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信息化視角下地方金融院??蒲泄芾硖轿觥蚤L春金融高等??茖W(xué)校為例

2012-08-15 00:51王一婷
關(guān)鍵詞:信息化管理

王一婷

(長春金融高等專科學(xué)校 科研處,吉林 長春 130028)

一、背景及原因

2011年4月,胡錦濤同志在清華大學(xué)百年校慶講話中明確指出:“全面提高高等教育質(zhì)量,必須大力增強科學(xué)研究能力。要以高水平的科學(xué)研究支撐高質(zhì)量的高等教育?!庇纱丝梢姡茖W(xué)研究在高等教育質(zhì)量發(fā)展、內(nèi)涵強校建設(shè)中發(fā)揮著無可替代的作用。大力發(fā)展科學(xué)研究是地方金融院校內(nèi)涵強校的關(guān)鍵,做好科研管理工作是科學(xué)研究的基礎(chǔ)。高校的科研工作主要是為高層次科研人才創(chuàng)造科研條件、組織建設(shè)創(chuàng)新的科研團隊、不斷提高研究層次和研究水平,爭取高水平的研究成果??蒲泄芾硎且豁楅L期的、復(fù)雜的系統(tǒng)性工程,所涉內(nèi)容廣泛、領(lǐng)域眾多、數(shù)據(jù)繁雜。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,如何利用現(xiàn)有的信息化手段,實現(xiàn)科研工作動態(tài)化管理已經(jīng)成為地方金融院??蒲泄芾淼闹匾n題。

作為吉林省唯一的地方性金融院校,我??茖W(xué)研究工作始終圍繞著為地方經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)、為金融特色人才培養(yǎng)服務(wù)、為教學(xué)建設(shè)服務(wù),一直秉承“服務(wù)型管理”的理念。我??蒲泄芾砉ぷ魇羌椖可陥?、中期檢查、結(jié)題驗收、成果報獎、成果轉(zhuǎn)化、檔案整理和非密化處理、工作量化考核、科研獎勵及科研統(tǒng)計于一體的系統(tǒng)性工程。

二、信息化科研管理的必要性

信息技術(shù)的發(fā)展給科研管理帶來了最為直接的挑戰(zhàn)和機遇,科研管理的信息化是科研管理工作的必然趨勢,也是實現(xiàn)科研管理動態(tài)化的必然選擇。利用現(xiàn)有的信息化手段,將項目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、研究狀態(tài)、經(jīng)費管理、量化考核、檔案檢索、成果報獎等有效集合,以實現(xiàn)資源共享、快速查詢、實時掌握,使科研管理動態(tài)化成為可能。

信息化的極速發(fā)展,很大程度上給人類的生存環(huán)境和生活方式帶來了重大的變革。傳統(tǒng)的科研項目管理多是通過書面介質(zhì)的方式,從立項到結(jié)項各環(huán)節(jié)由一張張紙累加,相關(guān)的項目信息只能通過翻閱紙質(zhì)文件,逐條查閱,費時費力,準確性也相對無法保障,導(dǎo)致管理中出現(xiàn)脫節(jié)、零散的現(xiàn)象,無法支撐逐年增長的科研支持力度。信息化的發(fā)展,使傳統(tǒng)的立項整材料、匯報找材料、跟進翻材料的做法,將被逐步擯棄??蒲泄ぷ髡咄ㄟ^信息化動態(tài)管理的手段從平素重復(fù)、徒勞繁重的工作中解放出來,進而有更多的時間進行精細化管理,以使管理流程優(yōu)化。因此,信息化建設(shè)成為高??蒲泄芾淼闹匾ぷ?。[1]

為了適應(yīng)時代信息化的要求,很有必要改革傳統(tǒng)的科研管理模式而采取科研管理的信息化??蒲泄芾淼男畔⒒前研畔⒒幚淼氖侄魏头椒☉?yīng)用到科研管理中,一是基于網(wǎng)絡(luò)的信息化管理科研活動;二是用信息化技術(shù)來解決動態(tài)管理中的問題。因此,科研管理的信息化實質(zhì)上是在科研管理的各個環(huán)節(jié)中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)、信息資源和環(huán)境,優(yōu)化科研管理模式,不斷提高科研管理效率和管理水平的過程,是將其應(yīng)用于信息技術(shù)與動態(tài)管理的細節(jié)中。因此,應(yīng)該提高對科研管理信息化的認識,加快科研管理信息化建設(shè),以提高高等學(xué)??蒲泄芾硭?,促進科研競爭力的提高。

三、科研管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

信息化科研管理是高等學(xué)校科研管理改革與創(chuàng)新的重要內(nèi)容與途徑??蒲泄芾淼男畔⒒ㄔO(shè)包括科研政策和文件的信息化處理、項目的申報和批準立項的信息化管理、科研項目成果評估及獎勵管理的信息化、科技管理日常工作的信息化等,這將有利于促進高校科研管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化和服務(wù)化。本文就項目來源信息化和科研檔案信息化檢索進行初探。

(一)把握特色,有的放矢

科研項目不僅是高等學(xué)校進行科學(xué)發(fā)現(xiàn)、服務(wù)于面向國民經(jīng)濟主戰(zhàn)場的重要手段,同時是高校科研資金來源的一個重要渠道。承擔科研項目的級別和數(shù)量也是一所高??蒲袑嵙蛣?chuàng)新水平的客觀標志。因此合理、有效地指導(dǎo)和組織高??蒲腥藛T進行各類科研項目的申報,特別是組織重大項目的申報,是科研管理工作中的重要內(nèi)容,而相應(yīng)的項目申報的管理就成為科研管理的核心工作。作為地方性金融院校中的管理人員掌握學(xué)校自身特色,把握各項目來源特色是做好項目申報的前提。[2]

1.學(xué)校特色

長春金融高等專科學(xué)校成立于1976年,是一所中央與地方共建、以地方管理為主的全日制普通高等??茖W(xué)校,也是吉林省唯一的一所金融類院校。學(xué)?,F(xiàn)有教師171人,其中副教授以上100人,博士12人,碩士及在讀碩士70余人。學(xué)校開設(shè)國際金融、投資與理財、財務(wù)管理、保險、證券投資與管理、會計、審計實務(wù)、國際市場營銷、物流管理、計算機應(yīng)用技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等22個專業(yè)。其中,金融、會計專業(yè)是學(xué)校的特色專業(yè)。學(xué)校高度重視科研工作,近年來學(xué)校共承擔教研、科研項目260項,其中省部級以上項目150項,橫向項目10項,校級項目90余項;公開發(fā)表論文700余篇;公開出版論著及教材40余本;獲得省部級獎勵40余項。大金融、細專業(yè)的服務(wù)金融行業(yè)的專業(yè)建設(shè)特色,精良的金融業(yè)畢業(yè)生隊伍,結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)優(yōu)良、專兼結(jié)合的教師團隊為我??茖W(xué)研究更好發(fā)展提供了有力保障。近年來,科學(xué)研究緊緊圍繞“振興吉林老工業(yè)基地戰(zhàn)略”、“長吉圖開發(fā)開放先導(dǎo)區(qū)建設(shè)”和“吉林省增產(chǎn)百億斤商品糧能力建設(shè)工程”等三大國家戰(zhàn)略,圍繞省委省政府提出的以“三動”促“三化”“十二五”發(fā)展戰(zhàn)略不斷深入展開。

2.項目來源方特色

做好立項申報工作,掌握各項目來源方特色是關(guān)鍵。目前,我??蒲许椖康闹饕獊碓从校杭质≌軐W(xué)社會科學(xué)規(guī)劃辦、吉林省科技廳、吉林省教育廳科研產(chǎn)業(yè)處、吉林省教育廳高等教育處、吉林省高教學(xué)會及長春金融高等??茖W(xué)校。作為項目管理人員對于各項目來源方的信息不能僅停留在腦海層面記憶,要用信息化的手段將各來源方的信息做梳理與比對,以便提供準確信息。通過信息技術(shù)將立項指南、申請時間、項目級別、項目類別、學(xué)科劃分、立項要求、限制條件、中檢形式、成果形式、驗收標準、資助程度、申報費用等做逐一統(tǒng)計,把握其特色,有靶向性地進行立項申請,做到有的放矢。對項目來源做信息化處理,可為科研人員及時提供信息參考,避免口口相傳帶來的延誤。同時,通過信息化處理,可以幫助科研管理人員厘清工作順序與程序,根據(jù)各來源方不同的申報時間有計劃地制定各時間段的工作目標,將項目管理各環(huán)節(jié)工作有效地貫穿于其中,使科研管理工作具有連續(xù)性、長期性、科學(xué)性。

(二)夯實基礎(chǔ),全面服務(wù)

高??蒲袡n案是高校在從事科學(xué)研究過程中形成的,是通過整理的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的相關(guān)材料??蒲袡n案是科學(xué)研究活動的真實記錄,是科學(xué)研究儲備的一種形式,是一項重要的信息資源,它能直接反映這所高校的學(xué)術(shù)水平及科研能力,也是高校實力的重要憑證。

信息技術(shù)的快速發(fā)展為我們提供了工作上的便捷,使很多人忽略了紙質(zhì)材料保存的重要性。在具體的檔案管理工作中,部分科研能力很強的教師不善于管理,經(jīng)常會出現(xiàn)在準備結(jié)項答辯或申報評獎的關(guān)鍵時刻找不到立項書、中期檢查報告的現(xiàn)象,或是結(jié)項后對佐證材料不善于管理,在評職晉級時找不到結(jié)項書等現(xiàn)象,這時科研檔案就成了唯一能夠提供原始材料的依據(jù)。針對實際中出現(xiàn)的問題,為方便查詢與管理,避免因管理中脫節(jié)、零散的現(xiàn)象影響逐年增長的科研支持力度,利用信息化手段實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檢索的動態(tài)化管理就成為管理人員的必然選擇。

1.完善紙質(zhì)檔案

科研檔案管理是動態(tài)化的管理工作,也是科研管理中的基礎(chǔ)工作??蒲袡n案的基礎(chǔ)性、原始性、紀錄性、獨一性、準確性、系統(tǒng)性和完整性的特點決定了紙質(zhì)檔案的重要性??蒲袡n案是根據(jù)項目的研究狀態(tài)逐步充實的,檔案管理是一項循序漸進、不斷完完善的工作。科研檔案一般包括立項申請書、立項合同書、中期檢查報告、佐證材料、成果驗收書、結(jié)項證書等常規(guī)要件,這些都是檔案中不可缺少的。那么,實時收集整理是日常管理中的必要之舉,通過手工整理對檔案要件進行查缺統(tǒng)計,在個人檔案袋和檔案盒目錄中做手工記錄,并通過校園辦公系統(tǒng)及時發(fā)布缺項補充信息,從而完善科研檔案。

2.實現(xiàn)電子檢索

目前,很多高校檔案管理仍沿用2008年的《高等學(xué)校檔案管理辦法》,但對于日常管理還需要根據(jù)具體工作調(diào)整管理效能??蒲袡n案很大程度上是為檢索查詢服務(wù),僅憑紙張查閱顯然工作量是很大的,如果能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檢索的對接,就能快捷、準確地提供查詢服務(wù)。針對我校實際情況,結(jié)合中圖分類法,為確保檔案的唯一性與連續(xù)性,根據(jù)每個檔案按來源不同給每個紙質(zhì)檔案設(shè)立檔號,檔號由項目來源方的簡稱首字母和順序號組成,例如:檔號 XK001就是長春金融高等??茖W(xué)??蒲匈Y助項目的1號,同時在計算機軟件中錄入項目基本信息,一號一檔,即可方便快速查找學(xué)校全部項目信息。

3.電子檢索應(yīng)用

根據(jù)查詢需要,在檢索軟件中設(shè)立項目名稱、項目負責人、學(xué)科分類、項目來源、隊伍建設(shè)、經(jīng)費管理、研究狀態(tài)、成果形式等條目。可以說,信息化檔案管理囊括的信息量很大,可以實現(xiàn)項目狀態(tài)提醒,避免因陳舊性項目阻礙新生項目的確立;實現(xiàn)科研檔案檢索管理,實現(xiàn)一站式查閱,獲得最全面的項目信息;實現(xiàn)科研量化考核的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)鏈接,便于科研獎勵與科研統(tǒng)計的順利開展;實現(xiàn)科研資源的合理使用與隊伍建設(shè),為搭建科研平臺及產(chǎn)學(xué)研發(fā)展提供綜合信息。

[1]宋玥薔,袁淑影,劉志會.普通高??蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)探討[J],長春師范學(xué)院學(xué)報(人文社會科學(xué)版),2012,(10).

[2]高鳳新.科研管理的數(shù)字化[J],中國高??萍?,2012,(7).

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