱檔案，不能主動向人們介紹館藏內容和檢索方法，不能引導人們很好地了解檔案、認識檔案、利用檔案。再者，檢索工具種類少、標引質量差、檔案成分優(yōu)化不夠、綜述的完整性不高等情況在各級檔案部門普遍存在，導致人們不能快速、充分地利用檔案。另外，與發(fā)達國家相比，我國檔案信息資源數(shù)字化建設存在很大差距。信息化是未來檔案信息資源有效開發(fā)利用的前進方向，在這方面我們做得還遠遠不夠，很多檔案部門的檔案信息資源網絡還沒有建立。

（四）檔案管理人員的素質有待提高

在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，檔案工作者是檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)中不可缺少的、最關鍵的要素之一。但是我國目前檔案部門中工作人員素質令人擔憂。一是各級的檔案行政管理部門和國家綜合檔案館特別是基層檔案管理人員中文化素質不高，具有大學（大專）以上學歷的比例偏低，具有檔案專業(yè)的人員更少。二是對在職培訓和后續(xù)教育認識不足、做得不夠。大多數(shù)檔案人員沒有接受過系統(tǒng)的在職培訓教育，檔案人員業(yè)務素質的低下導致檔案信息資源開發(fā)利用舉步維艱。造成這樣情形的原因有多種：一方面，我國檔案部門以往對檔案工作者的調配多注重政治素質，而忽略了綜合素質，特別是文化素質和專業(yè)素質，而且檔案管理隊伍年齡偏大，知識結構不合理，業(yè)務素質偏低，這直接影響了檔案信息資源的開發(fā)利用；另一方面，檔案部門一直以來屬于“冷部門”，資金、技術投入長期不足，難以吸引優(yōu)秀的人才從事檔案信息的開發(fā)利用工作。

三、學院檔案信息資源開發(fā)利用

上文分析了當前檔案信息資源開發(fā)利用工作存在的問題，筆者認為存在問題并不可怕，只要我們正確地面對現(xiàn)實，積極主動地采取措施，就可以克服困難、解決問題、取得成效的。要開發(fā)利用檔案信息資源，改變現(xiàn)狀，首先必須從學院檔案部門內部建設入手，轉變觀念，強化檔案意識，提高檔案信息服務的水平和能力，挖掘內部潛力。同時，也需要整個社會的關懷和支持。

（一）轉變檔案意識

意識決定方向，轉變檔案意識是開發(fā)利用檔案信息資源的前提。第一，堅定服務思想，明確服務方向。檔案是為國家和社會服務、為人民群眾服務的。檔案工作既然是一項服務工作，就要求檔案工作者具有服務意識、奉獻意識、宣傳意識。以對國家負責、對社會負責、對利用者負責的高度責任感和主人翁精神，為利用者服務。在平時為檔案利用者提供服務的基礎上，采取檔案編研、展示、媒體宣傳、印發(fā)史料、開放公布檔案信息資源等手段，拓寬信息開發(fā)渠道，主動服務，打破過去那種你來我找的被動局面，做好服務創(chuàng)新工作。第二，大力宣傳開發(fā)利用檔案信息資源的重要性。針對目前社會檔案意識淡薄及檔案開發(fā)利用落后的現(xiàn)狀，應該采取多種形式，加強檔案信息社會宣傳，使人們知道檔案是什么、檔案有什么作用、檔案應該怎么用，從而激發(fā)人們利用檔案的熱情，引導更多的人利用檔案。

（二）豐富館藏資料

只有門類齊全、結構合理的館藏檔案資源，才能滿足利用者的各種信息需求。這就要求檔案部門改變過去坐等接收的辦法，面向社會，通過各種方式，多層次、多渠道地征集檔案資料?？梢圆扇∫韵碌姆绞剑旱谝唬瑥V泛地征集散存在組織和個人手中的珍貴檔案史料或具有特色和長期保存價值的檔案材料。第二，加強館際之間的交流合作，實現(xiàn)資源共享。第三，對于一些珍貴的檔案資料應該重點收集，確保珍貴的檔案不會流失。第四，應在收藏的種類和形式上做些拓展。既要有反映機關日常工作的檔案，也要有知名人物、典型單位的檔案；既要有文書檔案，又要有科技檔案、專業(yè)檔案、人物檔案、口述檔案；既要有近現(xiàn)代檔案，又要有歷史檔案；從檔案載體看，既要有紙質檔案，又要有膠片、磁性和電子檔案等。此外，要注意收集具有地方特色、民族特色的檔案，以優(yōu)化館藏結構。總而言之，各級檔案部門應該建立起門類齊全、數(shù)量充足、配置合理、特色突出的檔案信息資源庫，為滿足和保障社會對信息資源的需要奠定堅實的基礎。

（三）提高服務質量

開發(fā)利用檔案信息資源必須要提高服務質量。筆者認為可以從以下幾個方面著手：第一，建立健全檔案服務的組織機構。其中有檔案借閱服務、情報服務、代理性服務、檢索咨詢服務、利用咨詢服務組織，這些機構各司其職，主動為利用者服務。第二，建立檢索工具體系。對收集的檔案進行科學的整理、鑒定、編目，使檔案建立在從零散狀態(tài)變?yōu)橄到y(tǒng)、有序的基礎上；同時要建立起科學的檢索工具體系，力求檢索工具功能的多樣化，能夠從不同角度、不同方位、不同層次上檢索，從而不斷提高查全率、查準率和查閱率，以適應檔案利用工作的需要。第三，建立檔案信息資源網絡。當代信息技術的廣泛應用，為檔案的管理、利用提供了可行的技術和方法。我們應積極探索管理、利用的途徑及方式，適應信息時代的要求。筆者認為，有條件的檔案部門可以探索建立檔案信息資源網絡，培育和發(fā)展檔案信息市場，逐漸疏通檔案信息的傳播渠道，以最大限度地滿足社會的信息需求為目的，使有償服務和無償服務有機地結合起來。

（四）提升人員素質

在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，檔案工作者是檔案信息資源開發(fā)利用的主體，他們的素質直接影響開發(fā)利用的成效。因此，只有不斷提高檔案工作者的綜合素質，才能使檔案信息資源開發(fā)利用工作更優(yōu)質、高效地開展。作為信息時代的檔案工作者：一要有強烈的事業(yè)心、責任感和使命感，要有開拓進取的創(chuàng)新精神，要編寫前人沒有編寫過的材料，將那些對當今經濟發(fā)展和社會進步有益的檔案信息及時地整理出來，使檔案信息在現(xiàn)實工作中充分發(fā)揮作用。二要熟練掌握現(xiàn)代信息技術。現(xiàn)代社會是信息社會，檔案信息化建設相關的計算機應用技術知識、數(shù)字化技術知識、網絡技術知識、現(xiàn)代化技術管理知識都是必不可少的。因此，作為新時期檔案工作者必須加以熟練掌握。三要提高認識，加強對檔案工作人員的后續(xù)教育，分期分批地對他們進行系統(tǒng)的業(yè)務培訓，并做到經?；?、制度化。此外，政府機關應該加大對于檔案部門的投入，以較好的待遇吸引優(yōu)秀的人才投身開發(fā)利用檔案信息資源的工作中。

對檔案信息資源的開發(fā)利用問題進行研究可以開拓檔案學研究的新領域，豐富我國的檔案館藏建設和國家檔案事業(yè)管理的內容，為我國社會快速發(fā)展提供支撐。雖然我國當前檔案信息資源開發(fā)利用工作存在諸多問題，但是筆者相信，隨著未來我國檔案工作的不斷完善，檔案信息資源開發(fā)利用工作一定會取得顯著的成效。

[1]呂亞軍.如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用[J].赤峰學院學報，2009，（3）：181.

[2]高原.談檔案信息資源的開發(fā)利用[J].蘭臺世界，2008，（5）：37.

[3]劉興梅.檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].商業(yè)經濟，2008，（2）：99.

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